Optimiser le processus de commande fournisseur pour diminuer les coûts dans un réseau de franchise

Dans le secteur de la franchise, la réussite d’un réseau ne dépend pas uniquement de la qualité du concept ou de la notoriété de la marque. Bien maîtrisés, ils constituent un atout compétitif décisif, capable d’améliorer la rentabilité des franchisés, de renforcer la cohérence du réseau et de fidéliser la clientèle.

Pourquoi la gestion des approvisionnements est stratégique pour une franchise

Dans un réseau de franchise, ce sujet est d’autant plus crucial que l’uniformité de l’offre fait partie des engagements de la marque. Une gestion optimisée des approvisionnements permet d’assurer cette homogénéité tout en sécurisant les marges. Ce pouvoir de négociation collective, que n’aurait pas un commerçant indépendant isolé, devient ainsi un avantage concurrentiel majeur.

Dans certains secteurs, comme la restauration rapide ou le prêt-à-porter, la fluidité et la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement conditionnent directement la satisfaction client. Enfin, une organisation centralisée et performante des flux logistiques permet de réduire les coûts liés au stockage, aux transports et aux invendus. Elle donne aux franchisés plus de visibilité sur leur activité et les libère de la lourde charge de la négociation avec des dizaines de fournisseurs.

Les risques d'une mauvaise gestion des approvisionnements

• Rupture de stock : le premier danger est la rupture de stock. Dans la restauration, cela signifie ne pas pouvoir servir un produit phare de la carte ; dans le retail, cela se traduit par l’absence d’un article attendu par les clients.
• Hétérogénéité et problèmes de qualité : des défauts répétés ou une hétérogénéité entre franchisés entament rapidement la crédibilité de l’enseigne.
• Pression sur la rentabilité : des coûts d’achat trop élevés, une absence de mutualisation logistique ou des frais de stockage excessifs réduisent leurs marges et fragilisent leur modèle économique.
• Risques organisationnels : une logistique mal pilotée génère des retards, des surstocks ou une mauvaise anticipation des pics de demande (fêtes, soldes, événements sportifs).

Fondements d'une chaîne d'approvisionnement efficiente pour une franchise

Vous devez vous assurer de disposer d’une chaîne d'approvisionnement solide. Cela inclut le sourcing, l'approvisionnement en matières premières avec des tarifs négociés, une gestion des stocks précise et une logistique adaptée. Pour garantir l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement dans le cadre d'une franchise, il est crucial de saisir le modèle d'affaires inhérent à la franchise. Ce dernier s'articule autour d'un accord entre le franchiseur, détenteur de la marque, du concept, et du savoir-faire, et le franchisé, qui gère un ou plusieurs points de vente sous la bannière du franchiseur, en échange d'une redevance.

Ce partenariat implique le respect strict des normes et des directives établies par le franchiseur, y compris la sécurité alimentaire et la traçabilité des produits. De plus, le franchisé bénéficie du soutien du franchiseur dans la mise en place de pratiques de gestion optimisées pour les stocks, les commandes et les relations avec les fournisseurs.

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Sourcing et différenciation produit

Votre franchise se différencie par les produits qu’elle propose. Maîtriser le sourcing et avoir des références uniques à proposer à vos franchisés constituent un véritable avantage concurrentiel. S’ils viennent chez vous, c’est pour trouver des produits différenciant, qu’ils ne pourraient pas commander ailleurs. Vous pouvez développer des références spécifiques avec vos fournisseurs privilégiés comme des sauces, des pains, des viandes particulières… Vous pourrez ainsi créer vos propres conditionnements (brandés et pré-portionnés) qui assureront la qualité et l’homogénéité de vos plats pour proposer une cuisine de cuisson et d’assemblage sur le terrain.

La gestion des ingrédients et des fournitures est donc un élément clé pour la réussite de votre activité de restauration. Les équipes doivent être bien formées pour gérer les stocks et réduire les déchets. Une bonne formation du personnel sur les procédures de gestion des stocks et sur l'utilisation des outils de gestion est essentielle pour garantir une efficacité maximale et minimiser les pertes.

