Enregistrement Comptable d'une Franchise de Loyer : Guide Détaillé

La franchise de loyers est un accord contractuel entre un bailleur et un locataire, permettant à ce dernier d’occuper un local commercial sans payer de loyer pendant une période déterminée. Ce dispositif, de plus en plus répandu dans le monde de l’immobilier professionnel, offre une flexibilité appréciable tant pour les locataires que pour les propriétaires.

En matière de location immobilière, une question se pose fréquemment en pratique ; elle concerne le mode de comptabilisation des franchises de loyers souvent accordées par les bailleurs.

Cet article explore en détail comment comptabiliser correctement une franchise de loyer, en abordant les aspects comptables, fiscaux et juridiques essentiels.

Définition d’une Franchise de Loyer

La franchise de loyer est une période temporaire durant laquelle le locataire est dispensé de verser le loyer au propriétaire. Ce dispositif, prévu dès la signature du contrat de location ou par avenant ultérieur, s’applique généralement pour compenser des travaux d’aménagement réalisés par le locataire ou pour faciliter son installation dans le logement.

Cette mesure peut prendre la forme d’une gratuité totale de loyer pendant une durée définie contractuellement.

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Il est essentiel d'encadrer cette franchise via une clause de franchise de loyer sur bail, qui précisera la durée de la franchise de loyer, le montant de la réduction, la date d'application de la franchise de loyer ainsi que la nature des travaux concernés.

La franchise de loyer ne doit pas être confondue avec un différé de paiement. Dans le cas d’une franchise, le loyer est tout simplement non dû pendant une période définie. À l’inverse, un différé implique un report de paiement de loyer : le locataire paiera plus tard, mais la somme reste exigible.

Pourquoi Accorder une Franchise de Loyer à un Locataire ?

Accorder une franchise de loyer à un locataire peut sembler contre-intuitif pour un bailleur. Pourtant, lorsqu’elle est bien encadrée, cette pratique constitue un véritable outil de valorisation locative. Elle permet de répondre à des objectifs précis : travaux d’amélioration, mise en location rapide, ou encore négociation de conditions favorables à long terme.

Avantages pour le Bailleur

Pour le propriétaire, demander une franchise de loyer peut être une stratégie gagnante, notamment entre deux locations. En offrant quelques semaines ou mois sans loyer, le bailleur peut :

• Inciter un locataire à s’engager rapidement ;
• Eviter la vacance locative ;
• Obtenir en échange la prise en charge de travaux d’aménagement ou de remise en état ;
• Valoriser son bien à moindre coût.

Cette réduction de loyer temporaire constitue aussi un argument de négociation dans les zones où l’offre dépasse la demande.

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Risques et Précautions à Anticiper

Si elle n’est pas bien encadrée, la franchise de loyer peut se retourner contre le bailleur. Elle doit toujours faire l’objet d’un écrit, idéalement via une clause de franchise de loyer sur bail. En pratique, elle varie de 1 à 3 mois pour un logement, parfois plus en bail commercial.

Par exemple, un mois peut être accordé pour repeindre l’appartement. La clause de franchise de loyer doit mentionner clairement la période concernée, avec la date d’application.

Comment Estimer et Calculer une Franchise de Loyer ?

La comptabilisation d'une franchise peut être estimée en fonction de plusieurs critères :

• Loyer mensuel ;
• Durée d'inoccupation ;
• Valeur des travaux assumés par le locataire.

Lorsqu’elle est accordée en compensation de travaux, le bailleur doit évaluer le coût réel de ces améliorations pour proposer une durée cohérente. Il peut également tenir compte de la valeur locative cadastrale du bien.

Exemple : Un bailleur propose un appartement loué 800 € par mois. Le locataire souhaite réaliser 1 600 € de travaux de rénovation (peinture, sol, équipements). En contrepartie, les deux parties conviennent d’une franchise de loyer de 2 mois, soit 1 600 € exonérés. L'étalement de la franchise est donc alignée sur la valeur des travaux, et la date d'application.

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Quels Travaux Peuvent Justifier une Franchise de Loyer ?

Tous les travaux ne peuvent pas donner lieu à une franchise de loyer. Seuls ceux qui ne remettent pas en cause le caractère décent du logement peuvent être négociés entre bailleur et locataire. Il peut s’agir de :

• Travaux d’amélioration ;
• Travaux d'embellissement ;
• Travaux d'adaptation.

Si le propriétaire effectue des travaux pendant la location (rénovation, remplacement d’équipements essentiels, etc.), et que ceux-ci durent plus de 21 jours, il a l’obligation légale d’indemniser le locataire. Cela peut se faire sous forme de franchise de loyer, notamment en cas de gêne importante (bruits, poussière, accès restreint).

Travaux Initiés par le Locataire

Lorsque le locataire propose de réaliser lui-même certains travaux, cela peut aussi justifier une exonération temporaire de loyer. La franchise de loyer actif accordée est alors proportionnelle au coût estimé de ces travaux.

Pour garantir la bonne exécution, le bailleur peut prévoir un état des lieux avant/après. Ces travaux peuvent être :

• Pose d’un nouveau revêtement de sol ;
• Peinture complète du logement ;
• Remplacement d’équipements non essentiels ;
• Abattement d’une cloison non porteuse ;
• Modernisation d’un coin cuisine.

En aucun cas, les mises aux normes de sécurité ou de salubrité, qui relèvent de la responsabilité exclusive du propriétaire, ne peuvent être incluses dans la clause de franchise de loyer.

Comment Rédiger une Clause de Franchise de Loyer ?

Pour que l’accord soit valide, la clause de franchise de loyer sur bail doit impérativement être rédigée par écrit. Elle protège à la fois le bailleur et le locataire, en précisant les conditions exactes de la franchise.

