Document pour ouvrir un Kbis: Guide complet

L'extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise commerciale immatriculée en France. Il atteste de l'existence juridique de l'entreprise et est souvent requis pour diverses démarches administratives et commerciales. Cet article vous guide à travers les étapes et les documents nécessaires pour obtenir un extrait Kbis.

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis?

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Quand un extrait Kbis est-il nécessaire?

Ce document peut être requis pour certaines démarches, telles que l'ouverture d'un compte bancaire professionnel ou l'achat de matériel auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait Kbis pour certaines démarches administratives. Il suffit de fournir le numéro unique d'identification (Siren), qui permet d'obtenir le justificatif d'immatriculation au Registre national des entreprises (RNE).

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis pour les démarches suivantes:

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

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Comment obtenir un extrait Kbis?

Pour obtenir un extrait Kbis, le créateur d’entreprise doit demander l’immatriculation de son entreprise au registre du commerce et des sociétés auprès du greffe. La réalisation de cette formalité est obligatoire, car ce document justifie la création et l’existence légale de l’entreprise.

Afin d’obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire de demander l’immatriculation de son entreprise. Sans accomplir ces formalités, il est impossible de détenir ce document.

Si vous ne vous chargez pas vous-même de vos démarches de création d’entreprise, c’est le professionnel que vous avez sollicité, ou le service en ligne que vous utilisez, qui se charge de transmettre votre demande d’immatriculation.

Une fois que votre dossier est réceptionné par le greffe, il sera analysé pour vérifier qu’il est complet et qu’il n’y a pas d’erreurs au niveau de vos formalités. Le cas échéant, vous recevrez un courrier qui vous précisera quels sont les documents manquants et/ou les erreurs constatées.

Vous aurez ensuite la possibilité de procéder aux corrections. Dès que le dossier est complet et validé, le greffe procède à l’immatriculation de l’entreprise. En principe, vous recevrez votre extrait Kbis assez rapidement.

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Vous pouvez faire votre demande de Kbis en ligne sur le site d’Infogreffe ou Monidenum. La démarche est simple.

Il faut noter que la démarche sur le site d’Infogreffe est payante. Vous pouvez également utiliser l’Annuaire des entreprises.

Vous pouvez également faire votre demande de Kbis en vous rendant sur le site d’Infogreffe.

Il vous suffit de choisir la forme juridique de votre entreprise, puis de compléter un questionnaire qui permet de collecter les informations nécessaires pour la création de votre entreprise. Ensuite, le service se charge de générer vos documents, puis de transmettre votre demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

Si le greffe est réactif, vous obtiendrez votre extrait Kbis en quelques jours.

Où trouver un Kbis en moins de 3 mois ?

Vous pouvez obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site Infogreffe, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes spécialisées en ligne. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez également l’obtenir gratuitement via MonIdenum. Assurez-vous de demander un Kbis récent, car il est souvent exigé pour des démarches administratives et commerciales.

Pour cela, vous devez activer votre compte personnel sur l’espace en ligne prévu à cet effet, sur le site monidenum.fr. Vous pouvez également demander l’envoi de votre extrait Kbis par courrier, par voie électronique, ou sur place. Dans ce cas, la formalité est payante.

Si vous êtes dirigeant d'une entreprise commerciale, vous pouvez obtenir gratuitement un extrait Kbis de votre entreprise.

Pour cela vous devez créer un compte personnel. Il vous est demandé de renseigner votre nom, vos contact, ainsi que les informations liées à votre micro-entreprise (notamment le numéro Siret).

Par la suite, lors de votre connexion, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet Kbis & Performances et de cliquer sur le symbole télécharger.

Attention, la durée de validité de ces extraits est limitée ! On vous demandera généralement toujours un extrait datant de moins de 3 mois.

Pour être sûr d’en avoir toujours un à jour, vous pouvez vous simplifier la vie en demandant un envoi périodique du document.

Qui peut demander l’extrait Kbis auto-entrepreneur ?

Un auto-entrepreneur peut à tout moment obtenir son extrait Kbis si il a une activité commerciale, mais il n'est pas le seul à pouvoir en faire la demande. En effet, cette information est publique et n'importe qui peut en faire la demande pour une entreprise.

Seuls les dirigeants d’une entreprise ou leurs représentants mandatés ont le droit de demander un extrait Kbis complet.

Si vous n’êtes pas le dirigeant de l’entreprise ou que vous êtes dirigeant et que vous souhaitez faire la demande sur le site d’Infogreffe, celle-ci est payante.

Comment obtenir un extrait Kbis lorsqu’on est auto-entrepreneur ?

Pour obtenir votre extrait Kbis, la carte d'identité d’une entreprise immatriculée au RCS, il vous suffit de vous rendre sur le site monidenum.fr. Ce site est administré par les greffes du tribunal de commerce. Vous devez vous créer un compte pour pouvoir faire la demande d’un extrait Kbis auto-entrepreneur.

