Exposition des PME aux risques de fraude et mesures de prévention

Tous les jours ou presque de nouvelles fraudes font la une des articles. En parallèle, la prévention ne peut être complète sans une responsabilité partagée par tous les salariés. La menace de la fraude s’est accrue fortement ces dernières années. D’après l’étude 2021 Fraude et Contrôle de l’AFP, 74% des entreprises ont été victimes de fraude ou de tentatives de fraude. Toute entreprise doit être préparée et les services de trésorerie doivent mettre tout en œuvre pour prévenir et identifier les tentatives de fraude. La meilleure prévention de la fraude consiste à disposer d'un écosystème global, d'une culture et d'une technologie solides - le tissu d'une organisation. La prévention de la fraude doit être une priorité pour tous dans l'entreprise. Une formation spécifique devrait être incluse dans l'onboarding et complétée par de la formation continue et des campagnes de sensibilisation annuelles.

Il suffit d'une personne pour autoriser l'accès au système d'une entreprise. Il est également important de tenir compte des différences culturelles. Les fraudeurs profitent des normes culturelles. Dans certains pays asiatiques, il est naturel d’avoir confiance en sa hiérarchie. Par exemple, recevoir un message du directeur financier pour effectuer un paiement ne devrait normalement pas être remis en question. Des procédures standardisées sont essentielles. Il est impératif que les procédures mises en place soient strictement respectées et que la direction fournisse un environnement dans lequel les membres de l'équipe se sentent à l'aise de demander si un paiement est légitime. Si plusieurs systèmes ERP existent, assurez-vous que des processus d'approbation cohérents sont en place dans tous les systèmes. Pour les bureaux régionaux plus petits, mettez en place des procédures et des approbations pour vous assurer de la séparation des tâches et de votre visibilité sur l’ensemble des activités. Il est également essentiel que l'informatique se concentre sur la prévention de la fraude et les politiques qui soutiennent ces efforts. Le service informatique doit s'assurer que les employés sont protégés par mot de passe et que leurs mots de passe ne sont pas faciles à deviner. Ils doivent maintenir des pare-feux solides et rester à la pointe de la technologie pour identifier les activités potentielles de pirates. Enfin, les solutions technologiques pour identifier la fraude sont un élément essentiel de la prévention. Les solutions doivent inclure une détection de fraude basée sur des règles qui identifient plusieurs scénarios, par exemple analyser lorsque le numéro de compte bancaire d'un fournisseur a changé. Ces transactions doivent être signalées et envoyées pour validation. Une personne doit appeler l'entreprise en utilisant un numéro de téléphone répertorié. Ou, la transaction doit être envoyée pour vérification pour confirmer que le compte bancaire appartient à l'organisation qui doit être payée, et non à une entité frauduleuse. La vérification de compte est un nouvel outil qui est ajouté aux moteurs. Cela permet d’accréditer le fait que le compte appartient à l'entité avec laquelle vous avez une relation sans devoir contacter directement l'entité pour vérifier. La vérification est rapide et ne ralentit pas les paiements légitimes. Le machine learning permet d’identifier les anomalies de paiement en fonction de l'historique des transactions. Il identifie des modèles dans les immenses quantités de données transactionnelles que votre entreprise a accumulées, puis il les fait correspondre en temps réel à vos transactions spécifiques pour identifier les fraudes potentielles. Cette couche de protection supplémentaire recherche des comportements qui peuvent ne pas être identifiés par un humain - le moment de la réception des factures ou le changement de la fréquence des demandes de paiement. Tous les salariés d’une entreprise doivent être préparés à l'attaque. Assurez-vous d'avoir un programme de formation qui aide à identifier les tentatives de fraude potentielles. Définissez, surveillez et appliquez des politiques qui soutiennent la séparation des tâches et des processus cohérents dans toute l'organisation. Confirmez que votre service informatique reste à la pointe de la technologie et prend en charge les meilleures pratiques. Enfin et surtout, assurez que vous utilisez la meilleure technologie de sa catégorie pour identifier les paiements potentiellement frauduleux afin d'empêcher ces paiements de sortir. Certaines solutions de trésorerie utilisent des outils de détection de fraude via la mise en place d'outils de filtrage des sanctions ou de workflow, tandis que d'autres vous informent d'un élément frauduleux après l'envoi de la transaction à la banque.

