La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : Obligations pour les Petites Entreprises

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est aujourd’hui un pilier incontournable de la gestion des obligations sociales des entreprises. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) a été mise en place afin de réduire le nombre de déclarations sociales faites par les employeurs. En effet, elle remplace aujourd’hui la majorité d’entre elles. Mise en place progressivement à partir de 2013, elle est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis janvier 2017. Une déclaration unique et dématérialisée qui assure une simplification ainsi qu’une fiabilisation des obligations sociales.

Toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés doivent remplir une DSN. Toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés doivent remplir la DSN. Elle permet aux employeurs de payer leurs cotisations sociales et de transmettre toutes les informations concernant leurs salariés aux organismes. Elle est transmise mensuellement par les entreprises et contient les données de rémunération des salariés.

En fonction de l’activité de l’entreprise, la DSN est déposée sur une plateforme différente. Ce dépôt n’est pas nécessairement effectué par l’employeur, il peut être fait par son expert-comptable ou bien par un logiciel de paie. Une fois la déclaration effectuée, les données recueillies sont traitées par les organismes correspondants. En cas d’anomalie détectée sur une DSN mensuelle, la correction doit se faire sur la paie du mois suivant.

La DSN est une déclaration en ligne et tous les mois qui transmet les informations concernant chacun de vos salariés. Elle est produite à partir du logiciel de paie.Vous y remplissez les 2 types d'informations suivantes :

Données concernant la paie du salarié
Événements concernant les périodes d'activité du salarié : arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat, etc.

La DSN centralise plusieurs déclarations de l'employeur. Pour consulter la liste de toutes ces déclarations rassemblées en DSN, vous pouvez consulter le document de Net-entreprises suivant :Remplir et envoyer la DSN a les 2 fonctions suivantes :

Lire aussi: Guide de la gestion de PME

Calculer et payer toutes vos cotisations sociales
Informer automatiquement tous les organismes sociaux des données concernant vos salariés (leurs rémunérations, leurs activités, etc.). Il s'agit des organismes suivants : France Travail (anciennement Pôle emploi), Assurance maladie (CPAM: titleContent), Urssaf, Agirc-Arrco: titleContent, organismes complémentaires de santé: titleContent.

À noter Le prélèvement à la source (PAS) est un dispositif totalement intégré dans la DSN. L'employeur doit prélever mensuellement la retenue à la source de l'impôt sur le revenu (IR) en même temps que les cotisations sociales. Il reverse ensuite la retenue à la source au service des impôts des entreprises (SIE).

Attention La DSN se fait par numéro de Siret (établissement) et non par numéro de Siren (entreprise). Vous devez faire autant de DSN que vous possédez d'établissements au sein de votre entreprise. Chaque DSN donne les informations pour tous les salariés d'un établissement.

La DSN remplace les déclarations suivantes :

DADS-U: titleContent définitivement supprimée en 2023
DOETH: titleContent
DMMO: titleContent
DTS: titleContent avec le BVM (bordereau de versement mensuel)

Les éléments qui figuraient dans ces déclarations sont désormais dans la DSN.

La déclaration sociale nominative DSN, comment cela foncti

DSN Mensuelle : Obligations et Informations Essentielles

Tout employeur du secteur privé est tenu de procéder à la déclaration sociale nominative (DSN) dans le cadre de la relation de travail. Cette déclaration consiste à transmettre les données relatives à la paie des salariés et aux évènements impactant leurs activités aux organismes sociaux. Cette déclaration sociale unique remplace depuis le 1er janvier 2017 les nombreuses déclarations qui existaient jusqu’alors et doit être effectuée chaque mois par l’employeur dans le cadre de la gestion de la paie. On parle alors de DSN mensuelle.

La DSN mensuelle est une procédure obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés relevant du régime général de la sécurité sociale et du régime agricole, quelle que soit la taille de l’entreprise, le secteur d’activité ou le nombre de salariés. Lorsque l’entreprise possède plusieurs établissements, l’employeur est tenu de procéder à une DSN mensuelle pour chaque établissement disposant d’un numéro de SIRET propre.

La DSN mensuelle simplifie et allège les formalités administratives pour l’employeur. Elle remplace pas moins de 26 démarches administratives qui existaient jusqu’alors et est désormais commune à tous les organismes sociaux, à savoir :

l’URSSAF ;
Pôle emploi ;
la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ;
les organismes complémentaires.