Adapter l'offre aux spécificités locales

Un autre défi important est d'adapter l'offre aux spécificités locales. La demande peut significativement varier selon les régions, les saisons ou les événements locaux. Cela peut signifier opter pour des fournisseurs locaux tout en garantissant les standards de qualité et de traçabilité exigés par le franchiseur, ainsi que se conformer aux diverses réglementations.

Par exemple, choisir des produits labellisés ou 100 % français peut renforcer la communication autour de votre marque. Pizza Cosy, par exemple, s’est engagé à se fournir auprès d’un producteur de tomates local pour l’intégralité de son réseau de franchisés. De même, Les Burgers de Colette proposent des recettes soignées exclusivement préparées à base de produits frais et 100 % français. Utiliser des produits bio et soutenir l’approvisionnement bio peut ainsi attirer une clientèle soucieuse de l’environnement. Le choix des fournisseurs locaux permet non seulement de réduire les délais de livraison et les coûts de transport, mais aussi de soutenir l'économie locale.

Stratégies clés pour optimiser l’approvisionnement en franchise

Plus votre réseau va grandir, plus vous pourrez bénéficier d’économies d'échelle. Pour cela, vous devez structurer les achats de votre réseau. Optimiser l'approvisionnement en franchise impose plus qu'une simple centralisation des achats et négociation des prix avec les fournisseurs. Cette démarche implique l'adoption d'une technologie de pointe pour le suivi et la gestion des stocks, une prévision précise de la demande, ainsi qu'une gestion efficace des relations fournisseurs pour garantir qualité et continuité des approvisionnements.

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Centraliser les négociations et les achats

La première bonne pratique consiste à centraliser les négociations avec les fournisseurs stratégiques. Cela permet de sécuriser les volumes, de standardiser la qualité et d’obtenir des prix compétitifs. En moyenne, les franchiseurs se limitent à cinq fournisseurs principaux. En fonction de la taille de votre réseau, vous pourrez passer de la mise en place de mercuriales fournisseurs avec tarifs et conditions négociés, qu’on appelle la centrale de référencement à la centrale d’achat. Ces centrales sont capitales, car elles jouent un rôle clé en fournissant les ressources nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.

La centrale d’achat se charge du sourcing et de la négociation avec la force de frappe d’une tête de réseau pour obtenir le meilleur prix sur les produits référencés pour les franchisés. Elle permet aussi, à chaque franchisé, de disposer d’une logistique d’approvisionnement adaptée à ses besoins et au franchiseur de proposer des produits conçus spécifiquement par la tête de réseau. Une gestion centralisée permet également de standardiser les processus et de garantir une uniformité des produits et services offerts par l'ensemble du réseau.

Centraliser les achats sur un seul outil

Les franchisés sont à la recherche d’un concept facile à opérer. Vous devez tout faire pour simplifier leur gestion des approvisionnements et cela passe par la centralisation. Des fiches recettes : elles transmettront avec précision le savoir-faire pour garantir la qualité, le coût matière et l'excellence opérationnelle. Des mercuriales : pour éviter les erreurs, vous avez besoin d’un outil qui permet une mise à jour facilitée de vos mercuriales et conditions fournisseurs.

L'utilisation d’un logiciel comme Inpulse permet de rassembler vos mercuriales, les lier à vos fiches recettes et d’offrir à vos franchisés un seul outil qui centralise les commandes fournisseurs. D’un point de vue opérationnel, vous pouvez ainsi dupliquer le savoir-faire facilement et le proposer à un nouveau franchisé grâce à Inpulse. Et d’un point de vue data, tous les flux d’approvisionnement sont centralisés pour une analyse fine :

• Analyse des achats : volumes et évaluation des achats hors réseau…
• Évolution des prix : variations de prix fournisseurs dans le temps…
• Performance des fournisseurs par établissement : taux de service, demandes d’avoir…

Diversifier et sécuriser les sources

Il est recommandé d’anticiper les aléas. Diversifier les fournisseurs, prévoir des solutions alternatives en cas de crise (pandémie, hausse des prix des matières premières, difficultés de transport) et intégrer des clauses de flexibilité dans les contrats renforcent la résilience du réseau.

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Technologies et automatisation : du gain de temps à la stratégie

La mise en place d’outils digitaux performants est devenue incontournable. Les logiciels de gestion des stocks, les ERP et les plateformes collaboratives permettent de suivre en temps réel les niveaux d’approvisionnement, de déclencher automatiquement des réassorts et d’anticiper les besoins futurs grâce à l’analyse des données. L'automatisation des tâches répétitives et des autres activités quotidiennes donnera à chaque membre de votre franchise plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte : la croissance de votre entreprise.

La présence de processus archaïques et analogiques freine l’adaptation aux nouvelles attentes : la nouvelle génération d'acheteurs s'attend à effectuer toutes ses tâches d'achat en ligne. Il est donc essentiel d'investir dans des processus et des solutions numériques si vous voulez répondre aux exigences de vos clients et de vos propres équipes chargées des achats.

Avantages d’une plateforme B2B pour les franchises

• Gestion simplifiée de la chaîne d'approvisionnement : La bonne plateforme de commerce B2B peut permettre aux franchiseurs et aux franchisés de rationaliser la gestion de leur chaîne d'approvisionnement.
• Cohérence de la marque et de l'offre de produits : Les franchiseurs et les franchisés peuvent facilement créer des catalogues numériques, des structures de prix et des supports marketing conformes aux lignes directrices de la marque.
• Accueil et formation des franchisés : L'intégration des nouveaux franchisés est plus efficace avec une plateforme de commerce B2B qui centralise supports et guides.
• Amélioration de la communication et de la collaboration : Une plateforme numérique centralise toutes les commandes, l'historique, la formation et les communications.
• Rapports et analyses efficaces : Vous pouvez suivre les ventes, les niveaux de stocks, les performances des produits et le comportement des clients sur plusieurs sites.
• Gestion des prix et des promotions : Les franchiseurs peuvent définir des accords de prix, des remises en fonction du volume et des offres promotionnelles spécifiques.
• Traitement et exécution des commandes efficaces : L’automatisation réduit les erreurs manuelles et les retards.
• Évolutivité et croissance : Le B2B commerce facilite la croissance en fournissant l'infrastructure nécessaire pour soutenir un plus grand réseau de franchisés.

Défis opérationnels à surmonter dans un réseau de franchise

1. Gérer une multitude de fournisseurs avec des catalogues, des prix et des conditions spécifiques est déjà un défi en soi.
2. De nombreuses têtes de franchise s’appuient sur plusieurs ERP pour gérer différentes parties de leur activité, ce qui complique la coordination et augmente les inefficacités.
3. Pour une centrale d’achat, il est essentiel que les points de vente passent au moins 80 % de leurs commandes auprès des fournisseurs référencés. Cependant, il n’est pas rare que certains franchisés cherchent à contourner les accords-cadres.
4. La fragmentation des commandes affaiblit le pouvoir de négociation de la centrale d’achat et peut conduire les fournisseurs à revoir leurs conditions tarifaires.
5. La collecte fragmentée de factures et l’application incohérente des prix compliquent le contrôle financier du réseau.

Solutions technologiques ciblées

Une solution technologique bien pensée peut transformer profondément la gestion des commandes et des fournisseurs dans un réseau de franchises. Optimisation du suivi des commandes : une plateforme centralisée permet à la tête de réseau de suivre en temps réel les commandes effectuées par les points de vente. Simplification des catalogues fournisseurs : la centralisation permet également de fournir à tous les franchisés un catalogue unique intégrant des prix et des conditions négociés à l’échelle du réseau. Renforcement de la conformité grâce aux outils d’analyse : des rapports détaillés sont générés pour identifier les éventuels manquements aux accords-cadres par les franchisés. Accessibilité et intuitivité de l’interface : les franchisés disposent d’un outil ergonomique pour passer leurs commandes rapidement tout en respectant les restrictions imposées par la centrale. Automatisation des validations : enfin, des processus de validation garantissent la conformité des commandes avant leur exécution.

Dans un écosystème où la gestion des fournisseurs et des commandes est cruciale, les centrales d’achat et les têtes de franchise doivent adopter des outils adaptés pour relever ces défis. C’est précisément pour répondre à ces problématiques que nous avons conçu CSMART ESHOP et CSMART COMMANDE. Ces solutions intégrées permettent de centraliser les flux multi-fournisseurs, d’automatiser les processus critiques et de garantir la conformité des points de vente avec les accords-cadres.

Gestion des factures dans un réseau de franchises

La gestion des factures réseau franchise désigne l'ensemble des processus nécessaires pour collecter, vérifier et contrôler les factures fournisseurs à travers un réseau de franchises, où les factures peuvent être reçues au niveau des franchisés individuels, de l'entité centrale, ou des deux, avec des degrés variables de standardisation dans les relations fournisseurs, les accords de prix et les workflows de paiement.

Les réseaux de franchise créent un défi spécifique de contrôle financier. Contrairement aux opérations multi-sites entièrement détenues où une seule équipe finance contrôle tous les achats, les modèles de franchise distribuent partiellement ou totalement les achats aux opérateurs franchisés, qui peuvent négocier leurs propres conditions fournisseurs, utiliser des ERP ou POS différents, et appliquer des disciplines de traitement des factures incohérentes.

Trois douleurs récurrentes définissent la gestion factures réseau franchise : la collecte fragmentée de factures, l'application incohérente des prix, et les lacunes de consolidation. Phacet adresse les trois via une architecture multi-entités. Son automatisation de l'inbox factures centralise la collecte de documents sur toutes les entités franchise. Son contrôle facturation fournisseur applique les règles de prix groupe sur les factures de chaque entité simultanément.

Organiser et optimiser les achats : une stratégie en 7 points

Indicateurs à suivre (KPI)

• Coût des achats par franchise et groupe
• Taux de rupture de stock
• Taux de service fournisseurs
• Taux de conformité aux commandes référencées
• Rotation des stocks et pertes liées aux périssables

Aspects juridiques et gouvernance des approvisionnements

La forme contractuelle retenue (centrale d’achat, centrale de référencement, centrale mandataire) influence la transparence et les obligations : la centrale de référencement ne passe pas de commandes à la place des franchisés tandis que la centrale d’achat passe les commandes pour le compte des franchisés et gère parfois le stock. Le contrat de franchise peut imposer au franchisé de s’approvisionner exclusivement auprès de la centrale ou des fournisseurs désignés. Pour être valable, la clause doit être légitime et proportionnée au but poursuivi, c’est-à-dire le maintien d’un niveau de qualité constant et la cohérence de l’offre du réseau.

La jurisprudence montre que les tribunaux se fondent d’abord sur les termes du contrat de franchise pour trancher les litiges. La Cour d’appel de Paris a rappelé à plusieurs reprises que le contrat et les pratiques du réseau (usage) pèsent lourd dans l’analyse des différends portant sur les remises, ristournes ou modalités commerciales. La Cour a jugé que le franchiseur n’était pas tenu de révéler le détail des négociations commerciales au franchisé, au regard du secret des affaires, mais a aussi reconnu l’existence d’un usage lorsqu’un système de remises était pratiqué de longue date.

Points pratiques pour diminuer le coût des commandes fournisseur

• Limiter le nombre de fournisseurs et privilégier des partenariats stratégiques.
• Centraliser les commandes via une plateforme unique, ergonomique et accessible.
• Associer mercuriales, fiches recettes et ERP pour garantir cohérence et contrôle coût/matière.
• Suivre et analyser les données d’achats pour peser lors des négociations annuelles.
• Mettre en place des systèmes d’alerte et de réassort automatisés pour éviter les ruptures.
• Former régulièrement les équipes et auditer la conformité des franchises.
• Prévoir des clauses contractuelles de flexibilité et diversifier les sources pour sécuriser l’approvisionnement.

Organiser et optimiser les achats et approvisionnements dans un réseau de franchise nécessite une approche stratégique et intégrée. En centralisant les achats, en utilisant des technologies avancées pour la gestion logistique et la supply-chain, en formant les responsables des franchises, en gérant les relations avec les fournisseurs, en suivant les performances, en optimisant les stocks et entrepôts, et en assurant la conformité et la traçabilité, vous pouvez améliorer significativement l’efficacité de vos processus d’achat.

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