Comment fonctionne la domiciliation d’entreprise et démarches

Afin d’être immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM), une entreprise doit impérativement avoir une adresse pour son siège social. Pour cela, l’entrepreneur peut avoir recours à une société de domiciliation. Celle-ci propose en effet un service qui lui permet de disposer d’une adresse administrative à moindre coût.

Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d'entreprise, aussi connue sous le nom de domiciliation commerciale, correspond à l'affectation d'une adresse postale au siège social de l'entreprise. Il s'agit donc de l'adresse administrative à laquelle le créateur d'entreprise va recevoir l'intégralité des documents officiels juridiques, sociaux et fiscaux entourant sa société. Domicilier son entreprise, c'est donc choisir l'adresse administrative de référence pour recevoir son courrier professionnel, mais aussi concevoir les documents transmis aux clients, partenaires, fournisseurs.

La société de domiciliation est « un prestataire de service fournissant à titre professionnel une domiciliation juridique (siège social, adresse commerciale, administrative, postale) à des personnes physiques ou morales pour l'exercice de leur activité professionnelle ». La société de domiciliation permet à l'entreprise domiciliée d'utiliser son adresse. L’entreprise domiciliée indique alors l’adresse de la société de domiciliation comme étant celle de son siège social.

Les solutions de domiciliation possibles

Le domicile personnel du représentant légal : vous pouvez domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle d'habitation. Cette domiciliation chez vous peut durer autant de temps que vous le souhaitez si aucune disposition ne l'interdit.
Le bail commercial ou professionnel : la domiciliation à l'adresse d’un bail commercial ou professionnel est courante lorsque l’entreprise dispose d’un local dédié.
Une pépinière ou un incubateur : la pépinière fournit un hébergement pour l'adresse de l'entreprise et un accompagnement; l'incubateur accompagne les startups dans l'accélération de leur croissance.
Une société de domiciliation commerciale (cabinet de domiciliation) : ces prestataires agréés fournissent une adresse officielle accompagnée d’un bouquet de services.
Un espace de coworking : souvent proposé avec des offres de domiciliation et partage d'équipements.

Avantages et inconvénients des options

La domiciliation commerciale permet à l’entrepreneur de ne pas acquérir ou prendre en bail un local professionnel, donc de s'engager sur une longue durée et d’y consacrer un budget conséquent. Il permet également d’éviter d’utiliser son adresse personnelle pour domicilier son activité professionnelle. En plus d’accéder à une adresse prestigieuse, le domicilié peut bénéficier de tous les avantages qu’apportent les prestations d’une entreprise de domiciliation.

En revanche, recourir à une société de domiciliation peut présenter des inconvénients. Tout d’abord, la société de domiciliation domicilie plusieurs sociétés. L’espace mis à disposition est donc limité et à partager. Cela peut aussi être source de difficultés quant il s’agit d’organiser des réunions ou d’archiver des documents. Aussi, la société de domiciliation est un service payant : il faudra s’acquitter d’une cotisation.

Fonctionnement d’un cabinet ou d’une société de domiciliation

Un cabinet (ou société) de domiciliation est un centre d'affaires dont l'activité est de fournir une adresse à des entreprises. Il doit posséder un agrément préfectoral, ce qui garantit la qualité de ses services. Les agents d’une entreprise de domiciliation (les domiciliataires) doivent désormais avoir suivi une formation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

En plus de fournir une adresse, le cabinet de domiciliation gère les tâches administratives liées à l'adresse de votre entreprise. Vous pouvez choisir à la carte parmi les prestations suivantes : gestion du courrier (réception, réexpédition, numérisation), standard téléphonique, accès à des espaces de travail : bureaux, espaces de réunions, coworking, rédaction de devis et factures, etc.

La gestion du courrier est le service de base proposé par toute société de domiciliation. Outre la simple mise à disposition d’une adresse administrative, la réexpédition de courrier compte parmi les principaux services complémentaires proposés par une société de domiciliation.

Conditions et obligations pour créer une société de domiciliation

Pour pouvoir constituer une entreprise de domiciliation, le dirigeant est tenu de respecter certaines conditions. À défaut, il ne pourra pas obtenir un agrément préfectoral pour ouvrir la structure. Certaines conditions doivent être respectées. En cas de non-respect de ces conditions, l’entrepreneur qui souhaite créer une société de domiciliation ne pourra obtenir l’agrément du préfet, agrément indispensable pour l’ouverture de la société.

Condition d’honorabilité

Sur l'honorabilité : pour se conformer à l’article L. 123-11-13 du Code de commerce, toute personne souhaitant créer une société de domiciliation doit remplir les conditions d’honorabilité. De fait, l’entrepreneur ne doit pas avoir été condamné pour un crime ou pour certains délits donnant lieu à un emprisonnement d’au moins 3 mois sans sursis (corruption, blanchiment, falsification, trafic de stupéfiants, etc.).

