Achat de Matériel Déductible pour Auto-Entrepreneurs : Guide Complet

Le régime de l’auto-entrepreneur (officiellement micro-entrepreneur ou micro-entreprise) a été conçu pour des activités en création et générant encore un revenu peu élevé. Les professionnels ayant fait le choix de la micro entreprise bénéficient, au quotidien, d’une simplicité de gestion et de différents avantages.

La Gestion des Frais Professionnels en Auto-Entreprise

La gestion des frais professionnels est essentielle pour optimiser la comptabilité d’un auto-entrepreneur. Il est crucial de s’assurer que la facture fournisseur est bien établie au nom du client afin de respecter le cadre légal. Le droit fiscal impose de bien différencier ces montants des revenus de l’auto-entrepreneur. Une communication claire avec le client garantit une facturation conforme et transparente.

Le Principe de l'Abattement Forfaitaire

Sur le plan fiscal, l’impôt se calcule sur la base d’un chiffre d’affaires, minoré d’un abattement. Ce dernier a vocation à tenir compte de l’ensemble des charges rencontrées par le micro-entrepreneur. On parle d’abattement forfaitaire puisque les dépenses ne sont, en principe, pas retenues pour leur montant réel. Le montant net (chiffre d’affaires - abattement) supporte le barème progressif de l’impôt sur le revenu.

L’application d’un abattement au taux forfaitaire sur le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur est un véritable atout en termes de facilité de gestion. Ce travailleur indépendant, notamment, n’a pas à assurer le suivi et le calcul du remboursement de ses frais professionnels. Pour rappel, les entreprises et sociétés commerciales hors régime micro fiscal (auto entreprise) doivent, au contraire, assurer une traçabilité de l’ensemble des frais engagés par leurs salariés à titre personnel et dans l’exercice de leur activité.

L'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie en fonction de la nature de l'activité (71% pour les activités d'achat et revente, 50% pour les autres activités relevant des BIC et 34% pour les BNC) sur le chiffre d'affaires encaissé, afin de déterminer le bénéfice imposable.

Les Frais de Débours : Une Solution Avantageuse

Les frais de débours représentent l’option la plus avantageuse pour un professionnel régulièrement amené à réaliser des achats pour ses clients (artisans du bâtiment, prestations de conseil en décoration intérieure…). Les dépenses, si elles sont rendues entièrement distinctes de la prestation elle-même, peuvent faire l’objet d’un remboursement par le client sans intégration dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur.

Plutôt que d'intégrer les frais qu'ils engagent dans leur prix de vente, les auto-entrepreneurs peuvent appliquer le système des débours (article 267, II, 2° du Code général des impôts). L'avantage est que les débours ne sont pas à inclure dans le chiffre d'affaires perçu par l'auto-entrepreneur (Journal Officiel du 29/03/2011, page 3122). Il ne paie donc pas de cotisations sociales ni d'impôt sur le revenu dessus.

L’application du principe des débours permet d’éviter d’augmenter artificiellement le chiffre d’affaires, en distinguant les dépenses réellement engagées pour le client. Dans chaque cas, il est crucial de s’assurer que la facture fournisseur est bien établie au nom du client afin de respecter le cadre légal.

Il est essentiel que la facture fournisseur soit établie au nom du client, afin de respecter le cadre légal des débours et d’assurer une transparence totale dans la gestion comptable. Dans ce cas, un auto-entrepreneur agit uniquement comme intermédiaire et le remboursement des frais ne doit pas être pris en compte dans son chiffre d’affaires.

Attention, vous ne pouvez pas appliquer de marge sur ces montants ni ajouter de TVA si vous bénéficiez de la franchise en base. Le remboursement se fait à l’euro près, sans bénéfice supplémentaire. Cette règle permet au client de comprendre clairement le contenu des frais refacturés et d’assurer une comptabilité transparente en fonction des dépenses réelles engagées pour la prestation réalisée.

L'avantage est que les débours ne sont pas à inclure dans le chiffre d'affaires perçu par l'auto-entrepreneur. Il ne paie donc pas de cotisations sociales ni d'impôt sur le revenu dessus.

Conditions pour l'Application des Débours

Accord préalable du client est obligatoire. Il doit être informé de l’achat que vous allez réaliser en son nom, et de son montant.
L'auto-entrepreneur doit disposer d'un accord écrit du client, intitulé "mandat de débours", qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué.
Il faut facturer le montant de l’achat à l’euro près : vous ne pouvez faire aucune marge dessus.
Vous devez faire signer à votre client un mandat de débours : c’est un contrat qui permet de vous mettre d’accord avec lui en amont.

Les débours devront répondre à un formalisme un peu plus important que la simple refacturation de frais. convenir par écrit avec votre client du budget qu’il allouera à vos dépenses (par exemple vous devez commander un bidon d'huile pour effectuer une vidange ou encore un billet de train pour un déplacement.

Attention, si ces achats sont facturés comme des frais classiques sans application du principe des débours, elles seront alors soumises aux cotisations sociales. Il vous faudra aussi indiquer dans votre livre de recettes la mention "débours" à côté de la somme correspondante. Il est donc important de bien maîtriser cette règle pour optimiser la gestion financière de son activité en toute légalité.

