Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ? Le guide complet

Lorsqu’une entreprise réalise des démarches administratives ou parfois même contractuelles, elle doit souvent fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois. Si cet extrait est demandé, c’est parce qu’il permet de prouver que l’entreprise est bien en activité et immatriculée auprès de l’administration française.

Le Kbis, comme une carte d’identité, atteste officiellement et incontestablement de l’existence juridique d’une entreprise auprès du public. Le K-bis, K-bis, ou l’extrait kbis, est en quelque sorte « la carte d’identité » de votre entreprise, lorsqu’elle est immatriculée au RCS (pour les artisans il s’agit du D1, pour les professions libérales il s’agit du numéro SIREN). Le greffe du tribunal de commerce a en charge la mise à jour du RCS, et par conséquent du Kbis. Il est donc à ce titre « l’officier d’état civil » des entreprises.

L'extrait Kbis (ou K-bis) constitue la carte d'identité de votre entreprise. Il regroupe toutes les mentions légales de votre société. Le Kbis réunit toutes les informations d'identification de l'entreprise. Ces preuves sont vérifiées au jour de la délivrance du document.

Seul le Kbis, ou K-bis, peut prouver officiellement l’identité, l’adresse de la personne physique ou la personne morale immatriculée, son activité, ses organes de direction, administration, gestion ou contrôle, ainsi que l’existence ou non d’une procédure collective ouverte à son encontre. Pour les personnes morales, il faut parler d’extrait Kbis, pour les personnes physiques, il faut parler d’extrait K.

À quoi sert l’extrait Kbis ?

Le Kbis (K-bis) concentre toutes les informations utiles qu’une entreprise doit déclarer, mises à jour par le greffier du tribunal de commerce. L'extrait Kbis atteste que votre société existe et est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel.

Que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, répondre à un appel d’offres ou simplement prouver la légalité de son activité, l’extrait Kbis est souvent demandé dans de nombreuses démarches administratives et commerciales. Il sera par exemple demandé pour ouvrir un compte bancaire, acheter du matériel ou des marchandises, ou encore pour candidater à une OPA.

Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

Il contient des informations clés sur l’entreprise. Ces données sont essentielles pour identifier l’entreprise dans ses relations avec les partenaires commerciaux, les banques et les administrations.

L’extrait Kbis fournit des informations transparentes et à jour sur l’entreprise, y compris sur ses dirigeants et ses procédures (redressement judiciaire, liquidation, etc.). En outre, toute personne peut demander un extrait Kbis d’une entreprise inscrite au RCS, ce qui favorise la transparence dans les relations commerciales et permet de vérifier la bonne foi des partenaires.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

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Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Attention : L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises signifie que vous n’avez pas réalisé (ou finalisé) votre immatriculation auprès du RCS. Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres.

Que contient le Kbis ou K-Bis ?

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires).

Dans le détail, l’extrait K bis contient les informations suivantes :

Nom du greffier du tribunal de commerce qui a signé l’immatriculation ;
Raison sociale, statut juridique, numéro SIREN et code APE ou NAF ;
Montant du capital social ;
Adresses du siège et du principal établissement et des éventuels établissements secondaires en Union européenne ou dans l’Espace économique européen (EEE) ;
Nom de l’entreprise et de ses sites internet, durée d’existence de la société et date de sa création ;
Activité détaillée ;
Fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées ;
Récapitulatif de toutes les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives : sauvegardes, redressements et liquidations judiciaires.

Les informations complètes vont permettre une identification transparente et certifiée de l'entreprise concernée. Elles attestent également son immatriculation.

Quelle est la différence entre un extrait Kbis et un extrait K ?

Il existe bien plusieurs types d'extraits Kbis :

Le Kbis « habituel » sera délivré aux personnes morales, c'est-à-dire les SAS, les SARL, les SASU, les EURL et les SCI,
L'extrait K, quant à lui, concerne les entreprises qui s'apparentent à une personne physique. On fait concrètement allusion aux entreprises individuelles et aux auto-entrepreneurs,
L'extrait L et l'extrait L-bis (personnalité physique ou morale) représentent la carte d'identité des organismes secondaires,
L'extrait D1 concerne les artisans.

L’extrait K et l’extrait Kbis sont tous deux des documents officiels délivrés par le greffe du tribunal de commerce, mais ils concernent des types d’entreprises différents.

