Déclaration des Frais Réels aux Impôts en France : Guide Complet

Vous avez des frais professionnels (dépenses de transport du domicile au lieu de travail, de vêtements spécifiques à l'emploi exercé, etc.) et vous souhaitez les déduire de votre salaire ? L'administration fiscale autorise en effet les foyers fiscaux à indiquer les frais qu’ils ont supportés au titre de l’exercice de leur profession, en lieu et place de la déduction forfaitaire de 10% appliquée automatiquement par le fisc. Vous avez le choix entre la déduction forfaitaire de 10 % et la déduction de vos frais professionnels pour leur montant réel. Par défaut, c'est la déduction forfaitaire qui s'applique. Ce guide vous fournira toutes les informations nécessaires pour comprendre et optimiser votre déclaration de frais réels.

Le guide pratique pour optimiser sa déclaration d’impôts comme un pro

Déduction Forfaitaire de 10 % : L'Option par Défaut

La déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement calculée sur votre salaire pour tenir compte des dépenses professionnelles courantes liées à votre emploi. Vous n'avez pas de condition à remplir.

La déduction forfaitaire couvre les frais courants, tels que :

Frais de déplacement du domicile au lieu de travail
Frais de restauration sur le lieu de travail
Achat de documentation personnelle (non fournie par l'employeur)

La déduction forfaitaire est au moins de 504 € pour chaque membre du foyer fiscal et son maximum est de 14 426 € pour chaque membre du foyer.

À noter : Les allocations versées par votre employeur pour couvrir vos frais de télétravail à domicile sont exonérées d'impôt, dans la limite de 2,70 € par jour (59,40 € par mois, 626,40 € par an) pour vos revenus de 2024.

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Si vous choisissez la déduction forfaitaire, vous n'avez aucune démarche à effectuer. L'administration applique automatiquement la déduction forfaitaire de 10 % sur vos salaires.

À noter : Chaque membre de votre foyer fiscal peut renoncer individuellement à la déduction forfaitaire de 10 % et demander la déduction de ses frais réels.

Frais Réels : Une Alternative Avantageuse ?

Si vous estimez que la déduction de 10 % ne couvre pas vos frais, vous pouvez choisir de déduire vos frais professionnels pour leur montant réel. Il faut donc retenir que l’option pour les frais réels est valable lorsqu’on estime que le montant de ses frais professionnels est supérieur à la déduction forfaitaire de 10% appliquée par défaut. La déduction des frais réels s'applique à tous les revenus salariaux.

Attention : Vous ne pouvez pas choisir l'abattement de 10 % pour une partie de vos salaires et la déduction des frais réels, pour l'autre. Cependant, chaque membre du foyer fiscal peut choisir le régime qui lui est le plus favorable.

Vos dépenses doivent remplir les conditions suivantes :

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Servir à votre activité professionnelle
Être payées pendant l'année 2024
Être justifiées (vous devez pouvoir fournir les documents attestant la réalité et le montant des frais)

Les principaux frais déductibles sont les suivants :

Frais de transport domicile-lieu de travail
Frais de repas
Déplacements professionnels
Frais de formation
Locaux et équipements professionnels

À noter : Les frais de covoiturage engagés pour les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail sont déductibles, sur justificatifs. En cas de covoiturage sur votre trajet domicile-travail, seul le montant des frais restant à votre charge une fois le partage effectué peut être déduit du revenu.

À savoir : Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.

Obligations si Vous Choisissez la Déduction des Frais Réels

Si vous choisissez la déduction des frais réels, vous devez remplir les obligations suivantes :

Indiquer le montant des frais professionnels dont vous demandez la déduction
Détailler vos frais réels (préciser leur nature et leur montant) dans une note annexe
Si nécessaire, ajouter à votre rémunération imposable les indemnités que votre employeur vous a versées pour frais professionnels.

Vous devez conserver les pièces justificatives (factures, notes de restaurant, etc.) pendant 3 ans.

