Liste des documents pour l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et formalités liées — guide complet

Avant d’inscrire votre entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), il est nécessaire d’accomplir certaines démarches préalables et de constituer un dossier complet. La liste des pièces à fournir varie en fonction de la forme juridique (SARL, SAS, SA, société civile, etc.), du statut du dirigeant (personne physique ou morale) et de la nature de l’activité (réglementée ou non).

Démarches préalables à l’immatriculation

Choix de la forme juridique : chaque statut juridique a un fonctionnement et des régimes sociaux ou fiscaux différents. Choix du nom de la société : donner un nom à une société est obligatoire, on parle de dénomination sociale. Domiciliation de la société : il s'agit de déterminer le siège social de la société. Dépôt du capital social : une fois constitué, le capital social de la société doit être déposé sur un compte bancaire. Il pourra être récupéré après l'immatriculation de la société. Nomination du dirigeant : les associés ou l'associé unique doivent désigner le dirigeant de la société. Rédaction des statuts : les statuts de la société contiennent toutes les informations importantes concernant le fonctionnement de la société. En cas d'apport en nature, il est nécessaire de nommer un commissaire aux apports pour évaluer le montant de l'apport et l'indiquer dans les statuts. Publication de la création dans un support d’annonces légales : une fois les statuts adoptés, il faut publier la création de la société dans un support habilité à recevoir des annonces légales (Shal).

Activités réglementées et formalités spécifiques

Si vous exercez une activité réglementée (débit de boissons, transports...), vérifiez que vous remplissez bien les conditions requises (diplôme, qualification professionnelle...) pour obtenir l'agrément ou l'autorisation nécessaire à l'inscription au RCS. Attention : si vous exercez une activité réglementée, il faut distinguer les activités réglementées ante-création (exemples : débit de boissons, restaurant, transport de marchandises…) des activités réglementées post-création (exemples : agent immobilier, commerçant ambulant, entrepreneur de spectacles…). Si l’activité est réglementée ante-création, vous devrez accomplir les démarches pour obtenir l’autorisation d’exercice de l’activité avant de déposer votre demande de création car c’est une pièce qui vous sera demandée au moment de l’immatriculation de la société.

En cas d’activité réglementée, il est nécessaire d’accomplir certaines démarches préalables selon l’activité réglementée, comme la demande d’autorisation auprès de la mairie de la commune dans laquelle l’établissement est situé ou encore la demande d’agrément. Pour obtenir des renseignements, adressez-vous aux organismes et aux syndicats professionnels, aux services de la préfecture du département, aux autorités de tutelle (ex. : pour l'activité de transport, adressez-vous à la DRE - Direction Régionale de l'Equipement).

Domiciliation et justificatifs du siège social

Vous devez justifier de l'occupation régulière des locaux du siège de votre société (par tout moyen : copie du bail, quittance EDF ou facture de téléphone récentes...). A sa création, la société peut être domiciliée dans le local d'habitation de son représentant légal et ceci sans limitation de durée lorsqu'aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne l'interdit. En revanche, en présence de disposition législative ou de stipulation contractuelle interdisant l'établissement du siège social au domicile personnel du représentant légal, la domiciliation dans ce local d'habitation, bien que restant possible, se trouve alors limitée à une durée de cinq ans à compter de l'immatriculation. Cette durée est réduite le cas échéant au terme légal, contractuel ou judiciaire de l'occupation des locaux (article L. 123-11-1 du code de commerce).

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Pour domicilier votre société civile, vous pouvez également vous adresser à une société de domiciliation, à une pépinière d'entreprises... Veillez à identifier votre boîte aux lettres au nom de la société civile. Si le siège social est fixé au domicile personnel du représentant légal, il convient d'identifier sa boîte aux lettres au nom de la société civile et d'accomplir les démarches nécessaires auprès de la Poste pour le suivi des courriers de votre société.

Rédaction des statuts et nomination des dirigeants

La rédaction des statuts est une étape importante qu'il ne faut pas négliger. Elle peut avoir des conséquences juridiques, fiscales sur l'entreprise et influer sur le statut social du dirigeant. Etablir les statuts. Procéder à la nomination du gérant. Celui-ci est nommé dans les statuts ou par acte séparé. Il existe des statuts types, en vente dans les librairies universitaires ou spécialisées.

La déclaration qui est obligatoirement faite devant notaire contient la description détaillée de l'immeuble et l'indication de son caractère propre, commun ou indivis. En cas d'apport en nature: titleContent, il est nécessaire de nommer un commissaire aux apports pour évaluer le montant de l'apport et l'indiquer dans les statuts.

