Accueillir un Stagiaire en tant qu'Auto-Entrepreneur : Guide Complet

Bonne nouvelle, il est tout à fait possible de recruter un stagiaire quand on est auto-entrepreneur. Un auto-entrepreneur peut tout à fait décider d’embaucher un stagiaire pour l’assister dans ses tâches. Cela lui permet d’obtenir une aide précieuse dans son activité et permet au stagiaire d’acquérir une expérience solide dans la vie active : une situation win-win. Toutefois, le recours à un stagiaire ne doit pas correspondre à du salariat déguisé.

L’auto-entrepreneur doit respecter un certain nombre de règles et de conditions. En revanche, il devra remplir toutes les conditions de recours à un stagiaire imposées par la loi. Voici les principales conditions à respecter avant d’entamer vos recherches.

Dans cet article, nous allons explorer en détail les aspects importants à considérer avant de prendre cette décision, ainsi que les démarches obligatoires et les avantages et inconvénients qui en découlent.

Prendre un stagiaire en autoentreprise, est-ce possible ?

Conditions et Motifs Valables pour Embaucher un Stagiaire

Aucune règle de droit n’empêche l’auto-entrepreneur de prendre une personne en stage. Toutefois, le stage est encadré par le droit. Avant tout, le stage entre dans le cadre d’un cursus scolaire/universitaire. Il est réalisé à des fins pédagogiques.

Voici les principales conditions à respecter avant d’entamer vos recherches :

Conditions de formation : La personne que vous allez prendre en stage dans votre micro-entreprise doit être inscrite dans un établissement scolaire ou universitaire. Plus précisément, ce stagiaire doit suivre une formation comportant au moins 200 heures d’enseignement par an.
Motifs valables : En tant que structure d’accueil et maître de stage, votre rôle est de former cet étudiant. Vous êtes donc tenu de l’accompagner dans l’apprentissage de nouvelles compétences et, plus globalement, d’un métier.

Pour ce faire, le stage que vous proposez doit en accord avec le cursus pédagogique de l’étudiant. Pour cela, vous devez notamment :

Lui proposer des missions et tâches en rapport avec sa formation (mentionnées dans la convention de stage et approuvées par l’établissement scolaire au préalable)
Prévoir dans votre planning un temps de formation, d’échanges et de transmission
Vous rendre disponible pour soutenir votre stagiaire dans la réalisation de son rapport de stage

Très concrètement, une entreprise (micro-entreprise ou autre) n’a pas le droit de prendre un stagiaire pour :

Effectuer les missions d’un poste originellement occupé par un salarié (démissionnaire, en arrêt maladie, etc.)
Occuper un emploi saisonnier
Répondre à un accroissement temporaire d'activité ou encore remplacer un salarié qui serait parti en arrêt maladie par exemple.

Durée et Nombre de Stagiaires

Ces élèves cherchent généralement un stage de 2 à 6 mois pour compléter et finaliser leur cursus. Conformément à l’article L124-5 du Code de l’éducation, la durée du stage ne peut pas excéder 6 mois en tout. S’il est fractionné, cela représente un maximum de 924 heures.

Un stage comprend des semaines de 35 heures, à raison de 7 heures par jour. Il est possible de faire des semaines de plus de 35 heures avec l’accord de l’école ou université et de l’étudiant. Le nombre d’heures effectuées par semaine doit alors être stipulé sur la convention de stage.

Vous devez également accorder au moins 20 minutes de pause à votre stagiaire, dès lors qu’il effectue 6 heures de travail consécutives. Enfin, le repos hebdomadaire (de 2 jours consécutifs) doit être respecté conformément à ce qui est indiqué dans la convention de stage.

Dès lors que le stage dure plus de 2 mois, vous devez laisser la possibilité à votre stagiaire de prendre des congés. Vous êtes libre d’en définir la durée. Vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification durant cette période de congés.

En micro-entreprise, vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément. Il s’agit de la règle qui s’applique pour les établissements dont l’effectif est inférieur à 20 salariés.