En outre, il ne doit pas avoir été l’auteur des faits ayant donné lieu à une sanction disciplinaire ou administrative de retrait de l’agrément de l’activité de domiciliation, et ce, depuis moins de 5 ans ; ni être frappé d’interdiction, de déchéance ou de faillite personnelle. Ces conditions d’honorabilité doivent également être respectées par toute personne qui détient au moins 25 % des voix, des parts sociales ou des droits de vote au sein de la structure.

Conditions liées aux locaux

Les règles qui régissent la création d’une entreprise de domiciliation se trouvent dans l’article L. 123-11-13 du Code de commerce. Le dirigeant doit justifier la mise à disposition des locaux équipés d’une pièce pouvant assurer la confidentialité nécessaire de l’activité du domicilié, permettre une réunion régulière des différents organes du domicilié (direction, administration et surveillance) et faciliter la tenue, la conservation et la consultation des archives juridiques prescrites par les lois et règlements.

Ces justificatifs peuvent se présenter sous forme de plan de masse du bâtiment, de relevés cadastraux ou encore de descriptif des locaux appuyé de clichés photographiques. D’un autre côté, l’entrepreneur devra justifier être propriétaire des locaux ou être titulaire d’un bail commercial. Par ailleurs, les locaux se destinent exclusivement à un usage professionnel pour pouvoir exercer l’activité de domiciliation. L’ouverture d’une société de domiciliation dans un domicile personnel ou dans des locaux à usage mixte ne s’avère donc pas envisageable.

L’agrément préfectoral : demande et pièces à fournir

Lorsque toutes les conditions sont remplies, le dirigeant peut procéder à la demande d’un agrément auprès de la préfecture du département du siège de la société. À noter que dans la capitale parisienne, elle se fait auprès du préfet de la police. Dans tous les cas, cet agrément est valable pour une durée de 6 ans.

Pour constituer le dossier de demande d’agrément, la société de domiciliation doit fournir plusieurs documents obligatoires : un extrait Kbis ou D1 ; un exemplaire des statuts constitutifs de la société ; un formulaire de déclaration ; une copie de la pièce d’identité des représentants légaux, statutaires, actionnaires ou associés ; un justificatif du titre de propriété des locaux ; un document attestant le respect de domiciliation et des conditions matérielles d’installation ; une attestation sur l’honneur d’honorabilité du dirigeant ou des associés/actionnaires détenant au moins 25 % des voix, des parts sociales ou des droits de vote dans la société.

Une fois le dossier reçu, le préfet dispose de deux mois pour faire part de sa décision d’accorder ou non un agrément pour l’activité de domiciliation. Si toutes ces conditions sont remplies, il est alors possible de demander un agrément au préfet du département du siège social de la société. Une fois l’agrément obtenu, la société peut s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’agrément se renouvelle tous les 6 ans.

Les démarches pratiques pour créer une société de domiciliation

D’une manière générale, l’entrepreneur passe par 4 étapes pour créer une société de domiciliation.

La rédaction des statuts : l’établissement des statuts est une étape obligatoire lors de la création d’une société, quelle que soit sa forme juridique. L’entrepreneur peut réaliser lui-même la rédaction ou la confier à un prestataire juridique. Ensuite, il convient d’en faire l’enregistrement auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE). Ceci dit, cette formalité a été rendue facultative depuis 2015.
L’établissement d’un bail commercial : pour avoir les locaux à disposition, la société de domiciliation et le propriétaire ou le gérant des locaux doivent établir un bail commercial. Ce document permet d’attester que l’entreprise nouvellement formée réside en effet à l’adresse indiquée. Cette attestation de domiciliation s’accompagne le plus souvent d’un justificatif de domicile.
Le dépôt de dossier de demande d’agrément : lorsque tous les documents sont réunis, le dossier de la demande d’agrément est transmis à la préfecture du département du siège de la société.
L’immatriculation : une fois l’agrément obtenu, la société peut s’immatriculer au RCS ; l’attestation de dépôt du dossier de demande d’agrément permet également de s’immatriculer.

Le contrat et l’attestation de domiciliation

Le contrat de domiciliation est conclu entre la société de domiciliation dite « domiciliataire » et l’entreprise domiciliée et doit indiquer le numéro d’agrément préfectoral. Ce contrat doit obligatoirement être conclu par écrit. Il est conclu pour au moins 3 mois et renouvelable par tacite reconduction ; il impose des obligations à chaque partie.

La société domiciliée doit mentionner le contrat au Registre du Commerce et des Sociétés et indiquer l’identité de la société domiciliataire. Une fois le contrat signé, la société est ensuite réputée être domiciliée auprès de la société de domiciliation.

L’attestation de domiciliation de société est un document établi par le propriétaire ou le gérant des locaux où est située la société. Il atteste que la société réside effectivement à l’adresse indiquée. Généralement, lorsque l’attestation de domiciliation est demandée, elle doit également être accompagnée d’un justificatif de domicile.

