Signification de « chèque CIC en attente de comptabilisation » et règles pour déclarer vos encaissements

Tu as reçu un chèque ou des espèces et tu ne sais pas quand le déclarer ? Découvre toutes les règles à respecter pour déclarer correctement tes encaissements selon les moyens de paiement utilisés.

Quelle est la notion de « en attente de comptabilisation » pour un chèque CIC ?

Lorsque vous déposez un chèque au CIC, votre compte n’est pas crédité immédiatement après le dépôt de chèque.

Maintenant que votre chèque est déposé, la banque procède à un certain nombre de vérifications et s’assure de la disponibilité des fonds auprès de la banque de l’émetteur.

La date de valeur ne correspond pas obligatoirement à la date de traitement.

Sur l’espace client ou l’application mobile, vous pouvez suivre vos dépôts de chèque.

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Votre banque vous adresse une attestation de rejet de chèque pour défaut de provision ? Cela signifie que l’émetteur du chèque ne dispose pas des fonds sur son compte bancaire.

Quand considérer un chèque comme encaissé pour la déclaration ?

Un chèque est considéré comme encaissé dès que tu le reçois en main propre. La date de remise du chèque est donc importante pour déterminer la date d’encaissement.

Un chèque reçu est considéré comme encaissé dès lors qu’il a été remis à la banque.

En principe, toutes les opérations bancaires doivent être enregistrées, dans un journal approprié, à leur date d’opération.

Un chèque doit être comptabilisé dès lors qu’il a été émis, sans attendre son encaissement.

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Distinction à connaître

• Pour la gestion courante et les obligations fiscales, la date d’encaissement prise en compte est la date à laquelle tu as réellement reçu l’argent (ou le chèque en main propre).
• Pour la comptabilité formelle, certains écritures exigent d’être passées à la date d’émission du chèque ou à la date de remise selon la nature de l’opération.

Chèque impayé : comment le traiter dans vos déclarations ?

Si tu reçois un chèque impayé, tu peux alors modifier la déclaration de CA en enlevant le montant du CA déclaré comme encaissé.

Entamer une procédure amiable avec l’émetteur du chèque : pendant un délai de 30 jours vous pouvez redemander à votre banque d’encaisser le chèque.

Procédure forcée : si la première solution ne fonctionne pas, prenez attache auprès d’un commissaire de justice.

Où déposer un chèque pour l’encaisser au CIC ?

Les automates CIC ou Cash Services vous permettent d’effectuer une remise de chèque(s) en toute autonomie. Vous pouvez déposer jusqu’à 30 chèques simultanément.

Ces automates « nouvelle génération » proposent une offre complète avec les services bancaires de proximité de 4 banques : le CIC, la Société Générale, BNP Paribas, et le Crédit Mutuel.

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Pourquoi Cash Services ? Votre compte n’est pas crédité immédiatement après le dépôt de chèque.

Pour des transactions importantes, le chèque de banque est souvent demandé afin de sécuriser les transactions aux montants élevés.

Le conseil du CIC : évitez les transactions par chèque de banque le week-end, votre banque pourra ainsi procéder aux vérifications nécessaires.

Cas particuliers et bonnes pratiques pour l’encaissement

• Il est tout à fait possible d’encaisser un chèque sur un compte d’épargne. Comme pour un dépôt sur un compte bancaire, pensez à endosser votre chèque avec le numéro de votre compte épargne.
• Si un client vous fait un chèque à l’ordre de votre nom commercial, vous ne pourrez pas l’encaisser sur un compte bancaire personnel.
• Établi par la banque à la demande du client (acheteur), le chèque de banque est un moyen de paiement fiable... à condition d’être sûr de son authenticité.
• La fraude par chèque augmente. C’est pourquoi nous vous invitons à la plus grande vigilance.

Déclaration URSSAF et date d’encaissement selon le moyen de paiement

Quand déclarer l’argent que j’ai reçu à l’URSSAF ? La date d’encaissement est la date à laquelle tu as réellement reçu l’argent. Elle est très importante, car c’est cette date qui sera prise en compte pour ta déclaration de chiffre d’affaires, tes impôts et tes aides.

Selon le moyen de paiement utilisé, la date à laquelle tu dois déclarer l’encaissement peut varier.

Espèces et chèques

Comme pour les chèques, tu dois déclarer l’argent à la date à laquelle tu l’as reçu en main propre.

Plateformes de paiement en ligne (PayPal, Stripe, marketplaces)

Tu vends sur Amazon, Etsy, Cdiscount ? Tu utilises PayPal, Stripe, Mollie ? Sache que la date d’encaissement prise en compte est bel et bien la date à laquelle ces plateformes encaissent ton client.

