Comptabilité SASU : guide pratique pour le coin des entrepreneurs

La comptabilité en SAS implique de respecter un certain nombre d’obligations. De la même manière que pour d’autres formes d’entreprise, elle tient une place importante dans la gestion de la société. Avant même de constituer une SAS, le fondateur de la société s’assure de bien comprendre les obligations comptables à respecter.

Qui tient la comptabilité et responsabilités

Les fondateurs de la société doivent assurer une tenue régulière et sincère des comptes. Le président de la SASU décide librement de la façon dont la comptabilité de son entreprise va être gérée. Soit il décide de gérer la comptabilité de la société en interne, lui-même ou en recrutant du personnel formé pour gérer la comptabilité des entreprises. Soit il décide de faire appel à un prestataire externe, qui doit obligatoirement être un expert-comptable inscrit au tableau de l’Ordre des experts-comptables. Enfin, il est également possible de recourir aux deux solutions, par exemple en gérant en interne une partie de la tenue de la comptabilité de la SASU, puis en sollicitant un expert-comptable pour vérifier la comptabilité et établir les comptes annuels de la société.

Faire la comptabilité de la SAS soi-même, c’est possible et avantageux en matière de coût. Mais le président de la société aura fort à faire. Soulignons qu’il peut envisager l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour lui simplifier la tâche. L’outil garantit un énorme gain de temps, ainsi qu’une mise à jour régulière des comptes. En cas de besoin, le président peut déléguer l’établissement des comptes annuels à un expert-comptable, ce qui n’est pas obligatoire, mais recommandé.

Principales obligations comptables

• Toutes les entreprises commerciales doivent tenir une comptabilité, conserver des justificatifs comptables, établir des comptes annuels, et les déposer chaque année.
• La première obligation comptable d'une SASU consiste à tenir des journaux comptables. Ces journaux enregistrent toutes les opérations financières effectuées par l'entreprise, telles que les ventes, les achats, les paiements, les encaissements, etc.
• Le journal comptable général présente tous les mouvements intervenus durant l’exercice, de façon chronologique. Il est alimenté grâce aux différents journaux comptables auxiliaires.
• Le grand livre comptable, quant à lui, présente les mouvements par compte, classés dans l’ordre de leur numéro.
• La tenue des livres comptables compte également parmi les principales obligations en matière de comptabilité. Le grand livre et le livre journal sont les principaux livres comptables à tenir en SAS.
• Depuis le 1er janvier 2016, l’obligation de tenir le livre d’inventaire a fait l’objet d’une suppression.
• Tous les mouvements qui s’opèrent dans le patrimoine de la SAS doivent être traçables. Enfin, chaque mouvement enregistré en comptabilité doit être justifié par une preuve.

Format et outils

Les livres comptables peuvent être établis en version papier ou sous forme numérique. En choisissant la deuxième option, la numérotation de chaque opération n’est pas obligatoire. Un journal comptable peut prendre la forme d’un fichier informatique comme d’un registre manuscrit. Pour tenir la comptabilité d’une entreprise, il est nécessaire d’utiliser un logiciel spécifiquement prévu pour cette tâche. Le logiciel doit permettre d’éditer tous les documents comptables obligatoires. Souvent, le recours à un logiciel de gestion avec plusieurs fonctions est nécessaire, pour pouvoir par exemple réaliser des devis, gérer la facturation ainsi que la comptabilité de l’entreprise dans un seul logiciel.

Le logiciel utilisé doit permettre d’éditer le fichier des écritures comptables, un fichier obligatoire que l’entreprise doit être en mesure de transmettre à l’administration en cas de contrôle.

