Comment obtenir un extrait Kbis pour une candidature à un marché public

L’extrait Kbis, aussi appelé extrait K, est la « carte d’identité » d’une entreprise commerciale immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il atteste de l’immatriculation de votre entreprise et contient toutes les informations permettant d’identifier juridiquement l’entreprise inscrite au RCS : dénomination, numéro SIREN, activité (code NAF), adresse de domiciliation, date de création, informations d’identité du dirigeant, référence d’autorisation à exercer si l’activité est réglementée, etc.

Pourquoi un acheteur public peut demander un extrait Kbis

Pour attester de la recevabilité de leur candidature, les entreprises communiquent à l’acheteur « un extrait du registre pertinent, tel qu’un extrait K, un extrait Kbis, un extrait D1 ou, à défaut, d’un document équivalent délivré par l’autorité judiciaire ou administrative compétente du pays d’origine ou d’établissement du candidat, attestant de l’absence de cas d’exclusion » tel que précisé à l’article R. Toutefois, depuis les décrets récents, des simplifications sont intervenues (voir partie suivante).

Évolution réglementaire : le numéro unique (SIREN) remplace souvent le Kbis

Les Décrets n° 2021-631 et n° 2021-632 du 21 mai 2021 suppriment, à compter du 1er novembre 2021, l’obligation imposée aux entreprises de fournir un extrait Kbis à l’appui de leurs démarches administratives. Les entreprises doivent désormais transmettre simplement leur numéro unique d’identification délivré par l’Insee (SIREN). Selon l’article R. 2143-9 modifié, « afin de prouver qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion mentionné à l'article L. 2141-3, le candidat produit son numéro unique d'identification permettant à l'acheteur d'accéder aux informations pertinentes par le biais d'un système électronique mentionné au 1° de l'article R. 2143-13 ou, s'il est étranger, produit un document délivré par l'autorité judiciaire ou administrative compétente de son pays d'origine ou d'établissement, attestant de l'absence de cas d'exclusion. »

Le décret substitue donc, dans de nombreux cas, à la fourniture de l’extrait Kbis la transmission du numéro SIREN, qui permet à l’administration et aux acheteurs d’accéder aux données issues du Registre national du commerce et des sociétés (RNCS) et du répertoire national des métiers (RNM) via des systèmes électroniques. Néanmoins, des acheteurs ou procédures peuvent encore demander expressément un extrait Kbis, et de nombreuses démarches privées continuent d’exiger un Kbis récent (souvent de moins de 3 mois).

Quand l’extrait Kbis est encore requis pour une candidature à un marché public

Certaines procédures peuvent demander explicitement un extrait Kbis à jour, notamment selon les pièces exigées dans le dossier de candidature.
Lorsque le candidat est étranger, il peut produire un document délivré par l’autorité judiciaire ou administrative de son pays d’origine ou d’établissement attestant de l’absence de cas d’exclusion.
Si le candidat est en redressement judiciaire, il produit la copie du ou des jugements prononcés.

Que contient un extrait Kbis utile pour une candidature ?

L’extrait Kbis comporte notamment :

La dénomination de l’entreprise et sa forme juridique ;
Le numéro SIREN et le numéro SIRET de l’établissement ;
La date de création et la date d’immatriculation au RCS ;
Le siège social et l’adresse de domiciliation ;
Le code NAF (activité) ;
Les informations relatives au dirigeant (nom, date et lieu de naissance, nationalité) ;
La référence à toute autorisation spécifique si l’activité est réglementée.

Qui peut obtenir un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis concerne uniquement les entreprises commerciales inscrites au RCS. Les entreprises artisanales, agricoles ou libérales relèvent d’autres registres et peuvent obtenir un document équivalent (extrait D1, inscription au RNE, etc.). L’information étant publique, n’importe qui peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise immatriculée.

Comment obtenir un extrait Kbis : démarches pratiques

Obtenir un extrait Kbis est simple : tout d’abord, il faut immatriculer votre entreprise via le guichet unique afin qu’elle soit enregistrée au Registre du commerce et des sociétés puis au Registre national des entreprises (RNE) si applicable. Après immatriculation, le greffe du tribunal de commerce transmet l’extrait Kbis initial, sous format électronique ou papier.

Sites et moyens d’obtention

MonIdenum (service géré par les greffes des tribunaux de commerce) : si vous êtes dirigeant d'une entreprise commerciale, vous pouvez obtenir gratuitement un extrait Kbis en créant un compte personnel, en renseignant votre nom, vos contacts et les informations liées à votre entreprise (notamment le numéro SIRET). Ensuite, dans l’onglet Kbis & Performances il suffit de télécharger l’extrait.
Infogreffe : service ouvert à tous ; la commande d’un Kbis est une démarche payante sur ce site, mais il permet d’obtenir rapidement un extrait numérique après saisie du numéro SIREN ou de la raison sociale.
Au greffe du tribunal de commerce : possibilité d’obtenir l’extrait directement en se rendant sur place.

