Auto-entrepreneur : déduction des frais et frais de résidence principale

En micro-entreprise, les frais professionnels auto-entrepreneur ne sont pas déductibles du chiffre d’affaires. Les frais professionnels en auto-entrepreneur, de manière générale, correspondent aux frais engagés par un indépendant pour l’exercice de son activité. On parle également pour un auto-entrepreneur de frais réels liés à son activité.

Régime micro‑entreprise : base d’imposition et abattement forfaitaire

En effet, le micro-entrepreneur relève du régime fiscal de la micro-entreprise. Par conséquent, il est imposé sur son chiffre d’affaires encaissé. C'est uniquement sur la base du chiffre d'affaires, c'est-à-dire sur les sommes encaissées, que les cotisations sociales et l'impôt sur le revenu sont calculés, peu importe que l'auto-entrepreneur n'ait fait aucun bénéfice ou soit en déficit.

En microentreprise, les charges ne sont pas déductibles du chiffre d’affaires, car il existe déjà un abattement forfaitaire. Pour plus de simplicité, et alléger les obligations comptables pour les auto-entrepreneurs, les frais professionnels font l’objet d’un abattement forfaitaire. Un abattement fiscal forfaitaire est cependant appliqué pour compenser la non-déductibilité des charges en micro-entreprise.

En pratique, l'administration fiscale pratique un abattement sur le chiffre d'affaires reporté sur la déclaration d'impôt sur le revenu. Le montant ainsi obtenu (la base imposable) est ensuite soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu. Le montant de l’abattement ne peut pas être inférieur à 305 €.

Nature d'activité	Taux d’abattement forfaitaire
Vente de marchandises, restauration, fourniture de logement	71 %
Prestations de services commerciales et artisanales	50 %
Professions libérales (micro‑BNC)	34 %

Frais réels : impossibilité et exceptions

Les frais réels n’existent pas pour un auto-entrepreneur. En effet, l’administration fiscale ne permet pas à un auto-entrepreneur de déduire ses charges réelles. Un micro-entrepreneur ne peut, en pratique, enlever de son chiffre d’affaires aucune charge. Les dépenses sont considérées comme non-déductibles. Cette règle concerne tous les frais professionnels : achats de marchandises, petits équipements, eau et électricité, sous-traitance, fournitures administratives, Internet et téléphone, assurance, loyers mobiliers et immobiliers, dotations aux amortissements, etc.

Toutefois, il existe des mécanismes alternatifs permettant de limiter l’impact financier des frais engagés :

inclure les frais de déplacement en auto-entrepreneur et autres frais professionnels dans vos prix de manière forfaitaire : une manière de contourner cette règle de non-déduction des frais en micro-entreprise consiste à inclure les frais de déplacement en auto-entrepreneur et autres frais professionnels dans vos prix de manière forfaitaire ;
le système des débours : les débours ne sont pas à inclure dans le chiffre d'affaires perçu par l'auto-entrepreneur (Journal Officiel du 29/03/2011, page 3122) ;
opter pour le régime réel (création d’une société ou passage à un régime réel) si vos charges sont importantes : si votre activité implique des charges et frais professionnels importants, le statut d’auto-entrepreneur n’est peut-être pas le plus adapté à votre situation.

Frais de débours : définition et conditions

Pour un auto-entrepreneur, les frais professionnels peuvent également entrer dans une catégorie particulière appelée les frais de débours. En pratique : les frais de débours correspondent aux frais de livraison ou à la souscription à un abonnement en ligne par le professionnel pour le compte de son client. Les « frais de débours » constituent tout simplement des dépenses engagées par l’auto-entrepreneur pour le compte de son client.

Un remboursement par le client : ces dépenses, si elles sont rendues entièrement distinctes de la prestation elle-même, peuvent faire l’objet d’un remboursement par le client sans intégration dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur. L’avantage est que les débours ne sont pas à inclure dans le chiffre d'affaires perçu par l'auto-entrepreneur. Il ne paie donc pas de cotisations sociales ni d'impôt sur le revenu dessus.

