Gestion et erreurs sur les notes de frais freelance : règles, sanctions et conseils pratiques

Fluidifier la gestion des notes de frais professionnels dans votre entreprise, vous y avez déjà pensé ? Cela ne représente que des avantages croyez-nous ! La gestion des notes de frais est une tâche essentielle pour les freelances. Elle permet de suivre les dépenses professionnelles et d'assurer une bonne gestion financière. Cependant, il est facile de commettre des erreurs qui peuvent avoir des conséquences sur les finances ou la conformité fiscale.

Qu'est-ce qu'une note de frais et quelles sont ses informations essentielles ?

C’est la note de frais est un document numérique ou papier permettant au salarié de se faire rembourser par son employeurs ses frais dépensés dans l’intérêt de son entreprise. En bref : toutes les dépenses avancées par le salarié personnellement à la place de son employeur. Les notes de frais regroupent différents types de frais professionnels : frais de déplacement, frais de repas, frais d’hébergement, ou encore d’autres frais engagés par les collaborateurs. Pour valider la note, toutes ces informations doivent être correctes.

Quelles informations sont nécessaires à l’établissement d’une note de frais ? Une note de frais kilométriques doit contenir plusieurs informations : l’identité du salarié et de l’entreprise ;la date et le motif du déplacement ;des informations sur le déplacement ;le montant et les moyens de paiement de la dépense ;la signature de l’employé et du salarié. Une note de frais de restaurant doit mentionner les identités du salarié et de l’employeur, le nom du restaurant, la date, la nature et le montant des frais, et des précisions sur les personnes invitées.

Frais remboursables : déplacements, hébergement, repas, télétravail et fournitures

Frais de déplacement : Remboursable uniquement si le salarié est à plus de 50km de son domicile ou que son domicile est à plus d’1h30 de trajet en transports en commun. Ses billets de train, d’avion…, ses frais de location de véhicule, ou de carburant, de péage sont alors pris en charge. Dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel, il peut alors toucher des indemnités kilométriques. Ces frais kilométriques doivent se justifier avec le motif du déplacement, le lieu de départ et d’arrivé, le kilométrage total effectué ainsi que la puissance fiscale du véhicule. Comment savoir le nombre de chevaux fiscaux de votre véhicule ? Regardez sur votre carte grise la case P.6 !

Frais d’hébergement : Remboursable uniquement si le salarié est à plus de 50km de son domicile ou que son domicile est à plus d’1h30 de trajet en transports en commun. La facture doit indiquer le nombre de nuitées, l’ensemble des frais imputés à la chambre occupée et un solde nul.

Frais de télétravail : Il est désormais possible pour un salarié de proposer au remboursement certains frais liés au télétravail comme le forfait internet, le forfait mobile et même une partie du loyer.

Frais de restauration : Que ce soit un fast food ou un restaurant étoilé, il faut que la note de frais associée à des frais de bouche soit détaillée. Vous pouvez seulement déduire un montant fixé par la loi, qui correspond à la différence entre le montant de la note et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture. En outre, vous devez indiquer au dos de la note de restaurant le nom de vos invités et les circonstances qui justifient le caractère professionnel du repas.

Les frais de fournitures : Si vos frais de fournitures sont inférieurs à 500€ HT alors ils peuvent également être déduits du résultat imposable. Parmi eux on peut retrouver du matériel informatique (claviers d’ordinateur, souris, câbles, webcam, cartouches d’encre) ou des fournitures de bureau (agrafeuses, fauteuil, lampes...).

Processus de rédaction, justification et remboursement

Quel est le processus de rédaction des notes de frais ? Le salarié avance les frais. Le salarié rédige sa notre de frais avec les détails décrits ci-dessus. Le salarié donne à son entreprise sa note de frais avec les justificatifs associés à chaque dépense. Différents supports pour remettre sa notre de frais : le papier, l’Excel puis impression, un logiciel de gestion de notes de frais (Sage Note de Frais fait très bien ça). En cas de perte d’un justificatif, il subsiste une solution à utiliser avec beaucoup de parcimonie : la déclaration sur l’honneur accompagnée d’un relevé bancaire où apparait la dépense.

