Signature Électronique INPI : Mode d'Emploi Complet
Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.
Qu'est-ce que la signature Ă©lectronique ?
La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés. Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée.
Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.
Les différents niveaux de signature électronique selon le règlement eIDAS :
- Signature électronique simple (SES) : Niveau de base, souvent utilisé pour des transactions courantes.
- Signature électronique avancée (SEA) : Offre une identification plus fiable du signataire et garantit l'intégrité du document.
- Signature électronique qualifiée (SEQ) : Le niveau de sécurité et de fiabilité maximal, avec vérification en face-à -face de l’identité du signataire par un tiers indépendant et compétent.
La signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS qui définit plusieurs niveaux de sécurité et de fiabilité : simple, avancé et qualifié. Néanmoins, toutes les signatures n’ont pas la même valeur. Certains types de documents requièrent l’emploi d’une signature électronique qualifiée. C’est le niveau de sécurité et de fiabilité maximal prévu par eIDAS.
Dans sa forme la plus simple, vous avez préalablement rentré des informations sur votre identité, puis donné votre consentement en cochant une case.
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C’est là que le certificat de signature électronique entre en jeu. Par abus de langage, on omet souvent de préciser qu’il s’agit d’un certificat de signature électronique qualifiée. C’est lui qui fait le lien de manière certaine entre le signataire et sa signature. Nominatif et unique, ce certificat est remis à une personne physique après vérification des documents justificatifs et de l’identité de la personne en face-à -face.
Cette personne va s’en servir pour signer électroniquement des documents. Et ainsi engager l’entreprise dans sa globalité. De la sorte, le certificat de signature électronique s’assimile à une véritable carte d’identité digitale. Parce que sa délivrance est soumise à des processus stricts, elle implique une vérification physique de l’identité de la personne. Il prend la forme d’un fichier contenant des informations au sujet du signataire.
Si le certificat de signature électronique est la carte d’identité du signataire, l’outil de signature est l’incontournable « stylo numérique » avec lequel le représentant de l’entreprise peut signer tous les fichiers souhaités. L’outil récupère les informations contenues dans le certificat à l’aide d’un moteur de signature et les appose sur les documents, le tout par le biais d’un processus automatique.
L’outil de signature permet de :
- Sceller l’engagement du signataire de manière irrévocable, de telle sorte qu’il ne puisse pas contester sa signature ou nier avoir envoyé le document signé (de la même façon qu’il est impossible de remettre en cause une signature manuscrite) ;
- Garantir l’intégrité du document signé, en fournissant une preuve qu’il n’a pas été modifié ni altéré entre le moment où la signature a été apposée et l’instant où il a été consulté par son destinataire.
Ainsi, le logiciel fonctionne comme un prolongement du certificat de signature électronique. En effet, il s’appuie sur les données du certificat pour authentifier le signataire, prouver qu’il a bien signé le document, et figer ce dernier afin d’empêcher toute altération ultérieure. Par ailleurs, il permet d’automatiser le processus et de signer un ou plusieurs document(s) en ligne en quelques clics.
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Le certificat de signature électronique garantit l’identité du signataire, tandis que le logiciel de signature permet de sceller l’engagement et de s’assurer de l’intégrité du document signé. L’un ne va donc pas sans l’autre.
Ce certificat de signature électronique est délivré par un prestataire privé de certification électronique qualifié, notamment une Autorité de Certification comme CertEurope - An InfoCert Company.
Ces niveaux de sécurité correspondent à des niveaux de fiabilité et de garantie déterminés par le règlement eIDAS. En France, les Autorités de Certification s’appuient également sur le référentiel général de sécurité (RGS) afin d’assigner à chaque signature un niveau de qualité de certification. Le RGS se décompose lui aussi en trois étages : élémentaire (RGS*), standard (RGS**) ou renforcé (RGS***).
CertEurope - An InfoCert Company vous propose des certificats de signature électronique conformes au règlement eIDAS et au référentiel RGS, en fonction des besoins de votre entreprise et du risque qui pèse sur vos documents. Ainsi qu’une plateforme de signature conçue spécifiquement pour garantir la sécurité et l’intégrité des fichiers.
Selon l’outil, le type de fichier, le format de signature et le résultat attendu, il est possible de signer tous les fichiers. Nos tokens sont compatibles avec l’ensemble des formats de signature avancés : CAdES, XAdES, PAdES, JAdES et ASiC.
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Si le besoin est de produire un fichier ZIP, le type de signature s’appelle ASiC. Dans ce cas, un conteneur au format ZIP pourra regrouper une hiérarchie de fichiers signés.
Bon Ă savoir
La signature avancée avec certificat qualifié est à mi-chemin entre la SEA (signature électronique avancée) et la SEQ (signature électronique qualifiée). Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et celui-ci satisfait les exigences fixées à l’annexe I du règlement eIDAS.