La DSN mensuelle doit être différenciée de la DSN événementielle. La DSN mensuelle doit être effectuée obligatoirement chaque mois par l’employeur à une date précise et permet l’ouverture du calcul des cotisations sociales par l'administration. La DSN événementielle permet quant à elle de déclarer ponctuellement des évènements relatifs aux salariés (arrêt de travail, fin de contrat, etc.).

La DSN mensuelle émise par l’employeur doit obligatoirement renseigner les informations relatives :

à l’identité du salarié : nom et prénom, date de naissance, adresse du domicile, numéro de sécurité sociale ;
à la qualification professionnelle, l’emploi exercé par le salarié et la rémunération versée : type de contrat de travail, durée du travail, heures supplémentaires, salaire et primes perçues ;
à la société et l’établissement : numéro de SIRET, adresse de l’entreprise, convention collective applicable, numéros de contrats de mutuelle et prévoyance de l’entreprise ;
aux déclarations de cotisations sociales : organisme de recouvrement, montant des cotisations sociales ;
aux taxes applicables à l’entreprise : taxe d’apprentissage, taxe sur les salaires ;
aux évènements impactant de la vie professionnelle des salariés : accident du travail ou maladie professionnelle, congé maladie, congé maternité ou paternité, fin de contrat.

La DSN mensuelle de l’entreprise doit être effectuée chaque mois après vérification et la clôture de la paie :

par l’employeur lui-même ;
ou par le prestataire externe lorsque l’entreprise confie la gestion de sa paie à un tiers.

La DSN mensuelle est générée directement par le logiciel de paie qui doit être compatible avec le dispositif déclaratif. Le logiciel de paie avec DSN doit être en mesure de traduire les données figurant dans les bulletins de paie des salariés en données sociales nominatives.

Quand Effectuer la DSN Mensuelle ?

L’employeur est libre de choisir la date à laquelle il souhaite procéder à l’envoi de la DSN mensuelle. Il est recommandé que celle-ci intervienne avant le versement des salaires et la remise de la fiche de paie aux salariés.

Toutefois, la DSN mensuelle doit impérativement être transmise pour le mois de paie M au plus tard :

le 5 du mois suivant (M+1) pour les entreprises de plus de 50 salariés qui prévoient une date de versement de salaire sur le même mois que la période de travail ;
le 15 du mois suivant (M+1) pour les autres entreprises de moins de 50 salariés, ou de plus de 50 salariés qui procèdent à un décalage de la paie.

Exemple : une entreprise de 62 salariés qui procède au versement des salaires le 29 de chaque mois doit transmettre la DSN mensuelle du mois de mars 2025 au plus tard le 5 avril 2025.

Lorsque la date limite de transmission de la DSN mensuelle prend fin un samedi, un dimanche ou un jour férié, elle est prolongée jusqu’au jour ouvrable suivant. Exemple : les entreprises de plus de 50 salariés ayant une date de versement du salaire sur le même mois que la période de travail ont eu la possibilité de transmettre la DSN mensuelle du mois d'avril 2025 jusqu’au lundi 6 mai 2025, le 5 mai 2025 étant tombé un dimanche.

La transmission de la DSN mensuelle peut s’opérer de deux manières :

le fichier déclaratif généré par le logiciel de paie contenant les données individuelles et nominatives des salariés est déposé manuellement par l’employeur ou par le tiers sur le portail Net-Entreprises.fr ;
le logiciel de paie dispose d’une interface (API DSN) qui permet au déclarant de s’authentifier directement sur la plateforme de dépôt des déclarations sociales sans avoir à naviguer sur le Net-Entreprises.fr.

Vous devez transmettre la DSN 1 fois par mois. Il s'agit de la "DSN périodique".Pour un événement du type "arrêt de travail" et "fin de contrat", vous devez envoyer une DSN dans les 5 jours suivants. Il s'agit d'une "DSN signalement d'événement".

DSN périodique

Vous devez transmettre une DSN 1 fois par mois.

La DSN doit être transmise durant le mois suivant la période d'emploi rémunérée.

La date diffère selon l'effectif de l'entreprise :

Si l'entreprise emploie moins de 50 salariés, la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée.
Si l'entreprise emploie 50 salariés et plus, la DSN doit être faite au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée.

À noter les taux et plafonds qui sont appliqués aux cotisations sociales sont ceux de la période d'activité, même en cas de versement du salaire le mois suivant.

DSN signalement d'événement

Entre deux DSN mensuelles, vous pouvez être amené à effectuer une DSN pour signaler un événement survenu.

