Livre de Police Obligatoire pour Auto-Entrepreneurs : Guide Complet

Si vous lancez votre entreprise en France et que votre activité concerne la vente ou l’achat d’objets d’occasion, de métaux précieux ou encore de véhicules, il est probable que vous soyez soumis à l’obligation de tenir un livre de police. Le livre de police, aussi appelé registre de police, est un document obligatoire qui permet de recenser les transactions d’objets mobiliers, notamment d’occasion ou de valeur. Dans cet article, nous vous expliquons précisément ce qu’est un livre de police, quelles sont les règles à respecter, comment le tenir correctement et quelles erreurs éviter pour rester en conformité avec la loi.

Pour répondre aux obligations légales d’une entreprise, E-Statuts propose des Livres de Police et des Registres pour les Achats-Ventes d'objets d'occasions : Antiquité, livres, vêtements, voitures, bijoux etc.

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Qu'est-ce qu'un Livre de Police ?

Le livre de police est un registre dans lequel vous consignez les détails des biens acquis ou vendus, ainsi que l’identité des personnes concernées. C’est un outil de contrôle pour les services de police et de gendarmerie. En tant que jeune entrepreneur, tenir un livre de police rigoureux renforce votre crédibilité et vous protège en cas de contrôle.

En effet, le livre de police est bien plus qu’une simple formalité administrative. Il incarne la rigueur, la transparence et la légalité de votre activité. Que vous optiez pour une version papier ou numérique, veillez à ce qu’elle soit conforme, complète et régulièrement mise à jour.

Un bon réflexe : préparez un mémo affiché dans votre local avec les règles à suivre.

Les activités de vente d’objets d’occasion sont soumises à certaines obligations. Ainsi, selon la réglementation, les professionnels concernés doivent déclarer préalablement leurs activités auprès de la préfecture. Ils sont également obligés de tenir un livre de police. Mais, de quoi s’agit-il au juste ?

Registre pour Objets mobiliers et Livres de police

Les registres pour Objets mobiliers et Livres de police sont destinés aux Auto-entrepreneurs ayant comme activité l'achat et la vente d'objets d'occasion : Antiquité, livres, vêtements, voitures, bijoux etc.

Voici quelques exemples de livres de police disponibles :

Livre de Police Objets d'occasions d'achats/ventes LE DAUPHIN
Livre de Police Automobile - Garage et Vendeur Véhicules d'occasion
Registre de Police Automobile - Garage et vendeur véhicules d'occasion ELVE
Registre d'objets mobiliers - Antiquaire et brocanteur ELVE
Livre de Police Bijouterie - Registre Achats/Ventes Or et Argent ELVE
Livre de police Automobile - Spécial Garagiste et VO EXACOMPTA

Ces cahiers de police spécifiques permettent de présenter l’information de manière optimisée pour l’activité en question.

Qui est Concerné par le Livre de Police ?

Tous les professionnels qui achètent ou vendent des objets d’occasion, précieux ou recyclés sont concernés par le livre de police. Cela inclut les brocanteurs, bijoutiers, garagistes, recycleurs, etc.

Qu’il soit commerçant autoentrepreneur, gérant de société ou simple particulier, tout revendeur d’objets usagés est assujetti à la tenue d’un livre de police. Et ce tant que la revente de ces objets lui apporte une plus-value. En tout cas, cette obligation concerne particulièrement les activités suivantes :

Brocante et vente d’antiquités
Dépôt-vente d’objets d’occasion (friperie, bijoux, vide grenier, galerie d’art…)
Achat et revente d’objets précieux (bijoux en or, en argent…)
Négoce automobile ou revente de véhicules d’occasion (livre de police automobile)
Récupération et revente de fers et métaux…

En revanche, elle ne s’applique pas aux particuliers qui achètent ou revendent leurs objets personnels dans les vide-greniers ou sur internet. De fait, cette action ne leur offre aucun profit.

Par exemple, vous ouvrez un commerce de téléphones reconditionnés. Dès que vous achetez un appareil auprès d’un particulier ou d’une entreprise, vous devez noter cette transaction dans un livre de police. Attention : il ne s’agit pas d’un simple carnet de notes.

Comment Tenir Correctement un Livre de Police ?

Un livre de police en bonne et due forme doit contenir des pages numérotées et inamovibles. Ceci étant pour empêcher la dissimulation et l’arrachage de certaines feuilles. Les pages du registre se présentent sous forme de tableaux qu’il faut remplir après chaque transaction.

Ces colonnes comprennent :

Le numéro d’ordre ou référence, c’est-à-dire le numéro d’entrée de l’objet
La date des entrées
L’origine des achats : nom, prénom, adresse et qualité du fournisseur (vendeur ou déposant)
La désignation des objets vendus ou confiés et/ou le numéro d’inscription dans un catalogue comptable officiel : description de l’objet et signes distinctifs (numéro de série, signature)
La nature des objets achetés ou confiés par les tiers : type d’objet, poids des métaux précieux (si nécessaire)
La date de sortie des objets revendus

Chaque page du livre/registre de police inclut également une colonne pour les observations.

Il convient de toujours remplir le carnet de police de façon séquentielle avec de l’encre ineffaçable. Aucune page blanche ne doit donc être laissée. Il est également important d’éviter les ratures et les abréviations. Néanmoins, en cas d’erreur, une rature claire doit être visible.