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La déclaration des revenus par internet est obligatoire si votre résidence principale est équipée d'un accès à internet et que vous êtes en mesure de faire votre déclaration en ligne.

En avril 2025 commencera la période pour la déclaration de l'impôt sur le revenu. Pour les contribuables qui utilisent un formulaire papier, la date limite est fixée pour mai 2025.

Quels sont frais réels déductibles à prendre en compte ?

En dehors des frais de déplacement pris en charge par l’employeur sous forme d’indemnités kilométriques (IK), les dépenses allouées aux déplacements dans le cadre de votre travail sont déductibles, calculées à l’aide du barème kilométrique mis à jour chaque année par l’administration fiscale. L’évaluation des frais de transport pour le calcul des frais réels peut également être faite pour un montant dit forfaitaire, en appliquant le barème des frais de carburant par kilomètre parcouru.

Chaque déclarant peut déduire les frais engagés pour ses repas. En présence d’un mode de restauration collective sur le lieu de travail, il est permis, justificatifs à l’appui, de déduire la différence entre le coût du repas et la valeur d’un repas pris au domicile, évaluée à 5,35 euros par le fisc pour la déclaration 2025 des revenus 2024. Si vous n’avez pas de self ou de cantine sur ou à proximité de votre lieu de travail, vous disposez également de cette possibilité.

Dès lors qu’ils sont nécessités par votre activité et justifiables, les frais professionnels peuvent être déduits des revenus au titre des frais réels. Les cotisations syndicales sont également déductibles des revenus pour leur montant réel, à condition de ne pas avoir choisi de bénéficier du crédit d’impôt, les deux avantages fiscaux n’étant pas cumulables.

Lorsqu’on opte pour la déduction des frais réels, il faut réintégrer certains revenus au montant pré-rempli par l’administration fiscale en cases 1AJ et 1BJ (déclarants 1 et 2) et 1CJ à 1FJ. Il s’agit essentiellement des indemnités pour frais professionnels (versées par l’employeur si elles concernent des dépenses inclues dans vos frais réels, « y compris l’avantage que constitue la mise à votre disposition d’une voiture pour vos déplacements professionnels », avertit le fisc. A savoir : en cas de réintégration des cotisations syndicales à vos frais réels, sachez qu’il n’est pas permis de bénéficier du crédit d’impôt associé.

Frais de Transport Domicile-Travail

Les frais de transport au titre de l'activité professionnelle peuvent être valablement déduits de votre revenu imposable si vous êtes aux frais réels. L'utilisation de la voiture personnelle du salarié pour des déplacements professionnels - comme une mission à l'extérieur ou un rendez-vous client - donne droit aussi au remboursement des frais professionnels.

Important : Le fisc a placé un maximum à 40 km aller (soit 80 km déductibles par jour travaillé).

Pour calculer vos frais kilométriques, vous pouvez utiliser ce simulateur :

Frais réels : calculer vos frais kilométriques

Un barème kilométrique est mis à disposition du contribuable chaque année pour qu’il puisse calculer le coût des transports pour aller au travail et le déduire des impôts. Pour connaître le nombre de kilomètres parcourus, il faut retenir un aller-retour par jour travaillé sur l’année (lieu de travail - domicile).

Exemple : Monsieur Corrigetonimpôt travaille à 50 km de chez lui. Il a été employé 200 jours sur l’année 2024 et ne répond pas aux conditions permettant de déduire plus de 40 km. Sa voiture fait 5 chevaux fiscaux. Que va-t-il faire lors de sa déclaration 2025 sur les revenus 2024 ?

Distance parcourue : Mr est plafonné à 40 km aller soit 80 km aller-retour par jour travaillé. 80 * 200 = 16 000 km.
La distance parcourue est comprise entre 5 001 et 20 000 km, Mr se situe dans la troisième colonne du tableau. Il va donc utiliser le calcul « 0.357* d + 1 395 » où d est la distance. 0.357*16000+1 395= 7 107 €. Monsieur pourra donc déduire 7 107 € des impôts via les frais réels pour ce qui concerne les transports.

