Procédure d'encaissement d'un chèque sur un compte professionnel

Un chèque professionnel est un moyen de paiement prévu pour les activités professionnelles des micro‑entreprises, entreprises et sociétés (entrepreneur individuel, SA, SARL, SAS), professions libérales et associations. Il répond aux mêmes règles et conditions légales qu'un chèque bancaire classique. De ce fait, il ne constitue pas un type de chèque particulier, mais un chèque émis dans un cadre professionnel, depuis un compte dédié à l'activité.

À quoi sert un chèque professionnel et qui en est l'émetteur ?

Le chèque pro sert notamment à régler des fournisseurs, payer des acomptes importants, effectuer des transactions nécessitant une preuve écrite et répondre à des exigences contractuelles. Exemple : un dépôt de garantie ou une caution pour un local commercial. L'émetteur (autrement appelé "tireur") d'un chèque professionnel est celui qui le rédige et le signe, le titulaire du compte bancaire pro sur lequel le prélèvement du chèque est fait, celui qui paie la somme mentionnée dessus. Le tireur est l'émetteur du chèque (le professionnel). Le tiré est la banque qui doit payer. Le bénéficiaire est celui qui reçoit le paiement.

Documents nécessaires pour déposer un chèque professionnel

Pour effectuer un dépôt de chèque de paiement pro, plusieurs documents peuvent être exigés :

Le bordereau de remise : ce document est indispensable pour enregistrer un dépôt de chèque. Il contient le numéro du compte professionnel à créditer, le montant du chèque, l’identité du déposant et la date de remise. Il peut être papier (guichet, automate), numérique (application bancaire) ou pré‑imprimé.
Le chèque endossé : le chèque doit être signé au verso, avec la signature du bénéficiaire et le numéro du compte à créditer.
Une pièce d’identité : une pièce d'identité peut être demandée lors d’un dépôt de chèque au guichet, en cas de premier dépôt, si le chèque est d’un montant élevé ou dans le cadre d'un contrôle LCB‑FT (lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme).
Un justificatif professionnel : certaines banques peuvent demander un extrait K‑bis, un numéro SIREN ou un mandat, si le déposant n’est pas le titulaire du compte.

Vérifications à effectuer avant dépôt

Avant tout encaissement, vous devez vérifier que le chèque comporte toutes les mentions obligatoires définies par la loi : la dénomination "chèque", le mandat de payer une somme déterminée, le nom de la banque tirée, le lieu et la date d'émission et la signature du tireur (l'émetteur professionnel). Si votre chèque comporte une erreur ou ne contient pas une mention obligatoire, il pourra être refusé. Vous devez en outre vérifier toutes les informations figurant sur le chèque : date, montant, signature de l’émetteur, personne ou entreprise destinée à recevoir la somme.

Étapes de la procédure d'encaissement

Endossement du chèque. Il est nécessaire tout d’abord de procéder à l'endossement du chèque. L'expéditeur doit apposer sa signature au dos du chèque et le numéro du compte du destinataire doit y figurer.
Dépôt du chèque sur un compte bancaire pro. Le dépôt de chèque peut se faire au guichet d'une banque, via une enveloppe de remise, via un distributeur automatique ou via votre application mobile ou votre espace client en ligne (si votre banque accepte la remise numérique). Avant d'effectuer la remise, votre chèque doit être "endossé", ce qui signifie que vous devez le signer et inscrire le numéro de votre compte bancaire pro à son dos.
Respect du délai de présentation. Le délai légal de présentation d'un chèque est de 8 jours. En pratique, la plupart des banques acceptent les dépôts de chèque au‑delà de ce délai, mais vous perdrez certains droits de recours contre le tireur.
Attente de la compensation bancaire. Une fois déposé, votre banque créditera votre compte pro. Le délai moyen est de 1 à 2 jours ouvrés. Cependant, la provision réelle n'est confirmée qu'après la compensation interbancaire. En effet, votre chèque peut être crédité, puis rejeté, si la provision est insuffisante. Pensez à conserver la preuve de remise (bordereau papier ou numérique) ! Elle vous sera utile en cas de litige ou de rejet du chèque.

Moyens pour encaisser un chèque

Il existe plusieurs moyens pour encaisser un chèque, que ce soit par voie postale, en agence ou avec un smartphone :

Lire aussi: Exigibilité de la TVA Collectée

Voie postale : il est nécessaire d’effectuer une demande de bordereau de remise de chèque. Après avoir en votre possession les preuves de dépôts, vous pourrez effectuer l’encaissement par courrier, en transmettant à la banque le bordereau complété avec toutes les informations, ainsi que le chèque endossé.
Smartphone : certaines banques proposent l’encaissement via le Smartphone, comme les banques en ligne et fintech. Il faudra photographier le chèque et le télécharger au sein de l’application de sa banque. La banque procédera à la validation automatique des informations après les avoir validées.
Guichet : il suffira de se munir du chèque à déposer, d’une pièce d’identité en cours de validité et du numéro du compte. Il est généralement possible de procéder au dépôt du chèque dans n’importe quelle agence de votre établissement bancaire.