La cybersécurité est souvent perçue comme une problématique réservée aux grandes entreprises ou aux organisations disposant d’infrastructures informatiques complexes. Pourtant, la réalité est bien différente. Les fraudes et cyberattaques touchent désormais des structures de toutes tailles. Contrairement à une idée répandue, les cybercriminels ne cherchent pas uniquement à attaquer les grandes organisations. D’abord, les petites structures disposent rarement d’une équipe dédiée à la cybersécurité. Ensuite, certaines entreprises utilisent des outils informatiques sans stratégie globale de protection. La majorité des cyberattaques ne repose pas sur des techniques informatiques extrêmement complexes. Le phishing est l’un des exemples les plus fréquents. Dans ce type dattaque, un logiciel malveillant bloque l’accès aux données de l’entreprise en les chiffrant. Les cybercriminels analysent l'organisation de l’entreprise et se font passer pour un partenaire commercial. Les fraudes et cyberattaques font désormais partie des risques quotidiens auxquels les entreprises doivent faire face. Le risque implique toujours l’existence d’un coût financier. C’est donc tout naturellement qu’en PME le DAF prend en charge l’identification des risques, leur évaluation ainsi que la mise en place d’un plan d’action et d’un reporting. L’Institut français de l’audit et du contrôle interne (IFACI) définit le risque comme un "ensembles d’aléas susceptible d’avoir des conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et l’audit ont notamment pour mission d’assurer sa maîtrise". Cette norme internationale ISO fait référence dans le domaine de la gestion des risques. Révisée en 2018, elle donne sa propre définition du risque comme étant "l’effet de l’incertitude sur des objectifs". Cette norme propose des solutions pour gérer tous les types de risques en entreprise, quelles que soient l'organisation et la taille de la structure. L’Association française de normalisation (AFNOR) précise que "chacun des risques, seul ou combiné, pose la question du risque économique". Ainsi, pour qualifier de risque la survenance probable d’un événement, celui-ci doit entraîner un coût financier. Atteinte à la notoriété ou à la marque, dégradation de l’outil de production, fraude, sécurité au travail insuffisante, non-conformité des produits, etc. La démarche commence par un recensement et une évaluation des risques, notamment au regard de ses conséquences financières négatives et de sa probabilité de survenance. Le management des risques concerne de multiples domaines de l’entreprise. Dès lors que des événements peuvent se produire et impacter la performance économique, ce sont des risques. Lorsque votre PME manque de cash, payer les fournisseurs dans les délais requis s’avère compliqué. C’est un cercle vicieux qui peut conduire à la rupture d’approvisionnement et rendre impossible la livraison des clients. De la même manière, l’absence de solutions de financement peut aussi compromettre un projet d’investissement ainsi que la croissance. Sauf à vendre au comptant, toute PME octroie un crédit à ses clients, par la simple mention d’une échéance sur ses factures. Le risque de retard de paiement ou d‘impayé existe donc. Une créance irrécouvrable constitue une perte sèche qu’il faut compenser par des ventes supplémentaires, sauf à mettre en place une couverture du risque. En fonction du secteur d’activité et de la conjoncture, l’entreprise subit parfois des risques de fluctuation des prix, tant pour ses matières premières que ses produits finis. Ces hausses de coûts peuvent mettre en péril la rentabilité ou fragiliser l’activité commerciale. Les entreprises qui présentent une activité à l’international en dehors de la zone euro, tant pour les ventes que pour les achats, sont sujettes aux fluctuations des taux de change. Le management des risques consiste alors à déployer une politique spécifique de couverture pour la PME qui achète ou vend en devise étrangère. Les risques peuvent aussi surgir dans l'exploitation opérationnelle des entreprises. Tout manquement à un règlement ou à une loi peut entraîner une sanction financière, une amende ou un litige juridique. Citons la conformité fiscale, le respect des contrats signés ainsi que la réglementation environnementale ou sociale par exemple. Le risque apparaît si l’entreprise ne veille pas à se conformer à ses obligations, voire si elle ignore leur existence. La fraude par définition consiste à détourner un actif de l’entreprise. Elle conduit donc à réduire la valeur de la société. C’est un acte de malveillance interne ou externe à l'organisation. Vol de stock, extorsion de fonds, cybercriminalité, tous ces actes entraînent un impact financier.

