Comment comptabiliser les charges en comptabilité générale

Elle est de taille. Et c’est important de le préciser dans les moindres détails. En comptabilité, il existe un fameux concept : c’est celui des charges et des produits. Forcément à la lecture de ces mots, une intuition arrive instinctivement sur ce que cela peut bien vouloir dire. Mais attention, il existe une définition juridique de ces termes. Un définition comptable. C’est exactement ce que nous allons voir dans cet article. Avec en prime, des exemples concrets pour imaginer tout ça.

Définition comptable des charges selon le Plan Comptable Général

Que dit le Plan Comptable Général sur les charges ? Monsieur PCG, comme j’aime le dénommer 😀, a indiqué dans l’article PCG 511-2, la définition d’une charge en comptabilité. “Les charges comprennent : Les sommes ou valeurs versées ou à verser : > en contrepartie de marchandises, approvisionnements, travaux et services consommés par l'entité ainsi que des avantages qui lui ont été consentis ; > en exécution d'une obligation légale ; > exceptionnellement, sans contrepartie ; Les dotations aux amortissements, aux dépréciations et aux provisions ; La valeur d'entrée diminuée des amortissements des éléments d'actif cédés, détruits ou disparus, sous réserve des dispositions particulières fixées à l'article 221-6 pour les titres immobilisés de l'activité de portefeuille, à l'article 222-1 pour les titres de placement et à l’article 619-12 pour les jetons détenus.”

Qu’est-ce qu’une charge comptable ?

Les charges comptables désignent toutes les opérations qui ont pour conséquence de diminuer le patrimoine de l’entreprise. La charge représente en effet un bien ou un service qui disparaît dès lors que l’entreprise l’exploite. En général, les charges désignent une somme versée en contrepartie de marchandises, de matières premières, mais aussi de prestations de services, d’impôts ou de taxes non récupérables et de prêts d’argent.

Types de charges

• Charges décaissables et non décaissables : Les charges décaissables sont celles qui impliquent un décaissement, soit une sortie d’argent. Les charges non décaissables, à l’inverse, n'entraînent pas de sortie d’argent. Typiquement : les dotations aux amortissements, les provisions ou encore les diminutions des stocks.
• Charges d’exploitation : Il s’agit de toutes les charges nécessaires à l'activité de production de l'entreprise : coûts d'achat de marchandises, prestations de service, salaires, impôts et taxes, dotations aux amortissements, provisions et dépréciations concernant des éléments d’exploitation.
• Charges financières : Les charges financières recouvrent essentiellement les intérêts des emprunts et dettes, les agios bancaires, les intérêts d’escompte, les pénalités de paiement tardif.
• Charges exceptionnelles : Elles ne relèvent pas de l'activité normale de l'entreprise mais de circonstances particulières (ex. frais de licenciement, remplacement imprévu de matériel).

Où retrouvez-vous les charges dans les états financiers ?

En France, chaque charge comptable a un compte qui commence par 6. Comme cité précédemment, elles doivent toutes être enregistrées dans le compte de résultat. Le compte de résultat est un document star en comptabilité. Il permet de classer les charges et les produits au cours d’un exercice afin d’en déterminer son résultat. Les charges se trouvent sur la partie gauche du compte de résultat. À noter : le résultat de l’entreprise s’obtient en soustrayant les charges aux produits. Le résultat d’exploitation s’obtient en soustrayant toutes les charges au total des produits de même nature.

Exemples concrets de charges

Ils sont multiples et sont classés dans le plan de comptes du PCG sous les comptes de la classe 6. Voici des exemples que l’on peut trouver couramment dans les entreprises :

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• Acheter des marchandises dans le but de les revendre : cela peut être le cas d’entreprise comme Foot Locker, ou E.Leclerc.
• Acheter des matières premières dans le but de les transformer et les vendre en produits finis. Exemple Apple avec l’iphone ou Tesla avec ses voitures électriques.
• Sous traiter sa comptabilité à un cabinet d’expertise comptable.
• Employer des salariés pour réaliser leur job.
• Prendre en crédit bail du matériel informatique.
• L’amortissement des immobilisations.
• Les honoraires, les travaux et la sous-traitance sont également considérés comme des charges comptables.

Charges à payer (factures non parvenues) : notion et comptabilisation

Les charges à payer permettent de rattacher à l'exercice les dépenses déjà engagées mais non encore facturées ou payées à la clôture. Parmi elles figurent les écritures de charges à payer. Leur comptabilisation contribue à respecter l'un des principes majeurs de la comptabilité : le principe d'indépendance des exercices.

Qu'est-ce qu'une charge à payer ?

Les charges à payer sont des consommations ou des marchandises réceptionnées non encore comptabilisées, souvent parce qu'elles n'ont pas encore été facturées. La facturation interviendra en N+1, mais leur constatation dans les comptes lors des travaux d'inventaire permet de les rattacher à l'exercice comptable N. L'écriture de charges à payer est ensuite extournée en N+1 en créditant le compte de charges. À la réception de la facture, celle-ci sera comptabilisée dans le compte de charges au débit. Par conséquent, cette charge n'impactera pas l'exercice N+1, mais bien uniquement l'exercice N.