La remise de chèque peut se faire sur votre agence de gestion en remplissant un bordereau d’accompagnement ou directement dans un distributeur. L’encaissement d’un chèque nécessite de suivre plusieurs étapes que ce soit l’endossement, le dépôt (ou l’envoi). La procédure d’encaissement du chèque doit être effectuée auprès du guichet de sa banque. Il est nécessaire de disposer d’un compte bancaire pour pouvoir procéder à l’encaissement d’un chèque.

Particularités banques en ligne et solutions digitales

La majorité des banques en ligne acceptent les chèques pros, mais les modalités de dépôt varient fortement selon l’établissement. Il existe trois grands modes d’acceptation : le dépôt de chèque par envoi postal vers un centre de traitement dédié (modalité la plus courante), le dépôt de chèque dans les agences du groupe bancaire auquel la banque en ligne appartient et le dépôt de chèque via un réseau de partenaires (automates, commerçants agréés). Certaines banques en ligne n’acceptent pas du tout les chèques, y compris professionnels.

À l’ère du paiement instantané, proposer ou tout miser sur le paiement par chèque est le meilleur moyen de freiner le développement de votre CA. Vérifier la validité du chèque, l'adosser et réaliser le dépôt sur le compte bancaire… et si vous pouviez gagner du temps en digitalisant vos solutions d’encaissement ? Certaines banques en ligne proposent l’enregistrement de la remise de chèque en ligne puis l’envoi postal du chèque physique, ce qui peut vous faire gagner du temps. L’avantage est que vous n’avez plus besoin de vous rendre en agence, et donc vous pouvez réaliser vos remises de chèques au moment qui vous convient le mieux, 24h/24 et 7j/7.

Par exemple, pour scanner votre chèque et s’assurer qu’il soit bien pris en compte par la banque : téléchargez l’appli, connectez‑vous, rendez‑vous dans la rubrique « Paiements », cliquez sur « Encaisser un chèque », puis « Scanner un chèque » et prenez votre chèque en photo à l’aide de votre appareil. Après avoir scanné votre chèque, vous devez l’envoyer par voie postale, dans une enveloppe non affranchie, afin que le chèque soit effectivement crédité sur votre compte.

Comment scanner un chèque sur l’application Hello bank! ?

Délai, validité et coûts

Le délai d'encaissement d'un chèque dépend de l'établissement bancaire auquel vous avez un compte bancaire. D’une manière générale, le délai d’encaissement d’un chèque est de 2 jours ouvrés. À savoir que pour les banques en ligne, la durée d’encaissement sera variable. La procédure d’encaissement par l’établissement bancaire consistera à effectuer une vérification de validité du chèque. Cette procédure consiste à contacter l’établissement bancaire qui est émetteur du chèque. Cette procédure permettra de confirmer que les fonds sont disponibles, avant de pouvoir débuter la procédure d’encaissement. Cela permettra également de savoir notamment si le chèque est sans provision.

Lire aussi: Choisir le Bon Régime de TVA

La durée de validité d’un chèque est de 1 an et 8 jours lorsque le chèque a été émis en France Métropolitaine. La durée de validité est de 1 an et 20 jours lorsqu’il a été émis dans les départements d’Outre‑mer. Lorsque le délai est passé, il ne sera plus possible d’encaisser le chèque. En cas de dépassement du délai, il sera nécessaire de demander à l’émetteur de refaire un nouveau chèque.

Pour pouvoir encaisser un chèque, il est nécessaire de respecter certaines procédures, cependant l’opération est généralement gratuite. Le chèque de banque professionnel, quant à lui, est souvent payant à la délivrance et garantit la provision car elle est assurée par l’établissement bancaire émetteur.

Risques, limites et bonnes pratiques

Le premier frein à l’utilisation du chèque pour un professionnel, c’est le temps. Entre le règlement en point de vente, le délai d’encaissement d’un chèque et la remise de chèques, vous devez consacrer du temps, celui dont vous avez besoin pour développer l’activité. Vient ensuite la seconde limite : le chèque sans provision. Quand le montant disponible sur le compte bancaire de l’émetteur n’est pas au moins égal au montant du chèque, il sera impossible pour vous de l’encaisser. Vous voilà embarqué dans des démarches coûteuses en temps et en argent pour courir après ce qui vous est dû.

Le chèque est une écriture qui permet au détenteur d’effectuer le retrait des fonds qui ont été crédités sur son compte bancaire. L’encaissement pourra uniquement être effectué que si la provision est disponible sur le compte. À savoir que le chèque doit respecter plusieurs règles, comme par exemple le montant qui doit être inscrit correctement (en chiffres et en lettres). Pour éviter les fraudes, la banque demande que la somme à payer soit inscrite en chiffres et en lettres. Si les inscriptions ne correspondent pas, c'est la somme en lettres qui est retenue. Le nom du bénéficiaire du paiement doit être lisible. La signature doit être conforme au modèle connu par la banque qui détient le compte. Le chèque doit préciser le lieu du paiement et la date du jour de sa rédaction.

