Comment gérer une maison d'hôtes au Portugal

Vous souhaitez lancer votre propre maison d'hôtes ? Voici notre guide de base pour assurer la bonne gestion de votre établissement et faire en sorte que vos visiteurs se sentent bien comme chez eux.

Priorité : la satisfaction des clients

La satisfaction des clients est le premier axe sur lequel se base la réussite de tout hôtel ou maison d'hôtes. En effet, un client satisfait aidera à la réputation de l'établissement et à sa promotion. C'est là que se manifestent les talents du propriétaire dans la gestion de sa maison d'hôtes. Plus il proposera des services originaux et de qualité, plus il offrira une parfaite expérience au client et s'assurera ainsi de sa fidélité.

Créer une ambiance accueillante dans les chambres

La première impression est décisive sur l'expérience client. Que reflète votre maison d'hôtes ? Est-elle propre et bien agréable ? Qu'en est-il de la décoration ? Tous ces points sont importants pour créer une ambiance accueillante et chaleureuse votre établissement. Tout doit être parfaitement propre, l'atmosphère fraîche et bien odorante. Pour cela, vous pouvez utiliser des désodorisants, pratiques pour créer une belle ambiance. Misez également sur la luminosité, laquelle sera de préférence douce et chaleureuse.

L'ambiance dans les chambres d'hôtes doit également être décontractée et refléter un certain confort. Vous pouvez la décorer avec des bouquets de fleurs fraîches ou la décorer avec divers objets pour y apporter une note vivante.

Services et technologie : répondre aux attentes modernes

À l'ère de la technologie, les applications de voyage sont de plus en plus utilisées et les voyageurs souhaitent avoir un accès direct à Internet. Proposer le wifi est devenu quasi nécessaire pour tout établissement hôtelier. Intégrer d'autres options peut également être utiles, par exemple le service de réservation en ligne, le paiement par e-carte, une chatbox avec le client, etc.

Pour plus de confort, pensez installer des prises adaptées tous types de chargeurs. Installez ainsi des télévisions intelligentes, un système de régulation de la température, des stores automatiques, etc.

Proposer des repas simples mais savoureux

Proposer des repas est l'un des services que doit offrir une maison d'hôtes. Mais il n'est pas nécessaire de réaliser des menus compliqués. Souvent, des repas simples, avec des aliments du terroir et des recettes traditionnelles plaisent beaucoup plus aux voyageurs, qui trouvent ainsi l'occasion de découvrir de nouveaux goûts et textures.

Au-delà de la chambre d’hôtes, vous pouvez aussi proposer une table d’hôtes. Cela signifie qu’en plus du petit-déjeuner, vous choisissez aussi de fournir les autres repas. La table d’hôtes, c’est une sorte de demi-pension ou de pension complète ! Voici les caractéristiques d’une table d’hôtes : vous présentez un menu à l’avance à vos convives ; le repas se prend à table, en famille ; le repas est réservé aux personnes hébergées ; vous pouvez servir au maximum 15 couverts et proposer une cuisine traditionnelle.

Services personnalisés et qualité de l'accueil

Pendant leur séjour, les voyageurs aiment se sentir gâtés. Proposer des services personnalisés est une excellente stratégie en gestion de maison d'hôtes pour gagner leur fidélité et leur satisfaction. Si par exemple, vos clients sont une famille avec des enfants, pensez leur réserver un petit espace de jeux ou des activités adaptées leur âge. Envoyez un message, un mot doux, un petit présent pour les anniversaires, les occasions ; si un de votre client nécessite des soins spéciaux (handicap, allergie, etc.) faites en sorte qu'il ait tout ce dont il a besoin auprès de lui (rampes d'escalier sécuritaires, médicaments).

La qualité de l'accueil est primordiale en gestion de maison d'hôtes. Il est important que le client se sente comme chez lui dès qu'il pénètre dans l'établissement. Cela dépend en grande partie des talents du propriétaire qui doit faire preuve d'amabilité et avoir un bon relationnel. Il est important qu'il soit sociable afin de mettre le client à l'aise, ouvre le dialogue, s'enquiert de ses besoins et soit toujours à l'écoute. Une simple question comme "comment s'est passé votre voyage ?" peut faire une grande différence et faire que le client se sente comme chez lui.

