Cessation de fonction du représentant fiscal : définition et procédure

La réalisation d’une plus-value immobilière par des personnes non résidentes en France entraîne certaines obligations fiscales. L’une d’entre elles consiste à désigner un représentant fiscal accrédité auprès de l’administration fiscale française. Les personnes physiques ou personnes morales non résidentes en France qui réalisent une plus-value immobilière sur un bien situé dans l’Hexagone sont tenues de désigner un représentant fiscal accrédité.

Qu’est-ce que la cessation de fonction du représentant fiscal ?

La cessation de fonction du représentant fiscal s’entend de la fin du mandat liant le représentant à la personne non résidente qu’il représente, soit parce que la mission a été accomplie (par exemple après le paiement de l’impôt et la transmission des documents), soit parce que l’une des parties met fin au mandat. Contrairement au mandataire fiscal, le représentant fiscal engage sa responsabilité vis-à-vis de l’administration du pays concerné. Le représentant fiscal est solidairement responsable des erreurs ou omissions qui pourraient être commises dans le cadre de sa mission.

Qui est tenu de désigner un représentant fiscal ?

Les personnes physiques et morales non résidentes qui réalisent une plus-value immobilière en France sont tenues de désigner un représentant fiscal accrédité.
Seules sont tenues de désigner un représentant fiscal, les entreprises établies en dehors de l'Union européenne qui sont redevables de la TVA en France ou qui doivent y accomplir des obligations déclaratives.
Les entreprises étrangères établies dans l'Union européenne sont dispensées de désigner un représentant fiscal. Ces entreprises doivent toutefois s'identifier auprès du Service des impôts des entreprises étrangères si elles sont redevables de la TVA en France.
Sont dispensées de l'obligation de désigner un représentant fiscal les entreprises ressortissants d'un pays non-membre de l'Union européenne ayant conclu avec la France une convention d'assistance au recouvrement des conventions fiscales.

Obligations et rôle du représentant fiscal

Ce professionnel agréé par l’administration fiscale accomplit diverses formalités déclaratives au nom du contribuable et se porte garant du paiement de l’impôt sur la plus-value.

Le paiement de l’impôt dû au nom du contribuable non-résident.
La conservation des documents relatifs à la cession immobilière durant les délais légaux.
Il doit délivrer les factures en indiquant expressément qu'il agit en qualité de représentant de la société étrangère. Toutefois, cette dernière peut les établir elle-même en précisant le nom, l'adresse et le numéro d'identification à la TVA de son représentant fiscal.
Tenir la comptabilité des opérations effectuées en France par l'entreprise. Cependant, si la société étrangère préfère assurer seule la tenue de sa comptabilité, elle doit mettre son représentant en mesure de présenter à l'administration fiscale les livres comptables et les pièces justificatives relatifs aux opérations.
Déposer les déclarations de chiffres d'affaires et, le cas échéant, acquitter la TVA due par l'entreprise représentée.
Le cas échéant, souscrire la déclaration d'échanges de biens (DEB) et la déclaration européenne de services (DES) de l'assujetti étranger.

Conditions de désignation et formalisme

La désignation doit être effectuée par écrit par une personne ayant qualité pour engager l'entreprise (représentant légal) et comporter les indications suivantes :

les nom et adresse de l'entreprise étrangère et du représentant fiscal ;
l'acceptation par le représentant de sa désignation ;
l'engagement de celui-ci d'accomplir les formalités incombant à la société étrangère et d'acquitter la TVA éventuellement exigible ;
la date de prise d'effet de la représentation (la nomination devant, en effet, être préalable à la réalisation des opérations en France) ;

Le document ainsi établi doit être transmis par le représentant fiscal au service des impôts des entreprises dont il dépend. L'assujetti étranger doit désigner un représentant préalablement au dépôt des demandes de remboursement.

Accréditation du représentant fiscal et conditions de capacité

Depuis 2022, la France exige que tout représentant fiscal soit formellement accrédité par l’administration fiscale. Même si votre filiale est établie en France, elle ne peut pas automatiquement agir comme représentant fiscal sans cette accréditation préalable. Au-delà de l’obligation légale, le représentant fiscal est un partenaire de confiance qui sécurise les opérations transfrontalières, facilite les démarches et aide à anticiper les risques.

Responsabilités après cessation

Le représentant fiscal accrédité est solidairement responsable des erreurs ou omissions qui pourraient être commises dans le cadre de sa mission. Il s’expose également à des sanctions fiscales en cas de manquements graves ou répétés. Avant une vente immobilière en France par un non-résident, le représentant fiscal n’est pas un simple relais. Il vérifie, atteste et engage sa responsabilité aux côtés du vendeur. En cas d’erreur de calcul, d’oubli d’un justificatif ou de mauvaise application d’une exonération, l’administration peut se tourner vers lui.

