Comment Modifier l'Adresse sur un Extrait Kbis : Guide Complet

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, attestant de l'existence juridique d'une entreprise et de son enregistrement au Registre National des Entreprises (RNE). Ce document, souvent considéré comme la carte d'identité de l'entreprise, contient des informations essentielles qui doivent être mises à jour en cas de changements importants, notamment en cas de modification de l'adresse du siège social ou de l'adresse personnelle du dirigeant.

Cet article vous guide à travers les démarches à suivre pour effectuer un changement d'adresse sur votre Kbis, en distinguant les procédures pour le siège social et l'adresse personnelle.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis et pourquoi est-il important ?

Délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, l’extrait Kbis concerne les entreprises exerçant une activité commerciale, qu’elles soient personnes morales ou physiques. Ce document est utile pour effectuer certaines démarches administratives, par exemple, dans le cadre d’une souscription à une assurance professionnelle ou encore de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel. L’extrait Kbis a une validité de trois mois. Par conséquent, un extrait Kbis de moins de 3 mois sera toujours demandé, quelle que soit la démarche. Plusieurs solutions existent pour se procurer un extrait de Kbis à jour.

Toute entreprise, quelle que soit sa forme juridique (SA, SARL, SAS, EI, EIRL, micro-entreprise, etc.), dispose d’un siège social. Cette adresse est essentielle pour une compagnie en ce qu’elle détermine sa nationalité et, par extension, la loi qui la concerne s’agissant, par exemple, de fiscalité. Il faut savoir que cette adresse peut être différente ou identique de l’adresse personnelle des entrepreneurs ou dirigeants.

L’adresse du siège social d’une entreprise fait partie des informations figurant sur l’extrait Kbis. Il regroupe également d’autres informations fondamentales. Une mise à jour régulière de ces informations est impérative. Chaque dirigeant doit donc signaler tout changement d’un élément de son extrait Kbis au greffe. Le signalement doit se faire dans le mois suivant cet évènement. Le greffier du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise a pour mission de contrôler ces déclarations.

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Changement d'adresse du siège social : les étapes à suivre

Le transfert du siège social de l’entreprise représente une modification statutaire de l’entreprise puisqu’il entraîne un changement d’adresse du siège figurant dans les statuts. Ainsi, dans le cas d’un transfert du siège social de la société, il faut modifier ces informations sur le document. Il est possible pour une entreprise de décider de changer l’adresse de son siège social pour différentes raisons : une adresse plus prestigieuse, des économies d’impôts, etc. Considéré comme la carte d’identité d’une entreprise, l’extrait Kbis mentionne notamment l’adresse de cette dernière ainsi que celle de ses dirigeants.

Par conséquent, lorsque le siège social d’une entreprise évolue, par exemple en cas de déménagement de la société, une mise à jour du Kbis s’impose.

1. Prise de décision

Toute modification commence par une prise de décision. Cependant, les modalités ne sont pas les mêmes selon le type de société. La procédure peut également être plus longue et plus complexe selon la taille de l’entreprise. Dans certaines sociétés (comme la SARL), le gérant peut décider seul du transfert du siège social si ce dernier s’effectue sur le territoire français. Mais souvent, il y a convocation d’une assemblée générale extraordinaire pour que les associées puissent ratifier la décision. À l’issue de l’assemblée générale extraordinaire (AGE), un procès-verbal (PV) doit être établi pour constater la décision prise.

2. Publication d'une annonce légale

L’extrait Kbis étant public, en cas de changement d’adresse du siège social, il est obligatoire d’en informer les tiers. Pour ce faire, il doit faire paraitre une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL). La publication doit être effectuée dans un journal d’annonces légales qui couvre le département où le siège social de la société ou de l’entreprise est implanté.

Dans le premier cas, le changement d’adresse ou transfert de siège social s’opère dans le même département où est implantée la société. Dans le deuxième cas, le changement d’adresse s’opère dans un autre département. Dans ce cas, il faut que le gérant de la société fasse deux publications. Attention, il faut que le gérant obtienne une attestation de parution après la publication de l’avis de changement d’adresse.