L’extrait K concerne les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale, tandis que l’extrait Kbis est destiné aux personnes morales (sociétés) immatriculées au RCS.
L’extrait Kbis regroupe l’ensemble des informations légales sur la société : sa raison sociale, son siège, son numéro SIREN, la forme juridique, les dirigeants, le capital social, etc. Il est plus complet, car il concerne des structures juridiques plus complexes. L’extrait K, lui, ne comporte pas la mention de dirigeants ou d’organes de gestion, car il s’agit d’une entreprise individuelle.
L’extrait K est un document informatif officiel, mais il n’a pas le même statut d’acte authentique que l’extrait Kbis. Il ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce. Contrairement à l’extrait K, le Kbis est un acte authentique qui est signé par le greffier du tribunal de commerce.

En effet, pour être inscrit dans le Répertoire des Métiers, les artisans doivent s'immatriculer. Il est possible de s'enregistrer en tant qu'entrepreneur, entreprise individuelle ou même une société. Après cela, la Chambre des métiers et de l'artisanat (CMA) vous délivrera votre extrait D1. Comme l'extrait Kbis, il comporte toutes les informations vous concernant. Cela inclut le nom, l'adresse, l'activité et le numéro SIREN.

Les auto-entrepreneurs ne disposent pas d'un dossier équivalent au Kbis. Pour eux, il suffit d'obtenir une identification de l'URSSAF, un numéro SIREN et un SIRET. En ce qui concerne les agents commerciaux et les EIRL, ils obtiennent un numéro d'identification spécial. Il s'agit d'un extrait du registre spécial dont ils dépendent.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Comment obtenir son extrait K Bis ?

Pour obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire d'immatriculer sa société auprès du greffe du tribunal de commerce correspondant à sa domiciliation.

Vous pouvez vous adresser au greffier du tribunal de commerce pour recevoir un extrait Kbis. Leur site est disponible en ligne sur www.infogreffe.fr. Vous devez renseigner la dénomination ou le Siren/Siret pour sélectionner l’entreprise recherchée. Vous pouvez recevoir le document par voie électronique ou par courrier.

Vous pouvez aussi déposer une demande de Kbis auprès du tribunal (en physique ou par courrier) ou bien sur le site Infogreffe. Cette méthode vous permet de l’obtenir immédiatement, sans délai de réponse, mais elle est payante.

Deux possibilités s'offrent à vous :

Le retrait sur place auprès du greffe du tribunal du commerce,
La demande en ligne.

Il est également possible de réaliser cette demande directement en ligne. Depuis le 1er janvier 2020, le coût d'un extrait Kbis est fixé comme suit :

Sur place : 2,82 €,
Envoi par courrier : 4,08 €,
Par voie électronique : 3,53 €.

Certains sites web proposent de délivrer un Kbis gratuitement contre des données personnelles (qui sont ensuite revendues), parfois en package avec d'autres documents qui sont quant à eux payants. En majorité, ces sites vont seulement vous envoyer un document qui reprend les informations officielles du Kbis, mais qui n'est pas certifié.

Combien coûte un extrait Kbis ?

L’obtention d’un extrait Kbis pour sa propre entreprise est gratuite lorsqu’il est demandé par voie électronique ou en ligne via le site MonIdenum.fr. Si la demande est effectuée par courrier ou via un retrait sur place, la transmission d’un extrait K ou Kbis est facturée 3,85 euros par exemplaire.

Toute personne autre que le dirigeant d’entreprise peut demander l’extrait K ou Kbis de n’importe quelle entreprise immatriculée en France.

Quelle est la durée de validité d'un extrait Kbis ?

Il n’y a pas de durée de validité pour un Kbis, mais les organismes officiels réclament généralement un exemplaire de moins de 3 mois. Le Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc !

L’extrait Kbis devra daté de moins de 3 mois afin que les informations qu’il contient soient suffisamment récentes. Cela permet de s’assurer que, certains informations comme l’adresse du siège social, l’absence de procédure judiciaires, le nom du représentant légal son bien à jour.

Qu'est-ce que le Kbis de radiation ?

C’est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce qui atteste de la radiation d’une entreprise du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). La radiation signifie que l’entreprise a cessé son activité et n’existe plus juridiquement. Ce document marque donc la fin de l’existence légale de l’entreprise.

Le Kbis de radiation contient des informations similaires à celles d’un extrait Kbis standard, mais avec une mention supplémentaire concernant la radiation :

La raison sociale de l’entreprise.
Le numéro SIREN.
La forme juridique de l’entreprise.
L’adresse du siège social.
Les noms des anciens dirigeants.
La date et les motifs de la radiation (par exemple, liquidation judiciaire, cessation volontaire d’activité, etc.).

Le Kbis de radiation est un document nécessaire pour formaliser la clôture d’une entreprise.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

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