Cette DSN doit être faite dans les 5 jours suivants l'événement.

Les événements concernés sont les suivants :

Arrêt de travail (en cas de maladie, maternité, paternité, etc.)
Reprise anticipée (lorsque le salarié reprend son travail avant la date de fin d'arrêt de travail)
Fin de contrat de travail (lors du départ d'un salarié de l'entreprise quel que soit le motif)

À savoir Si un événement survient au cours du mois, vous devez le déclarer dans la "DSN signalement d'événement".

Qui fait la déclaration ?

Vous pouvez :

Soit l'effectuer vous-même
Soit la confier à un tiers déclarant tel qu'un expert-comptable ou à votre service des ressources humaines
Soit la réaliser vous-même certaines déclarations et confier les autres à un tiers déclarant tel qu'un expert-comptable

À noter Si vous avez un problème technique lors de l'utilisation de votre compte DSN, vous pouvez contacter le service support de Net-entreprises :

Où s’adresser ?	Comment ?
Régime général	Pour vos salariés rattachés au régime général de la sécurité sociale, vous devez faire la DSN sur le site internet net-entreprises.fr.
Déclaration sociale nominative (DSN)	Vous devez vous inscrire et ouvrir un compte sur le site net-entreprises.fr. Vous avez le choix entre un compte où vous déclarez vous-même et un compte où vous désignez une autre personne (un expert comptable, un responsable de la paie).
Secteur agricole	Vous devez faire la DSN sur le site internet de la MSA.
MSA - Entreprises et exploitants agricoles - DSN : déclaration en ligne	Vous devez déclarer via la DSN si vous avez un logiciel de paie ; si vous n'avez pas de logiciel de paie vous pouvez déclarer vos embauches de salariés agricoles via TESA+.

Après la déclaration, vous devez consulter votre tableau de bord pour voir les réponses des organismes sociaux.Les organismes sociaux vous envoient des récépissés de conformité, des récapitulatifs d'anomalies et des attestations que vous pouvez télécharger, puis enregistrer et imprimer.

Ces comptes-rendus sont appelés CRM (compte-rendu métier). Ils regroupent les anomalies de votre déclaration en contrôlant les incohérences.

L'Urssaf a mis en place un outil appelé « Suivi DSN » qui vous envoie un compte-rendu des anomalies recensées sur votre déclaration. Vous embauchez votre premier salarié ? Si l’Urssaf constate une anomalie dans les données de votre DSN, elle vous prévient en temps réel.

Modification d'une DSN Mensuelle

Modification avant la date d’échéance de la transmission de la DSN mensuelle

En cas d’erreur déclarative (omission de déclaration ou déclaration incorrecte), l’employeur ou le tiers dispose de la possibilité de procéder à l’envoi d’une nouvelle DSN. Cette dernière est appelée “DSN annule et remplace” et doit survenir avant la fin de la date d’échéance de dépôt applicable à l'entreprise.

Une DSN “annule et remplace” ne peut pas être déposée le jour même de l’échéance. Elle doit être déposée au plus tard la veille à minuit. La nouvelle DSN annule et remplace de manière rétroactive la précédente DSN mensuelle contenant des erreurs. Cette nouvelle déclaration doit porter sur le même mois initialement déclaré et mentionner le même numéro de SIRET.

Exemple : une entreprise qui nécessite de transmettre la DSN mensuelle du mois de mars 2025 avant le 5 avril 2025 s’aperçoit que la DSN mensuelle transmise le 29 mars ne mentionne pas un salarié. Celle-ci a la possibilité de transmettre une DSN “annule et remplace” pour le mois de mars au plus tard le 4 avril 2025 à minuit.

Modification après la date d’échéance de la transmission de la DSN mensuelle

Aucun envoi de DSN “annule et remplace” n’est possible après dépassement de la date d’échéance. L’erreur déclarative pourra être corrigée dans la DSN mensuelle du mois suivant en utilisant le “bloc de régularisation”.

Sanctions en Cas de Non-Respect des Obligations DSN

La transmission tardive de la DSN mensuelle, l’inexactitude des déclarations ou encore l’omission d’informations peuvent entraîner des sanctions financières à l’encontre de l’employeur. Les montants des pénalités financières en matière de DSN mensuelle en 2023 sont à hauteur de :

18, 33 € par salarié en cas de non-transmission de la DSN mensuelle ;
55 € par salarié et par mois de retard (ou par fraction de mois de retard) en cas de retard dans la transmission ;
55 € par salarié en cas d’oubli de déclaration d’un salarié ;
36, 66 € par salarié en cas de déclaration de fausses rémunérations ;
12, 10 € par salarié en cas de fausses déclarations.

