Comptabilité de l'Entrepreneur Individuel : Obligations et Guide Complet
Naviguer dans le monde de la comptabilité des entreprises individuelles peut sembler complexe. Que vous soyez auto-entrepreneur, commerçant ou artisan, comprendre vos obligations comptables est indispensable pour bien gérer votre entreprise individuelle. Ce guide complet vous fournira les outils nécessaires pour gérer efficacement votre comptabilité, de la tenue de vos comptes à la préparation de votre bilan comptable. Alors, comment fonctionne la comptabilité pour les entreprises individuelles ?
Les astuces pour une gestion comptable PARFAITE de ta micro-entreprise
Quelle différence entre auto-entrepreneur et entreprise individuelle ?
L’auto-entrepreneur est, dans le langage commun, une entreprise individuelle avec le régime fiscal de la micro entreprise. Il sera déduit un abattement sur votre chiffre d’affaires, pour calculer votre bénéfice imposable. L’entreprise individuelle, dans le langage commun, évoque une EI avec le régime fiscal au réel (avec déduction des charges réelles pour le calcul de votre bénéfice imposable et non pas d’un abattement).Les avantages et inconvénients d'une entreprise individuelle
L'entreprise individuelle présente de nombreux avantages :- La création d’une entreprise individuelle est très facile et rapide, pas besoin de juriste ou d’avocat, la création peut se faire en déposant un simple dossier auprès de votre CFE (centre de formalités des entreprises).
- Il n’y a pas besoin de capital social de départ : pas d’argent à apporter obligatoirement.
- Beaucoup moins de formalités juridiques qu’une société : pas de dépôt des comptes annuels chaque année, pas besoin de tenir d’assemblée générale, pas besoin de désigner un commissaire aux comptes.
- Il n’y a aucune limite de chiffre d’affaires pour ce statut (la limite est pour le régime fiscal de la micro-entreprise uniquement).
- Si vous réalisez un déficit, celui-ci pourra s’imputer sur le revenu global de votre foyer fiscal (lors de votre déclaration d’impôt sur le revenu).
- Il n’y avait pas de séparation des patrimoines. La responsabilité de l’entrepreneur pouvait être engagée sur l’intégralité de son patrimoine. Mais depuis la loi du 14 février 2022, la séparation des patrimoines a été enfin prévue grâce à des mesures de soutien.
- Les charges sociales sont calculées en fonction du bénéfice réalisé et non pas des prélèvements réalisés : les charges sociales peuvent donc vite atteindre de grosses sommes si le bénéfice réalisé est important.
- Il sera impossible de vendre une partie de votre entreprise car elle n’a pas de titre de participation. Seule une vente de votre fonds de commerce pourra s’effectuer en cas de volonté de vendre votre activité (certaines exonérations existent).
L’obligation de tenir une comptabilité en entreprise individuelle
L'obligation de tenir une comptabilité n'est pas une option pour l'entrepreneur individuel. L'entreprise individuelle (EI) est un statut juridique. Cette obligation est inscrite dans le Code de commerce et vise à garantir la transparence des opérations commerciales, à faciliter le contrôle fiscal et à permettre une meilleure gestion de l'entreprise.Tous les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale sont soumis à cette obligation. Le type de comptabilité à tenir dépendra du régime fiscal et du chiffre d'affaires encaissé.Les trois options sont :- le régime simplifié du micro-entrepreneur;
- le régime d’imposition réel simplifié, normal ou déclaration contrôlée (profession libérale);
- l'imposition des bénéfices au titre de l’IR (impôt sur le revenu) ou option pour l’IS (impôt sur les sociétés).
Les régimes d’imposition et leurs seuils
Obligations comptables d'une micro-entreprise
Les micro-entreprises bénéficient d'un régime fiscal et social simplifié, qui se traduit également par des obligations comptables allégées. La comptabilité en micro-entreprise se résume donc :- Au livre des recettes de l'auto-entrepreneur qui répertorie par ordre chronologique les encaissements avec la référence à la pièce justificative requise (facture).
- À un registre des achats avec factures.
Livres comptables obligatoires pour le micro-entrepreneur
En tant que micro-entrepreneur (« auto-entrepreneur »), vous bénéficiez du régime micro-social. Vous avez ainsi la possibilité de tenir une comptabilité allégée.- Vous devez déclarer votre chiffre d'affaires tous les mois ou tous les 3 mois, selon ce que vous avez choisi au moment où vous avez débuté votre activité.