Conformément à l’article L124-11 du Code de l’éducation, le délai de carence entre deux stages doit être d’un tiers de la durée du stage précédent. Par exemple, si votre dernier stagiaire est resté pour un stage de 6 mois au sein de votre micro-entreprise, vous devrez donc attendre 2 mois (6 mois / 3 = 2) avant de prendre un stagiaire de nouveau.

La raison ? Pour faire des économies, certaines sociétés peuvent être tentées de prendre des stagiaires à la chaîne au lieu de recruter des salariés.

Convention de Stage : Définition et Contenu

Puisque le stagiaire n’est pas salarié de votre micro-entreprise, il ne dispose pas d’un contrat de travail. En revanche, vous devrez obligatoirement remplir et signer une convention de stage. C’est normalement l’école ou l’université de votre stagiaire qui fournit ce document.

Il doit obligatoirement être signé par les trois parties : l’établissement scolaire dont dépend le stagiaire, l’étudiant et vous le tuteur. Vous devez conserver ce document dans un registre par ordre d’arrivée des stagiaires.

La particularité de cette convention de stage réside dans sa dimension tripartite. La relation conventionnelle concerne alors le stagiaire, l’auto-entrepreneur et l’établissement scolaire du stagiaire.

Conformément à l’article D124-4 du Code de l’éducation, voici les clauses obligatoires à y faire figurer :

Nom complet de la formation du stagiaire et volume horaire par année ou semestre d'études
Compétences à acquérir ou développer durant le stage
Activités attribuées au stagiaire selon les compétences à acquérir
Identité de l'enseignant référent et du tuteur de stage
Dates de début et de fin du stage, et durée maximale hebdomadaire de présence
Durée hebdomadaire réelle de présence du stagiaire dans l'organisme d'accueil
Conditions d'autorisation d'absence
Taux horaire de la gratification basée sur la présence effective, et modalités de versement
Conditions d'encadrement et de suivi du stagiaire
Avantages potentiels pour le stagiaire (ex. : restauration, hébergement, remboursement de frais)
Régime de protection sociale du stagiaire, y compris couverture en cas d'accident de travail, et, le cas échéant, obligation de présenter une assurance de responsabilité civile
Modalités de suspension et résiliation de la convention de stage
Conditions de validation du stage en cas d'interruption
Clauses du règlement intérieur de l’organisme d’accueil applicables au stagiaire
Conditions de délivrance de l’attestation de stage

Gratification du Stagiaire

Un stagiaire n’est pas salarié. On ne parle donc pas de salaire, mais de gratification. La gratification d’un stagiaire est encadrée par l’article D124-8 du Code de l’éducation. Son montant dépend de la présence du stagiaire au sein de votre micro-entreprise.

Si le stage dure moins de deux mois (44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire : vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification, mais vous le pouvez si vous le souhaitez.

Lorsque le stage dure entre deux mois (44 jours) et six mois : la gratification est obligatoire. Dans ce cas, cette gratification doit être au moins égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Cela correspond à environ 4,35 € de l’heure, soit 579,6 € par mois (chiffres 2024).

Vous êtes libre de verser à votre stagiaire une somme supérieure à la gratification minimale. Attention toutefois, car vous serez alors redevable de cotisations patronales pour la partie supérieure à 4,35 euros.

Vous avez le choix entre deux modes de versement pour cette compensation financière :

Calculer le nombre réel d’heures mensuelles et verser la somme correspondante chaque mois : par exemple 560 € en janvier, 700 € en février, etc.
Ou lisser, par mois, la totalité des heures effectuées durant le stage : dans ce cas, vous lui versez toujours la même gratification (soit 614,25 € en 2024).

Obligations et Responsabilités

Votre stagiaire est malade ou est victime d’un accident du travail ? Dans ce cas, il devra :

Vous transmettre son arrêt de travail dans les 24 heures (arrêt délivré par un médecin)
Transmettre cet arrêt à la CPAM dans les 48 heures suivant le début de son arrêt

Seuls les stagiaires percevant la gratification minimale peuvent prétendre au versement d’indemnités journalières (sous réserve de remplir l’ensemble des conditions requises).