Modalités et obligations :

avoir un accord écrit du client ;
faire établir la facture au nom du client que vous réglerez à partir de votre compte professionnel ;
demander le remboursement à la fin de votre mission ;
le remboursement doit être fait pour le montant exact de la facture établie au nom du client et payé par vos soins ;
la refacturation des frais doit s’effectuer pour le montant exact de la facture (au centime d’euro près) et figurer sur une ligne séparée de la facture du micro-entrepreneur.

Les frais de débours doivent être engagés pour un seul client. Par exemple, l’achat d’un logiciel par le professionnel pour son activité auprès de plusieurs clients ne rentre pas dans la catégorie des frais de débours. Il est important de conserver les factures de débours à titre de preuve pour prévenir les risques d’un litige éventuel.

Lire aussi: Conditions d'exonération fiscale

Ce qui n’est pas possible : déplacements, frais kilométriques et double résidence

Les frais de déplacement ne sont pas des charges professionnelles déductibles pour un auto-entrepreneur. La déduction des frais de déplacement en auto-entrepreneur au titre des frais de débours n’est pas possible. Par conséquent, les frais kilométriques restent à la charge de l'auto-entrepreneur, sauf s'ils les incluent dans leurs tarifs de manière forfaitaire. Seuls les frais de transport (billet d’avion ou de train) peuvent, le cas échéant, entrer en ligne de compte dans un mécanisme de débours lorsqu'ils sont engagés pour le compte du client.

En tant que salarié, si vous vivez - pour des raisons professionnelles - dans un lieu distinct du lieu de votre domicile habituel, vous dépensez des frais dits de « double résidence ». Les dépenses de double résidence ont le caractère de frais professionnels lorsqu'elles sont engagées par l'impossibilité de maintenir une seule résidence compte tenu du lieu de travail de chacun des conjoints. Les frais de double résidence admis en déduction sont les dépenses supplémentaires occasionnées par l'utilisation temporaire du second logement en plus du domicile habituel au titre de l'année d'imposition.

Si vous jugez que la déduction plafonnée est insuffisante pour couvrir la réalité de vos dépenses de double résidence, vous pouvez opter, au moment de la déclaration annuelle de revenus, pour la déduction des frais réels et donner la liste détaillée de vos frais de double résidence en précisant leur nature et leur montant. En revanche, pour un micro-entrepreneur, la déduction de frais réels s’avère plus avantageuse en recourant à une facturation de frais de débours.

Option pour le versement libératoire et conséquences

En tant qu'auto-entrepreneur, vous avez la possibilité d’opter pour le versement libératoire. Cela signifie que vous réglez votre impôt sur le revenu au titre de votre activité au moment de votre déclaration de chiffre d’affaires à l’URSSAF et du paiement de vos cotisations sociales. Lorsque l’entreprise a été créée au cours de l’année, l’option doit être exercée avant le dernier jour du 3e mois suivant celui de la création.

Dans ce cas, il n’y a pas d’abattement forfaitaire à proprement parler puisque le taux de prélèvement de l’impôt est particulièrement bas. Lorsque le micro-entrepreneur a opté pour le VFL, son impôt est calculé en appliquant un certain taux d’imposition directement sur le CAHT déclaré périodiquement (chaque mois ou trimestre). En matière de BIC, ce taux varie selon la nature de l’activité exercée : 1 % pour les activités de commerce, restauration et logement (sauf location de meublés), 1,7 % pour les autres activités relevant des BIC. En matière de BNC, ce taux est de 2,2 %.