Durée, prix et fiscalité

Il faut aussi savoir que la durée minimale d’un contrat de domiciliation s’établit à trois mois, avec tacite reconduction sauf en cas de préavis de résiliation. Bon à savoir : lorsqu’un prestataire propose un service en option, il sera facturé au client. Les prestataires professionnels agréés pratiquent des tarifs de 15 à 60 €/mois (180 à 720 €/an) hors services additionnels.

La plupart des prestataires professionnels facturent des frais d’ouverture de dossier à l’entrée de la domiciliation, compris entre 50 et 150 € selon les prestataires. La redirection physique de votre courrier vers votre adresse personnelle génère un surcoût correspondant aux frais postaux réels, généralement compris entre 5 et 30 €/mois selon le volume de courrier. L’accueil téléphonique en votre nom représente un surcoût de 20 à 100 €/mois selon le volume d’appels traités et le niveau de service choisi.

La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) est un impôt local dû par toutes les entreprises et calculé sur la valeur locative des biens immobiliers utilisés pour l’activité. Toute entreprise nouvellement créée bénéficie d’une exonération de CFE durant l’année civile de création, quelle que soit sa forme juridique et ce jusqu’au 31 décembre de l’année en cours.

Où domicilier le siège social : critères pour choisir

Le choix de la domiciliation du siège social d’une société comporte de nombreux enjeux et conséquences pour le créateur d’entreprise. Le lieu du siège social représente son adresse officielle, celle qui figure sur le Kbis de la société et sur l’ensemble des documents, factures et courriers la concernant. Son emplacement géographique emporte des conséquences juridiques et fiscales : il définit d’une part la nationalité de l’entreprise et par voie de conséquence, le droit qui lui est applicable ; d’autre part, il conditionne les aspects fiscaux et sociaux (modalités d’imposition, de taxes, caisses sociales de rattachement…).

Le choix dépendra inévitablement de plusieurs facteurs : le budget disponible, la composition de la société, les besoins de l'entreprise, l'accueil du public ou non. Pour faire le bon choix, prenez conseil auprès d’un avocat.

Risques et protections liés à la domiciliation

Domicilier une personne chez soi comporte des risques non négligeables. En effet, dans le cas où ses biens feraient l’objet d’une saisie à la suite d’un jugement, le propriétaire du logement risque de voir ses propres meubles être vendus au public, et ce, même s’il est absent lors de la visite de l’huissier.

Deux solutions permettent de protéger votre adresse personnelle. La première consiste à opter pour un prestataire de domiciliation, seule l’adresse du prestataire apparaît alors sur les registres publics. La seconde consiste à demander la non-diffusion publique de son adresse personnelle via les services en ligne, de manière à ne faire apparaître que la commune de résidence sur le Registre national des entreprises.

Changer de domiciliation ou transférer le siège social

La domiciliation choisie lors de l’immatriculation de l’entreprise n’est pas définitive, elle peut être amenée à évoluer ultérieurement. Par exemple, cela peut intervenir si vous changez de local, ou si vous déménagez (et que votre entreprise est domiciliée chez vous). En cas de changement, il sera nécessaire de déclarer le changement d’adresse à l’administration. Pour les sociétés, un transfert de siège social est nécessaire.

Le transfert du siège social requiert plusieurs formalités : modification des statuts, publicité légale, dépôt du dossier déclaratif auprès du greffe du Tribunal de commerce et paiement des frais de greffe. Le transfert doit obligatoirement faire l’objet d’une publication dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) habilité dans le département du nouveau siège social.

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Conseils pratiques pour choisir une domiciliation

Vérifiez que la solution choisie respecte les règles d’urbanisme, du bail et du règlement de copropriété.
Prêtez attention aux conditions d’engagement et aux clauses de tacite reconduction.
Sélectionnez uniquement les services annexes réellement utiles à l’entreprise pour éviter les frais inutiles.
Choisissez un prestataire appliquant des tarifs fixes et transparents afin d’éviter les frais cachés.
Pour se faciliter la tâche, rapprochez-vous du Synaphe pour obtenir une liste des centres d’affaires reconnus.

FAQ rapide

La domiciliation est-elle obligatoire ? Oui, la domiciliation d’une entreprise est une formalité obligatoire au moment de sa création.
Peut-on domicilier son entreprise chez soi ? Oui, un entrepreneur individuel peut domicilier son entreprise chez lui si le bail et les règles d’urbanisme le permettent. Pour un dirigeant de société, la domiciliation au domicile est possible mais parfois limitée à 5 ans si des dispositions contractuelles s'y opposent.
Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ? C’est un contrat écrit entre la société domiciliataire et l’entreprise domiciliée, d’une durée minimale de 3 mois et mentionnant le numéro d’agrément préfectoral.
Quels documents pour créer une société de domiciliation ? Extrait Kbis, statuts, justificatif de propriété ou bail, attestation d’honorabilité, formulaire de déclaration, pièces d’identité, etc.

La domiciliation d’entreprise est une obligation légale qui conditionne l’existence juridique de votre société. Élément clé de l’identité d’une entreprise, l’adresse du siège social est déterminante pour les formalités légales et la vie de l’entreprise.

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