Nous suggérons d’utiliser les méthodes et techniques recommandées par l’IFACI pour la gestion d’un tel projet. Vous pouvez aussi consulter un document publié et traduit par l’IFACI en 2017. Un tel projet commence par une étape de cartographie qui comprend l’identification des risques, leur évaluation et leur hiérarchisation. Associez tous les services de l’entreprise pour réaliser le recensement des zones de risque. Évaluez leur probabilité d'occurrence ainsi que la gravité de l’impact (évaluation qualitative du risque). Estimez les coûts financiers induits (évaluation quantitative). Cette priorisation des risques cartographiés permet de concevoir un plan d’actions correctives cohérent, en temps à investir comme en budget. C’est la phase de traitement des risques. Le plan vise à abaisser la probabilité d'occurrence par des actions de prévention ou à en diminuer l’impact. Le plan d’action défini comporte un responsable pour chaque tâche. En outre, nous recommandons de mettre en place une instance de gouvernance. Pour une PME, le comité des risques se limite souvent à quelques membres de la direction. La gestion des risques exige des outils de monitoring avec des indicateurs, des évaluations périodiques et un reporting. Pour une PME, c’est souvent le service contrôle de gestion qui définit les métriques et réalise le suivi des KPI. C’est important de disposer des bons outils afin de simplifier la collecte des informations, leur analyse et leur restitution. N’oubliez pas le rôle d’alerte que constitue un prévisionnel financier. C’est l’affaire de tous. Toutefois, c’est d’abord le DAF qui pilote un tel projet stratégique en PME. Quel que soit le risque, sa survenance impacte les résultats financiers. C’est donc naturellement que les métiers de la finance déploient actions et procédures pour le réduire et suivent les indicateurs avec les outils appropriés. Chez Pleo, nous contribuons à ce processus vertueux. Nous vous proposons une solution dématérialisée et complète pour la gestion des dépenses professionnelles en toute sécurité.

Dans un monde de plus en plus numérique, la fraude en entreprise est une menace croissante pour les entreprises. Les activités frauduleuses, y compris la fraude financière, les violations de données et la mauvaise conduite des employés, peuvent entraîner des pertes financières importantes et nuire à la réputation d'une entreprise. Allianz Trade Benelux réalise chaque année une étude sur la fraude en entreprise. D’après notre enquête 2025, les entreprises belges et néerlandaises continuent de subir régulièrement des fraudes et des escroqueries : 78 % des entreprises ont été confrontées à des tentatives de fraude au cours des deux dernières années. Les entreprises commencent trop souvent à s'intéresser à la fraude lorsqu’elles en sont victimes. Mais cela n’est pas suffisant. La fraude doit être combattue de manière préventive. Soyez prudent si vous remarquez quelque chose d'étrange. N'ouvrez aucun lien suspect provenant d'entreprises ou de personnes que vous ne connaissez pas. Organisez d'autres formes de contact avec eux. Apprenez à bien les connaître. Les limites accordées aux salariés peu expérimentés doivent être plus basses. Même si vous êtes occupé, n'essayez pas de réduire votre charge de travail en assignant des limites plus élevées à vos employés. Assurez-vous que les paiements soient autorisés par au moins deux personnes. Ce mécanisme de double approbation protégera votre entreprise. Si vous suivez de près l'activité de vos comptes bancaires, vous remarquerez toute opération frauduleuse immédiatement. Gardez à l'esprit que même si la politique de votre institution financière est de rembourser tout montant lié à une transaction non autorisée, le signalement d'incidents peut prendre du temps. Assurez-vous que vos employés connaissent les menaces qui existent actuellement et les tactiques utilisées par les fraudeurs. Offrez-leur une formation sur les techniques et politiques liées à la campagne anti-fraude. Rappeler régulièrement aux employés l'importance d'être vigilants. Mettez en place une procédure à suivre et communiquez-la à tous les employés.