Mon client a payé via PayPal ou Stripe, quand dois-je le déclarer ? Pour les plateformes de paiement comme PayPal et Stripe, la date d’encaissement prise en compte est celle à laquelle la plateforme encaisse le paiement de ton client, pas le jour où tu reçois le virement.

Si tu utilises un SumUp ou Zettle, tu es au courant que ces Game Boy peuvent encaisser des paiements en CB pour toi.

Exigences comptables et enregistrement des opérations

Les opérations bancaires doivent faire l’objet d’un enregistrement comptable (en général dans un journal de banque).

1. En principe, toutes les opérations bancaires doivent être enregistrées, dans un journal approprié, à leur date d’opération.
2. Un virement reçu est comptabilisé à la date de réception de l’avis de crédit de la banque (en pratique, il n’est pas retenu la date d’ordre de virement du débiteur étant donné qu’un ordre de virement peut être annulé tant qu’il n’a pas été exécuté).
3. Les virements doivent être comptabilisés à leur date d’émission (en pratique, il s’agit de la date de l’ordre de virement). Les lettres de change sont comptabilisées dès lors qu’elles ont été acceptées tandis que les billets à ordre sont enregistrés dès leur date de remise.
4. Les opérations de transferts de fonds (virement entre différents comptes bancaires, remise d’espèces provenant de la caisse en banque ou retrait d’espèces pour alimenter la caisse) sont retranscrites dans un compte de passage : il s’agit du compte 58 « Virements internes ».

Escompte et effets

La remise à l’escompte est une opération de mobilisation de créances par laquelle le banquier met à disposition de son client titulaire d’une créance représentée par un effet de commerce, le montant de celle-ci moins sa rémunération.

Dès lors que l’avis de crédit de la banque est reçu, l’effet doit être viré du compte 5114 « Effets à l’escompte » vers le compte 512 « Banque ».

Remarque : une fois escomptés, les effets disparaissent de l’actif du bilan de la société créancière. Or, une information concernant ces derniers doit être fournie en annexe.

Durée de conservation des documents et suivi

La durée de conservation des documents est encadrée par la loi. Il est important de la respecter si vous souhaitez faire valoir vos droits en cas de litige.

Il est recommandé de conserver vos relevés de compte pendant 10 ans (voire 30 ans si votre compte a enregistré des écritures liées à des opérations immobilières), bien que la durée légale de conservation soit de 5 ans.

Un historique de vos relevés de compte est disponible sur l’espace client ou sur l’application mobile de votre banque.

Conseils pratiques pour éviter les problèmes liés aux chèques

• Endossez correctement votre chèque (numéro de compte si vous encaissez sur un compte d’épargne).
• Vérifiez l’authenticité des chèques de banque pour les transactions importantes, et évitez les remises le week-end quand c’est possible.
• Conservez les preuves de remise (bordereau papier ou preuve automatique via automate) et suivez le dépôt via l’espace client.
• En cas de rejet, agissez rapidement : relance amiable puis procédure judiciaire si nécessaire.

Outils et services pour simplifier la gestion des encaissements

Prenez le contrôle de votre activité et simplifiez votre quotidien avec des solutions performantes pour gérer vos comptes, sécuriser vos opérations bancaires et optimiser vos encaissements.

Avec Filbanque Pro, en complément de l'application mobile, plus besoin de vous déplacer en Agence pour les opérations du quotidien.

Pour les paiements en point de vente, la meilleure solution est d’installer un terminal de paiement électronique (TPE). Avec nos TPE, permettez à vos clients de payer avec de nombreuses cartes de paiement nationales et internationales (CB, Visa et Mastercard, etc.).

Disposez également de solutions de paiement à distance.

Sécurité des opérations

À savoir : la Carte de Clés Personnelles (aussi appelée « CCP ») vous permet d'assurer la sécurité de vos opérations en ligne.

Pour acheter sur internet sans communiquer les données réelles de votre carte de paiement physique et ainsi renforcer la sécurité de vos achats, vous pouvez utiliser la solution Payweb Card.

En cas de perte, de vol, d'utilisation frauduleuse de votre carte de paiement ou de ses données, si celle-ci n'est pas restituée lors d'un retrait au distributeur, ou en cas de perte/vol de votre chéquier, faites opposition au plus vite.

Tableau récapitulatif : date d’encaissement selon le moyen de paiement

Prends ces règles en compte pour éviter les erreurs de déclaration : la date d’encaissement impacte ton chiffre d’affaires déclaré, tes impôts et tes droits aux aides. Conserve soigneusement tes justificatifs et utilise les outils de suivi et de sécurisation proposés par ta banque pour maîtriser tes encaissements.

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