Écriture générale de constatation des charges à payer

Il convient donc de les constater au moment de l'établissement des comptes à la clôture, afin qu'elles impactent le compte de résultat de l'exercice N. Le traitement comptable est alors le suivant :

1. le débit du compte 6 Charges ;
2. le débit du compte 44586 TVA, factures non parvenues ;
3. le crédit du compte 4081 Fournisseurs, factures non parvenues.

Mais il existe d'autres comptes pour les charges à payer en fonction de leur nature : les intérêts courus, les dettes fiscales, les dettes sociales...

Comptes de tiers couramment utilisés pour les écritures de rattachement

• 408 Fournisseurs, factures non parvenues ;
• 428 Personnel, charges à payer et produits à recevoir ;
• 438 Organismes sociaux, charges à payer et produits à recevoir ;
• 448 État, charges à payer et produits à recevoir ;
• 468 Divers, charges à payer et produits à recevoir.

Exemple pratique : facture non parvenue avec TVA

Une entreprise reçoit une prestation de conseil en décembre N pour 1 500€ HT. La facture, soumise à une TVA de 20%, n'est reçue qu'en janvier N+1. À la clôture du 31 décembre N, elle comptabilise une facture non parvenue.

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Écriture au 31/12/N :

Contrepassation en N+1

À l'ouverture de l'exercice suivant, l'écriture de charge à payer est contrepassée afin d'éviter une double comptabilisation lors de la réception de la facture ou du paiement effectif.

Dans l'exemple de la facture non parvenue de 1 500€ HT, l'écriture du 1er janvier N+1 est la suivante :

L'écriture de contrepassation s'applique de la même manière aux charges sociales sur congés payés, aux dettes fiscales et aux autres charges à payer constatées à la clôture.

Exemple : congés à payer

Une entreprise clôt ses comptes au 31 décembre N et doit constater 20 000€ de congés à payer et 10 000€ de charges sociales à payer sur ces congés. Voici comment enregistrer une charge à payer :

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Charge à payer, facture non parvenue (FNP) et provision : différences

• Une facture non parvenue est une charge à payer liée à une livraison ou à une prestation déjà réalisée, mais non encore facturée à la clôture.
• Une charge à payer peut aussi concerner une dette sociale, fiscale ou financière.
• Une provision pour risques et charges couvre une charge probable ou un risque dont la réalisation ou le montant reste incertain.

Traitement fiscal des charges à payer

Une charge à payer est en principe déductible du résultat fiscal de l'exercice si elle se rattache à cet exercice et si la dette est certaine dans son principe et dans son montant (BOI-BIC-CHG-10-30-10). À l'inverse, une charge incertaine relève plutôt du régime des provisions, sous réserve d'en respecter les conditions.

Pour la TVA sur facture non parvenue, le compte 44586 permet de constater en comptabilité la TVA attendue. Le droit à déduction ne peut toutefois être exercé qu'en présence d'une facture régulière mentionnant la taxe (article 271, II-2 du CGI et BOI-TVA-DED-40-10-10).

Évoquons un exemple en particulier : dans le cas de la participation des salariés, le compte de charges utilisé à la clôture de l'exercice est le compte 691 Participation des salariés aux résultats au débit, par le crédit d'une subdivision du compte 428, le compte 4284 Dettes provisionnées pour participation des salariés aux résultats.

Principes comptables à respecter

• Respecter le principe d'indépendance des exercices : rattacher les charges à l'exercice auquel elles se rapportent.
• Appliquer la comptabilité en partie double : lorsqu’une charge est enregistrée, un crédit doit alors être enregistré sur un compte d'actif ou de passif.
• Estimer avec prudence les montants des charges à payer, qui constituent des passifs certains mais parfois dont le montant définitif est inconnu.
• Ne pas confondre charge à payer et avance ou acompte : ces derniers ont seulement un impact sur la date de paiement.

Aspects pratiques et conseils

• À la clôture de l’exercice comptable, recenser toutes les charges à payer lors des travaux d’inventaire.
• L'écriture de charges à payer doit être extournée en N+1 afin d’éviter la double imputation.
• Utiliser les bons comptes de tiers selon la nature de la charge pour faciliter les contrôles et le suivi (408, 428, 438, 448, 468).
• Pour la TVA, conserver les justificatifs et veiller à la réception de la facture pour exercer le droit à déduction.

Rappels essentiels

• Les charges comptables représentent des dépenses qu’une entreprise supporte en menant son activité et créent en principe une diminution de son résultat.
• Un achat entraîne généralement l’augmentation de charge. À chaque enregistrement, un crédit correspondant est inscrit sur un compte de passif ou d’actif, en suivant le principe de la comptabilité en partie double.
• Les dotations aux amortissements, les provisions et les dépréciations sont des charges non décaissables qui n'ont pas d'incidence immédiate sur la trésorerie.

En pratique, la bonne maîtrise de la comptabilisation des charges - et en particulier des charges à payer - permet d'assurer la qualité des comptes annuels, la pertinence des décisions de gestion et le respect des obligations fiscales et sociales.

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