Puis, le manager valide la note de frais. Le comptable contrôle les preuves. La direction (comptable, financière, ou le gérant pour de plus petites structures) effectue le remboursement. Le remboursement peut se faire de trois manières : Sur la base du montant réel des dépenses (le salarié paye une somme, l’entreprise lui rembourse le même montant) ou sur un mode forfaitaire. Les salariés dans ce dernier cas, sont remboursés à hauteur d’un montant fixe et régulier. En principe, les frais sont pris en compte pour leur montant réel, sur la base des justificatifs. Cependant, vous pouvez vous faire rembourser selon un calcul forfaitaire ou au barème pour les indemnités kilométriques.

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Fiscalité et règles de déductibilité

Les remboursements de notes de frais n’est pas soumis aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu. Le montant de la TVA est récupérable par l’entreprise pour les frais qui ne sont pas des frais de déplacement ni des indemnités kilométriques. Attention : Il existe des plafonds d’exonération de charges sociales pour que les entreprises n’exagèrent pas.

La dépense, pour être considérée comme un frais professionnel, doit remplir ces 3 conditions : être justifiable et nécessaire à l’activité économique de l’entreprise ; être justifiée par un document officiel (facture) qui doit être conservée pendant 10 ans ; ne pas être somptuaire, disproportionnée, notamment vis-à-vis du chiffre d’affaires de l’entreprise.

On entend par notes de frais les documents prouvant les dépenses que vous avancez dans le cadre de votre activité. À moins de devenir freelance auto-entrepreneur, vous pouvez déduire ces dépenses de votre résultat, que celui-ci soit soumis au régime de l’impôt sur le revenu ou au régime de l’impôt sur les sociétés. Cependant, pour être déductibles, les notes de frais doivent réunir trois conditions.

Particularités selon le statut (micro-entreprise, portage, sociétés)

Peut-on se rembourser ses notes de frais quand on est freelance/indépendant en micro-entreprise ? Si vous êtes freelance micro-entrepreneur, le régime de gestion des notes de frais diffère. En effet, vous n’êtes pas autorisé à déduire une quelconque dépense de votre chiffre d’affaires. Tout simplement parce que l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire qui prend en compte vos frais professionnels.

Si vous optez pour le portage salarial, les mêmes règles s’appliquent. Vos frais professionnels sont catégorisés comme des frais de fonctionnement et sont donc pris en charge à condition de présenter les justificatifs nécessaires. Ils ne doivent toutefois pas excéder 30% du salaire brut.

Erreurs fréquentes, fraudes et conséquences

Quelles sont les dérives de la note de frais ? Concernant les dépenses professionnelles c’est tolérance 0 ! Il est primordial de garder ses comptes en ordre et d’avoir des justificatifs pour toutes les dépenses, qu’elles soient engagées ou remboursées. Les notes de frais sont souvent considérées comme des compléments de salaire par les collaborateurs. Elles peuvent faire l’objet d’abus. Tout salarié qui aurait manqué à son obligation de loyauté en majorant ses notes de frais risque un licenciement pour faute grave.

L’URSSAF tente de limiter les dérives avec notamment, l’obligation de présenter certaines preuves de dépense. Lors d’un contrôle fiscal, il n’est pas rare que l’administration se concentre sur cette partie des charges de l’entreprise. Le 1er motif de redressement fiscal est initié à cause de notes de frais injustifiée, mal justifiée. Il s’agit alors d’un avantage en nature et pas d’une note de frais.

En effet, arrondir ses frais kilométriques ou ses factures de téléphone, se faire rembourser ses dépenses personnelles, ajouter sa restauration… la falsification des notes de frais est plutôt répandue en Europe. Cependant, elle pourrait coûter jusqu’à 13 709 euros par an aux PME européennes d’au moins 250 salariés selon l’étude européenne de SAP Concur. En moyenne, ce « petit extra » s’élèverait à 115 euros…

Les erreurs les plus fréquentes sur les notes de frais sont l’absence de justificatif de paiement pour les frais professionnels et le dépassement des plafonds d’exonération de charges sociales. L’expert-comptable doit être vigilant pour éviter le risque de fraude : dépenses personnelles passées en dépenses professionnelles, justificatif de paiement falsifié, remboursements multiples ou excessifs pour des frais engagés, etc.