À ce montant, vous pouvez également ajouter les frais de stationnement (garage, parking), les péages si vous empruntez l’autoroute et les intérêts du prêt au prorata de l’utilisation professionnelle si vous avez acheté la voiture à crédit.

Important : Enfin, vous pouvez opter pour un second barème kilométrique que vous trouverez en fin d’article. Il est moins attractif, mais permet au contribuable de déduire les charges réellement supportées : assurance, réparation… Une option intéressante pour ceux qui optent pour la location d’une voiture en LOA.

Frais de Repas

La déduction des frais de repas dans le cadre des dépenses professionnelles s'applique principalement aux repas pris hors du domicile, à l'exception de certains cas particuliers. Pour les repas pris en dehors de la maison, la possibilité de déduction est soumise à des conditions spécifiques et le montant déductible est encadré par des règles précises.

L’administration fiscale autorise le contribuable à déduire les repas dans une certaine mesure. Elle considère que le prix d’un repas équivaut à 5.35 € (pour l’impôt 2025). Attention pour autant, cela ne sous-entend pas que vous pouvez systématiquement déduire 5.35 € de vos impôts par jour travaillé ! Si vous pouvez rentrer à pied, impossible de déduire les frais de repas. Enfin, pour toutes les situations, il faut aussi soustraire la participation de l’employeur aux tickets restaurants.

Dans le scénario où l'entreprise fournit un espace de restauration collective tel qu'une cantine, le salarié peut prétendre à la déduction d'une fraction du coût de ses repas. Par conséquent, la déclaration des frais de repas déductibles doit se limiter à la somme qui dépasse ce seuil de 5,20 euros. Pour les employés qui n'ont pas accès à une cantine dans leur entreprise et qui doivent manger à l'extérieur (en raison de l'éloignement de leur domicile ou de contraintes horaires), le processus de déduction est similaire. Les montants des repas extérieurs, diminués de la valeur du repas à domicile fixée par l'administration fiscale, doivent être déclarés. Il est nécessaire de conserver l'ensemble des preuves de ces dépenses.

Quelques cas pratiques pour y voir plus clair :

Madame Corrigetonimpôt reste manger tous les midis au travail. Elle apporte son repas car il n’y a pas de cantine. Elle a 8 € de tickets restaurants que son employeur finance à hauteur de 4 €. Déduction repas : 5.35 - 4 = 1.35 € par jour travaillé.
Monsieur a une cantine sur son lieu de travail qui coûte 5.5 €. Déduction repas : 5.5 - 5.35= 0.15€ par jour travaillé.
Monsieur n’a ni cantine, ni tickets restaurants. Au lieu d’amener son repas, il va tous les jours au restaurant où il paie 8 €. Ici Monsieur a deux possibilités :
1. Déduction repas forfait : 5.35 € par jour
2. Déduction repas restaurant : 8 - 5.35= 2.65 € par jour. Il va choisir la première solution, pas besoin de conserver les factures.

Frais de Télétravail

La généralisation du télétravail a eu différents impacts en termes d’organisation avec les conséquences financières et fiscales qui en résultent. En premier lieu, le travail à domicile a nécessité des dépenses matérielles pour les salariés afin de s’équiper pour travailler à domicile dans des conditions convenables. Ces frais supplémentaires ont donc bien souvent justifié le versement par les entreprises d’une somme d’argent complémentaire au salaire versée sous forme d’indemnités, de remboursements forfaitaires ou encore de remboursement effectif de frais réels.

Si vous avez opté pour la déduction de frais réels, les frais engagés pour le télétravail sont déductibles à hauteur de 2,50 euros par jour de télétravail soit 55 euros déductibles chaque mois dans la limite de 580 euros par an. Si vous avez opté pour la déduction forfaitaire, les indemnités perçues pour les frais de télétravail sont exonérées d’impôts et ne doivent pas être déclarées. Si vous avez opté pour la déduction de frais réels, l’allocation versée par l’employeur n’est également pas imposable et n’a pas besoin d’être déclarée.