Il faut notamment que la facture soit libellé à l’ordre du client directement, et non à celui du micro-entrepreneur. Ensuite, la refacturation des frais doit s’effectuer pour le montant exact de la facture (au centime d’euro près). Enfin, elle doit figurer sur une ligne séparée de la facture du micro-entrepreneur.

Seuls certains frais sont facturables en débours : achat de matières premières et marchandises, frais de port et frais de déplacement.

Les frais de débours en micro entreprise - Quel intérêt ? Comment les gérer ?

Seuil Maximum pour les Frais de Débours

Non, les frais de débours ne sont soumis à aucun seuil limite. Contrairement au chiffre d’affaires classique d’un auto-entrepreneur, qui doit respecter des plafonds définis par la loi, les montants correspondant aux débours ne sont pas pris en compte dans le calcul de ce chiffre d’affaires.

Cela signifie qu’un micro-entrepreneur peut avancer des frais pour le compte de son client sans restriction de montant, tant que ces dépenses respectent les conditions requises : accord préalable du client, facture établie à son nom et remboursement à l’euro près sans marge ni TVA ajoutée.

Les frais de débours offrent donc aux micro-entrepreneurs une solution efficace pour éviter la surévaluation de leur chiffre d'affaires et réduire leurs cotisations sociales. En facturant séparément les dépenses liées à leurs services, ils bénéficient de plus de transparence financière et de simplicité administrative. Il est crucial de distinguer ces frais des coûts de fonctionnement et de respecter les formalités nécessaires pour en tirer pleinement avantage.

La TVA et l'Auto-Entrepreneur

En autoentreprise, des seuils permettent de définir les autoentrepreneurs qui sont affranchis et ceux qui sont redevables de la TVA. S’il dépasse le seuil fixé pour son activité, l’autoentrepreneur doit collecter et payer la TVA. Mais il a aussi la possibilité de la déduire de certains achats réalisés dans le cadre de sa profession.

Franchise en Base de TVA

De base, les autoentrepreneurs n’ont pas besoin de collecter la TVA ni de la déduire de leurs achats, car ils sont automatiquement sous le dispositif de la franchise en base de TVA. Ils ne sont donc pas redevables de la TVA. Lorsque l’autoentrepreneur n’est plus exonéré de TVA, il doit obligatoirement la facturer à ses clients et la reverser à l’État.

L’autoentrepreneur doit donc déclarer la TVA. Le montant de la TVA à reverser est égal à la différence entre la TVA collectée auprès des clients et la TVA déduite des achats professionnels. Par ailleurs, si le montant de la TVA déductible est plus élevé que le montant de la TVA à payer, l’autoentrepreneur a droit à un crédit de TVA.

Si vous êtes redevable de la TVA, vous pouvez la déduire de certains de vos achats professionnels. Pour cela, vous devez conserver les justificatifs d’achat (une facture, par exemple) en vérifiant que les montants HT et TTC, et le taux de TVA, soient mentionnés.

En principe, l’autoentrepreneur n’a pas à récupérer la TVA ! Il est en franchise en base de TVA, ce qui signifie qu’il n’est pas redevable de la TVA et qu’il ne peut pas la déduire de ses achats professionnels.

Un auto-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA ne peut pas déduire la TVA qu'il a acquittée lors de ses achats professionnels (matériel informatique, fourniture, restaurant, etc.). Un auto-entrepreneur qui se situe en dessous de ces seuils peut cependant opter pour l'assujettissement volontaire à la TVA.

En micro-entreprise, vous êtes soumis par défaut au régime de la franchise en base de TVA (taxe sur la valeur ajoutée). Cela signifie que vous n’êtes pas redevable de la TVA en auto-entrepreneur :

vous ne payez pas la TVA ;
vous ne pouvez pas la récupérer sur vos achats.

La franchise de TVA est applicable jusqu’à certains seuils de chiffre d’affaires. Pour en bénéficier, vous devez réaliser moins de :

91 900 € de chiffre d’affaires pour l’achat-vente de marchandises ;
36 800 € de chiffre d’affaires pour les prestations de services.

Il existe également des seuils de tolérance, c’est-à-dire des seuils maximums que vous ne pouvez pas dépasser :

101 000 € de chiffre d’affaires pour l’achat-vente de marchandises ;
39 100 € de chiffre d’affaires pour les prestations de services.

Le dépassement du seuil normal de TVA sans dépasser le seuil de tolérance est possible pendant 2 ans maximum. Dès que vous dépassez le seuil majoré, vous devez automatiquement facturer la TVA.

Tant que vous restez en dessous de ces plafonds en micro-entreprise et que vous dépendez du régime de la franchise de TVA, vous ne pourrez pas récupérer la TVA sur vos achats.

L'Option pour le Paiement de la TVA

Il existe une exception : il est possible de demander à payer volontairement la TVA en optant pour un régime de TVA (régime réel normal ou régime réel simplifié). De cette façon, vous pourrez déduire la TVA sur vos achats. Et bonne nouvelle : c’est possible même si votre chiffre d’affaires est inférieur aux plafonds de TVA !