Les sanctions en cas d’erreurs sur une note de frais ? Les erreurs sur les notes de frais peuvent être sanctionnées à l'occasion d'un contrôle effectué par l'URSSAF. En cas d'absence de justificatifs ou lorsque le plafond d'exonération des charges sociales est dépassé, l'employeur peut faire l'objet d'un redressement. L'URSSAF peut alors réclamer : le paiement des cotisations sociales non versées sur les sommes indûment exonérées ; des majorations de retard (entre 5 % et 10 %) ; des pénalités pouvant aller jusqu'à 25 % en cas de manquement délibéré.

Sanctions pénales en cas de fraude : En cas de fraude avérée (fausses notes de frais, justificatifs falsifiés), l'employeur et/ou le salarié s'exposent à des sanctions pénales : amende pouvant atteindre 45 000 € ; peine de prison jusqu'à 5 ans (en cas de faux et usage de faux) ; licenciement pour faute grave du salarié fraudeur.

Coûts cachés des erreurs et de la mauvaise gestion

Au-delà de représenter un risque financier pour l’entreprise, la mauvaise gestion des notes de frais est chronophage pour les employés, les managers, la direction et du service comptabilité. La gestion de note de frais est encore mal maîtrisée par de nombreuses entreprises en France. Le manque d’outils, la fraude et les erreurs ont un coût pour ces entreprises qui doivent trouver des solutions pour maîtriser leur budget et gagner en efficacité. Aujourd’hui, les entreprises françaises dépensent 11 milliards d’euros en notes de frais. Une somme colossale qui n’est pas toujours justifiée. En effet, il apparaît que 5 % des revenus annuels des entreprises sont perdus à cause de la fraude. Cela représente environ 730 € par employé et par an.

Selon l’Institut Français de Prévention de la Fraude, 89 % des cas de fraude en entreprise sont liés aux notes de frais. Mais s’agit-il réellement d’une fraude ou d’une erreur liée à la méconnaissance des règles en matière de gestion de note de frais ? Telle est la question que nous pouvons nous poser. Pour autant, nous avons pu constater auprès de nos clients que les salariés n’ont toujours pas une connaissance exacte de leurs droits et devoirs en matière de note de frais. Par exemple, 20 % des salariés soumettent des factures non conformes. Or, le coût de traitement d’une note de frais est évalué à 53 €, et le coût d’une erreur à 48 € supplémentaires.

Comment éviter les erreurs : organisation et outils

Pour gagner un temps considérable, remplacez Excel par une solution de gestion en ligne et mobile avec un système automatisé et intelligent. Les applications de notes de frais ont de nombreux avantages. Elles permettent entre autres d’archiver les justificatifs et de valider les notes de frais, et donc de simplifier le processus pour éviter les erreurs. Beaucoup de freelances utilisent encore un tableur Excel associé à un classeur de justificatifs. Cependant, cette méthode devient rapidement fastidieuse, chronophage et risquée.

Avec N2F, il devient impossible de tricher ou de commettre une erreur sur les frais kilométriques et les parcours réellement effectués. Nous avons intégré le module Google Maps à notre application. Ainsi, votre collaborateur saisit le point de départ et le point d’arrivée, cela calcule automatiquement la distance à parcourir. Il suffit de valider le parcours et l’application de gestion de frais kilométriques calcule le montant de l’indemnité selon les données saisies pour le collaborateur. Car, pour mémoire, l’indemnité dépend du nombre de kilomètres et de la puissance du véhicule.

À une époque où il est estimé qu’un salarié met 27 minutes à remplir une note de frais, N2F vous propose une solution efficace et fiable en quelques clics seulement. Votre application de gestion de note de frais permet de scanner une facture et de saisir les informations liées directement sur smartphone. Si votre salarié réalise cela de suite après un achat, vous limitez les risques de perte du justificatif de note de frais, et donc les risques de litige avec votre salarié et de perte d’argent lié à l’absence de récupération de la TVA.