Gérer efficacement : outils et organisation

Aujourd'hui, avec le développement des technologies, il est possible de gérer sa maison d'hôtes avec plus d'efficacité et de facilité grâce à nos logiciels de gestion hôtelière. Ce type de logiciel simplifie la gestion de l'hôtel au quotidien en donnant accès aux données des clients à partir d'un seul tableau de bord, ce qui est pratique pour la planification des réservations. Des fonctionnalités d'automatisation des tâches sont intégrées ainsi que des options permettant de visualiser la situation des paiements, de suivre les factures en cours et de les envoyer aux clients.

Ensuite, qu’est-ce que vous allez avoir comme tâches à faire toute la journée, quotidiennement ? Comment structurer, organiser pour y arriver, dans le temps, tous les jours ? Donc énormément de choses qui vous sont utiles à savoir avant de démarrer pour bien préparer et ne pas se retrouver dans une impasse.

Stratégie tarifaire : établir une grille cohérente

Il nous apparaissait essentiel de vous apporter quelques clefs opérationnelles très concrètes sur comment arriver à établir votre grille de tarification. Votre stratégie tarifaire doit impérativement s’inscrire dans une cohérence idéale avec votre contexte clairement et précisément défini. Par exemple, si votre contexte fait ressortir un manque de temps et de moyens, vous allez nécessairement vous diriger vers une stratégie de prix peu complexe et évolutive tout en proposant un bon rapport qualité/prix.

Coût de revient : Cette technique est particulièrement utile et, j’oserais dire, indispensable pour tout exploitant. Pas si simple à mettre en place, elle vous permettra de proposer des offres dynamiques variant selon les périodes de l’année tout en étant certain(e) que vous génériez un bénéfice comptable. Il en est de votre survie que vous vendiez vos chambres et/ou gîtes à un tarif qui couvre l’ensemble de leurs charges à savoir opérationnelles : linge, petit-déjeuner, énergie, déplacement, ménage, ressources-humaines mais également financières et administratives : taxes, impôts ou encore emprunt.

Concurrence : Cette méthode est de loin, la plus pratiquée. Pourquoi ? Elle est simple, du moins sur le papier ; il suffit de regarder le site Internet de vos concurrents ou leur tarification sur des agences de voyages en ligne pour les copier ou du moins largement vous en inspirer… Une réelle absurdité !

Perception psychologique : Vous devez être à l’écoute de vos clients et récolter leur opinion sur le rapport qualité/prix dès que vous en avez l’opportunité. Cette donnée sera une véritable mine d’or dans la définition et l’évolution de votre grille tarifaire. Si à plusieurs reprises, vos hôtes vous jugent trop cher, vous aurez uniquement 2 options : 1/ Baisser vos tarifs 2/ Augmenter la qualité globale de votre expérience client.

Produit : Prenez un tableau Excel et listez de manière détaillée l’ensemble des éléments composant votre produit/service. Il vous faudra maintenant pour chaque élément, de manière mi-subjective mi-objective, vous positionner soit sur un niveau au-dessous, soit équivalent, soit au-dessus voire exceptionnel vis-à-vis de vos concurrents précédemment identifiés.

Étapes pratiques pour ouvrir et déclarer une maison d'hôtes

Étudiez la concurrence et identifiez un créneau.
C’est la première étape officielle. Vous devez déclarer l’ouverture de votre maison d’hôtes auprès de la mairie de votre commune, en remplissant le formulaire Cerfa n°13566*03. Cette démarche est gratuite, mais obligatoire. Votre maison devra être conforme aux normes de sécurité (détecteurs de fumée, extincteurs, plan d’évacuation, etc.) et d’hygiène.
Envisagez d’obtenir un label comme « Gîtes de France » ou « Clévacances ». Ces certifications garantissent un certain niveau de qualité et peuvent faire la différence.
Auto-entrepreneur : Simple et adapté si vous commencez à petite échelle. Vous devez déclarer les revenus de votre maison d’hôtes auprès de l’administration fiscale.

Pour se déclarer comme chambre d'hôtes, il faut : louer moins de 5 chambres par habitation et accueillir au plus 15 personnes ; chaque chambre doit mesurer plus de 9m² pour 2 personnes (hors sanitaires) ; fournir au moins 3 prestations parmi les 4 suivantes : fourniture du linge de maison, accueil et réception des clients, entretien et ménage des locaux, petit-déjeuner ; chaque chambre doit avoir un accès direct ou indirect à une salle d'eau et WC.

Si vous êtes locataire, vous devrez obtenir l'autorisation explicite de votre propriétaire pour ouvrir votre chambre d'hôtes au sein de sa propriété, et vous devrez vous occuper vous-même de l'activité.