Dans ce cas, vous devrez intégrer la TVA sur vos devis en micro-entrepreneur et vos factures en micro-entrepreneur. Petit bémol : cela aura pour effet d’augmenter vos prix si vous travaillez avec des clients particuliers. En revanche, cela n’aura pas d’importance si vous travaillez avec des entreprises.

Choisir de payer la TVA peut être intéressant si votre activité entraîne beaucoup d’achats.

Achats de Matériel et Auto-Entreprise

Pour devenir micro-entrepreneur, vous aurez certainement besoin d’acheter du matériel pour exercer votre activité. La liste de vos différents frais dépend directement de votre activité.

Quelques exemples d’achats fréquents :

le matériel de bureau : ordinateur, souris, fournitures de bureau, logiciels… ;
les frais de communication : cartes de visite avec votre nom commercial, site internet, identité visuelle… ;
les frais de transport : l’achat d’un véhicule… ;
les matières premières et équipements pour votre activité : du bois et des outils si vous êtes ébéniste, des produits capillaires et des ciseaux si vous êtes coiffeur, etc.
l’aménagement des locaux si vous en avez, etc.

Certains de ces achats seront tout simplement incontournables pour votre activité. La première chose à faire si votre budget est serré est donc de faire une liste des équipements indispensables et de ceux qui peuvent attendre. Vous pourrez ensuite investir petit à petit en constituant une trésorerie dédiée !

Vous pouvez acheter votre matériel un peu partout, en magasin ou en ligne. Assurez-vous que les produits que vous achetez sont sans risque pour la santé et la sécurité de vos clients. Privilégiez des vendeurs français ou européens reconnus pour être sûr qu’ils respectent les normes de sécurité.

De façon générale, n’hésitez pas à investir dans des équipements de qualité car vous serez amené à les utiliser fréquemment. Si votre budget vous le permet, c’est évidemment le mieux 😉 ! Pour faire des économies au démarrage de votre activité, vous pouvez vous tourner vers du matériel d’occasion. Le marché de l’occasion a explosé ces dernières années et il est donc possible de trouver de nombreux outils, des machines d’occasion ou encore des véhicules.

Acheter d’occasion n’est pas toujours recommandé selon votre secteur d’activité.

Enfin, vous pouvez aussi vous pencher sur la location de matériel professionnel. Elle peut être utile pour des besoins ponctuels et des équipements que vous n’utilisez pas tous les jours. Seul bémol, louer son matériel peut être chronophage.

Financement des Achats de Matériel

La création d’une micro-entreprise nécessite d’engager certains frais. Aussi, des aides pour financer l’achat de votre matériel sont bienvenues !

Quelques exemples :

Le financement des équipements de sécurité dans le bâtiment : si vous êtes micro-entrepreneur dans le BTP, vous avez le droit à une subvention permettant de financer jusqu’à 50 % des investissements hors taxes avec un plafond à 5 000 € HT. C’est l’assurance maladie qui propose cette subvention.
Le chèque numérique pour aider les micro-entreprises à se digitaliser. Vous pouvez dépenser jusqu’à 1 500 € HT dans des frais comme la publicité digitale, l’achat de logiciels, l’hébergement web, etc. Il semble que ce chèque ne soit plus accessible depuis 2023 mais certaines régions proposent encore une version de cette aide.

Autre option : le crowdfunding ou financement participatif. Des individus peuvent contribuer financièrement à votre projet en échange de petites contreparties. Il existe diverses plateformes de crowdfunding comme Ulule, KissKissBankBank…

Enfin, il est bien sûr possible de faire financer vos dépenses par un établissement bancaire. Pour cela, vous devez proposer un dossier sérieux à la banque en justifiant de l’utilité et du bien-fondé de vos dépenses.

Si vous démarrez tout juste, sachez que ce ne sera pas forcément évident d’obtenir un prêt en micro-entreprise. Les banques restent frileuses à prêter de l’argent aux micro-entrepreneurs.

Pour les rassurer, voici quelques conseils :

Apporter des éléments financiers solides comme un business plan avec un prévisionnel financier.
Solliciter une faible somme d’argent ou venir avec un apport personnel si vous demandez beaucoup d’argent.
Aller voir plusieurs banques pour maximiser vos chances d’obtenir un prêt.
Fournir une garantie (caution personnelle, nantissement…).

Si vous n’arrivez pas à obtenir un prêt, vous pouvez vous tourner vers le micro-crédit qui permet d’obtenir une petite somme d’argent (jusqu’à 12 000 €). Il est destiné aux personnes n’ayant pas accès au crédit bancaire. Renseignez-vous auprès de l’ADIE.

Tableau Récapitulatif des Abattements Fiscaux

Type d'activité	Abattement Forfaitaire	Taux de Cotisation Sociale (hors formation professionnelle)
Ventes de marchandises, denrées à consommer sur place et fourniture de logements	71%	12,30%
Prestations de services de nature commerciale et artisanale (SSI)	50%	21,20%
Activités libérales et prestations de services non-commerciales (CIPAV)	34%	23,20%

balises: #Entrepreneur