Comment comptabiliser les charges de chauffage pour une location courte durée

La comptabilisation des charges de chauffage pour une location courte durée exige une attention particulière quant à la nature des charges (récupérables ou non), au type de bail, à la périodicité de paiement et aux règles d'imputation au bon exercice comptable. Ce guide pratique explique, phrase par phrase, comment enregistrer ces charges selon les situations courantes chez le locataire et chez le bailleur, en s'appuyant sur les comptes recommandés par le Plan Comptable Général et les obligations réglementaires relatives à l'individualisation et à la facturation des consommations de chauffage.

Nature des charges de chauffage et distinction locataire / propriétaire

Les charges de chauffage non-récupérables sont déductibles des revenus fonciers pour les locations nues et des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) pour les locations meublées. Ce sont des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire (ou l'agence immobilière). Le propriétaire (ou l'agence immobilière) se fait rembourser ces dépenses par le locataire. Dans le cadre d’une location nue, le propriétaire-bailleur a l’obligation de facturer les charges locatives, y compris celles de chauffage au frais réel.

Dans le cadre d’une location meublée, l’investisseur peut choisir de refacturer au réel ou d’appliquer un forfait pour charges avec une possible indexation annuelle, comme c’est le cas pour le loyer. Dans le cas du forfait, le loueur ne doit pas manifestement surfacturer le montant des charges.

Comptes à utiliser selon la nature des locations

• Le loyer et les charges locatives se comptabilisent dans des comptes 613 et 614 chez le locataire.
• Le Plan Comptable Général (PCG) distingue les locations immobilières (compte 6132) des locations mobilières (compte 6135).
• En pratique, on utilisera souvent un compte 613 par contrat de bail et un compte 613 pour les locations de courte durée, en séparant les locations mobilières et immobilières.

Le montant des loyers et des charges locatives constitue une charge de l'exercice. Elle est déductible fiscalement.

Charges récupérables, provision et régularisation

Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle. Le propriétaire (ou l'agence immobilière) fixe le montant des provisions pour charges mensuelles, en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

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La régularisation des charges doit être faite au moins une fois par an en comparant le total des provisions déjà demandées par le propriétaire et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année. Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu. Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire demande un complément.

Information et individualisation des consommations

Depuis le 25 octobre, le nouvel article 6-2 de la loi du 6 juillet 1989 oblige désormais les propriétaires à informer leurs locataires, tous les six mois, sur leur consommation de chauffage et d’eau chaude. Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Les propriétaires d’immeubles collectifs ont l’obligation d’installer un appareil de mesure pour connaître la consommation de chauffage ou de froid de chaque logement. Il s’agit des immeubles bénéficiant d’une installation centrale de chauffage, d’un réseau de chaleur, d’une installation centrale de froid ou d’un réseau de froid. Les immeubles dont les valeurs de consommation en chauffage sont supérieures ou égales à 120 kWh/m2/an doivent être équipés d’appareils de mesure.

Lorsque l’installation de compteurs individuels de chauffage est techniquement impossible, des répartiteurs de frais de chauffage doivent être installés. Ces appareils mesurent la consommation en calculant la différence de température entre la pièce et le chauffage. Les appareils installés depuis le 25 octobre 2020 doivent être relevables à distance. À noter qu’à compter du 1er janvier 2027, l’ensemble des appareils devront être relevables à distance.

Répartition des frais de chauffage en copropriété

Les frais de chauffage collectifs sont répartis entre les logements, selon un critère d'utilité objectif, conformément aux dispositions prévues par l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965. Pour les immeubles déjà équipés, application du taux décidé lors de l'installation des appareils (entre 0 et 50 % des dépenses de combustible ou d'énergie) ou du taux de 30 % choix ultérieur. Pour les autres immeubles, 30 % du total des dépenses de combustible ou d'énergie.

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Les frais individuels représentent 70 % du montant total des dépenses de combustible et d’énergie et sont répartis en application de l’index de consommation fournie par les appareils de mesure (les situations thermiquement défavorables pouvant être prises en compte). Les autres frais (entretien, …) sont répartis selon les règles prévues par le règlement de copropriété ou par le bail.

Comptabilisation pratique chez le locataire pour une location courte durée

Chez le locataire commerçant ou société, les loyers et charges locatives sont comptabilisés dans les comptes 613 et 614 en fonction de leur nature à chaque avis d'échéance. Selon la date de réception de l'avis d'échéance, il faudra parfois comptabiliser :

• une charge constatée d'avance souvent pour un loyer payable d'avance ;
• une facture non parvenue dans le cadre d'un loyer payable à terme échu.