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Comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe

C’est à la fin de chaque exercice que le président de la société doit se charger de l’établissement des comptes annuels, qui se présentent sous la forme d’un tableau résumant les passifs et les actifs de la SAS. Dans le compte de résultat, il est possible de retrouver l’ensemble des recettes et dépenses réalisées durant le cycle d’exploitation. Recensant les passifs et actifs de la société, ce bilan permet d’avoir une vision globale du patrimoine de la SAS au cours de la clôture de l’exercice comptable. Les immobilisations et les créances figurent dans la liste des actifs. Cet élément, faisant partie intégrante des comptes annuels, doit être établi également par le président de la société.

L’annexe comptable est un document qui a vocation à fournir des informations sur le bilan et le compte de résultat, il facilite ainsi leur compréhension. L’annexe légale apporte de l’information. Par exemple, elle donne des explications sur les méthodes comptables que l’on utilise pour établir le montant des pensions et les compléments de retraite. Mais elle sert surtout à aider à comprendre le bilan et le compte de résultat.

Les SAS de petite taille peuvent opter pour une présentation simplifiée de leurs comptes annuels. Pour les SAS de petite taille, les trois états financiers font l’objet d’une simplification. Et les micro SAS n’ont même pas besoin d’établir l’annexe légale, mais il est toujours préférable d’accompagner les autres documents avec une courte note.

Approbation, dépôt et confidentialité

Peu importe la taille de la SAS, les comptes annuels sont approuvés au cours de l’assemblée annuelle d’associés. Lorsque l’associé unique est également le président, le dépôt au greffe du tribunal de commerce de l’inventaire et des comptes annuels vaut approbation des comptes. Les « micro » SASU peuvent déposer une déclaration de confidentialité de leurs comptes annuels. Ces derniers ne sont alors pas rendus publics. Pour les « petites » SASU, c’est uniquement le compte de résultat qui bénéficie de la confidentialité.

Facturation et justificatifs

L’établissement d’une facture est obligatoire pour toutes les ventes ou prestation de services facturées aux clients. La facturation est encadrée par la loi, le document doit contenir de nombreuses informations obligatoires. Parmi les mentions apparaissant sur le document, on peut citer l’adresse du siège social et la dénomination sociale. Un exemplaire de chaque facture doit être conservé par le client, et un second conservé par l’entreprise.

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Inventaire et périodicité

Tout au long de l’année, le président d’une SASU est tenu de tenir la comptabilité de sa société. Cette tâche consiste à enregistrer, de manière chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de la société : les ventes, les achats, les investissements, les financements… Un inventaire doit également être réalisé tous les 12 mois. À la fin de chaque exercice comptable, le président de la SASU établit les comptes annuels sur la base des enregistrements comptables et de l’inventaire.

Régimes fiscaux et TVA

Étant soumises à un régime réel d’imposition, toutes les sociétés enregistrées au RCS sont tenues d’en respecter. Les bénéfices réalisés par une SASU sont, par défaut imposables, à l’impôt sur les sociétés (IS). La société est donc redevable d’un impôt sur les bénéfices. Sous conditions, il est possible de bénéficier du taux réduit de l’impôt sur les sociétés (15 %), sur une base de 42 500 euros maximum par période de 12 mois. Sous conditions, il est possible d’opter pour le régime des sociétés de personnes, c’est-à-dire l’impôt sur le revenu (IR), pendant 5 exercices maximum.

Au niveau de la société, plusieurs régimes de TVA sont possibles en fonction du chiffre d’affaires réalisé : la franchise de TVA, le réel simplifié, le réel normal et le mini-réel. Ensuite, la société est redevable de la cotisation foncière des entreprises.

Le rôle du président et conséquences pratiques

La loi dispose que la SAS doit avoir un président. Il s’agit du seul organe qu’elle impose. Son principal rôle est de représenter, d’administrer et de diriger la société. Il peut agir ainsi envers les tiers au nom de cette dernière. C’est également à lui d’arrêter les comptes de l’entreprise. Le président de la SAS doit produire annuellement un inventaire, des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) et un rapport de gestion.

