Déclaration des Frais Kilométriques et de Repas : Guide Complet pour Optimiser Votre Impôt

Chaque année, lors de la déclaration de revenus, une déduction forfaitaire automatique de 10 % est appliquée aux revenus des contribuables. Cette déduction vise à couvrir certaines dépenses professionnelles courantes, telles que les frais de transport et de repas.

Cependant, vous avez également la possibilité de déduire vos frais professionnels sur la base de leur montant réel, si cela s'avère plus avantageux. Chacun a le droit de choisir le mode de déduction des frais professionnels le plus intéressant selon sa situation, y compris à l’intérieur du foyer fiscal. En d’autres termes, l’option pour les frais réels n’est pas conjugalisée, ni familialisée, elle est personnelle.

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Frais Kilométriques : Comment les Déclarer ?

Les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.

Calcul des Frais Kilométriques

Le barème est calculé en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus (1 aller-retour par jour sur 36 semaines). Il intègre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.

Les frais liés à votre trajet domicile-travail sont déductibles, mais sous certaines limites de kilométrage. Si vous justifiez de circonstances particulières (liées à votre emploi ou à des situations familiales), vous pouvez demander à inclure la totalité de la distance parcourue, à raison d’un seul aller et retour par jour dans le cadre du trajet domicile-travail.

Pour les véhicules électriques, les frais de location de batterie et de recharge sont également inclus dans le barème. À savoir : Vous pouvez également ajouter les intérêts d’emprunt en cas d’achat à crédit, les frais de péage et de stationnement, à condition de conserver vos justificatifs.

Barème Kilométrique et Simulateur

Un simulateur de calcul des frais kilométriques est mis à disposition gratuitement sur Impots.gouv.fr. Il permet d’estimer le montant des frais kilométriques du contribuable, quelle que soit la motorisation de son véhicule (thermiques, hybride, hydrogène ou électrique) et le type de véhicule (voiture individuelle, deux-roues de plus de 50 cm3 ou de moins de 50 cm3).

La somme issue du simulateur de calcul est à ajouter aux autres frais réels éventuels assumés, pour savoir si le total est supérieur ou inférieur à la déduction de 10%. Le barème kilométrique 2025 est le même que celui de 2024. On notera que le barème kilométrique 2025 es plafonné tant pour la puissance fiscale des voitures (à 7 chevaux fiscaux) que des deux-roues (5 CV).

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Il est possible de ne pas utiliser le barème kilométrique, notamment en ayant recours au barème des frais de carburant au kilomètre pour le calcul des dépenses de carburant. Le calcul à effectuer dépend de deux critères : la puissance fiscale (ou puissance administrative) du véhicule et la distance parcourue. En fonction des variables utilisées, la formule de calcul diffère.

Limites et Particularités

La distance entre le domicile et le lieu de travail ne peut excéder 40 km, soit 80 km par jour (un aller-retour). Cependant, il est possible de déclarer plus de 40 km lorsque l’on fait état de circonstances particulières qui justifient l’éloignement (licenciement…).

Toutes les dépenses ne sont pas comprises dans le barème et certaines doivent être déclarées de façon indépendante (frais de garage…).

Frais de Repas : Conditions et Déductions

Les frais de repas correspondent aux dépenses engagées par un salarié ou un travailleur indépendant lorsqu’il est contraint de prendre ses repas hors de son domicile dans le cadre de son activité professionnelle.

Déduction des Frais de Repas

Les frais de repas constituent des frais professionnels lorsqu’un salarié ou même travailleur indépendant est contraint de consommer son repas hors de son domicile. Les frais engagés peuvent alors être remboursés par l’employeur dans la limite d’un certain montant.

Si le contribuable ne peut prendre son repas chez lui du fait de l’éloignement de son domicile et s’il n’a pas accès à une cantine ou à un restaurant d’entreprise, la déduction de la gamelle est possible. Ce mode de calcul s’applique à condition de disposer de « justifications complètes et précises » exige le fisc. Dans le cas contraire, « l’existence de frais supplémentaires de repas est présumée et les frais supplémentaires sont évalués à 5 euros par repas ».

Lorsque le salarié, dans les mêmes conditions d’éloignement de son domicile et ne disposant pas de service de restauration collective, bénéficie de titres restaurant (Ticket Restaurant, Chèque Déjeuner, Chèque de Table, Pluxee, Swile), la somme qu’il peut déduire au titre des frais de repas ne représente que les sommes restant à sa charge au-delà de la valeur du repas à domicile.

Avantages en Nature et Repas Offerts par l'Employeur

En outre, lorsque l’employeur offre le repas à ses salariés (sans retenue sur salaire), cet élément constitue un avantage en nature de nourriture imposable, à ajouter au montant de la rémunération nette. Pour les repas offerts en 2024 par l’employeur, le montant de cet avantage en nature est fixé à 5,35 euros par repas.