Publication légale

Publier un avis de création de la société dans un support d'annonces légales. Cet avis contient les indications suivantes : la raison sociale ou la dénomination suivie, le cas échéant, du sigle ; la forme juridique et s'il y a lieu, le statut légal particulier auquel elle est soumise, le capital social et, s'il s'agit d'une société à capital variable, le montant au-dessous duquel il ne peut être réduit, l'adresse du siège social, l'objet social (indiqué sommairement), la durée de la société, le montant des apports en numéraire, la description sommaire et l'évaluation des apports en nature, les nom, prénoms et adresse du gérant et des personnes ayant le pouvoir général d'engager la société envers les tiers, le greffe du tribunal où la société sera immatriculée et s'il y a lieu, l'existence de clauses relatives à l'agrément des cessionnaires de parts sociales et la désignation de l'organe de la société habilitée à statuer sur les demandes d'agrément.

Une attestation de parution de l'avis de création de la société dans un support d'annonces légales est à joindre au dossier. Publier un avis de création de la société dans un journal d’annonces légales.

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Dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels au format numérique peut être réalisé sur le site guichet unique mis en œuvre par l’INPI, ou au format papier en adressant votre dossier en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société. Si un greffe de tribunal de commerce est compétent, il se prononce au plus tard le 31 janvier 2025. Si un greffe de tribunal judiciaire est compétent, il se prononce au plus tard le 28 février 2025.

Pièces générales à joindre au dossier RCS

ACTES ET PIÈCES À PRODUIRE EN ANNEXE AU RCS : Un exemplaire original des statuts, paraphé, daté et signé par tous les associés en personne ou par mandataire justifiant d'un pouvoir spécial (s'il s'agit d'un acte sous seing privé) ou une expédition (s'il s'agit d'un acte authentique). Les statuts transmis au greffe doivent obligatoirement être présentés sous forme authentique lorsqu'il est fait un apport d'un bien immobilier. Un exemplaire de l'acte de nomination du gérant, s'il n'est pas nommé dans les statuts, certifié conforme par le gérant. L'acte de nomination d'une personne morale gérante indique l'identité de son ou ses représentants légaux.

Si une personne morale nommée gérante de la société n'est pas immatriculée à un registre public ou relève d'un pays non membre de l'Union Européenne, joindre une copie de ses statuts en vigueur traduits le cas échéant en Français, certifiée conforme par son représentant légal.

Pièces justificatives selon la qualité des personnes

PIÈCES JUSTIFICATIVES : Une pièce justifiant de l'occupation régulière des locaux du siège (bail, contrat de domiciliation, quittance EDF ou facture de téléphone...). Si l'activité déclarée est réglementée, produire une copie de l'autorisation délivrée par l'autorité de tutelle, du diplôme ou du titre.

POUR LES GÉRANTS PERSONNES PHYSIQUES : Une copie de la pièce d'identité : copie du passeport ou de la carte nationale d'identité en cours de validité, ou copie recto verso du titre de séjour en cours de validité, le cas échéant. Le statut porté sur le titre de séjour de son titulaire doit lui permettre de s'inscrire au RCS. Une déclaration sur l'honneur de non-condamnation faisant apparaître la filiation, datée et signée en original par l'intéressé, qui fera l'objet d'une vérification auprès du Casier judiciaire par le juge commis au Registre du Commerce et des Sociétés.

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POUR LES ASSOCIÉS ET GÉRANTS PERSONNES MORALES : Un extrait du Registre du Commerce et des Sociétés en original datant de moins de trois mois si la personne est immatriculée, ou tout document officiel justifiant de l'existence légale de la personne si elle n'est pas immatriculée au RCS (exemple : copie de la parution au Journal Officiel d'une association française).

Documents spécifiques selon la forme sociale

SAS / SASU : Lors de la demande d'immatriculation d’une SAS ou d’une SASU, il faut joindre notamment les statuts datés et signés, un justificatif concernant l'adresse de la SAS (contrat de bail commercial ou justificatif de domicile du Président de SAS selon la situation), l’attestation de parution de l’avis de constitution de la SAS dans un journal d’annonces légales, la copie de la pièce d'identité du président de la SAS ainsi que du ou des directeurs généraux et directeurs généraux délégués s’il en existe, l'exemplaire original du certificat du dépositaire des fonds daté et signé (ou attestation de dépôt des fonds), accompagné de la liste des souscripteurs datée et signée mentionnant le nombre d'actions souscrites et les sommes versées par chacun d'eux. En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre.

SARL / EURL : La création d’une SARL ou EURL comprend notamment la rédaction des statuts, le dépôt du capital social, la publication d’un avis de constitution dans un journal d'annonces légales, la constitution du dossier pour la création et l’immatriculation au RCS. Il faudra joindre notamment les statuts datés et signés par tous les associés, un justificatif concernant l’adresse de la société (contrat de bail commercial ou justificatif de domicile du gérant selon la situation), l’attestation de parution de l’avis de constitution, la copie de la pièce d’identité du ou des gérants, l'exemplaire original du certificat du dépositaire des fonds daté et signé (ou attestation de dépôt des fonds). En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre.

