Remboursement de la TVA au Luxembourg : Procédure et conditions
De nombreuses entreprises se demandent comment récupérer la TVA payée sur certains achats, frais ou dépenses effectués à l'étranger. Cet article détaille la procédure de remboursement de la TVA au Luxembourg, les délais à respecter, les formalités et les justificatifs à fournir.
Conditions générales de remboursement de la TVA
Votre entreprise peut prétendre au remboursement de la TVA dans un État membre de l’Union européenne (UE) si elle ne réalise pas d’opérations imposables dans cet État. En effet, si vous réalisez des opérations imposables, vous devez vous y identifier à la TVA, et la TVA supportée sur vos achats pourra être déduite sur les déclarations de TVA que vous déposerez selon les règles applicables dans cet État.
Le droit au remboursement de TVA n’est ouvert que pour les opérations considérées comme « déductibles » dans l’État membre de l’UE où le remboursement est demandé. Il est important de noter que les exclusions du droit à déduction varient d'un État membre à l'autre. Par exemple, la France n’accorde pas la déduction de TVA sur les voitures de tourisme, contrairement à l’Allemagne.
Les différentes catégories de dépenses qui peuvent être concernées par la récupération de TVA sont les suivantes :
- Récupération de TVA sur les véhicules et les dépenses relatives aux véhicules (péages routiers, carburant, ..) et les locations de voitures ou autres moyens de transports.
- Frais de taxi et de transports en commun.
- TVA sur les droits d’entrée des salons, congrès & spectacles.
- Remboursements de TVA sur les hébergements.
- Alimentation, boissons et services de restauration.
- Divers.
L’étude des frais récupérables peut donc s’avérer complexe. Le mécanisme intra-communautaire des remboursements de TVA est précisé par la directive 2008/9/CE. Une procédure électronique pour accélérer le remboursement a été mise en place le 1er janvier 2010.
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Vous aurez droit à vous faire rembourser la TVA que vous supportez en Union Européenne si des accords de réciprocité existent entre votre pays et les Etats concernés au sein de l’Union européenne. Il est à noter que le Luxembourg ne conditionne pas le remboursement à l’existence d’accords de réciprocité.
Délais et formalités pour les demandes de remboursement
Les demandes de remboursement annuelles doivent être introduites au maximum le 30 septembre de l’année suivant les dépenses. Ces demandes peuvent être également déposées trimestriellement. L’État membre auprès duquel est effectué votre demande de remboursement dispose d’un délai de 4 mois pour donner sa décision. Ce délai est prolongé de 2 mois s’il a réclamé des documents originaux. Sa décision sera notifiée à l’entreprise par voie électronique ou postale.
La société peut recevoir un avis de rejet du dossier de remboursement. Il faudra alors examiner la raison de ce refus et soumettre à nouveau un dossier conforme.
Les documents justificatifs tels que les factures et autres documents commerciaux sont nécessaires lorsque le montant hors taxes est supérieur à 1000€, ou 250€ lorsqu’ils concernent l’achat de carburant.
Attention, les services fiscaux des Etats membres peuvent formuler diverses demandes au requérant (factures ou documents commerciaux originaux, demandes de précisions sur la nature des dépenses par exemple). La société dispose de 30 jours pour répondre à ce type de demandes.
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Entreprise établie en France
Une entreprise établie en France peut demander le remboursement de la TVA intracommunautaire qu'elle a payée dans un autre État de l'Union européenne, si elle remplit les 3 conditions suivantes :
- Elle doit être soumise à la TVA en France (c'est-à-dire « assujettie »).
- Elle doit demander le remboursement pour des opérations réalisées et imposées dans un autre État membre de l'Union européenne.
- Elle ne doit pas avoir réalisé des opérations de livraisons de biens, de prestations de services ou d'importation imposables à la TVA.
Les opérations qui remplissent toutes les conditions suivantes permettent d'obtenir le remboursement de la TVA :
- Elles doivent être nécessaires pour l'activité économique de l'entreprise ou correspondre à des prestations de services fournies qui permettent d'obtenir une déduction de TVA (dépenses de transport, restauration, etc.).
- Elles sont considérées comme étant déductibles de la TVA dans le pays dans lequel la TVA a été perçue.