- Si vous oubliez de déclarer votre chiffre d'affaires ou vos recettes avant l'échéance, une pénalité de 58,9 € s'applique sur chaque déclaration manquante.
- Vous avez la possibilité de régulariser votre situation en fin d'année. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être taxé d'office sur une base majorée. Cette taxation peut entraîner la perte du régime de la micro-entreprise.
- Montant et origine des recettes (identité du client ou de la société mandataire)
- Mode de règlement (chèque, espèces ou autres)
- Références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes)
- Mode de paiement (chèque, espèces...)
- Références des pièces justificatives (factures, notes...)
- Acheter des livres comptables papiers dans le commerce et les remplir
- Télécharger des modèles officiels et les remplir
- Utiliser un logiciel comptable spécifique
Obligations comptables en entreprise individuelle au régime réel
Une entreprise individuelle a une activité commerçante ou artisanale, relevant des BIC. Elle relève du régime réel simplifié d’imposition si son chiffre d’affaires hors taxes est inférieur à :- 840 000 € pour les activités de vente (les ventes de marchandises, de denrées à emporter ou à consommer sur place et les prestations d’hébergement) ;
- 254 000 € pour les prestations de services.
- d’un grand livre qui regroupe toutes les opérations de recettes et de dépenses par compte ;
- d’un livre journal qui regroupe les opérations de chaque compte bancaire par ordre chronologique ;
- d’un inventaire annuel qui évalue actif et passif de l’entreprise une fois par an (stock de marchandises, trésorerie, immobilisations). Obligatoire pour tout commerçant.
- un bilan comptable ;
- un compte de résultat de l’exercice ;
- les annexes (dispense en cas de régime réel simplifié, présentation simplifiée pour les TPE et PME au régime réel normal).
Documents comptables obligatoires pour le régime réel
Le commerçant doit établir les documents comptables suivants :- Livre-journal : livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés. Seuls les encaissements et les paiements sont enregistrés tous les jours, opération par opération. Les dettes et les créances sont constatées uniquement à la fin de l'exercice comptable. En revanche les frais généraux doivent être enregistrés à échéances régulière tous les ans au maximum. La centralisation des écritures comptables peut se faire tous les 3 mois.
- Grand-livre : livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable général (PCG). Les opérations sont classées par ordre chronologique.
- Manuel des procédures comptables : document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles.
Comptes annuels
À la fin de chaque exercice comptable, il faut établir les comptes annuels de l'entreprise. Ils sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. Ils peuvent être présentés sous une forme simplifiée (modèle de document).Le bilan présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.Le compte de résultat rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.). Il fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice (après déduction des amortissements et des provisions).L'annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat.Conservation des documents
Le commerçant a l'obligation de conserver ses documents comptables et pièces justificatives (factures, registres...) au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.La conservation des documents est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de litige. Le commerçant qui n'a pas conservé ses documents s'expose à une amende de 10 000 €.Obligations comptables pour l’entreprise libérale
L’entreprise individuelle relevant des BNC peut être soumise au régime de la déclaration contrôlée. Tout au long de l’année, elle tient une comptabilité de trésorerie (recettes, dépenses), sauf si elle préfère une comptabilité d’engagement.Les entreprises individuelles relevant du régime de la déclaration contrôlée doivent tenir :- un livre journal des recettes et dépenses ;
- un grand livre ;
- un registre des immobilisations et des amortissements répertoriant les achats et créations avec la date, la nature, le prix et les amortissements, ainsi que la date et le prix de cession.
Quels sont les fichiers comptables nécessaires ?