La première demande d’extrait est gratuite car incluse dans les frais d’immatriculation pour les trois premiers exemplaires. En revanche, les duplicatas ultérieurs peuvent être payants selon le service utilisé.

Validité et recommandations

Technique : l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale ; cependant, la plupart des administrations, banques, clients et acheteurs exigent généralement un extrait datant de moins de 3 mois afin de s’assurer que les informations sont à jour. Un extrait Kbis photocopié et certifié ne possède pas de valeur juridique si l’organisme demande l’original ; on exigera souvent un document original ou un extrait électronique officiel.

Conseil pratique : pour répondre à un appel d’offres, vérifiez la pièce exigée dans le règlement de la consultation. Si le dossier demande le numéro SIREN ou un justificatif d’immatriculation au RNE, transmettez le SIREN ; si le Kbis est exigé, fournissez un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Si vous répondez depuis l’étranger, produisez le document équivalent délivré par l’autorité compétente de votre pays d’origine ou d’établissement.

Spécificités pour les micro-entrepreneurs et auto-entrepreneurs

Le statut de micro-entreprise (auto-entrepreneur) est une forme simplifiée d’entreprise individuelle. Si vous réalisez une activité commerciale, vous recevrez automatiquement votre extrait Kbis lors de l’immatriculation. L’extrait K concerne les entreprises individuelles, l’extrait Kbis concerne les personnes morales ; néanmoins, pour un auto-entrepreneur commercial, l’extrait délivré aura les mentions pertinentes (date de création, SIREN, activité, etc.).

La déclaration d’activité de l’auto-entrepreneur se fait en ligne via le guichet unique. Une fois l’immatriculation validée, le greffe transmet l’extrait Kbis. Un auto-entrepreneur peut obtenir son Kbis via monidenum.fr ou Infogreffe et il est librement accessible au public : n’importe qui peut en faire la demande.

Registre National des Entreprises (RNE) : nouvel équivalent et extrait RNE

Depuis le 1er janvier 2023, avec le décret n° 2022-1014 du 19 juillet 2022, l’immatriculation se fait auprès du Registre National des Entreprises (RNE) quel que soit le type d’activité (commerciale, artisanale, agricole ou libérale). Le RNE fournit un justificatif d’inscription qui correspond à la carte d’identité de votre entreprise. Avec la mise en place du RNE et du certificat d’inscription au RNE, le rôle de l’extrait Kbis devient moins central : il est possible de fournir un justificatif d’immatriculation au RNE, téléchargeable gratuitement sur l’Annuaire des entreprises, en remplacement du Kbis dans de nombreux cas.

Tableau récapitulatif : quel document selon votre activité et la procédure

Nature de l'activité	Registre (avant 2023)	Registre (depuis 2023)	Document souvent demandé pour marchés publics
Commerciale	RCS	RCS + RNE	Extrait Kbis ou justificatif RNE / SIREN
Artisanale	Répertoire des Métiers (RM)	RNE	Extrait D1 ou justificatif RNE / SIREN
Libérale	-	RNE	Justificatif RNE / SIREN

Points de vigilance pour une candidature à un marché public

Lisez attentivement les pièces du dossier de consultation : l’acheteur précise parfois s’il accepte le SIREN/RNE en lieu et place du Kbis ou s’il exige expressément un extrait Kbis daté de moins de 3 mois.
Si vous êtes en procédure collective (redressement judiciaire), accompagnez votre candidature des copies des jugements prononcés.
Si vous êtes étranger, fournissez l’équivalent national délivré par l’autorité compétente de votre pays d’origine ou d’établissement.
Prévoyez un Kbis récent (moins de 3 mois) si la procédure ou l’acheteur le demande explicitement.

Extrait KBIS : comment le récupérer facilement et sur le site officiel

Exemples concrets

Si une collectivité demande « extrait Kbis datant de moins de 3 mois » pour valider la candidature, vous devrez télécharger un Kbis récent via MonIdenum ou Infogreffe et le téléverser dans votre DUME ou votre plateforme de dépôt. Si le dossier ne demande que le numéro SIREN, fournissez votre SIREN et l’acheteur accédera aux données pertinentes via le système électronique prévu par l’article R. 2143-13.

En cas de doute, contactez le pouvoir adjudicateur pour savoir s’il accepte le simple numéro SIREN ou s’il exige l’extrait Kbis. Cela évitera une inéligibilité pour vice de forme au moment de l’analyse des candidatures.

balises: #Kbis