- Elles doivent être justifiées par des factures comportant des mentions obligatoires, notamment le numéro de TVA intracommunautaire du client et de son fournisseur.
L'entreprise doit faire sa demande de remboursement avant le 30 septembre de l'année qui suit celle au cours de laquelle la TVA dont elle a demandé le remboursement était exigible.
Informations à inclure dans la demande
Ils doivent contenir les informations suivantes :
- Nom et adresse complète du fournisseur ou du prestataire
- Sauf en cas d'importation : numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur ou du prestataire ou son numéro d'identification fiscal attribué par l'État remboursement
- Sauf en cas d'importation : préfixe de l'État de remboursement
- Date et numéro du document ou de la facture
- Base de l'imposition et montant de la TVA dans la devise de l'État de remboursement
- Montant de la TVA déductible calculée dans la devise de l'État de remboursement
- Lorsque cela est nécessaire, la proportion déductible calculée en pourcentage
- Nature des biens et des services ventilés
Codes de ventilation des biens et services acquis
Nature des biens et services acquis ventilés selon les codes suivants :
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- Carburant
- Location de moyens de transport
- Autres dépenses liées aux moyens de transports
- Péages routiers et axes de circulation
- Dépenses de voyages tels que les frais de taxis ou les frais de transport public
- Hébergement
- Denrées alimentaires, boissons et services de restauration
- Droits d'entrée aux foires et expositions
- Dépenses de luxe, de divertissement et de représentation
- Autres
Certains États peuvent demander des informations complémentaires à l'entreprise. Lorsque des biens ou des services de code 10 « Autres » sont mentionnés, l'entreprise doit indiquer de quel service ou bien il s'agit.
Montants minimaux de TVA
La TVA dont le remboursement est demandé ne doit pas être inférieure à l'un des montants suivants selon la période sur laquelle porte le remboursement :
- Pour une période comprise entre 3 mois et 1 an : 400 €
- Pour une période égale à 1 an : 50 €
Suivi de la demande
Une fois la demande de remboursement (correcte et complète) envoyée à l'État, l'entreprise reçoit en général un accusé de réception de l'État. L'État qui a reçu la demande de remboursement a ensuite 4 mois pour traiter la demande. Ce délai peut être allongé à 6 ou 8 mois lorsque des demandes de documents complémentaires sont faites.
Entreprise établie dans l'UE (hors France)
Une entreprise établie dans un État membre de l'Union européenne peut demander le remboursement de la TVA qu'elle a payée en France, lorsqu'elle remplit les 3 conditions suivantes :
- Elle doit être soumise à un régime de TVA (assujettie) dans l'État où est situé son siège social (lieu de domiciliation de l'entreprise).
- Elle ne doit pas être établie en France, c'est-à-dire qu'elle ne doit pas avoir le siège de son activité économique ou un établissement stable à partir duquel elle a effectué les opérations en France.
- Elle ne doit avoir réalisé d'opérations de livraisons de biens, de prestations de services ou d'importation imposables ou non déductibles de TVA en France.
Les opérations qui remplissent toutes les conditions suivantes donnent la possibilité d'obtenir le remboursement de la TVA payée :
- Elles doivent être nécessaires à la réalisation de l'activité économique ou correspondre à des prestations de services fournies qui ouvrent droit à une déduction de TVA (dépense de transport, restauration, etc.)
- Les opérations sur lesquelles la TVA a été appliquée doivent être considérées comme étant déductibles de la TVA en France.
- Elles doivent être justifiées par des factures comportant des mentions obligatoires, notamment le numéro de TVA intracommunautaire du client et de son fournisseur.
L'entreprise doit faire sa demande de remboursement avant le 30 septembre de l'année qui suit celle au cours de laquelle la TVA dont elle a demandé le remboursement était exigible.
