Comment financer un voyage scolaire : Idées et stratégies

Les séjours collectifs offrent une opportunité unique d'apprentissage, de découverte et de vivre ensemble, révélant de nombreux talents au sein de votre classe. Nous en sommes tous convaincus. Pourtant, l'organisation d'un séjour scolaire est un défi réel, notamment en ce qui concerne le financement. Il faut trouver un équilibre entre le coût du séjour et les intérêts pédagogiques du projet, afin de limiter au maximum le reste à charge pour les familles. C'est pourquoi nous vous proposons de découvrir les différents dispositifs et aides au financement pour vous aider à concrétiser vos projets de séjours scolaires.

Il existe des financements nationaux, régionaux, départementaux et locaux conçus pour soutenir les écoles et les familles. En prenant connaissance de ces différentes aides, vous pourrez non seulement réduire les coûts associés à vos séjours scolaires, mais aussi garantir à chacun de vos élèves de vivre une expérience unique dans sa scolarité. Découvrez ci-dessous l'ensemble des dispositifs d'aides existants.

Le ministère a publié au Bulletin Officiel en juin 2023, une circulaire sur “les sorties et voyages scolaires” pour simplifier leur organisation et favoriser la participation de tous les élèves notamment. En les confortant avec le réel, les sorties scolaires permettent d’illustrer les enseignements scolaires, de les compléter et de leur donner du sens. Elles offrent aux élèves des moments partagés et une expérience sociale unique propices à la découverte d’un nouvel environnement naturel ou culturel et à la réalisation de projets collectifs.

Ainsi, tout élève, quel que soit son milieu social d’origine, doit pouvoir bénéficier d’au moins un voyage scolaire au cours de sa scolarité obligatoire. L’intérêt des sorties et des voyages est réaffirmé. Il est d’ailleurs préconisé que tous les élèves puissent bénéficier d’au moins un voyage scolaire durant leur scolarité obligatoire.

Pour atteindre cet objectif, plutôt que de proposer des financements solidaires, la circulaire met en avant une plateforme de financement participatif, ”la trousse à projet”. Il s’agit d’un système de financement basé sur des donations dont l’enseignant.e ne maîtrise pas la source et met les différents projets en concurrence entre eux.

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De la maternelle au lycée en passant par le primaire et le collège, il existe de nombreuses sources de financement pour vos projets, que ce soit un voyage scolaire, un club de sport, une sortie scolaire, une association, une classe verte, une classe de neige, une classe découverte, des sorties pédagogiques, du matériel, etc… Le budget par élève peut rapidement atteindre 500 euros et parfois dépasser les 1 000 euros. Demander une participation aux familles entre 250 et 400 euros correspond à la moyenne régulièrement constatée.

Pour les sorties scolaires, les établissements disposent souvent de fonds pouvant aider au financement. Il faut éviter que le montant de participation demandé aux familles soit discriminatoire pour les élèves. Les établissements disposant des fonds nécessaires pour faire les avances peuvent proposer aux familles d’échelonner les paiements. Vous pouvez leur proposer un paiement en deux ou trois fois par exemple.

Vous pouvez ainsi solliciter votre commune, votre conseil de département ou de région pour obtenir des fonds complémentaires. En effet, les collectivités territoriales soutiennent certaines activités pédagogiques. N’hésitez pas également à vous adresser au Fond Social Européen (FSE). Pour ce qui est des familles, elles peuvent demander l’aide de divers organismes comme la CAF (Caisse d’Allocation Familiale) ou encore l’organisme enfance de la mairie. Ces structures octroient des fonds pour le financement des sorties scolaires de vos enfants.

En matière de subventions et d’aides, certaines entreprises privées vous accorderont des aides si vous les sollicitez dans le cadre de cette activité pédagogique. Certaines grandes entreprises ont des fonds dédiés. Pour financer un projet de sortie scolaire, l’autofinancement est une solution que vous pouvez privilégier. Dans cette optique, la loi de 1901 permet aux associations de votre établissement d’organiser des actions qui serviront à payer les dépenses liées à cette activité pédagogique.

Même si un voyage scolaire n’a jamais de caractère obligatoire, il doit être accessible à tous les élèves de la classe ou du groupe concerné, quelle que soit la situation financière des familles. L’article L 551-1 du Code de l’Education précise que « les établissements scolaires veillent, dans l’organisation des activités à caractère facultatif, à ce que les ressources des familles ne constituent pas un facteur discriminant entre les élèves ».