Les frais de télétravail engagés ne peuvent en revanche être déduits des revenus. Seuls les autres frais professionnels “classiques” sont alors déductibles.

Il existe néanmoins une possibilité de déduction des frais de télétravail lorsque leur montant est supérieur à l’indemnité perçue de la part de l’employeur.

Comment déclarer vos frais réels aux impôts ?

Chaque année, vous avez le choix entre 2 méthodes pour la déduction de vos frais professionnels lors de la déclaration de revenus : l’abattement forfaitaire de 10 % ou la déclaration des frais réels. Opter pour les frais réels peut s’avérer avantageux si vos dépenses professionnelles dépassent le montant de l’abattement forfaitaire.

La déclaration des frais réels consiste à déduire de vos revenus imposables le montant exact des dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle, à condition qu’elles soient nécessaires, justifiées et payées au cours de l’année 2024.

Bon à savoir : le choix des frais réels est individuel et doit être fait chaque année lors de la déclaration de revenus. La liste des frais déductibles est strictement encadrée par l’administration fiscale.

Bon à savoir : conservez tous les justificatifs pendant au moins 3 ans.

à l’étape « Traitements, salaires », indiquez le montant total de vos frais réels dans la case dédiée (1AK à 1DK selon votre situation).

Quel que soit le moyen que vous utilisez pour déclarer vos revenus (en ligne/ en version papier), vous avez la possibilité de déclarer vos frais professionnels, accompagnés de notes explicatives pour chacun d’eux, pour leur montant réel en case 1AK à 1DK, dans la partie réservée aux traitements et salaires.

Sur la déclaration de revenus, le montant des frais réels doit être renseigné dans les cases 1AK à 1DK. A noter que si vous optez pour cette solution, vous n’avez pas à soustraire ce montant de vos revenus dans les cases 1AJ à 1DJ. Seuls les allocations et remboursements versés par votre employeur pour couvrir vos frais professionnels doivent être ajoutés aux salaires.

Il faudra par ailleurs préciser la nature et le montant des frais réels dans la rubrique "Informations" de la déclaration en ligne ou dans la rubrique "Détails". Les déclarants papier pourront, eux, joindre une note annexe à leur formulaire. Inutile en revanche de fournir les justificatifs des frais réels.

Autres Frais Déductibles

Les dépenses engagées par un contribuable afin de se perfectionner dans son domaine de compétences et améliorer ses connaissances pour évoluer professionnellement sont déductibles d’impôts. Il peut s’agir d’outillages ou de matériels électroniques nécessaires à l’activité professionnelle tels que des téléphones, des ordinateurs ou des imprimantes.

Certains vêtements indispensables à l’activité professionnelle sont déductibles d’impôts à condition d’être expressément justifiés par les factures se rapportant à l’achat. Il s’agit notamment des tenues pour les travaux salissants, des bleus de travail, des tenues de magistrat ou de maître d'hôtels.

Lorsqu’un nouvel emploi ou une mutation professionnelle vous oblige à déménager, une nouvelle catégorie de frais réels apparaît. Le barème kilométrique vous permettra de connaître le montant à déduire et il faut conserver la facture si vous faites appel à une société.

Certaines personnes travaillent si loin de leur domicile qu’elles sont obligées de louer ou d’acheter un bien supplémentaire pour y vivre la semaine. Le fait de devoir habiter hors de la résidence principale pour le travail vous rend éligible aux frais de double résidence.

Le fisc considère que l’on peut déduire les frais de formation si la formation sert à trouver, garder ou améliorer son travail. Vous pourrez ainsi déduire les frais d’inscription, les frais de déplacements, les frais d’impression et d’envoi de documents ainsi que les dépense auprès d’organismes comme le CNED. Un professeur supporte des coûts pour l’impression et la diffusion de sa thèse. Les frais de stage et de recherche d’emploi suivent le même schéma.

Important : Pour tous les frais avancés, il est évident que si votre employeur vous rembourse le montant payé, il est impossible de les ajouter aux frais réels.

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