Montants Forfaitaires et Justificatifs

En général, un repas pris à l’extérieur revient plus cher qu’un repas pris à domicile. Si vous n’avez pas de justificatifs, vous pouvez déduire un prix forfaitaire soit 5,35 € par repas.

Vous pouvez déduire vos frais de repas à hauteur de 4€90 (prix fixé par le service public) si vous ne disposez pas de restauration collective dans votre établissement et que vous ne pouvez pas rentrer chez vous (domicile trop éloigné, pas de voiture etc…). Si vous avez une cantine et que vous y prenez vos repas, vous pouvez déduire la différence du prix du repas dans vos frais réels. Par exemple : Antoine prend ses repas à la cantine de l’école. Il paye 5€10 par repas. Il pourra alors déclarer 0,20 cts par repas pris (5,10 - 4,90 = 0,20 cts). Il a mangé à la cantine 134 jours dans l’année 2020, voici son calcul : 0,20 X 134 = 26,8 €.

Télétravail et Frais de Repas

Un salarié en télétravail ne peut pas déduire ses frais de repas, sauf s’il prouve un repas pris à l’extérieur pour des raisons professionnelles (éloignement, absence de restauration sur site).

Démarches Pratiques pour la Déclaration

Choix du Mode de Déduction

Pour savoir s’il vaut mieux conserver la déduction de 10% ou demander à déduire le montant des frais réels, on peut effectuer une simulation à l’aide de l’outil de calcul de l’impôt 2025 anonyme et gratuit mis à disposition sur le site impots.gouv.fr.

Pour connaître le montant prévisionnel de votre impôt au regard de votre situation en matière de déduction des frais professionnels, vous pouvez utiliser le simulateur de l'impôt sur le revenu 2024.

Comment Déclarer Vos Frais Réels ?

Ce choix s’effectue dans la déclaration des revenus 2024 pour cette année (cases 1AK, 1BK, 1CK, 1DK, 1EK…) uniquement.

Dans la rubrique « Traitements, salaires », il faut cliquer sur le bouton « option frais réels » pour chaque déclarant (déclarant 1, déclarant 2, chaque personne à charge ou ayant fait l’objet d’un rattachement au foyer fiscal). Une fois toutes ces informations saisies, le calcul des frais réels s’effectue automatiquement. Attention ! Le salaire est soumis à l’impôt sur le revenu après que les frais réels aient été déduits, en effet l'impôt sur les traitements et salaires peut être diminué.

Justificatifs et Conservation des Documents

Si vous disposez de tous les justificatifs nécessaires, vous pouvez choisir de déduire vos frais réels. En effet, l’utilisation du barème kilométrique n’est pas obligatoire. Cela inclut les frais liés à la dépréciation du véhicule, à l’entretien, au carburant, aux réparations, à l’assurance, et au stationnement, dans la proportion de l’utilisation professionnelle.

Il est obligatoire de justifier ces dépenses et de conserver les justificatifs pendant les trois années suivantes. Cependant, ceux-ci ne sont pas à joindre dans la déclaration d’impôts. Le salarié doit simplement pouvoir les présenter au centre des finances publiques si celui-ci les lui réclame.

Autres Frais Déductibles

Les frais réels ne se limitent pas seulement aux trajets domicile-travail. D’autres dépenses peuvent également être prises en compte, comme le précisent les services fiscaux :

Frais liés au télétravail
Frais de déplacement professionnel
Frais de documentation professionnelle
Frais de double résidence
Achat d’ordinateur : dépenses prises en compte en cas d’achat personnel et d’usage professionnel partiel ou en totalité
100 % du matériel informatique / imprimante / scanner / vidéoprojecteur
100 % du matériel meublant votre bureau (chaise, bureau, étagères…)
Surface du bureau : vous devez d’abord calculer le pourcentage de réduction avec la formule suivante : Surface du bureau par rapport à la surface totale. Puis vous appliquez ce pourcentage aux différents fraisEx. La surface de la pièce que j’utilise comme bureau fait 10m2 et mon habitation fait 100m2.
Vous pouvez faire passer l’intégralité de votre cotisation syndicale dans vos frais réels.

Tableau Récapitulatif des Frais Déductibles

Type de Frais	Conditions de Déduction	Justificatifs Requis
Frais Kilométriques	Utilisation du véhicule à des fins professionnelles	Factures d'entretien, assurance, etc.
Frais de Repas	Repas pris hors du domicile en raison de l'activité professionnelle	Justificatifs de repas, tickets de restaurant
Frais de Télétravail	Dépenses liées à l'aménagement du bureau à domicile	Factures d'achat de matériel, etc.
Frais de Documentation	Achat de livres, abonnements à des revues professionnelles	Factures d'achat, abonnements

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