Comment comptabiliser une refacturation de frais

Le terme de "refacturation des frais" est employé lorsqu'une entreprise engage des frais à son nom puis les récupère en les refacturant aux clients concernés. La nuance entre les remboursements de frais ou de débours peut paraître subtile, mais la qualification des frais engagés en débours au regard de la TVA répond à des conditions strictes. La gestion comptable et fiscale de ces dépenses est différente et tient à la notion d’intermédiation.

Différencier refacturation de frais et débours

Il y a refacturation de frais lorsque l’entreprise engage des dépenses (frais de déplacement, par exemple) en son nom pour son client, c’est-à-dire que la facture lui est adressée. Elle se fait ensuite rembourser par son client en émettant une facture et en y joignant copie des justificatifs. L’entreprise peut refacturer à l’euro l'euro, mais peut aussi appliquer une marge bénéficiaire. Dans ce dernier cas, elle fixe un prix de marché au regard des pratiques de ses concurrents et en fonction de la négociation avec son client.

Dans le cas où l’entreprise engage des frais au nom et pour le compte de son client, il s’agit de débours. Elle a agi en tant qu’intermédiaire ou mandataire. Les frais sont éligibles au caractère de débours au regard de la TVA si l’entreprise remplit simultanément les conditions suivantes : existence d’un mandat préalable et explicite, et non pas présumé, entre les deux parties ; reddition exacte et explicite du montant des débours au client (la facture doit comporter au moins deux lignes, l’une afférente à la prestation de services, l’autre aux débours) ; justification de la nature ou du montant des débours auprès de l’administration fiscale, le cas échéant ; comptabilisation des débours dans des comptes de passage (comptes de tiers).

Régime fiscal : TVA, IS et IR

Une refacturation de frais à un client constitue un produit soumis à TVA, à l’IS ou à l’IR, qu’elle soit effectuée à prix coûtant ou avec une quote-part de bénéfice. Il s'agit d'un élément de chiffre d’affaires. En plus de sa prestation de service, l’entreprise doit donc inclure les frais qu’elle refacture dans la base de calcul de sa TVA collectée. Les entreprises refacturent souvent les frais de déplacement qu’elles ont engagés.

La facturation de débours n’est pas considérée comme du chiffre d’affaires, mais comme le remboursement de frais engagés en lieu et place du client et pour son compte. L’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de la transaction. Les débours ne sont donc pas soumis à TVA, ni à l’IS ou à l’IR.

Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique

Comptabilisation selon la nature de l’opération

Opérations effectuées par l’entreprise en son nom personnel : les frais engagés par l’entreprise pour le compte de son client sont comptabilisés en charges selon leur nature. En contrepartie, leur refacturation est comptabilisée en produit. En pratique, c’est le compte 708 « Produits des activités annexes » qui est mouvementé (dans le sous-compte 7088 « Autres produits d'activités annexes » ou dans des subdivisions créées en fonction de la nature des charges). Rappelons qu'il est impossible de compenser les frais inscrits en charges et les refacturations enregistrées en produits.

L'utilisation du compte 791 « Transferts de charges d’exploitation » est déconseillée car elle ne permet pas de s’assurer de l’exhaustivité du chiffre d’affaires. Une information dans l'annexe est requise si les refacturations de frais représentent un montant significatif.

Opérations effectuées dans le cadre du mandat : chez le mandataire (l’entreprise qui engage les frais), les opérations sont comptabilisées en classe 4, en comptes de tiers, et non en classe 7. En effet, contrairement aux refacturations de frais, elles ne sont pas assimilées à du chiffre d’affaires. Seule la rémunération du service rendu par le mandataire est comptabilisée dans le résultat, en prestation de service (compte 706) ou en produit des activités annexes (compte 708) si l’opération est occasionnelle.

Plus précisément, c’est un compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » au nom du client qui sera débité lors de l’enregistrement de l’achat et crédité lors du remboursement du débours. À l’issue de ces opérations, le compte 467 est soldé. Chez le mandant (client), l’achat sera enregistré en charges, la facture étant libellée à son nom.