Il est également possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce pour obtenir son extrait Kbis.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Documents à fournir pour l'immatriculation

La demande d'immatriculation doit être réalisée lorsque les toutes formalités de constitution de la société ont été accomplies, c'est-à-dire, après les étapes suivantes :

Formalités liées aux activités réglementées : il s'agit par exemple des demandes d'agréments, de l'obtention de certains diplôme ou permis
Déclaration des bénéficiaires effectifs
Domiciliation de la société : il s'agit de déterminer le siège social de la société. Il faut également penser à se faire connaître à la poste pour recevoir les documents liés à la société après son immatriculation
Nomination du dirigeant : les associés ou l'associé unique doivent désigner le dirigeant de la société
Adoption des statuts : les statuts de la société contiennent toutes les informations importantes concernant le fonctionnement de la société.
Publication de la création de la société : une fois les statuts adoptés, il faut publier dans un support habilité à recevoir des annonces légales (Shal) la création de la société. Cette étape intervient avant la demande d'immatriculation
Dépôt du capital social : une fois constitué, le capital social de la société doit être déposé sur un compte. Il pourra être récupéré après l'immatriculation de la société
Acquisition des différents registres : il ne faut pas oublier de se procurer différents registres obligatoires liés à la comptabilité ou aux salariés de la société.

Il est possible de démarrer l'activité avant l'immatriculation de la société. Dans ce cas, il est important d'indiquer sur tous les documents la mention "Société en cours de formation". Il faut également rédiger une annexe aux statuts indiquant tous les actes passés avant la demande d'immatriculation.

La demande d'immatriculation de la société doit être faite sur le site internet du guichet des formalités des entreprises :

Guichet des formalités des entreprises

Une fois la demande effectuée, la société est inscrite automatiquement au répertoire national des entreprises (RNE) et au registre du commerce et des sociétés (RCS).

À savoir Une inscription au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) est également faite en cas d'exercice de la profession d'agent commercial.

Les documents à fournir varient en fonction du type de société :

Documents communs à toutes les formes juridiques

Lors de la demande d'immatriculation de la société sur le guichet des formalités des entreprises, il faut indiquer un certain nombre d'informations et joindre les documents suivants :

Statuts de la société datés et signés
Justificatif de domiciliation avec l'adresse clairement identifiable (facture d'eau, d'électricité ou de gaz par exemple)
Attestation de parution de l'avis de création dans un support habilité à recevoir des annonces légales
Déclaration des bénéficiaires effectifs de la société
En cas d'activité réglementée : copie de l'autorisation d'exercice, du diplôme ou du titre

Documents concernant le dirigeant

Pièce d'identité
Original de la déclaration sur l'honneur de non condamnation datée et signée par le dirigeant. Elle doit faire apparaître la filiation du dirigeant
S'il n'est pas nommé dans les statuts : son acte de désignation
En cas de conjoint ou partenaire de Pacs collaborateur : justificatif de mariage ou de Pacs.

Autres documents

En cas de recours à un commissaire aux apports : son rapport daté et signé
En cas de désignation d'un commissaire aux comptes :
- Justificatif de son inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes
- Lettre d'acceptation de sa désignation

À savoir Si la personne qui réalise la formalité d'immatriculation n'est pas le dirigeant, elle doit joindre à la demande un exemplaire du pouvoir (acte authentique ou acte sous signature privée) l'autorisant à effectuer des démarches au nom de la société.

Tableau récapitulatif des registres d’immatriculation

Nature de l’activité	Registre d’immatriculation avant le 1er janvier 2023	Registre d’immatriculation actuel
Artisanale	Répertoire des Métiers (RM)	Registre National des Entreprises (RNE)
Commerciale	Registre de Commerce et des Sociétés (RCS)	RCS + RNE
Libérale	RNE	/
Agent commercial	Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC)	RSAC + RNE

En tant qu’auto-entrepreneur, si vous recevez un extrait Kbis, il contiendra notamment :

La date de création de votre auto-entreprise
La dénomination de votre auto-entreprise
Vos informations d’identité (nom, date de naissance, commune de naissance, nationalité)
Votre immatriculation au RCS
Le type d’activité commerciale exercée (code NAF)
Votre numéro SIREN
L’adresse de domiciliation
La référence de votre autorisation à exercer si votre activité est réglementée : la certification ou le diplôme correspondant

En principe, vous recevrez votre extrait Kbis assez rapidement. Ensuite, vous pourrez télécharger régulièrement votre extrait Kbis gratuitement.

Le Coin des Entrepreneurs vous propose un service partenaire qui vous permet d’obtenir très simplement votre extrait Kbis.

La demande de Kbis peut être faite par le dirigeant de l’entreprise ou par un tiers. Ce document permet de justifier l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Le Kbis est très souvent demandé par les institutions pour prouver l’existence légale de l’entreprise.

A noter : Si vous avez un doute, vous pouvez vérifier votre immatriculation sur Infogreffe, en recherchant votre entreprise dans la base des sociétés immatriculées au RCS. Vous pouvez également consulter votre numéro SIREN.

Grace à la dématérialisation des démarches administratives, les entreprises sont inscrites à la fois au RCS et au RNE.

Avec la mise en place du Registre National des Entreprises (RNE) et du certificat d’inscription au RNE, le rôle de l’extrait Kbis devient moins important.

Vous avez besoin d’un coup de main dans vos démarches de création d’auto-entreprise ? Faites appel à nos experts !

Important : Un extrait Kbis n’est valable que 3 mois !

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