Comment comptabiliser une facture Equinox logiciel comptabilité

À l’ère du digital, toute entreprise engage des dépenses liées à son parc informatique : achat, location ou abonnement logiciel. La comptabilisation d’un abonnement logiciel répond à des règles précises du Plan Comptable Général (PCG). Un abonnement logiciel entraîne généralement des charges mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Chaque abonnement logiciel génère des écritures de débit et de crédit permettant le suivi, le contrôle et l’analyse des dépenses informatiques. La gestion d’un abonnement logiciel n’est pas anodine. La comptabilisation d’un abonnement logiciel dépend de sa nature : charge d’exploitation, immobilisation ou produit perçu. Dans la majorité des cas, un abonnement logiciel (notamment en SaaS) constitue une charge d’exploitation. Le choix du compte dépend du contrat signé, de la périodicité et de l’usage réel du logiciel. Un abonnement logiciel annuel payé d’avance doit respecter le principe d’indépendance des exercices. L’achat définitif d’un logiciel ou d’une licence d’exploitation constitue une immobilisation incorporelle. Un abonnement logiciel en SaaS (Software as a Service) ne constitue pas un actif de l’entreprise. Le logiciel reste la propriété de l’éditeur. Les dépôts de garantie ne sont pas intégrés dans la charge, car les risques restent supportés par le propriétaire du logiciel. Lorsqu’un logiciel est immobilisé, il doit être amorti sur sa durée d’utilisation. Avec l’évolution technologique rapide, la valeur d’un logiciel diminue progressivement. La durée d’amortissement correspond généralement à la durée d’exploitation prévue. La comptabilisation d’un abonnement logiciel dépend de sa nature : location SaaS, licence d’exploitation ou achat immobilisé. Avec la digitalisation croissante des entreprises, les dépenses liées aux abonnements logiciels représentent un poste stratégique. Mettre en place une méthode de suivi claire, conforme au PCG, permet d’optimiser la gestion financière et d’anticiper les clôtures d’exercice.

Distinguer abonnement SaaS et achat de logiciel

Il est possible qu'une facture ait été émise alors que la prestation n'a pas encore été exécutée ou payée. Il faut alors ajuster les charges et produits pour en retirer les éléments qui concernent l'exercice suivant. Les charges constatées d'avance sont les charges enregistrées au cours d'un exercice mais qui, en réalité, concernent l'exercice suivant. Comment déterminer l’exercice comptable auquel rattacher la charge ? débit du compte 486. Une entreprise paie ses factures trimestriellement. Au mois de décembre, elle comptabilise une charge de 3000€ HT concernant les mois de décembre, janvier et février. Si la situation est inverse, la comptabilisation est identique excepté qu'il faut utiliser le compte 487. débit du compte 487. crédit du compte de produit concerné : 707. Vente de marchandises ou 706.

Dans le cadre d’un abonnement logiciel, la comptabilisation dépend de la nature de l’abonnement (licence ou SaaS) et de la valeur du logiciel. La saisie comptable d’une facture d’abonnement logiciel nécessite une attention particulière aux détails du contrat et à la nature de l’abonnement. Si le logiciel est acheté, il s’agit d’une immobilisation incorporelle; si les données sont hébergées sur les serveurs de l’entreprise et non dans le Cloud de l’éditeur, la comptabilisation peut varier. En mode SaaS, l’entreprise n’achète pas une licence d’exploitation mais acquiert un droit d’utiliser le logiciel via la plateforme de l’éditeur. L’éditeur reste propriétaire de la licence et assume l’entretien, les mises à jour, etc.

Cas pratiques et comptes à utiliser

Si le logiciel est en location SaaS, alors la facture sera à comptabiliser en charge dans un compte de la classe 6, le compte 613 correspondant à la location. Exemple: une facture d’abonnement Sage Batigest - PRLVT 03// BTC 1 750€ en débit et 1 000€ de crédit etc. Pour une facture Sage Comptabilité 50, l’écriture peut être: Débit 401 et Crédit 613, puis Débit 445661 et Crédit 512100 pour TVA et fournisseur d’immobilisations. La facture pour Sage Comptabilité 50 s’élève à 1550€ HT et 310€ TVA, soit 1860€ TTC. Ces exemples illustrent la logique de séparation entre dépense et TVA récupérable selon le type d’abonnement.