Exemples d'écritures

Exemple - Comptabiliser une refacturation de frais : Une entreprise règle les frais de transport, qu'elle refacture ensuite à son client pour un montant de 10 000€ hors taxes. La facturation se fait avec un bénéfice de 10%.

Lire aussi: SARL : Comment distribuer des dividendes ?

Exemple - Comptabiliser des débours : Un avocat règle les frais de greffe pour le compte de son client pour un total de 300€ HT. Il annexe à sa facture d’honoraires la facture du greffe établie au nom du client.

Quatre étapes pratiques pour enregistrer une refacturation

1. Identifier les dépenses à refacturer : recenser toutes les dépenses effectuées pour le client et s’assurer de disposer de tous les justificatifs (factures, reçus).
2. Établir la facture de refacturation : inclure les informations classiques et lister chaque dépense séparément ; indiquer la TVA si certaines dépenses y sont soumises.
3. Enregistrer la refacturation en comptabilité : comptabiliser d’abord les frais avancés en charges (ex. compte 622 pour frais de mission) puis la refacturation comme une recette (compte 411 clients et compte de produit 708 ou 706). Si TVA applicable, enregistrer la TVA collectée (44571).
4. Suivre et archiver les justificatifs : conserver les factures d’hôtel, reçus, billets et tout document prouvant les frais avancés ; utiliser un logiciel de facturation pour générer et archiver les pièces.

Bonnes pratiques et conseils d’experts-comptables

• Documentation et traçabilité : il est impératif de conserver une trace détaillée de chaque transaction et des documents qui lui sont associés.
• Transparence avec les parties prenantes : communiquer clairement les conditions et modalités de la refacturation afin d’éviter tout malentendu.
• Utilisation d'un logiciel de comptabilité : automatiser le processus de refacturation accroît l'efficacité et facilite la gestion de la TVA et des justificatifs.
• Ne pas présumer un mandat : pour qualifier des débours, il faut pouvoir prouver l’existence d’un mandat préalable et explicite entre les parties.
• Ne pas utiliser le compte 791 pour masquer des refacturations : l'utilisation du compte 791 « Transferts de charges d’exploitation » est déconseillée car elle ne permet pas de s’assurer de l’exhaustivité du chiffre d’affaires.

Particularités : refacturations intra-groupe et entre filiales

La refacturation entre sociétés du même groupe doit respecter les règles comptables et fiscales en vigueur. En principe, la refacturation de frais entre sociétés est soumise à la TVA. La société qui procède à cette opération doit donc facturer la TVA à la société qui reçoit la facture. Cependant, il existe des exceptions : la TVA n'est pas due lorsque les frais sont facturés à un prix inférieur au prix de revient et sont considérés comme un remboursement de débours, ou selon le statut du destinataire étranger.

La refacturation entre filiales est souvent utilisée pour centraliser les commandes et optimiser les coûts, mais elle nécessite une formalisation, par exemple une convention précisant les détails des échanges.

Récapitulatif des comptes à utiliser

• Charges initiales : comptes de classe 6 selon la nature (ex. 622, 624, 625).
• Refacturation en produit : compte 708 « Produits des activités annexes » ou compte 706 pour prestations habituelles dans certains secteurs.
• TVA : 44566 pour la TVA déductible lors de l'engagement des frais, 44571 pour la TVA collectée lors de la refacturation.
• Débours : compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » pour tracer les opérations sans impact sur le résultat, compte 411 pour la facturation au client.

Dans la majorité des cas, une refacturation donne lieu à la comptabilisation des frais avancés dans le compte de charge correspondant, et à la refacturation en elle-même dans un compte de produit (708 ou 706). Elle donne lieu à déduction de TVA au moment de l'engagement des frais, et à collecte de TVA au moment de la refacturation. Les débours refacturés à l'euro près doivent être comptabilisés dans un compte de tiers, pour ne pas avoir d'impact sur le compte de résultat de l'entreprise.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

balises:

Articles populaires:

• Guide complet pour passer du statut d'EURL à micro-entrepreneur
• Formation Économie-Finance Paris-Dauphine
• Le leadership américain : principes clés
• L'accompagnement juridique : un atout
• Consulter les informations administratives du Groupe Eclipse