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Dans le premier degré, le Conseil d’Ecole peut voter une participation, prise sur le budget de la coopérative scolaire. Dans le second degré, chaque établissement est libre de prendre en charge la totalité ou une partie des dépenses liées à un voyage scolaire. Les associations parascolaires du type loi 1901, le foyer socio-éducatif (FSE) ou le Foyer Lycéen peuvent aussi participer au montage financier.

Elles proviennent de fonds gérés directement ou indirectement par l’Etat ou les collectivités territoriales. Les financements publics, para-publics et des collectivités territoriales sont peu utilisés en dépit des possibilités offertes. Ces aides financières sont le plus souvent collectives et forfaitaires. Mais certaines peuvent être accordées à titre individuel, pour permettre aux élèves les moins favorisés de profiter eux aussi des voyages scolaires.

Les dispositifs existants sont nombreux, mais peu connus car peu médiatisés. N’hésitez donc pas à vous renseigner directement auprès des collectivités territoriales dont dépend votre établissement, ou auprès des communes où résident vos élèves. Un coup de fil aux services de l’Académie peut aussi ouvrir des pistes. Plus le voyage s’adresse à des élèves issus de milieux défavorisés et plus la participation demandée aux familles doit être restreinte. Les fonds sociaux (de l’établissement, de la commune,…) ainsi que des associations locales prennent souvent en charge une partie des frais.

Certains Comités d’Entreprise participent aussi au financement des voyages scolaires, pour les enfants des salariés. L’établissement scolaire, s’il le souhaite, peut aussi moduler la participation financière des familles en fonction des revenus ou du quotient familial (Art 147 de la loi n° 98-657 du 29 juillet 1998). Mais ce choix ne doit en aucun cas aller à l’encontre du Code de l’Education qui stipule que « la participation demandée à chaque famille ne peut être supérieure au coût de la prestation perçue par l’élève ».

L’imagination - des élèves, parents ou enseignants - n’a aucune limite dès qu’il s’agit de trouver de l’argent pour financer un voyage de classe. Les possibilités sont innombrables. Rappelons qu’un établissement scolaire n’a pas le droit d’organiser d’actions commerciales. Seules les associations liées - FSE, foyer lycéen, association de parents d’élève, association para-éducative, coopérative scolaire,… - dont les statuts le prévoient peuvent mener ces actions et récolter des fonds.

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Organisation d’un vide-grenier, ou participation à un vide grenier en expliquant sur le stand le projet de voyage. Vente de petits objets (porte-clefs, stylos fantaisie, magnets,…), de cartes de vœux ou de calendriers. Vente, en saison, de bulbes ou graines pour les jardiniers. Liste non exhaustive.

En effet, entre l’hébergement, le transport, les repas, les activités... Toutefois, le coût peut parfois être un obstacle majeur pour mettre en place ce type de projet. Heureusement, plusieurs actions peuvent être mises en place par un établissement scolaire pour rassembler les fonds nécessaires.

L’organisation d’un voyage scolaire ne doit pas écarter les familles en difficulté financière. Le succès de ventes de gâteaux et crêpes n’est plus à démontrer pour financer un projet de voyages scolaires. La revente de chocolats est également une idée qui fonctionne bien pour le financement d’un projet de voyage scolaire, surtout à certaines périodes de l’année. De nombreuses entreprises proposent des packs spécialement conçus pour les écoles.

Les collectivités locales offrent souvent des subventions pour aider au financement des voyages scolaires. Faire appel au mécénat ou au sponsoring d’entreprise est un autre moyen de financer des voyages scolaires. Une soirée thématique ou un spectacle peut attirer de nombreux participants, désireux de passer un bon moment tout en soutenant une cause noble. Communiquer largement autour de ces événements.

La vente de produits originaux tels que les bulbes et les plantes est une alternative permettant de financer un projet de voyage scolaire tout en sensibilisant jeunes et moins jeunes à la nature. Les étiquettes personnalisées pour vêtements, cadeaux ou objets sont toujours utiles et appréciées.

En effet, les associations de parents d’élèves peuvent organiser différents événements pour collecter des fonds et les utiliser pour financer un projet de voyage scolaire. Ces activités permettent de financer de nombreux projets scolaires tout en renforçant les liens entre les enfants, les parents et l’équipe éducative.