La location courte correspond à une location de quelques jours tandis qu’une location longue durée (LLD) s’étale sur plusieurs mois. En pratique, on utilisera souvent un compte 613 pour les locations de courte durée, ce qui permet de vérifier instantanément la périodicité prévue au contrat de bail.

Cas fréquent : loyer payable d'avance (exemple pédagogique)

Le loyer dit à échoir ou payable d'avance est de loin le cas le plus fréquent. Il est payé en début de période, mois ou trimestre et l'avis d'échéance est envoyé un peu avant ou un peu après le début de la période. En fin d'exercice, la société constatera alors une charge constatée d'avance qui sera extournée au début de l'exercice suivant.

Cas fréquent : loyer à terme échu

Le loyer à terme échu est moins courant mais existe tout de même. En fin d'exercice, il faudra comptabiliser une facture non parvenue et rattacher la période au bon exercice (compte 4081 FNP). À la réception de la facture, l'écriture d'extourne de la FNP permet de solder la dette fournisseur et d'affecter définitivement la charge à l'exercice clos.

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Comment comptabiliser les charges de chauffage refacturées par le propriétaire

Dans une location courte durée où le propriétaire a réglé le chauffage collectif et le refacture au locataire via provisions puis régularisation, la comptabilisation chez le locataire dépendra de la nature du bail et de la modalité de refacturation (forfait ou réel). Lorsque les charges sont refacturées au réel, le locataire enregistre la charge dans les comptes 613/614 au fur et à mesure des appels de provisions et effectue l'ajustement lors de la régularisation annuelle.

Lorsque le paiement est prévu par forfait (ex. bail mobilité ou certaines locations meublées), le montant du forfait doit être inscrit dans le bail et le forfait doit être payé en même temps que le loyer. Le forfait ne doit pas s'accompagner d'un complément à verser ou d'une régularisation ultérieure.

Charges non réglées, abandons et impayés

Si le locataire ne règle plus ses charges, il s’agit d’un impayé classique (comme l’impayé de loyer). Le propriétaire doit relancer le locataire puis l’assigner en justice. Il ne peut pas déduire cet impayé. Les abandons de loyers (ou charges) sont comptabilisés différemment selon qu'ils se traduisent par un avoir ou figurent sur la facture initiale. Les abandons de loyers réalisés dans le cadre de la crise sanitaire ont un impact sur le résultat au moment de la décision d'abandon. Ils sont comptabilisés au crédit du compte 619 « rabais, remises, ristournes obtenus sur services extérieurs ».

Obligations d'information et sanctions

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit communiquer, un mois avant la régularisation annuelle, le décompte des charges locatives par nature et le mode de répartition des charges entre les logements. Si la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile, suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Le contrôle de l'installation des appareils d'individualisation et de la transmission des justificatifs incombe aux fonctionnaires et agents publics. Une amende plafonnée à 1 500 € par logement et par année est prévue en cas de non-respect de cette réglementation.

Quelques recommandations pratiques pour la location courte durée

1. Préciser dans le contrat de location si les charges de chauffage sont incluses, facturées au réel ou au forfait.
2. Utiliser un compte 613 distinct pour les loyers/charges de chaque location courte durée afin de suivre rapidement la périodicité et les paiements.
3. Comptabiliser les provisions pour charges au moment où elles sont appelées et passer les écritures de charge constatée d'avance ou de facture non parvenue selon la date de réception de l'avis d'échéance.
4. Exiger du syndic ou du propriétaire bailleur les justificatifs des charges refacturées et vérifier la méthode de répartition, surtout en présence d'appareils d'individualisation.
5. En cas d'absence de compteurs individuels, demander la note d'information sur les modalités de calcul des charges et suivre la régularisation annuelle.

Tableau récapitulatif des écritures usuelles (locataire)

Points fiscaux à ne pas négliger

La déduction des charges dépend du régime fiscal : location nue (revenus fonciers) ou meublée (BIC). La déduction peut se faire au forfait (30% pour un bail nu au régime microfoncier et 50% pour le bail meublé au régime micro-BIC). Mais la déduction au réel est souvent bien plus intéressante. Astuce : dans le cadre de la location meublée, l’amortissement de la nouvelle chaudière est autorisé.

Que vérifier auprès du bailleur ou du syndic

• La présence d'appareils d'individualisation et leur capacité à télé-relève.
• Les modalités de répartition retenues (taux pour frais communs et individuels).
• La transmission régulière des informations de consommation (au moins deux fois par an ou mensuellement si dispositif télé-relevable).
• Les justificatifs des dépenses (factures d'énergie, contrats d'entretien, relevés de répartiteurs).

Cette démarche permet au locataire en location courte durée de s'assurer que les charges de chauffage qu'il paie correspondent aux consommations réelles et d'enregistrer correctement les écritures comptables et fiscales afférentes.

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