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3. Mise à jour de l'extrait Kbis

Après avoir publié la décision de transfert du siège social de son entreprise, le gérant devra mettre à jour son extrait de Kbis. Dès lors que le dossier, complet, a été remis aux autorités compétentes, le changement d’adresse sur le K-bis sera effectué par le greffe du tribunal de commerce.

Cette formalité consiste à faire une déclaration du changement d’adresse aux autorités compétentes. Pour la déclaration, il faut faire le dépôt du dossier de changement d’adresse. un exemplaire de la modifications des statuts de la société ou de l’entreprise signé et déjà mis à jour.

La déclaration de changement d’adresse peut être déposée au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) ou auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social. Cette déclaration s’effectue soit par courrier, soit par voie dématérialisée sur Internet. Elle consiste en un dépôt de dossier qui doit comporter :

• La notification de la décision de transfert de siège social certifiée conforme par le gérant légal
• Un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme à l’original
• Un justificatif permettant d’attester de l’adresse du nouveau siège social, comme une facture d’électricité ou un contrat de location
• L’avis de parution du changement d’adresse dans un journal d’annonce légale
• Le formulaire Cerfa n° 11682*06 dûment rempli et signé pour les personnes morales, et le formulaire Cerfa n° 11678*06 pour les personnes physiques
• Un mandat de délégation de pouvoir lorsque le représentant légal n’effectue pas lui-même la démarche

Une fois le dossier complet remis aux autorités compétentes, le greffe du tribunal de commerce se charge d’effectuer le changement d’adresse sur l’extrait Kbis. Le dirigeant de l’entreprise pourra alors se procurer un Kbis à jour pour pouvoir mener à bien certaines démarches administratives et transactions commerciales.

Changement d'adresse personnelle du dirigeant

Légalement, le dirigeant d’une société a le droit de définir son domicile personnel comme son siège social. Dès lors, il peut lui être imposé de modifier l’adresse sur son Kbis. Dans le cadre d’un changement d’une adresse personnelle sur un Kbis, les démarches sont plus simples que dans celui d’un changement d’adresse professionnelle.

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En effet, l’adresse personnelle du dirigeant, c’est-à-dire l’adresse de son domicile personnel, figure sur le Kbis, mais elle n’est pas présente dans les statuts. Le changement de l’adresse personnelle ne nécessitera donc pas la modification des statuts. La publication du changement de l’adresse personnelle n’est pas non plus nécessaire, car il ne s’agit pas d’une information fondamentale sur l’entreprise. Même si cela ne concerne pas l’identification de l’entreprise, le changement d’adresse personnelle doit être déclaré et la modification sur le Kbis, effectuée.

Pour intégrer la nouvelle adresse personnelle sur le Kbis, il faut déposer un dossier auprès du Greffe du Tribunal de Commerce compétent et via le Guichet unique des entreprises (anciennement CFE).

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023 et l’instauration du guichet unique, le site d’Infogreffe ne permet plus aux dirigeants de modifier l’adresse de leur extrait KBIS.

Lorsque le siège social de la société est fixé chez son dirigeant, la modification de l’adresse personnelle du gérant n’est pas suffisante. Il est impératif d’engager une modification statutaire et de transférer le siège social de la société. Lorsque le gérant change d’adresse personnelle et que la société est domiciliée à son domicile, il doit en avertir les associés et convoquer une Assemblée générale extraordinaire pour voter le transfert de siège social.

Récapitulatif des étapes et documents nécessaires

Voici un tableau récapitulatif des étapes et des documents nécessaires pour modifier l'adresse sur un extrait Kbis, en fonction du type de changement :

En conclusion, la modification de l'adresse sur un extrait Kbis est une démarche importante qui doit être effectuée avec rigueur. En suivant les étapes décrites dans cet article et en fournissant les documents nécessaires, vous vous assurez que votre entreprise est en conformité avec la loi et que vos informations sont à jour.

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