Informations à inclure dans la demande
Ils doivent contenir les informations suivantes :
- Nom et adresse complète du fournisseur ou du prestataire
- Sauf en cas d'importation : numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur ou du prestataire ou son numéro d'identification fiscal attribué par l'État français
- Sauf en cas d'importation : préfixe de la France
- Date et numéro du document ou de la facture
- Base de l'imposition et montant de la TVA en euros
- Montant de la TVA déductible calculée en euros
- Lorsque cela est nécessaire, la proportion déductible calculée en pourcentage
- Nature des biens et des services ventilés
Codes de ventilation des biens et services acquis
Nature des biens et services acquis ventilés selon les codes suivants :
- Carburant
- Location de moyens de transport
- Autres dépenses liées aux moyens de transports
- Péages routiers et axes de circulation
- Dépenses de voyages tels que les frais de taxis ou les frais de transport public
- Hébergement
- Denrées alimentaires, boissons et services de restauration
- Droits d'entrée aux foires et expositions
- Dépenses de luxe, de divertissement et de représentation
- Autres
La France peut demander à l'entreprise des informations complémentaires concernant sa demande de remboursement. Lorsque des biens ou des services de code 10 « Autres » sont mentionnés, l'entreprise doit indiquer de quel service ou bien il s'agit.
Montants minimaux de TVA
La TVA dont le remboursement est demandé ne doit pas être inférieure à l'un des montants suivants selon la période sur laquelle porte le remboursement :
- Pour une période comprise entre 3 mois et 1 an : 400 €
- Pour une période égale à 1 an : 50 €
Suivi de la demande
Une fois la demande de remboursement (correcte et complète) envoyée, l'entreprise reçoit un accusé de réception de la France. La France a ensuite 4 mois pour traiter la demande. Ce délai peut être allongé à 6 ou 8 mois si des demandes de documents complémentaires sont faites.
Une fois la demande de remboursement acceptée, la France dispose d'un délai de 10 jours ouvrables à compter de l'expiration du délai de traitement de la demande. Des intérêts moratoires (pénalités de retard) sont versés à l'entreprise si les délais ne sont pas respectés.
En cas de rejet de la demande de remboursement, la France doit indiquer à l'entreprise les motifs de ce rejet. Si la France n'a pas rendu de décision dans le délai imparti, l'entreprise peut saisir le tribunal administratif compétent dès le 1er jour d'expiration du délai.
Remboursement de la TVA pour les non-résidents de l'UE
Pour obtenir un remboursement de TVA ou taxe assimilée dans un pays tiers, vous devez dans la plupart des cas y désigner un représentant fiscal.
Les entreprises établies en dehors de l’UE peuvent déposer les demandes de remboursement de TVA luxembourgeoise sans avoir recours à un représentant fiscal. La récupération de la TVA luxembourgeoise par une entreprise établie en dehors de l’UE peut s’avérer complexe. Une analyse approfondie de l’activité de l’entreprise et de l’ensemble des factures mentionnant la TVA à rembourser, au regard de la règlementation locale, est indispensable pour déterminer si toutes les conditions de remboursement sont remplies.
Importance d'un représentant fiscal
Ne restez pas impuissants face aux délais, questions, inerties de certaines administrations. Faire appel à un représentant ou un mandataire vous permettra de sécuriser :
- L’analyse de vos opérations et leur éligibilité à déduction.
- Le calcul des montants de TVA / taxes à récupérer dans chaque Etat membre de l‘Union Européenne.
- La validation de la conformité des factures et autres documents.
- Le dépôt des demandes de remboursement.
- Le suivi auprès des services fiscaux.
- Le suivi des demandes de renseignements complémentaires.
- La contestation d’un éventuel rejet des services fiscaux.
Spécificités du Luxembourg
Le Luxembourg occupe une place stratégique qui facilite les échanges avec les autres Etats de l’UE, notamment en termes d’automobiles d’occasion. Doté d’un catalogue d’offres conséquent en la matière, le marché de l’occasion du Luxembourg est très intéressant, et il permet aussi d’éviter certaines taxes.
Si vous êtes assujetti à la TVA et voyagez ou traitez avec des entreprises au Luxembourg, vous pouvez prétendre au remboursement de la TVA luxembourgeoise. Une entreprise peut réclamer la TVA de l’année précédente uniquement, aucun délai supplémentaire n’est accordé.
Tableau récapitulatif des montants minimaux de TVA pour le remboursement
| Période de Remboursement | Montant Minimal de TVA |
|---|---|
| Entre 3 mois et 1 an | 400 € |
| Égale à 1 an | 50 € |
En conclusion, la récupération de la TVA au Luxembourg, comme dans tout autre État membre de l'UE, nécessite une compréhension approfondie des règles et réglementations locales. Faire appel à un expert fiscal peut grandement faciliter ce processus et maximiser vos chances de succès.
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