En pratique, pour sécuriser le règlement du client, vous êtes en mesure de demander la présentation d’une pièce d’identité en cours de validité. Il est recommandé de ne pas accepter un chèque de banque en dehors de l’ouverture des établissements bancaires. La moindre des choses serait de demander à l’acheteur la présentation d’une pièce d’identité (passeport ou bien carte d’identité nationale).

Utilisation du compte professionnel et règles d'emploi des chèques

L’utilisation de votre compte pro permet d’encaisser les recettes sous différentes formes : dépôts d’espèces, remise de chèques, virements ponctuels ou permanents, encaissement par carte bancaire, remise d’effet de commerce et domiciliation de mandats de prélèvements. Dès l’ouverture d’un compte Pro vous obtenez votre RIB reprenant votre IBAN. Cet IBAN sera à communiquer à vos clients, aux organismes créanciers pour les autorisations de prélèvements, à vos fournisseurs via les factures émises et aux organismes susceptibles de vous adresser des règlements.

Un chèque professionnel peut financer toute dépense engagée dans l’intérêt direct de votre entreprise, à condition qu’elle soit justifiée, proportionnée et rattachable à votre activité pro. Certaines dépenses ne doivent jamais être réglées avec un chèque professionnel : dépenses personnelles, achats mixtes non justifiés, rémunération du dirigeant (doit passer par la paie ou les dividendes, pas par un chèque professionnel) et transferts vers un compte personnel (assimilé à un abus de biens sociaux pour les sociétés).

Peut-on refuser un chèque en tant que commerçant ?

Un commerçant peut refuser un paiement par chèque. Il peut aussi exiger un montant minimal ou maximal pour accepter les chèques. Pour cela, il doit le signaler à sa clientèle en affichant clairement en magasin une mention du type « les chèques ne sont pas acceptés ». Et si l'achat se fait par internet, cette information doit figurer dans les conditions générales de vente. En revanche, la réglementation est un peu différente si le commerçant a choisi de confier la gestion comptable et financière de son entreprise à un centre de gestion agréé (CGA). Dans ce cas, le commerçant est contraint d'accepter l'un des 2 moyens de paiement : soit la carte bancaire, soit le chèque.

Points clés : un commerçant peut refuser le paiement par chèque ou exiger un montant minimum ou un maximum. Il doit le signaler aux clients par un affichage visible en magasin ou dans les conditions générales de ventes. Un commerçant adhérant à un centre de gestion agréé peut refuser le paiement par chèque s'il autorise le paiement par carte bancaire. Un commerçant peut exiger la présentation de votre pièce d'identité pour accepter votre chèque.

Chèque de banque professionnel : quand l'utiliser ?

Le chèque de banque professionnel peut être utilisé pour garantir le règlement d’une créance ou d’un achat, dont le montant est souvent important. La délivrance du document est souvent payante. Le chèque permet de bénéficier d’une provision garantie par l’établissement bancaire émetteur. Celle‑ci sera débitée immédiatement sur le compte du client. Cette démarche évite de se faire remettre un chèque sans provision. Le chèque de banque professionnel est donc considéré comme un mode de paiement fiable. La garantie de la valeur du chèque compte parmi les principaux avantages d’en utiliser. Pour rappel, elle est garantie par l’établissement bancaire émetteur. Le vendeur peut demander le chèque de banque professionnel auprès de l’acheteur lors d’une transaction importante.

Cependant, le chèque de banque professionnel peut mettre du temps à être compensé sur le compte en banque. Même s’il est moins courant d’utiliser de faux chèques de banque que de faux billets, il est toujours judicieux d’apprendre à vérifier l’authenticité du document pour éviter une escroquerie. Le chèque de banque professionnel n’est pas issu d’un chéquier : il faut en faire la demande auprès de la banque. Quel que soit le montant du chèque, la banque facturera une somme forfaitaire comprise entre 5 euros et 26 euros lors de la création du document pour la gestion de la provision.

Bonnes pratiques récapitulatives

Vérifiez systématiquement la présence des mentions obligatoires et la conformité de la signature.
Endossez le chèque en signant le verso et en inscrivant le numéro de compte à créditer.
Conservez la preuve de remise (bordereau papier ou numérique) en cas de litige ou de rejet.
Respectez les délais de validité : 1 an et 8 jours en France métropolitaine.
Si vous encaissez fréquemment des chèques, privilégiez une solution bancaire adaptée (présence d’agences, automates ou application mobile avec scan).
Évitez d’accepter des chèques sans provision et demandez une pièce d’identité pour sécuriser la transaction.

Étape	Action	Délai indicatif
Vérification	Contrôler mentions, signature, date	Immédiat
Endossement	Signer au verso et inscrire compte	Immédiat
Dépôt	Guichet / automate / appli / courrier	Variable
Compensation	Vérification interbancaire des fonds	1-2 jours ouvrés (en général)

balises: #Entreprise