Budget, prévisions et business plan

Le budget pour une chambre d’hôtes dépend de plusieurs facteurs : les travaux nécessaires dans votre logement ; le nombre de chambres d’hôtes que vous souhaitez créer. 40 000 à 100 000 € : C’est le budget moyen pour ouvrir une chambre d’hôtes.

Listez l'ensemble de vos coûts. La part la plus importante de votre budget est bien sûr le bien où vont se trouver les chambres d'hôtes. Ensuite, prévoyez également les travaux d'aménagement et de remise aux normes ainsi qu'un budget décoration. La propreté, le confort, la sécurité et l'esthétique de l’endroit sont les points principaux à regarder.

Faites votre prévisionnel financier : Le plan de financement initial puis sur 3 ans ; Le plan de trésorerie ; Le compte de résultat prévisionnel ; Le bilan prévisionnel. Rédigez le business plan de vos chambres d'hôtes : Présentez le lieu, et présentez-vous vous-même en mettant en valeur votre savoir-faire. Montrez les atouts de votre habitat, l'esprit de famille, l'authenticité… N’hésitez pas à mettre en valeur les forces de votre projet !

Étude de marché et choix de l'emplacement

Une étude de marché est essentielle pour évaluer la viabilité de votre projet. Elle révèle les tendances, la clientèle cible, les concurrents et les opportunités. Jusqu'en 2020, la création de chambres d'hôtes était populaire, offrant une vie rurale authentique et une opportunité de partager sa région. Mais après la crise de la COVID, le tourisme a souffert et les chambres d’hôtes ont dû se réinventer.

Parmi les meilleures régions pour créer une chambre d’hôtes, on trouve les très touristiques Provence-Alpes-Côte-d’Azur, Occitanie ou Bretagne. Mais pour éviter la concurrence, vous pouvez aussi opter pour une chambre d’hôtes dans des endroits plus reculés comme le Limousin ou la Creuse. Créer une chambre d’hôtes dans ces territoires est intéressant pour pallier le manque d’hébergements disponibles.

Un bon emplacement, c’est l’assurance d’attirer les clients. Conseil pratique : Étudiez la concurrence et identifiez un créneau.

Spécificités pour le Portugal

C’est aussi votre rêve d’acheter une maison au Portugal afin d’ouvrir des chambres d’hôtes ? Il y a quelques règles qui font partie de l’Alojamento Local. Les règles touristiques au Portugal s’appliquent à vous et il y a des exigences en ce qui concerne la sécurité incendie. Enregistrement au Balcão Único Electrónico, Turismo de Portugal, l’administration du tourisme portugaise.

S’installer dans un nouveau pays est une aventure excitante mais aussi complexe. L’une des questions les plus complexes pour les expatriés est souvent celle de la fiscalité. Le plus grand atout de travailler avec un spécialiste local est la tranquillité d’esprit qu’il offre.

Se former, s'entourer et apprendre des retours d'expérience

Créer une maison d’hôtes reste une activité d’entreprise et même si le marché est porteur, il y a du travail et beaucoup de choses à savoir. Si vous partez « à côté de la plaque » vous allez beaucoup investir, beaucoup travailler et ne pas aimer votre vie, ne pas percevoir vos revenus, peut-être même abandonner et revendre au plus vite, à perte.

Profitez de l'expérience de personnes qui ont créé et géré des maisons d'hôtes, au Portugal et même auparavant en France. Grâce à une vaste expérience sur le marché immobilier local, un conseiller est un véritable atout pour ceux qui cherchent à acheter ou louer une propriété. Nous avons le plaisir de vous relayer des articles et proposer des formations qui vous apprendront tout ce qui est nécessaire pour réussir une maison d'hôtes au Portugal et devenir ainsi l'heureux propriétaire d'une belle maison et d'un joli capital.

Maison d'hôtes : quand le rêve vire au cauchemar

Checklist rapide avant de démarrer

Réaliser une étude de marché et un business plan.
Définir le concept et le positionnement tarifaire.
Prévoir le budget travaux, équipements et charges récurrentes.
Déclarer l'activité et respecter la réglementation locale (Cerfa en France ou Balcão Único au Portugal).
Obtenir les labels et former au besoin le personnel.
Mettre en place un logiciel de gestion et des outils de réservation en ligne.
Soigner l'accueil, l'ambiance, la propreté et les services personnalisés.

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