Votre stagiaire cause un dégât durant ses heures de stage ? Dans ce cas, il devra faire marcher sa responsabilité civile personnelle (ou celle de ses parents s’il est rattaché à leur foyer). Pensez bien à lui demander une attestation d’assurance au moment de signer la convention de stage.

Vous causez une blessure à votre stagiaire ? Son matériel personnel est endommagé durant ses heures de stage et vous êtes responsable ? Ici, c’est votre responsabilité civile professionnelle (RC pro) qui pourra prendre en charge les frais engendrés par cet accident. Si vous disposez d’une RC pro, pensez donc à vérifier les clauses de votre contrat avant d’accueillir votre stagiaire.

Préparation de l'Annonce et Recherche de Candidats

La rédaction d’une fiche de poste claire vous permettra de cibler le bon profil et donc de gagner du temps lors de votre recherche ! Voici quelques astuces pour bien préparer votre annonce :

Hiérarchiser et détailler les missions : expliquez clairement le travail qui attend votre stagiaire.
Mentionner les compétences techniques et théoriques attendues : précisez les expertises qui sont indispensables (ex. : bonne connaissance des réseaux sociaux) et celles qui sont secondaires (ex. : la maîtrise de l’anglais est un plus).
Expliquer votre secteur d’activité, les prestations que vous proposez ainsi que le contexte de recrutement.
Indiquer les informations pratiques : le lieu du stage (coworking, télétravail, bureau ou à votre domicile), les horaires, la prise en charge des repas / frais de transport et le montant (ou non) de la gratification.

N’hésitez pas à anticiper votre demande et à poster votre annonce entre trois et six mois à l’avance. Ce laps de temps vous permettra de recevoir plusieurs candidats et de faire votre choix, sans tomber dans la précipitation.

Vous souhaitez faire appel à un stagiaire et vous ne savez pas où chercher ? Vous avez probablement dans votre réseau professionnel, des confrères et consœurs ayant déjà fait appel à un étudiant. Si son expertise colle avec votre domaine d’activité, ils pourraient vous le recommander.

Avantages et Inconvénients du Recrutement d'un Stagiaire

Le recrutement d’un stagiaire par un auto-entrepreneur présente des avantages et des inconvénients, qu’il convient d’évaluer selon votre situation. Recruter un stagiaire permet à l’auto-entrepreneur d'avoir un soutien temporaire, d’alléger un peu sa charge de travail et de se concentrer sur d’autres missions. De plus, le recrutement d’un stagiaire est simple, avec peu de formalités.

Prendre un stagiaire est une solution économique, car moins coûteuse que l’embauche d’un salarié. Du reste, la gratification n’est obligatoire qu’au-delà de 2 mois de stage. En plus d’un gain de temps, le stage permet de transmettre son savoir-faire, de partager sa passion et de préparer une future embauche. Le stagiaire peut en effet devenir un collaborateur potentiel, si l’activité se développe.

Accueillir un stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur demande un investissement personnel important. En effet, en tant que maître de stage, vous devez préparer les missions, encadrer et former le stagiaire. Si vous choisissez d’accueillir un stagiaire pour une durée supérieure à 2 mois, vous devez lui verser une gratification. Celle-ci constitue pour vous une charge non déductible du chiffre d’affaires. De plus, si elle dépasse le minimum légal, des cotisations sociales s’appliquent.

Vous ne pouvez accueillir plus de 3 stagiaires en même temps dans votre micro-entreprise, conformément aux règles applicables dans les structures de moins de 20 salariés. Ces mesures visent à éviter les abus, comme le remplacement de salariés par des stagiaires à faible coût.

Vous devez fournir un cadre et des conditions de travail décentes à votre stagiaire. Les missions attribuées doivent correspondre à la formation du stagiaire. La durée maximum d’un stage est de 6 mois.