Mentions Obligatoires à Ajouter

Voici les éléments à inclure systématiquement dans une clause de franchise de loyer :

• La nature détaillée des travaux à effectuer (type, matériaux, pièces concernées) ;
• La date d’application de la franchise de loyer (début et fin de la période d’exonération) ;
• La durée de la franchise de loyer exprimée en semaines ou mois ;
• Le montant du loyer exonéré, avec ou sans les charges (selon ce qui est prévu pour le loyer et charges en location), doit être précisé.

Exemple de clause :

Le locataire s’engage à réaliser les travaux suivants : [nature et détails des travaux] avant la date du [date d'échéance des travaux]. En contrepartie, le propriétaire accorde une réduction de loyer OU franchise de loyer d’un montant de [montant de la compensation accordée] € (hors charges OU charges comprises) pendant [durée de la franchise] mois à compter du [date de début de la franchise]. Un premier état des lieux sera réalisé avant travaux le [date de l'état des lieux avant les travaux] et un second le [date de l'état des lieux après les travaux] pour constater la réalité de ces travaux.

Traitement Comptable et Fiscal de la Franchise de Loyer

Les instances comptables préconisent, tant en réglementation comptable nationale qu’en IFRS, de répartir les charges de loyer de manière à rendre compte correctement des avantages économiques procurés par l’immeuble de période en période. Ce qui conduit à retenir la méthode la plus représentative de la façon dont le locataire tire avantage dans le temps de l’utilisation de cet immeuble.

Le Conseil d’État conditionne le rattachement fiscal des loyers à l’exécution de la prestation, écartant une répartition inégale des loyers lorsque la prestation locative est d’égale intensité au cours des différentes périodes. Dans cette dernière situation, les loyers sont alors déduits linéairement sur l’ensemble de la période d’occupation, incluant les périodes de franchise.

Atteindre cet objectif comptable et fiscal de linéarisation des loyers conduit tout d’abord à déterminer un loyer mensuel moyen pour l’ensemble de la période effective d’occupation.

Ensuite, au titre des périodes de franchise, sera déduit en charges à payer l’écart correspondant à l’insuffisance du loyer contractuellement dû au titre de ces périodes, sur le loyer moyen préalablement déterminé.

Puis, au cours des périodes ultérieures rendant exigible le loyer contractuel, le lissage du loyer comptable et fiscal sera préservé grâce à une reprise de la charge à payer, pour la fraction du loyer facturé excédant le loyer moyen.

Conséquences des Abandons de Loyers pour le Bailleur

Dans le cadre de la SCI, l'abandon de loyer n'est plus une libéralité à réintégrer dans les revenus fonciers sauf graves difficultés du locataire. Ces abandons de loyers ne sont pas imposés.

Pour bénéficier de ces mesures dérogatoires, l'abandon de loyer doit être consenti à une entreprise entre le 15 avril 2020 et le 30 juin 2021. Il ne doit pas exister de lien de dépendance entre le bailleur et le locataire. C'est le cas lorsque l'un des deux détient directement ou par personne interposée plus de la moitié du capital social.

Par ailleurs, il est possible d'obtenir un crédit d'impôt égal à 50% de la somme totale des abandons au titre du mois de novembre 2020. Ce dispositif concerne aussi bien les bailleurs particuliers que les entreprises, à la condition que ces dernières comptent moins de 250 salariés. Dans le cas où il y aurait plus de 250 salariés, l'abandon pris en compte est plafonné aux deux tiers du loyer qui aurait dû être versé au titre du mois de novembre 2020.

Comptabilisation des Loyers : SCI et Bailleur

L'activité de location est l'activité principale d'une SCI dite de location. Les loyers sont donc des prestations de services.

Les charges locatives peuvent être considérées comme des acomptes jusqu'à la réception du décompte définitif de charges, une fois par an, un calcul qui peut nécessiter l'intervention d'un expert-comptable.

A réception de ce décompte par le locataire, il aura une créance (trop payé) ou une dette envers son bailleur.

Les locataires peuvent être considérés comme les clients de la SCI.

Exemple de Comptabilisation

Une SCI loue un appartement pour la somme de 1 500€ par mois. Les avances sur charges sont fixées à 500€.

Tableau de Comptabilisation des Loyers Perçus et Avances sur Charges

Comptabilisation du Loyer, SCI et Bailleur : Les Charges de Copropriété

Les charges locatives sont comptabilisées selon leur nature et ventilées selon qu'elles sont récupérables ou non auprès du locataire. Certaines charges de copropriété peuvent rester à la charge du propriétaire.

Utiliser deux comptes 614 permettra de distinguer les charges locatives récupérables auprès du locataire et les charges de copropriété.

Les autres charges seront ventilées par nature. Les travaux pourront figurer dans un compte 615 ventilé selon que les travaux sont ou non, déductibles des revenus fonciers. Les factures d'eau, d'électricité adressées directement à la SCI pourront figurer en compte 606. L'assurance et les différentes taxes seront comptabilisées dans les comptes dédiés (616 et 63).

Conclusion

La franchise de loyers est un outil puissant dans la négociation des baux commerciaux, offrant des avantages tant aux locataires qu’aux propriétaires. Elle permet de faciliter l’installation de nouvelles entreprises tout en sécurisant l’investissement des bailleurs sur le long terme. Cependant, sa mise en place requiert une attention particulière aux aspects juridiques, comptables et fiscaux. Une négociation transparente et équilibrée, ainsi qu’une rédaction soignée des clauses contractuelles, sont essentielles pour tirer le meilleur parti de ce dispositif.

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