Dépenses Déductibles pour un Auto-Entrepreneur : Guide Complet
En tant que micro-entrepreneur, vous engagez des frais professionnels qui peuvent varier considérablement selon votre activité. La spécificité du régime de la micro-entreprise réside dans sa simplicité, notamment au niveau de la comptabilité. Cependant, cela signifie aussi que le principe général est de ne pas pouvoir déduire directement ses frais professionnels.
Une entreprise soumise au régime micro (micro-BNC ou micro-BIC) bénéficie de nombreux allègements administratifs. Elle est notamment dispensée de tenir une comptabilité et de déclarer ses résultats chaque année. Ses obligations se limitent à tenir un livre des recettes, et, pour certaines activités, un registre des achats. Cela dit, une micro-entreprise peut-elle déduire les charges qu’elle rencontre ?
Le Principe de l'Abattement Forfaitaire
Pour compenser en quelque sorte, la non-déductibilité des frais réels, il faut savoir qu'un abattement fiscal est prévu pour les régimes Micro-BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) et Micro-BNC (Bénéfices non commerciaux). L'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie en fonction de la nature de l'activité afin de déterminer le bénéfice imposable.
Sur le plan fiscal, l’impôt se calcule sur la base d’un chiffre d’affaires, minoré d’un abattement. Ce dernier a vocation à tenir compte de l’ensemble des charges rencontrées par le micro-entrepreneur. On parle d’abattement forfaitaire puisque les dépenses ne sont, en principe, pas retenues pour leur montant réel. Le montant net (chiffre d’affaires - abattement) supporte le barème progressif de l’impôt sur le revenu.
L’abattement micro-entreprise est proportionnel. Le taux dépend de la nature de l’activité exercée par la micro-entreprise. Il est de :
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- 71 % pour les activités de ventes de marchandises, de denrées à consommer sur place et de fourniture de logements.
- 50 % pour les prestations de services de nature commerciale et artisanale.
- 34 % pour les activités libérales et prestations de services non-commerciales.
Au niveau social, il n’existe pas de mécanisme d’abattement, comme c’est le cas pour l’impôt sur le revenu par exemple. Les cotisations sociales d’un micro-entrepreneur se calculent sur la base du chiffre d’affaires sans abattement. Toutefois, les taux en vigueur tiennent compte du fait qu’aucune charge ne soit admise en déduction.
Le revenu imposable qui sert de base de calcul aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu est le chiffre d’affaires. Il bénéficie, fiscalement, d’un abattement forfaitaire. Il n’existe pas d’abattement en matière sociale.
L’application d’un abattement au taux forfaitaire sur le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur est un véritable atout en termes de facilité de gestion. Ce travailleur indépendant, notamment, n’a pas à assurer le suivi et le calcul du remboursement de ses frais professionnels.
Pour rappel, les entreprises et sociétés commerciales hors régime micro fiscal (auto entreprise) doivent, au contraire, assurer une traçabilité de l’ensemble des frais engagés par leurs salariés à titre personnel et dans l’exercice de leur activité.
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Les Frais Non Déductibles
Un micro-entrepreneur ne peut, en pratique, enlever de son chiffre d’affaires aucune charge. Les dépenses sont considérées comme non-déductibles. Cette règle concerne tous les frais professionnels : achats de marchandises, petits équipements, eau et électricité, sous-traitance, fournitures administratives, Internet et téléphone, assurance, loyers mobiliers et immobiliers, dotations aux amortissements, etc.
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Voici les principaux frais souvent oubliés :
- Les frais de débours.
- Les frais de communication.
- Les frais bancaires.
- Les frais d'adhésion et d'abonnement.
- Les frais liés aux événements professionnels.
- Les investissements en matériel.
Comment Gérer les Frais Professionnels ?
Même si le régime de l’auto-entrepreneur ne permet pas de déduire les charges au réel, il demeure indispensable de tenir un registre précis des recettes et des achats. Nous recommandons de mettre en place un système de gestion comptable, idéalement à l’aide d’outils numériques adaptés. L’auto-entrepreneur doit veiller à organiser ses factures et à conserver tous les justificatifs afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle.
Voici les principaux types de frais que vous pouvez prendre en compte sans enfreindre les règles fiscales :
- Les frais de débours : Dépenses engagées pour le compte d'un client, remboursables par ce dernier.