Notre application est un filtre anti-fraude et erreurs. En effet, nous avons mis en place des alertes pour vous prévenir lorsqu’une dépense semble inappropriée. Par exemple, si votre salarié travaille du lundi au vendredi, s’il saisit une dépense le week-end ou même un jour férié dans l’application de gestion de notes de frais, vous recevez une alerte qui vous indique qu’il y a une erreur. Si vous aviez reçu la facture sur papier. Si vous avez des quantités importantes de notes de frais à gérer, peut-être n’auriez-vous pas noté ce détail qui n’en est pas un.

La perte d’argent liée à une mauvaise gestion des notes de frais est également due à une mauvaise connaissance des règles. En effet, les salariés ne connaissent pas nécessairement les plafonds de dépense en matière de frais professionnels. Ainsi, sans application, ils peuvent déplacer les plafonds. Avec N2F, tout change. Selon le poste occupé par chaque collaborateur, vous définissez des plafonds de dépenses pour les repas, l’hébergement, les transports, etc. Dès lors que le plafond est atteint, vous recevez, là encore, une alerte pour optimiser votre gestion.

Bonnes pratiques concrètes pour freelances

Numériser vos reçus immédiatement après un achat pour éviter les pertes de documents.
Utiliser deux comptes bancaires distincts pour vos dépenses professionnelles et personnelles.
Conserver toutes les pièces justificatives pendant 10 ans, en copies papier et numériques sécurisées.
Vérifier que chaque facture comporte les mentions obligatoires et, pour les micro-entrepreneurs exonérés, la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI".
Définir des plafonds de dépenses et les communiquer à vos collaborateurs ou vous-même en tant que freelance.
Prendre 30 secondes pour relire une facture avant envoi : montants, numéros, dates, conditions de paiement.
Automatiser les relances de paiement et suivre la trésorerie régulièrement.
Consulter un expert-comptable pour clarifier les dépenses déductibles spécifiques à votre activité.

Outils recommandés

Tiime : cette application mobile vous permet de dématérialiser tous vos justificatifs de note de frais, gratuitement et en illimité. Avec Tiime Accounts, vous pouvez photographier vos justificatifs et les enregistrer immédiatement. L’application leur confère une valeur probante, ce qui signifie que la version numérisée a la même valeur que l’original. Grâce à la reconnaissance OCR, l’application extrait automatiquement les informations importantes de vos justificatifs.

Freebe et d’autres outils de facturation permettent d'archiver automatiquement toutes tes factures de manière sécurisée et conforme, ce qui te fait gagner du temps et te protège en cas de contrôle. Certains outils intègrent des contrôles automatiques : extraction OCR, détection de doublons, blocage sans justificatif, alertes de dépassement de plafonds.

FAQ rapide

Quel est le délai de remboursement ? Il n’existe pas de délai de paiement strict dans le Code du travail pour les notes de frais, il est néanmoins recommandé de respecter un délai raisonnable, par exemple 30 jours.
Que faire si je perds un justificatif ? Il subsiste une solution : la déclaration sur l’honneur accompagnée d’un relevé bancaire où apparait la dépense, à utiliser avec parcimonie.
La version numérisée des justificatifs est-elle valable ? Depuis juin 2020, les justificatifs dématérialisés font foi en cas de contrôle URSSAF, si le logiciel est conforme.
Peut-on confondre devis et facture ? Non, le devis est une proposition commerciale, la facture est un titre de créance. Ne transformez pas un devis en facture en changeant simplement le titre.

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Check-list avant envoi d'une note de frais

Le justificatif est-il présent et lisible ?
La dépense est-elle justifiable et nécessaire à l’activité ?
La date et le motif sont-ils indiqués ?
Les montants HT/TVA/TTC sont-ils cohérents ?
Le kilométrage et la puissance fiscale sont-ils renseignés si applicable ?
Le plafond applicable n’est-il pas dépassé ?

La gestion de notes de frais ne devrait pas être une corvée. Révolutionnez votre manière de gérer vos notes de frais. Gagnez un temps précieux avec un outil complet et performant et surtout, réalisez d’importantes économies. Pour quelques euros par mois, vous allez économiser des milliers d’euros chaque année. En adoptant les bonnes pratiques et des outils adaptés, vous simplifiez votre gestion, limitez les risques d’erreurs et réduisez les conséquences financières et juridiques d’un mauvais traitement des notes de frais.

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