SA à conseil d'administration, SA à directoire et conseil de surveillance : Ces formes requièrent des pièces complémentaires comme l'exemplaire du procès-verbal du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, la désignation du président du conseil ou du directoire, les copies certifiées conformes des actes conférant la qualité de représentant permanent d’une société nommée administrateur, et les justificatifs d'identité et de non-condamnation des dirigeants et administrateurs.

Société civile (SCI, SCP, etc.) : Les documents à fournir incluent les statuts datés et signés, la justification de domiciliation du siège social, l'attestation de parution de l'avis de création, la copie de la pièce d'identité de l’associé et/ou du dirigeant, et l'original de la déclaration sur l'honneur de non-condamnation et de filiation.

Procédure et transmission du dossier

Les démarches de création doivent être effectuées sur le site internet du guichet des formalités d’entreprise (guichet unique des formalités). Le guichet des formalités d’entreprise transmet les informations et pièces du dossier de création à chacun des organismes destinataires (notamment Greffe et/ou Chambre de Métiers, URSSAF, Impôts, INSEE). Vous recevrez un accusé de réception électronique qui mentionne les organismes destinataires auxquels votre dossier a été envoyé.

Si votre dossier est incomplet, le guichet des formalités d’entreprise vous indiquera les informations et pièces complémentaires nécessaires à l'instruction, que vous devez alors transmettre par l’intermédiaire de la plateforme. Vous disposez d’un délai de 15 jours pour compléter votre dossier de création. Dans le cas où votre dossier est incomplet, le guichet vous adressera un récépissé avec les pièces ou renseignements manquants et vous disposez alors d’un délai de 15 jours pour compléter votre dossier d’ouverture de SARL en transmettant les éléments manquants par l’intermédiaire de la plateforme.

Délais, coûts et conseils pratiques

Le coût d’une création dépend notamment de l’origine du fonds : siège social au domicile du président, location d’un bail commercial, achat d’un fonds de commerce, etc. Le montant des frais administratifs est déterminé en fonction de vos différentes options et précisé au moment du paiement sur le site internet du guichet des formalités des entreprises. Par ailleurs, en dehors des frais purement administratifs, la création d’une SAS ou SASU a des coûts variés. Il faut compter entre 1 000 et 2 500 € pour la rédaction des statuts par un avocat ou un expert-comptable auxquels il faut ajouter environ 135 € pour la publication de l’annonce légale pour la création d’une SASU et 190€ pour la création d’une SAS (le prix forfaitaire varie de quelques euros en fonction du département). Pour la SARL, il faut compter entre 1 000 et 2 500 € pour la rédaction des statuts et environ 150 € pour la publication de l’annonce légale.

Si vous avez commencé à exercer votre activité avant l’immatriculation de la société, la demande doit être déposée sur le site du guichet au plus tard dans les 30 jours qui suivent la date de début d’activité. Si vous attendez d’avoir immatriculé la société pour exercer votre activité, la demande doit être déposée au plus tard dans les 30 jours qui précèdent la date de début d’activité envisagée. Il est possible de démarrer l'activité avant l'immatriculation ; dans ce cas, il est important d'indiquer sur tous les documents la mention "Société en cours de formation".

Cas particulier : personnes morales dirigeantes et documents à l'étranger

Si une personne morale est nommée dirigeante et n'est pas immatriculée à un registre public ou relève d'un pays non membre de l'Union Européenne, joindre une copie de ses statuts en vigueur traduits le cas échéant en Français, certifiée conforme par son représentant légal. Pour la demande d'immatriculation d’une SAS ou d’une SASU avec dirigeant personne morale : copie de l’extrait Kbis datant de moins de 3 mois de la société dirigeante (si la société n’est pas immatriculée : numéro Siren de la société ou un document attestant de son existence). Si la société n'est pas immatriculée au sein de l'Union européenne : copie de ses statuts traduits en français et certifiés conformes par son représentant permanent.

Anticipation et accompagnement

Il est important de bien anticiper toutes les étapes de création de société afin de gagner du temps au moment de la demande d’immatriculation. La rédaction des statuts est une étape importante qu’il ne faut pas négliger. La dernière étape concerne le dépôt du dossier de l'entreprise au niveau du CFE. Vous pouvez vous faire accompagner par des professionnels en droit ou des services comme la CCI qui proposent des prestations (SécuritActes Statuts et Formalités) et des outils pour gagner du temps et sécuriser la rédaction des statuts. Faites des économies dans votre création et optez pour une prestation en ligne (Easy Déclare) si vous souhaitez créer rapidement une SAS ou une SARL en ligne.

La demande d'immatriculation de la société doit être faite sur le site internet du guichet des formalités des entreprises : Guichet des formalités des entreprises. Une fois la demande effectuée, la société est automatiquement inscrite au répertoire national des entreprises (RNE) et au RCS. À savoir : en cas d’activité d'agent commercial, il est également nécessaire de s’inscrire au RSAC.

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