Pour un abonnement SaaS, les redevances versées pour rémunérer l’accès à la solution sont comptabilisées en compte 613 Location. Exemple: abonnement SaaS 1000€ HT par an, Débit 613, TVA déductible sur autres biens et services 200€, Crédit 401 Fournisseur, soit 1200€ TTC. À noter : si l’abonnement SaaS annuel est payé d’avance et chevauche deux exercices, une charge constatée d’avance doit être comptabilisée à la clôture (Débit 486 et Crédit 613).

En revanche, l’achat d’une licence de logiciel (hors SaaS) est comptabilisé comme immobilisation incorporelle dans le sous-compte 2053 Solutions informatiques, amortissable sur 1 à 7 ans selon Obsolescence et contrat. Exemple d’immobilisation: Acquisition 1000€HT, TVA 200€, Fournisseur 1200€; Débit 2053 et 44562 TVA déductible, Crédits 404 et 1200€.

Quand le logiciel est Equinox, une solution complète pour IDEL

Equinox logiciel infirmier s’impose comme une solution de référence pour les infirmiers et infirmières libéraux en quête d’efficacité. Développé par FIDUCIAL Informatique, ce logiciel combine facturation, télétransmission et mobilité grâce à l’application myDay. Le guide détaille les fonctionnalités, tarifs et retours d’expérience de cette solution. Qu’est-ce que le logiciel Equinox ? Equinox est une solution de gestion complète éditée par FIDUCIAL Informatique, spécialement conçue pour les IDEL. Elle centralise les tâches administratives liées à l’activité, avec une intégration du logiciel de cabinet et de l’application mobile myDay.

Les tarifs du logiciel Equinox commencent à 89€ TTC par mois, avec des offres promotionnelles comme 6 mois gratuits pour les nouveaux clients IDEL souscrivant au pack Equinox 24 mois (offre valable jusqu’au 31 décembre 2025). Le pack inclut le logiciel PC/SC, l’application myDay et le lecteur Kap-inSide. Notez que le forfait FAMI (Forfait d’Aide à la Modernisation et Informatisation) versé par la sécurité sociale peut être de 490€ par an. Une partie des utilisateurs bénéficie de ces aides pour l’informatisation des cabinets.

Le module comptabilité inclus permet de suivre recettes et dépenses, d’accéder aux journaux et d’exporter les écritures vers l’expert-comptable, et de préparer la déclaration 2035. Equinox intègre aussi des téléservices réglementaires (DMP, INSi, ADRi) et respecte les normes NGAP et SCOR, limitant les rejets et impayés. Pour les cabinets multi-infirmiers, la version en ligne permet un accès multi-utilisateur et une gestion centralisée.

Démo : réconciliation interco multi-entités (avec Eva Tourki, VP Accounting

Les intégrations et options proposées par Equinox, notamment l’application myDay et les prescriptions numérisées, renforcent la mobilité et l’automatisation. Pour les gestionnaires, le module comptable intégré facilite le suivi des recettes et des dépenses et la préparation de la déclaration 2035, tout en assurant la conformité avec les obligations fiscales et sociales.

Conseils pratiques pour la comptabilisation des abonnements Equinox

Identifier si l’abonnement est une charge (SaaS) ou une immobilisation (licence autonome ou achat). Si SaaS, utiliser le compte 613 Location; si licence achetée, comptabiliser en immobilisation dans le compte 2053.
Si l’abonnement est payé d’avance et chevauche deux exercices, passer une écriture de charge constatée d’avance (Débit 486, Crédit 613).
Pour les prestations de services liées à Equinox, enregistrer les recettes et les charges correspondantes dans les journaux appropriés, et prévoir les ajustements en fin d’exercice.
Exemple de facture: 1860€ TTC pour une souscription Equinox, avec 1550€ HT et 310€ TVA; comptabilisation type en SaaS: Débit 613, Débit 44566 TVA déductible sur autres biens et services, Crédit 401 Fournisseur.
Pour l’achat d’une licence équivalente en mode licence définalisée: immobilisation dans le compte 2053 avec amortissement sur 1 à 3 ans selon l’utilisation.

Éléments réglementaires et résultats opérationnels

Depuis le 1er janvier 2024, la comptabilisation des logiciels et des sites internet est regroupée sous la notion « solution informatique » selon le PCG. Une solution informatique peut être un programme, un ERP ou un site internet et peut être acquis ou créé par l’entreprise. L’acquisition d’une solution informatique est immobilisée dans le compte 205 (2053 Solutions informatiques). L’amortissement est généralement sur 1 à 3 ans, et les coûts de maintenance peuvent être capitalisés comme 6156 Maintenance lorsque les conditions du PCG sont réunies. En SaaS ou IaaS/PaaS, les coûts de location apparaissent en charges (613) plutôt qu’en immobilisation.

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