Cette responsabilité change la nature de la mission : il ne dépose pas seulement un formulaire CERFA, il garantit la conformité de l’opération. Au-delà du dépôt, la mission repose sur une série de contrôles techniques. Ces vérifications s’accompagnent d’un tri documentaire. Factures sans mentions légales, devis non soldés, paiements en espèces non tracés… beaucoup de pièces sont écartées si elles ne répondent pas aux standards attendus. À chaque étape, l’objectif est de présenter un calcul lisible et justifié.

Procédure pratique de cessation de mandat

Notification écrite : la fin du mandat doit être formalisée par un écrit mentionnant la date de cessation et les motifs éventuels.
Régularisation des opérations en cours : le représentant doit s’assurer du paiement de l’impôt dû et de la transmission des documents exigés par l’administration fiscale.
Transmission des archives : conservation et remise des pièces justificatives relatives aux opérations réalisées durant les délais légaux.
Information des autorités : le service des impôts doit être informé par le représentant de la cessation de mission et des coordonnées du nouveau représentant le cas échéant.

Si le représentant fiscal ne remplit pas ses obligations ou en l'absence de désignation de celui-ci, c'est le destinataire des biens (le client français) qui est redevable de la TVA et des pénalités qui peuvent s'y rapporter. Remarque : en pratique, lorsque le client (l'acquéreur des marchandises ou le preneur de la prestation) est identifié à la TVA en France, il est souvent directement redevable de cette taxe (mécanisme d'"autoliquidation", article 283, 1-al 2 du CGI).

Cas particuliers et exemples professionnels

Un vendeur canadien cède un appartement à Lyon détenu 12 ans. Le représentant fiscal vérifie la traçabilité des travaux de rénovation, recalcule la durée de détention et documente les frais d’acquisition.
Une société hors UE cède un local commercial. La représentation est requise. Le représentant consolide les pièces de la société, isole les dépenses admissibles et atteste le calcul auprès du service compétent.
Une succession avec plusieurs indivisaires non-résidents vend une maison familiale : la coordination documentaire et la désignation d’un représentant sont essentielles pour sécuriser la transaction.

Chez Bergeot Paoli Associés, l’accompagnement en représentation fiscale associe revue documentaire, modélisation de la plus-value et coordination opérationnelle avec le notaire. L’objectif est simple : déposer un dossier robuste, accepté sans délai inutile, et sécuriser la signature.

Remboursements, déclarations et délais liés à la représentation

Le remboursement doit être demandé au service des impôts avant la fin du sixième mois suivant l'année civile au cours de laquelle la taxe est devenue exigible. La demande est établie sur un imprimé prévu par l'administration et accompagnée des originaux des factures, des documents d'importation et de toutes pièces justificatives. Si l'assujetti établi hors de l'Union européenne demande que le remboursement soit effectué dans l'Etat où il est établi, les frais bancaires sont à sa charge.

Les assujettis hors Union doivent, par l'intermédiaire de leur représentant fiscal, obligatoirement utiliser le formulaire français (imprimé n° 3559), qui doit être complété en français. Elle peut être déposée au cours du mois qui suit le trimestre civil (demande trimestrielle) ou au cours du mois de janvier (demande annuelle), mais, en tout état de cause, au plus tard le 30 juin de l’année qui suit celle concernée par la demande.

Déclaration impôt non résident 2024 (TUTO déclaration en ligne)

Dispositions destinées à lutter contre la fraude et l’évasion fiscales

La mise en place de l’obligation de représentation et l’exigence d’accréditation s’inscrivent dans une logique de lutte contre la fraude et l'évasion fiscales ainsi qu'une convention d'assistance mutuelle en matière de recouvrement de l'impôt. Dès lors que leur siège social est hors de l'UE ou de l'EEE, les entreprises sont, en principe, tenues de désigner un représentant fiscal pour acquitter le prélèvement.

Points de vigilance lors de la cessation de fonction

Vérifier les obligations restantes au titre du mandat avant la cessation effective.
Archiver et transférer l’ensemble des pièces justificatives conformément aux délais légaux.
Informer l’administration fiscale et, le cas échéant, désigner formellement le nouveau représentant.
Anticiper les risques de redressement et s’assurer de la continuité des paiements et déclarations pour éviter que la responsabilité ne pèse sur le vendeur ou le destinataire en France.

Tableau synthétique : responsabilités avant et après la cessation

Avant cessation	Après cessation
Paiement de l’impôt, dépôt des déclarations, tenue des pièces	Transmission des archives, information de l’administration, clôture des comptes
Vérification documentaire, garantie des montants déclarés	Responsabilité solidaire persistante en cas de manquements commis pendant la mission

Non, l'obligation de désigner un représentant fiscal dépend des règles propres à chaque État membre de l'Union européenne. Les critères peuvent varier fortement. Il n'existe pas de règle harmonisée au niveau européen : chaque État membre définit ses propres exigences.

Lire aussi: Implications fin auto-entreprise

balises: