Commande Kbis Société en Ligne : Guide Complet
L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Comment peut-on obtenir un extrait Kbis ? Est-il possible de faire une demande d'extrait Kbis sur internet ? Comment obtenir un extrait Kbis à jour ?
Vous êtes dirigeant d'une entreprise. Vous venez de vous installer comme auto-entrepreneur. Vous exercez une activité libérale dans le domaine commerciale. Régulièrement, de nombreux organismes publics ou privés vous réclament un kbis. Pour répondre au mieux à ces sollicitations, découvrez dans ce guide la réponse à cette question : kbis qu'est ce que c'est ?
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Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?
L'extrait Kbis est un document officiel qui certifie la légalité et l'existence juridique d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il représente une « carte d'identité » à jour de l'entreprise.
À l’instar de la carte nationale d’identité, l’extrait Kbis révèle l’identité juridique, à jour, de chaque société. Il regroupe des données vérifiées faisant foi.
Le Kbis est une preuve officielle d’inscription d’une entreprise ou d’un entrepreneur au Registre national des entreprises (RNE), et donc de son existence légale.
Lire aussi: Kbis en ligne : notre guide détaillé
L'extrait Kbis atteste de l'existence légale d'une entreprise. Le Kbis est le document habituellement utilisé pour prouver l'existence juridique d'une entreprise en France.
L’extrait Kbis fait office de pièce d’identité pour l’entreprise qu’il concerne. Le Kbis est le véritable document d’identité de l’entreprise.
Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.
L’extrait Kbis concerne : les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales.
Un artisan peut obtenir un extrait Kbis s'il exerce également une activité commerciale.
Lire aussi: Infogreffe : Démarches et informations sur l'extrait KBIS
Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :
- Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
- Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.
Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. En effet, un extrait datant de moins de 90 jours est une garantie auprès des différents partenaires et prestataires. Les entreprises étant régulièrement amenées à changer (cause juridique, etc.), les informations présentes dans un extrait plus vieux pourraient être caduques.
Le Kbis est un document émis pour une durée illimitée.
Il n'est désormais plus requis de fournir un extrait K ou Kbis pour réaliser diverses formalités administratives.
Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :
Lire aussi: Infogreffe : Comment obtenir un Kbis
- Candidature à un marché public
- Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
- Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
- Douanes, fiscalité
Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).
Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.
Rôle et Contenu du Kbis
Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels.
Il peut notamment vous être demandé par votre établissement bancaire au moment de la création d’un compte professionnel, mais aussi par certains fournisseurs. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.
Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document.
Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.
Informations Indiquées sur un KBIS
Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.
Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :
- Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
- La raison sociale.
- La forme juridique.
- Le nom commercial.
- L'adresse du siège.
- L'activité détaillée.
- Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
- La date de constitution de la société et sa durée de vie.
- La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
- L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
- La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).
Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :
- Son nom et prénom.
- Sa date de naissance.
- Sa nationalité.
- Son adresse.
Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.
Qui doit avoir un KBIS ?
L'extrait KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire).
Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.
Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET).
Mais dans les faits, la demande se fait le plus souvent auprès du chef d'entreprise, car il s'agit d'une demande payante :
- 2,69 euros pour un retrait sur place.
- 4,03 euros ros euros pour un envoi par courrier.
- 3,37 euros pour une demande effectuée en ligne.
Pour éviter de payer à chaque demande, il est possible de souscrire un abonnement au site infogreffe.
| Type de Demande | Coût |
|---|---|
| Retrait sur place | 2,69 € |
| Envoi par courrier | 4,03 € |
| Demande en ligne | 3,37 € |
Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Comment commander un extrait KBIS en ligne ?
Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.
Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.
Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum.
Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant. Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :
- Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
- Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
- Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.
Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.
Comment obtenir un extrait Kbis par internet ?
Les greffiers des tribunaux de commerce ont décidé de mettre en place un système d'identification en ligne permettant aux chefs d'entreprises d'obtenir leur extrait Kbis depuis 2019. Désormais, il est donc possible de se procurer le document officiel en version numérique et de manière illimitée sur le site MonIdenum. Il s'agit d'un service d'authentification sécurisé qui permet aux chefs d'entreprise de s'identifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
Plusieurs étapes sont à suivre pour ce faire. Tout d'abord, il faut envoyer une copie de votre pièce d'identité numérique sur le site pour l'activation de votre identité numérique. Cela va vous permettre de vous authentifier auprès des services digitaux partenaires. Opérant un rapprochement avec le RCS, MonIdenum va, par la suite, vous envoyer votre extrait Kbis.
Comment demander un extrait Kbis à jour ?
Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.
Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.
À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.
Pourquoi demander un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est un document obligatoire pour l’exercice légale de votre activité. Il vous sera souvent demandé à l’occasion de l’ouverture d’un compte en banque, d’une signature de contrat avec un nouveau fournisseur de matériel ou d’une candidature à un appel d’offres public.
Comment s'immatriculer au RCS ?
L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.
Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :
- Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
- Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr
Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.
Quelles sont les sanctions en l'absence de KBIS ?
L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.
Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.
Comment demander un extrait Kbis ?
Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français. Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée. De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.
Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche.
La demande d'extrait Kbis est-elle la même pour les auto-entrepreneurs et les artisans ?
Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique infogreffe.fr.
Ceux dont l'activité est artisanale devront, par contre, s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Il s'agira, ici, d'un extrait D qui est l'équivalent de l'extrait Kbis. En revanche, l'immatriculation au RM et au RCS est obligatoire pour les artisans dont les activités comportent une partie commerciale et qui souhaitent obtenir un extrait Kbis.
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