Législations et régulations encadrant la signature électronique
En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne.
Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique. Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.
Évolutions du règlement eIDAS 2025
- Portefeuille d'identité numérique : La principale innovation du règlement eIDAS 2.0, est l'introduction du "European Digital Identity Wallet". Ce portefeuille numérique permettra aux citoyens de l'UE de stocker divers documents (carte d'identité, permis de conduire) et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'Union.
- Archivage électronique qualifié : eIDAS 2.0 inclut désormais l'archivage électronique qualifié comme un service de confiance. Les documents conservés dans ce cadre bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
- Interopérabilité et standardisation : Le règlement renforce les standards de sécurité et d'interopérabilité pour garantir une utilisation harmonisée des services de confiance à travers l'UE, incluant des initiatives telles que eDelivery, eID, et eSignature.
Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude ! Le portefeuille d'identité numérique, par exemple, facilitera l'ouverture de comptes et l'inscription à des services en ligne. Les prestataires de services de confiance devront se conformer aux nouvelles normes pour offrir des solutions sécurisées et interopérables dans toute l'UE.
Signer ses formalités INPI avec la signature électronique Yousign
Comment obtenir et utiliser une signature Ă©lectronique avec l'INPI ?
Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.
La signature Ă©lectronique pourra ainsi vous apporter :
- Une plus grande simplification des démarches : La signature électronique permet de dématérialiser et de simplifier les démarches administratives. Vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour signer des documents.
- Une sécurité accrue : Grâce à la signature électronique, l'authenticité et l'intégrité des documents sont garanties. A chaque signature, un dossier de preuve est créé.
- La traçabilité de vos documents : Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.
FranceConnect et l'INPI : Simplification des démarches et sécurité renforcée avec la signature électronique
FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà , tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste.
FranceConnect facilite les démarches administratives en ligne, y compris celles liées à l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle).
Accès simplifié aux services de l'INPI
Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle. La plateforme assure une authentification sécurisée, réduisant ainsi les risques de fraude et d'usurpation d'identité.
La signature électronique pour les démarches en ligne
La signature électronique joue un rôle crucial dans ces démarches en ligne. FranceConnect permet d'utiliser des signatures électroniques simples pour les transactions courantes, assurant ainsi l'intégrité et l'authenticité des documents soumis à l'INPI.
Pour les démarches nécessitant un niveau de sécurité plus élevé, FranceConnect+ entre en jeu.
FranceConnect+ : la sécurité renforcée
FranceConnect+ est une extension de FranceConnect, destinée aux transactions nécessitant une authentification renforcée. Il offre une sécurité supérieure grâce à des méthodes d'authentification plus strictes, telles que l'utilisation de certificats numériques ou d'autres dispositifs de sécurité avancés.
| FranceConnect | FranceConnect+ |
|---|---|
| Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes. | Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue. |
| Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts. | Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique. |
| Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée. | Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité. |
Avantages pour les utilisateurs
En utilisant FranceConnect et FranceConnect+, les utilisateurs bénéficient d'un accès simplifié et sécurisé aux services de l'INPI. Ils peuvent effectuer des démarches importantes, comme le dépôt de brevets ou de marques, avec une assurance de sécurité et d'authenticité des transactions.
La signature électronique, qu'elle soit simple ou qualifiée, garantit que les documents sont juridiquement valides et protégés contre toute altération.
FranceConnect et FranceConnect+ représentent des outils essentiels pour moderniser et sécuriser les interactions avec l'INPI, facilitant ainsi les démarches administratives des citoyens et des entreprises en France.
Yousign, la solution de signature électronique pour vos formalités avec l’INPI
Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).
Les Ă©tapes Ă suivre
- Authentification: Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
- Signature:
- Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité.
- Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign.
- Effectuez votre signature via Yousign.
- Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique.
- Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche : « Signer la demande de modifications », « Signer la demande de cessation », « Signer les comptes annuels ».
Ă€ noter
La signature électronique avancée reposant sur certificat qualifié et la signature électronique qualifiée ont un niveau de sécurité plus élevé que la signature électronique simple. La vérification de l’identité est cette fois en face-à -face. Celle-ci fait l’objet de vérification par un tiers indépendant et compétent donnant lieu à une décision de qualification par l’organe de contrôle.
La signature électronique est un outil puissant qui facilite grandement les démarches administratives auprès de l'INPI et d'autres organismes. Bien que son adoption puisse présenter quelques défis, les avantages qu'elle procure en termes de simplification des procédures, de sécurité et de traçabilité sont considérables.
La signature électronique revêt de multiples avantages. Temps gagné, échanges simplifiés, sécurité accrue, intégrité des documents garantie, économies réalisées… Elle est aussi la clé de la transformation digitale des entreprises. D’autant plus depuis qu’elle est obligatoire dans certains contextes. Par exemple pour répondre aux appels d’offres des marchés publics.
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