La régularisation de la DSN dans un délai de 30 jours après sa transmission peut entraîner l’annulation de la pénalité.

Vous avez reçu un signalement d’anomalies dans les données de votre déclaration sociale nominative (DSN) ? Motion design dynamique, avec des illustrations animées qui a pour but de présenter les 7 anomalies les plus fréquentes dans la déclaration sociale nominative (DSN).

Anomalie numéro 1 : Période de rattachement du montant net social. Une première anomalie fréquente est celle de la déclaration du montant net social sur une période de rattachement qui couvre plusieurs mois civils.

Anomalie numéro 2 : Période incohérente du montant net social avec le versement du salaire. Concernant les entreprises qui versent les salaires en décalage de paie, une anomalie courante est liée à la déclaration du montant net social sur le mois correspondant au travail effectué. Le montant net social doit toujours être déclaré en cohérence avec la date de versement du salaire.

Anomalie numéro 3 : Omission des parts patronales, frais de santé, prévoyance et retraite supplémentaire. La part patronale des cotisations mutuelle santé, prévoyance, retraite supplémentaire, doit figurer dans la DSN du salarié qui en bénéficie. Assurez-vous de renseigner ces cotisations patronales dans la DSN, dans la rubrique Autre élément de revenu brut de type 92 pour les cotisations patronales de frais de santé et 93 pour les cotisations de prévoyance et retraite supplémentaires. Par exemple, si un salarié bénéficie d'une mutuelle d'entreprise, déclarez la part patronale avec le type 92.

Anomalie numéro 4 : Déclaration incorrecte des mandataires sociaux. Anomalie sur la nature de contrat. Une anomalie fréquente est de déclarer un mandataire social, par exemple, un dirigeant sans contrat de travail, comme s'il était salarié avec une nature de contrat de type 90, correspondant à Autre nature de contrat, convention, mandat.

Anomalie numéro 5 : Absence ou valeur incorrecte des jours calendaires déclarés. Une anomalie fréquente concerne le bloc Activité. Ce champ sert à préciser le nombre de jours pris en compte pour proratiser le plafond de sécurité sociale en fonction de la durée de présence du salarié, quelle que soit la valeur du plafond mensuel de la Sécurité sociale qui lui est appliquée. Or, il arrive que ce champ ne soit pas du tout renseigné ou qu'une valeur erronée y soit indiquée, par exemple, 0, alors que le salarié a travaillé. Pour chaque salarié concerné par une proratisation du plafond, indiquez systématiquement le nombre de jours calendaires correspondant à la période d'emploi en cours. Concrètement, ce nombre doit être renseigné dans la DSN au sein du bloc Activité de type 01 - Travail rémunéré, avec l'unité de mesure 40, "jours calendaires de la période d'emploi".

Anomalie numéro 6 : Incohérence entre la modalité d'exercice du temps de travail et la quotité de travail du contrat. La modalité d'exercice du temps de travail déclarée doit impérativement correspondre à la quotité de travail indiquée au contrat. Si ces deux informations ne concordent pas, la DSN sera erronée et pourra être rejetée. Par exemple, si un salarié travaillant à 80% est déclaré avec la modalité 10 - Temps plein dans la DSN. Cette discordance constitue une anomalie déclarative. Pour éviter cette anomalie, assurez-vous que la valeur déclarée pour la modalité d'exercice est cohérente avec le pourcentage de temps de travail prévu au contrat. Pour reprendre notre exemple précédent, pour un salarié exerçant à 80%, indiquez la modalité 20 - Temps partiel.

Anomalie numéro 7 : Omission du Siret de l'Urssaf de rattachement. Dans ce cas, l'entreprise n'a pas indiqué le Siret de l'Urssaf à laquelle la cotisation est rattachée dans la rubrique correspondante de la DSN. Veillez à toujours indiquer le Siret de votre Urssaf de référence dans le bloc "Cotisation individuelle" (81) de la DSN.

Vous avez encore des questions sur la DSN ? Moins de 4 heures après le dépôt de votre DSN, vous êtes informé en cas d’anomalie via un compte-rendu métier (CRM) au sein de votre logiciel de paie et via le service Suivi DSN disponible sur votre espace en ligne. 5 jours après la date limite de déclaration, d’autres anomalies peuvent être signalées suite à de nouveaux croisements de données.

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