Dans une école primaire, l’association scolaire peut contribuer au financement des voyages scolaires sur vote du conseil d’école. Dans les établissements secondaires, l’école peut participer directement au financement du projet après approbation du conseil d’administration.

Les étapes clés pour un financement réussi

Pour mener à bien votre projet de voyage scolaire, il est essentiel de suivre une approche méthodique. Voici les étapes clés à considérer :

1. Élaboration du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un élément important, il n’est pas compliqué à élaborer, mais il nécessite toutefois de respecter des postes indispensables en ressource comme en dépense. De plus, un budget prévisionnel doit s’équilibrer, détailler un maximum les postes afin de comprendre où sont affectées les sommes d’argent prévues.

Rappelons que dans le budget prévisionnel, la tarification des professeurs/accompagnateurs n’est pas à la charge des familles.

Détail des dépenses : Inclure tous les coûts tels que le transport, l'hébergement, les repas, les visites, les intervenants, l'assurance et le matériel éducatif. Assurez-vous que le budget soit équilibré, avec des dépenses ne dépassant pas les ressources disponibles. Nous sommes à disposition pour établir tous vos devis.

Ne pas oublier de compter les accompagnateurs dans l’effectif total : le prix des entrées de certaines visites est différent pour les adultes par exemple.

Le budget détaillé doit accompagner le projet pédagogique et être approuvé par le conseil d’école ou le conseil d’administration. Aucune dépense ne doit être engagée sans cette validation et l’aval du chef d’établissement qui est le donneur d’ordre.

Il est conseillé de bien qualifier le projet en cherchant les axes de développement particuliers qui justifient le voyage. Une problématique sensibilisant les jeunes aux enjeux environnementaux peut être la bienvenue car faisant partie du programme pédagogique du manifeste de l’Education Nationale.

En suivant ces directives, vous vous assurez que votre voyage scolaire est non seulement enrichissant sur le plan éducatif, mais aussi réalisable et équitable pour toutes les familles concernées.

2. Recherche de financements

Votre priorité est de réduire au maximum la contribution financière des familles. Pour atteindre cet objectif, plusieurs possibilités de financement sont disponibles, notamment sous forme de subventions et d'aides.

• Aides des collectivités territoriales : De nombreuses collectivités locales telles que les mairies, les départements et les régions allouent des budgets spécifiques pour soutenir les voyages scolaires. Les régions Auvergne Rhône-Alpes, Savoie et Haute-Savoie sont des exemples de régions qui offrent des subventions pour les séjours scolaires. Il est essentiel de contacter leurs services pour explorer ces opportunités de financement.
• Engagement des associations et coopératives : Les associations de parents d'élèves, les coopératives scolaires et les foyers socio-éducatifs peuvent jouer un rôle crucial dans le financement du projet. Ils peuvent contribuer financièrement ou organiser des activités de collecte de fonds pour aider à réduire la charge financière des familles.
• Participation des entreprises privées : Les entreprises privées peuvent soutenir financièrement les voyages scolaires sous forme de dons ou de parrainage. Les enseignants peuvent solliciter des entreprises locales pour obtenir un soutien financier.
• Comités Sociaux Economiques (CSE) : Dans certaines entreprises, les CSE peuvent contribuer au financement des voyages scolaires. Les parents d'élèves peuvent être encouragés à contacter leur CSE pour explorer cette option.
• Aides sociales pour les familles en difficulté : Les écoles et les services sociaux locaux peuvent offrir des solutions de financement pour les familles en difficulté. Ils peuvent également fournir une assistance financière spécifique en fonction des besoins individuels des élèves.
• Aides spécifiques en fonction de la thématique : Certains voyages scolaires axés sur des thèmes spécifiques, tels que la résistance ou l'écriture, peuvent être éligibles à un financement supplémentaire. Par exemple, la Direction de la Mémoire du Patrimoine et des Archives (DMPA) et la Direction Générale de l'Enseignement Scolaire (DGESCO) soutiennent les projets éducatifs liés au devoir de mémoire.

3. Actions d'auto-financement

Pour dynamiser l'auto-financement de votre voyage scolaire, voici des exemples d'activités originales et efficaces qui peuvent aussi être organisées par les associations de parents d'élèves (APE) :

• Vente de pâtisseries ou de crêpes, chocolats de Noël pour ravir les gourmands.
• Vente de livres.
• Vente de photos de classe.
• Création et vente d'objets personnalisés tels que des porte-clés, des cartes de vœux ou des mugs, ajoutant une touche personnelle.
• Organisation d'une tombola, d'une soirée dansante ou d'un bingo / loto pour rassembler et amuser.