Comme les autorités peuvent contrôler à tout moment le livre de police, il est primordial qu’il soit accessible facilement sur le lieu de l’établissement.

À noter qu’avant toute utilisation du registre, il est impératif qu’il soit coté et paraphé par l’autorité compétente : commissariat de police, gendarmerie ou la mairie.

Cas spécifique du négoce automobile

Comme précisé auparavant, le négoce automobile ou la vente de véhicules d’occasion (VO, voitures ou scooters) est soumis à la tenue régulière d’un livre de police garage. Appelé également registre automobile, ce document doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de l’autorité préfectorale ou sous-préfectorale, suivant l’article R.321-1 du Code pénal.

En outre, en cas de plusieurs exploitations par la même personne physique ou morale, chaque point de vente ou garagiste est dans l’obligation de tenir et de remplir ce registre de police. Il doit indiquer les informations suivantes :

L’identification du véhicule
- Numéro de police (numéro d’entrée du VO)
- Date d’entrée du véhicule dans le parc automobile (et non sa date d’achat)
La description du véhicule
- Marque, modèle, version, couleur, kilométrage, type mine, immatriculation, numéro VIN et le pays d’origine du véhicule.
L’identité du fournisseur
- Si c’est un professionnel : numéro de SIRET et coordonnées complètes.
- Dans le cas d’un particulier : numéro de pièce d’identité et adresse
Le montant de l’achat du véhicule
- Coût d’acquisition du VO
Mode de règlement
La sortie du VO du livre de police automobile garage
- Identification de l’acheteur final et date de sortie du véhicule
- Destination : vente, dépôt-vente, restitution (annulation de vente)
- Coût de la vente
- Date de la vente

Cas spécifique de la bijouterie

Le registre de police d’un bijoutier est sensiblement différent. Tout d’abord, même les fabricants de bijoux neufs sont tenus de tenir un registre de police « bijouterie » ! Cela ne concerne cependant pas tous les bijoux : ils doivent être en or, en argent ou en platine. Le plaqué ou les bijoux en acier ne sont pas concernés, par exemple. Par contre, si vous vendez des bijoux d’occasion, vous devrez tenir un cahier de police de bijouterie. Ces 2 cahiers sont un peu différents. Si vous faites dans les objets de seconde main, vous pouvez utiliser un livre de police standard. Pour le neuf, il est préférable d’utiliser un registre spécifique qui mentionne le poids en or, en platine et en argent, acquis ou vendu. Un objectif de ce cahier de police pour bijoutier étant de tracer l’origine et la destination des métaux précieux.

Les papeteries spécialisées vendent en magasin et sur internet des livres de police. Il y a des registres spécialisés en fonction de l’activité : livre de police automobile, pour bijoutiers, pour les métaux, pour les brocanteurs (registre de police d’objets mobiliers), etc.

Livre de Police Numérique

Le livre de police électronique est de plus en plus répandu. Des outils comme Livre-de-police, Bookpolis sont conçus pour faciliter la gestion de ce registre. Un commerçant saisit en moyenne 10 transactions par jour. Sur une année, cela représente plus de 3 000 lignes à enregistrer.

Depuis 2013, les revendeurs d’objets d’occasion peuvent tenir leur registre de police de manière informatisée. L’utilisation d’un logiciel spécialement conçu à cet effet est ainsi requise. Toutefois, la fiabilité et la conformité à la loi de ce livre de police numérique doivent pouvoir être prouvées. Il faut donc qu’il génère des écritures chronologiques infalsifiables. Mais aussi des feuilles informatiques numérotées et datées sans aucune possibilité de modification. En plus, la loi impose au revendeur l’impression journalière de chaque nouvel enregistrement de ce carnet de police électronique.

Bon à savoir : en vertu de l’article 23 de la Loi 78-17 du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’utilisation de ce type de fichier informatique doit faire l’objet d’une déclaration à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Les Sanctions en Cas de Non-Respect

Les sanctions sont lourdes : jusqu’à 30 000 € d’amende et même de la prison en cas de récidive.

Comme le livre de police est un obligation légale, ne pas tenir un livre/registre de police peut faire l’objet d’une sanction. Cela vaut aussi pour la falsification de ce document. Le revendeur d’objets d’occasion risque alors de payer une amende qui peut aller jusqu’à 30 000 €. À cela s’ajoute une peine d’emprisonnement de 6 mois.

Durée de Conservation du Livre de Police

Au moins 5 ans.

À sa date de clôture, un registre de police version papier devra être conservé pendant encore 5 ans. Pour les versions informatisées, par contre, les données enregistrées dans un livre de police devront être sauvegardées pendant 10 ans.

Tableau Récapitulatif des Livres de Police

Type de Livre de Police	Activité Concernée	Informations Clés
Objets d'Occasion	Brocante, Antiquaire, Dépôt Vente	Numéro d'ordre, Date, Origine de l'achat, Description de l'objet
Automobile	Garage, Revendeur de Véhicules	Numéro de police, Date d'entrée, Description du véhicule, Identité du fournisseur
Bijouterie	Bijoutier, Joaillier	Achats/Ventes d'or, argent et platine, Poids des métaux précieux

N’oubliez pas : en cas de doute, rapprochez-vous de votre chambre de commerce ou d’un conseiller juridique. Mieux vaut poser une question que risquer une amende.

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