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, celui-ci établit un FEC (fichier des écritures comptables). Il sera exigé par l'administration fiscale en cas de contrôle.En parallèle, l’entrepreneur individuel doit établir une facture à tout client professionnel (et à tout client particulier qui en fait la demande). La facturation électronique entrera en vigueur au 1er septembre 2027 pour les PME (y compris micro-entreprise), sauf nouveau report. Vos factures doivent être conformes et suivre les nouvelles règles.Bon à savoir
Tous les justificatifs et factures sont à conserver pendant 10 ans, sur papier ou sur format numérique.Plusieurs solutions s’offrent à l'entrepreneur individuel, du papier à l’expert-comptable
Toutes n’ont pas la même efficacité ni le même coût !Déléguer sa comptabilité à un expert-comptable
Votre comptabilité est réalisée par un professionnel. Vous pouvez échanger périodiquement avec lui sur la gestion de l’entreprise et les optimisations possibles. Toutefois, le coût d’un expert-comptable n’est pas négligeable pour une entreprise individuelle, surtout en phase de démarrage. De plus, des outils performants facilitent les missions de tenue de la comptabilité. Vous pouvez donc réaliser votre comptabilité quotidienne par vous-même et sollicitez les conseils d’un expert-comptable ponctuellement ou en fin d’exercice.Réaliser sa comptabilité sur un logiciel de comptabilité
Un logiciel en ligne constitue l’outil idéal pour la comptabilité d’une entreprise individuelle. Avec Propulse, vous disposez de tous les éléments bancaires, financiers et comptables en un seul endroit. Cela simplifie la synchronisation bancaire. C’est idéal au quotidien. En fin d’année, vous pouvez exporter toutes vos lignes comptables pour les transmettre à votre expert-comptable qui se charge de votre déclaration fiscale ! C’est le bon combo efficacité / coût.La gestion de l’entreprise individuelle impose de comprendre le détail d’un compte de résultat ou des soldes intermédiaires de gestion (SIG)
Ce sont des indicateurs de performance essentiels pour assurer la croissance de l'entreprise.Si vous envisagez la création d'une entreprise individuelle, sachez que tenir une comptabilité est obligatoire.Comptabilité d’engagement vs comptabilité de trésorerie
La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer les créances et les dettes en comptabilité, en plus des opérations de trésorerie. Par exemple, avec la comptabilité d’engagement, en tant qu’entreprise individuelle, vous devez comptabiliser les créances, c’est-à-dire, les factures « clients », mais aussi les dettes, c’est-à-dire, les factures « fournisseurs ». Imaginons que vous vendez une marchandise, vous devez saisir la facture client. Une deuxième opération comptable constatera le paiement de cette même facture client. La comptabilité d’engagement vous permet de tenir compte des dépenses et des recettes payées, mais aussi des recettes et dépenses engagées, c'est à dire non payées à la fin de l’exercice.La comptabilité de trésorerie est très simple et vous fait gagner du temps. Vous n’enregistrez que votre flux de trésorerie. Si vous êtes imposé dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) au régime de la déclaration contrôlée, vous devez tenir une comptabilité de trésorerie. Cependant, vous avez la possibilité d’opter pour la comptabilité d’engagement auprès du service des impôts des entreprises (SIE).Déclarations fiscales et sociales
Pour les micro-entrepreneurs, il faudra déclarer chaque mois ou chaque trimestre (sur option) votre chiffre d’affaires directement sur votre espace URSSAF.Si vous êtes au régime micro entreprise, l’URSSAF va calculer directement vos cotisations suite à la déclaration de chiffre d’affaires que vous aurez effectué chaque mois ou chaque trimestre.Si vous êtes au régime réel, des cotisations sur une base forfaitaire vous seront demandées la première année. Par la suite, lors de la déclaration de votre impôt sur le revenu, l’URSSAF viendra régulariser vos cotisations sur le bénéfice réellement réalisé. Puis, par la suite, les cotisations sociales de la deuxième année seront basées sur le résultat de la première année. Une régularisation sera faite l’année suivante, etc.Déclaration de TVA
Dans la mesure où le chiffre d’affaires est en dessous du régime de franchise en base, le micro entrepreneur n’a pas de déclaration de TVA à faire. Il ne doit pas la facturer à ses clients, mais il ne pourra pas la récupérer sur ses achats. Il pourra éventuellement réaliser une option pour déclarer la TVA mensuellement, trimestriellement ou annuellement si il le souhaite.Est-ce obligatoire d'avoir un comptable en EI (Entreprise Individuelle) ?
Vous n’avez pas d’obligation d’avoir un comptable pour gérer la comptabilité de votre EI, vous pouvez la tenir vous même mais pour être sûr de bien respecter vos obligations et ainsi éviter les sanctions, mieux vaut en avoir un.Sanctions en cas de manquement aux obligations comptables
En cas de manquement aux obligations, vous vous exposez à des sanctions de la part de l’administration fiscale.Si la comptabilité est absente de votre EI, plusieurs sanctions peuvent être encourus :- La déclaration d’un rejet de comptabilité : une taxation d’office sera faite.
- La condamnation pour dissimulation volontaire de sommes assujettis à l’impôt ou autres manœuvres de recouvrement aux impôts, ou l’omission de déclaration dans les délais prescrits est punie de 500 000 € d’amende et cinq ans d’emprisonnement (article 1741 du CGI).
- La tenue d’une comptabilité fictive peut également entraîner une peine de prison de 5 ans et une amende de 375 000 €.
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