Organiser un événement majeur pour fédérer la communauté autour du projet scolaire, comme un carnaval de fin d'année ou une nuit de cinéma en plein air.

Mise en place d'une fête scolaire en fin d'année, offrant une variété d'activités et de ventes pour tous les âges et l’occasion de faire participer toutes les familles.

Utilisation d'événements saisonniers tels que Noël ou Halloween pour des ventes thématiques, comme les ventes de chocolats de Pâques ou de petits cadeaux de Noël (boules maison, sapin recyclé etc…).

Engagement dans des travaux à temps partiel (emballage des cadeaux) ou recherche de sponsors pour soutenir financièrement le voyage (Faites participer les commerçants de votre quartier, organiser une course à pied avec promesses de dons).

Ces approches non seulement contribuent à financer le voyage scolaire, soutiennent les familles en difficultés mais renforcent également le sentiment de communauté et d'appartenance parmi les élèves, les parents et le personnel éducatif.

4. Contribution des familles

Dans le cadre du financement d'un voyage scolaire, la contribution des familles est un aspect crucial, mais elle doit être abordée avec équité et sensibilité.

• Participation proportionnelle : Ajuster la contribution financière en fonction du revenu familial ou du quotient familial. Faire appel aux Bourses.
• Plans de paiement : Proposer des plans de paiement en plusieurs fois pour alléger le fardeau financier sur les familles, avec des options de paiement flexibles comme les paiements en ligne, en plusieurs fois, les virements bancaires ou les chèques.
• Aides disponibles : Encourager les familles à rechercher des aides financières auprès de sources externes telles que le CAF, les autorités locales, ou les entreprises privées (les comités d’entreprises).
• Utilisation de Chèques Vacances : Informer les familles de la possibilité d'utiliser les ANCV- Chèques vacances pour financer le voyage.

5. Partenariats avec des entreprises privées

Dans le cadre de la recherche de financements pour un voyage scolaire, les partenariats avec des entreprises privées se présentent comme une option viable et souvent sous-exploitée. Voici comment s'y prendre :

• Ciblage géographique : Recherchez les entreprises situées dans votre secteur géographique qui pourraient être intéressées par le soutien de projets éducatifs.
• Analyse du secteur d'activité : Certaines entreprises, en raison de leur secteur d'activité, peuvent être plus enclines à soutenir des initiatives éducatives.
• Contenu clé : Le dossier doit clairement exposer les objectifs du voyage, son intérêt pédagogique, ainsi que les retombées positives attendues pour les élèves et pour l'entreprise sponsor.

Il est crucial d'adapter le dossier et la démarche de contact en fonction de chaque entreprise ciblée, en utilisant son réseau pour faciliter les introductions et en trouvant un lien avec la thématique de la marque de l’entreprise.

• Le soutien financier obtenu peut être conditionné ou pas à une obligation de publicité ou de promotion de l'entreprise.
• Il est important de maintenir les contributions familiales à un niveau raisonnable pour éviter toute forme de ségrégation basée sur les ressources financières des familles.

Ces étapes permettent d'assurer une approche structurée et éthique dans la recherche de financements auprès des entreprises privées, contribuant ainsi au succès du projet de voyage scolaire.

Zoom sur certains dispositifs d'aide au départ

Il existe de nombreux dispositifs d'aide au départ, mais ils sont souvent peu connus car peu médiatisés. Voici quelques exemples :

• Fonds de Dotation "Enfance et Montagne" : Ce fonds offre une aide financière de 1000€ à toutes les écoles de France pour les projets de classe de découvertes en Savoie ou Haute-Savoie. Cela peut contribuer de manière significative à réduire les coûts pour les écoles.
• Plateforme de financement participatif "La Trousse à Projets" : Elle soutient des projets éducatifs pour les élèves de la maternelle au lycée notamment les séjours scolaires à la montagne (classes de neige, classes vertes, classes de découvertes...). Elle aide les enseignants et la communauté éducative à promouvoir leurs initiatives en collectant les fonds nécessaires.
• Aide au transport de la Région Auvergne-Rhône-Alpes : Cette subvention est destinée aux écoles primaires de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Elle permet aux classes de bénéficier jusqu'à 3 000€ de financement du transport pour leur séjour scolaire en montagne, dans la région.

Tableau récapitulatif des sources de financement

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