- L’abattement forfaitaire : Compensation indirecte des frais professionnels, variant selon l'activité.
- Les frais liés à l’activité : Loyer, électricité, téléphone, assurances, inclus dans l'abattement forfaitaire.
- Les frais de formation : Investissements dans l’activité, pris en compte dans une stratégie globale.
Les Frais de Débours : Une Exception
Il existe toutefois une exception à ce principe. Plutôt que d'intégrer les frais qu'ils engagent dans leur prix de vente, les auto-entrepreneurs peuvent appliquer le système des débours (article 267, II, 2° du Code général des impôts). L'avantage est que les débours ne sont pas à inclure dans le chiffre d'affaires perçu par l'auto-entrepreneur (Journal Officiel du 29/03/2011, page 3122).
Ces dépenses, si elles sont rendues entièrement distinctes de la prestation elle-même, peuvent faire l’objet d’un remboursement par le client sans intégration dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur. Les frais de débours représentent l’option la plus avantageuse pour un professionnel régulièrement amené à réaliser des achats pour ses clients (artisans du bâtiment, prestations de conseil en décoration intérieure…).
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Pour que cela soit possible :
- Il faut que la facture soit libellée à l’ordre du client directement, et non à celui du micro-entrepreneur.
- Ensuite, la refacturation des frais doit s’effectuer pour le montant exact de la facture (au centime d’euro près).
- Enfin, elle doit figurer sur une ligne séparée de la facture du micro-entrepreneur.
L'auto-entrepreneur doit disposer d'un accord écrit du client, intitulé " mandat de débours ", qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué. L’accord préalable du client est obligatoire. Il doit être informé de l’achat que vous allez réaliser en son nom, et de son montant.
Voici des exemples de frais de débours :
- Les frais de matériaux : Les matériaux correspondent aux matières premières ou aux achats que vous réalisez pour votre activité.
- Les frais de port : Il est en effet possible de faire payer la livraison par le client.
- Les frais de déplacement : comme l'achat de billets de train…
Attention à ne pas faire passer pour des frais de débours des charges qui n'en sont pas en réalité. Ça y est, à présent vous connaissez tout sur ces fameux frais non déductibles en micro entreprise !
La TVA et l'Auto-Entrepreneur
Le régime de « franchise en base » de TVA permet de ne pas déclarer ou facturer la taxe sur la valeur ajoutée. En contrepartie, il ne vous autorise pas à récupérer la TVA sur un achat professionnel. Un auto-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA ne peut pas déduire la TVA qu'il a acquittée lors de ses achats professionnels (matériel informatique, fourniture, restaurant, etc.).
Un auto-entrepreneur qui se situe en dessous de ces seuils peut cependant opter pour l'assujettissement volontaire à la TVA.
La Surfacturation
Dans de nombreux cas, le professionnel va compenser ces charges en les reportant sur la facture envoyée à son client. Il va y inclure ces différents frais en plus du coût de la prestation elle-même. C’est le principe de la surfacturation, tout à fait valable et admis aux yeux de l’administration fiscale.
Dans ce cas, il est recommandé de détailler sur la facture la nature du matériel, son coût unitaire, et préciser si la TVA est applicable ou non en fonction de votre régime fiscal. Si le coût du matériel est élevé, il est possible de l'amortir sur plusieurs prestations. L’intégration des frais professionnels sur la facture va bien évidemment en augmenter le montant, et donc celui du chiffre d’affaires du professionnel.
Tableau Récapitulatif des Abattements et Cotisations
| Type d'activité | Abattement fiscal | Taux de cotisations sociales (hors formation professionnelle) |
|---|---|---|
| Ventes de marchandises, objets, fournitures et denrées, fourniture de logement | 71% | 12,30% |
| Autres prestations de services commerciales et artisanales (SSI) | 50% | 21,20% |
| Prestations relevant de la CIPAV | 34% | 23,20% |
En tant qu'auto-entrepreneur, la gestion des frais professionnels et la compréhension des règles fiscales qui y sont liées sont essentielles pour optimiser votre situation financière. Bien que le statut d'auto-entrepreneur offre une grande simplicité administrative, il est important de connaître les différents types de frais qui peuvent être pris en compte dans votre déclaration fiscale. Ces connaissances vous aideront à éviter des risques fiscaux tout en optimisant vos dépenses.
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