Les dirigeants de SAS et de SASU sont assimilés-salariés et, à ce titre, rattachés au régime général de la sécurité sociale. Pour un dirigeant assimilé-salarié, le coût des charges sociales est d’environ 75% de la rémunération nette versée. Les rémunérations versées aux dirigeants sont, dans ce cas, déductibles du résultat.

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Cas particuliers et Commissaire aux comptes

Parfois, la nomination d’un commissaire aux comptes ou CAC résulte de la décision d’un associé possédant 10 % du capital. Depuis le 28 avril 2017, une dispense d’intervention du commissaire aux apports est possible en SAS. La nomination d’un commissaire aux comptes peut cependant être imposée par la loi selon certains seuils ou situations particulières.

Sanctions et bonnes pratiques

Les normes comptables à respecter sont nombreuses et parfois complexes. Les sanctions en cas d'irrégularité de la comptabilité de la SASU peuvent avoir de graves conséquences sur la société. Si vous vous engagez dans un projet de création d’une SAS, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un professionnel.

Créer une SASU : aspects pratiques liés à la comptabilité

Si vous créez une SASU, vous aurez besoin de rédiger des statuts, de réaliser les démarches relatives aux apports en capital, de publier une annonce légale et de monter un dossier de demande d’immatriculation. Afin de pouvoir demander l’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés, il faut compléter une déclaration de constitution d’une personne morale (imprimé M0). Le dépôt de la demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés est l’aboutissement des démarches de constitution. Le dossier de création doit, depuis le 1er janvier 2023, obligatoirement être déposé sur le portail Internet du Guichet Unique.

Lorsque l’on crée une société commerciale, la publication d’un avis de constitution dans un support d’annonces légales est obligatoire. En parallèle, il est nécessaire de déclarer le bénéficiaire effectif de la société. Ce bénéficiaire est l’associé unique lorsqu’il s’agit d’une personne physique.

Coûts pratiques

En cas d’apport en nature avec l’intervention d’un commissaire aux apports, il faudra payer ses honoraires. Le coût dépend des biens à évaluer. Les honoraires sont souvent supérieurs à 1000 euros. En recourant aux services d’une plateforme de création d’entreprise en ligne, le budget à prévoir se situera entre 400 euros et 600 euros (frais d’annonce légale et frais d’enregistrement au RCS compris). Si un professionnel est chargé de réaliser les formalités, le budget d’honoraires se situe généralement autour de 1000 euros.

Aspects juridiques et fiscaux complémentaires

Les bénéfices réalisés par une SASU sont imposables à l’impôt sur les sociétés. Il est toutefois possible d’opter pour le régime des sociétés de personnes, pour une durée de 5 exercices maximum. Les dividendes perçus par les associés de SAS sont imposables dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers. Contrairement au gérant majoritaire de SARL par exemple, les dividendes versés par une SAS ne constituent jamais des revenus soumis aux cotisations sociales.

La SASU est une société commerciale peu importe son objet social. La SASU n’a qu’un seul associé, qui peut être une personne physique ou une personne morale. Un mineur émancipé ou non émancipé peut être associé unique de la société. S’agissant d’une société, des statuts sont obligatoires. Une SASU doit obligatoirement avoir un capital social mais la loi n’impose aucun minimum. Son montant doit être précisé dans les statuts de la société.

Mise en garde

La SASU peut être un peu lourde à gérer administrativement si l’activité est faible. Si vous créez une SAS, il est conseillé d’évaluer le poids administratif et comptable de la structure au regard de votre projet.

Tableau récapitulatif des obligations comptables en SASU

Si vous vous engagez dans un projet de création d’une SAS, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un professionnel. La SASU est une société par actions simplifiée unipersonnelle, la forme juridique plébiscitée par les entrepreneurs qui envisagent d’exercer leur activité en société. C’est, en pratique, une structure très souple et flexible, qui apporte par ailleurs une certaine sécurité aux associés.

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