< tagvideo>Webinaire et ressources sur la prévention des fraudes en PME

Besoin de plus de conseils ? Bien que ces mesures anti-fraude permettent de réduire considérablement les risques, il est impossible de les éliminer entièrement. Que la fraude provienne de l’intérieur ou de l’extérieur de votre entreprise, les pertes financières peuvent avoir un effet considérable. Grâce à notre assurance fraude, vous protégez votre entreprise des pertes financières liées à la fraude interne comme externe. Cette assurance couvre non seulement les pertes financières, mais aussi les dégâts aux systèmes et à la réputation. En plus, vous bénéficiez de l'expertise de spécialistes pour vous aider à prévenir la fraude. Vous souhaitez en savoir plus sur notre assurance fraude ? Contactez notre équipe. La première étape est l’analyse des risques spécifiques à l’organisation. Toutes les entreprises ne sont pas exposées de la même façon : un industriel avec 5 000 fournisseurs n’a pas le même profil de risque qu’une PME tertiaire avec 50 prestataires récurrents. Le volume et la fréquence des paiements sortants (en nombre, en montants, par catégorie de bénéficiaires). Les points de validation actuels et les éventuels contournements informels (validation orale, escalade hiérarchique en urgence). Cette cartographie doit déboucher sur une priorisation des chantiers à engager. Trois familles de risques se distinguent généralement : les risques de fraude externe sur paiements (faux fournisseur, faux président, fraude à l’IBAN), les risques de compromission des accès (piratage de messagerie, vol d’identifiants bancaires) et les risques de conformité (corrution, blanchiment, sanctions). Le cœur du dispositif anti-fraude réside dans la robustesse des processus. Séparation stricte des rôles: la personne qui saisit un virement ne doit jamais être celle qui le valide. Double validation au-delà d’un seuil défini: tout virement supérieur à un seuil (souvent 5 000 à 50 000 € selon les organisations) requiert deux signatures électroniques distinctes. Contre-appel systématique sur les changements de RIB : toute modification de coordonnées bancaires déclenche un appel téléphonique au fournisseur, au numéro déjà connu (jamais celui figurant dans le document de demande). Liste fermée des bénéficiaires autorisés: la banque ou l’ERP n’accepte les virements que vers des comptes préalablement enregistrés et validés. La technologie seule ne suffit pas. Selon les retours d’expérience, la grande majorité des fraudes réussies passent par une faille humaine plus que technique : validation précipitée sous pression, contournement d’une procédure pour un « cas exceptionnel », ouverture d’une pièce jointe non vérifiée. Le premier axe est la formation périodique, idéalement annuelle, ciblée sur les équipes finance, comptables et achats. Le deuxième axe est la simulation de phishing régulière, pour évaluer le taux de clic des équipes et identifier les profils à risque. Le troisième axe est la culture du doute : instaurer dans l’organisation que ralentir une validation pour vérifier n’est jamais une faute professionnelle, même quand un dirigeant l’exige avec insistance. Un point particulier doit être souligné : la sensibilisation doit explicitement couvrir les deepfakes vocaux. Une fois les processus et la culture en place, l’outillage technologique vient les renforcer. La vérification bancaire automatisée (Trustpair, SIS ID/Eftsure, Provigis avec module IBAN) qui contrôle en temps réel la cohérence entre un IBAN, le titulaire du compte et les données légales de l’entreprise fournisseur. La sécurisation des signatures et documents (Signaturit Group / Namirial) avec signature électronique qualifiée eIDAS, biométrie, et détection de falsification documentaire. Trois critères doivent guider la sélection de ces outils. La qualité de l’intégration ERP : un outil qui force à sortir de SAP, Oracle ou Sage pour vérifier un IBAN ne sera pas adopté. Les solutions matures proposent des connecteurs natifs (Trustpair avec SAP, SAP Ariba, JAGGAER, Sage, Kyriba, CGI Grand Angle, par exemple). La couverture géographique des bases bancaires : une entreprise qui paye des fournisseurs internationaux a besoin que l’outil couvre largement au-delà de l’Europe. Au-delà du déploiement initial, la maturité du dispositif s’évalue dans la durée. Trois indicateurs structurent le pilotage : le taux de couverture des paiements vérifiés (cible 100 % au-delà d’un seuil donné), le nombre d’alertes traitées et de fraudes bloquées, et le délai moyen de traitement d’un changement de RIB.

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