TVA et franchise en base

Le régime de la microentreprise n’est pas soumis par défaut à la TVA. Le régime de « franchise en base » de TVA permet de ne pas déclarer ou facturer la taxe sur la valeur ajoutée. En contrepartie, il ne vous autorise pas à récupérer la TVA sur un achat professionnel. Un auto-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA ne peut pas déduire la TVA qu'il a acquittée lors de ses achats professionnels (matériel informatique, fourniture, restaurant, etc.). Un auto-entrepreneur qui se situe en dessous de ces seuils peut cependant opter pour l'assujettissement volontaire à la TVA.

Gestion comptable et bonnes pratiques

La micro-entreprise est un régime spécial. Une entreprise soumise au régime micro (micro-BNC ou micro-BIC) bénéficie, en effet, de nombreux allègements administratifs. Elle est notamment dispensée de tenir une comptabilité et de déclarer ses résultats chaque année. Ses obligations se limitent à tenir un livre des recettes, et, pour certaines activités, un registre des achats.

Même si le régime de l’auto-entrepreneur ne permet pas de déduire les charges au réel, il demeure indispensable de tenir un registre précis des recettes et des achats. L’auto-entrepreneur doit veiller à organiser ses factures et à conserver tous les justificatifs afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle. Nous recommandons de mettre en place un système de gestion comptable, idéalement à l’aide d’outils numériques adaptés. Ces logiciels facilitent la catégorisation et le suivi des dépenses.

L’auto-entrepreneur a intérêt à ce que ses charges réelles soient inférieures à l’abattement pratiqué par l'administration. Dans de nombreux cas, la création d’une activité exercée en auto-entreprise ne génère pas des frais professionnels très lourds pour l’entrepreneur. L’abattement forfaitaire représente alors une juste compensation, ou même une aubaine permettant une réduction intéressante des impôts.

Quand changer de régime ?

Il peut cependant arriver que certaines prestations de services ou activités libérales nécessitent des dépenses lourdes pour l’auto-entrepreneur, dépassant le montant de l’abattement. Il est alors souvent plus judicieux d’opter pour un autre statut juridique, comme une entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL), une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ou même un statut de portage salarial. Pour l’auto-entrepreneur, la déduction de frais réels s’avère plus avantageuse en recourant à une facturation de frais de débours.

Surf acturation client et amortissement

Il existe pourtant deux autres solutions pour se faire rembourser, de facto, certaines dépenses : la surfacturation du client ou la déclaration des frais de débours. Dans de nombreux cas, le professionnel va compenser ces charges en les reportant sur la facture envoyée à son client. Il va y inclure ces différents frais en plus du coût de la prestation elle-même. C’est le principe de la surfacturation, tout à fait valable et admis aux yeux de l’administration fiscale.

Si le coût du matériel est élevé, il est possible de l'amortir sur plusieurs prestations. Dans ce cas, le coût sera réparti sur une période déterminée, et chaque facture inclura une partie de l'amortissement. Par exemple, si un outil coûte 1 000 € et doit être amorti sur 10 prestations, vous ajouterez 100 € par facture.

Qu’est ce que les frais de débours pour les auto entrepreneurs ?

Points de vigilance

L’intégration des frais professionnels sur la facture va bien évidemment en augmenter le montant, et donc celui du chiffre d’affaires du professionnel. L’augmentation du montant de la facture représente une perte de compétitivité pour l’auto-entrepreneur concerné.
La facturation au débours n’est possible qu’au nom et pour le compte du client ; elle permet à l’entrepreneur de se libérer des charges qui y sont liées.
Une facture de frais de débours peut donner lieu à un contrôle du service des impôts. Il est donc essentiel de conserver l’ensemble des justificatifs utiles concernant ces achats professionnels, y compris l’accord écrit du client.

En résumé, pour un auto-entrepreneur, la déduction des frais professionnels au réel est en principe impossible, mais il existe des alternatives : abattement forfaitaire appliqué automatiquement, option pour le versement libératoire, surfacturation transparente auprès des clients et recours aux frais de débours sous réserve de respecter les règles précises de facturation et de conservation des justificatifs.

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