Avantages	Inconvénients
Soutien temporaire et allègement de la charge de travail	Investissement personnel important (encadrement, formation)
Recrutement simple avec peu de formalités	Charge non déductible du chiffre d'affaires
Solution économique (moins coûteuse qu'un salarié)	Cotisations sociales si la gratification dépasse le minimum légal
Possibilité de transmettre son savoir-faire et préparer une future embauche	Nombre limité de stagiaires (3 maximum)

Auto-Entrepreneur et Stagiaire : Compatibilité et Obligations

Le statut de micro-entrepreneur est compatible avec d’autres activités. Il n’existe pas de frein légal au fait d’être auto-entrepreneur et stagiaire ou apprenti en parallèle. Tout d’abord, pour pouvoir cumuler ces deux activités, il est préférable d’en informer votre employeur.

Par exemple, si vous effectuez un stage au sein d’un cabinet d’expertise comptable et que vous menez une activité de création de sites internet en parallèle, il n’y a pas lieu de s’inquiéter. Il est important de rappeler que vous ne devez pas effectuer votre activité d’auto-entrepreneur durant vos heures de travail.

En effet, l’activité d’un auto-entrepreneur à la tête de son entreprise individuelle ne se limite pas à son activité principale. Il faut également prendre le temps de démarcher les clients, répondre à leurs questions, établir des devis, factures, etc.

Le Stage de Préparation à l'Installation (SPI)

Depuis juin 2014 les nouveaux auto entrepreneurs et micro entrepreneurs sont dans l'obligation de réaliser le stage de préparation à l'installation (SPI). Remarque : Les auto entrepreneurs et micro entrepreneurs ayant créé leur auto entreprise et micro entreprise artisanale avant le 20 juin 2014 ne sont pas obligés de suivre ce SPI (stage de préparation à l'installation). Il se peut tout de même que certaines auto entreprises et micro entreprises nouvellement créées peuvent en être dispensées (cas particulier).

Nouveauté 2017 : Les auto entrepreneurs qui ont bénéficié d'un accompagnement à la création d'entreprise d'une durée minimale de 30 heures délivré par un réseau d'aide à la création (une première liste a été publiée comprenant la CCI, le CRA, le PCEE et BGE) ne sont pas obligés d'effectuer le stage de préparation à l'installation (SPI).

Ce SPI (stage de préparation à l'installation) est ouvert aux créateurs d'entreprises artisanales, aux auto entrepreneurs et micro entrepreneurs ainsi qu'aux conjoints ou associés.

La participation au Stage de Préparation à l'Installation (SPI) pour les créateurs d’entreprise est facultative pour tous les auto-entrepreneurs (ou micro-entrepreneurs). Le SPI était autrefois obligatoire pour tous les artisans créateurs d’entreprise (sauf cas précis de dispense). Suivre cette formation était ainsi une condition nécessaire pour pouvoir être immatriculé au Répertoire des Métiers (RM).

Mais depuis la promulgation de la loi PACTE le 24 mai 2019, le Stage de Préparation à l’Installation (SPI) est devenu facultatif. Les artisans, qu’ils soient micro-entrepreneurs ou pas, peuvent désormais se lancer dans la création de leur micro-entreprise sans cette formation.

Avec la loi PACTE, le SPI est devenu facultatif pour tous. Tous les futurs chefs d’entreprise qui le souhaitent, qu’ils soient artisans, commerçants ou en activité libérale, peuvent donc y participer afin d’obtenir une aide dans leur création d’entreprise.

Malgré son caractère facultatif, le Stage de Préparation à l’Installation comporte un intérêt non négligeable pour les nouveaux créateurs d’entreprise. Se lancer à son compte reste en effet une procédure complexe, dont il n’est pas toujours aisé de comprendre les enjeux et les formalités.

Ainsi, le programme du stage se compose généralement des thèmes suivants :

la gestion commerciale : l’étude de marché, la facturation
la structure juridique : la responsabilité du chef d’entreprise, les statuts juridiques
le régime fiscal : la franchise en base de TVA, l’Impôt sur le Revenu (IR)
le statut social : la couverture sociale du travailleur non salarié (TNS) et le statut du conjoint collaborateur
la gestion d’entreprise : études financières, bases de comptabilité et établissement d’un plan de financement

balises: #Entrepreneur