Comment évaluer le coût de la mobilité pour une très petite entreprise

La mobilité représente un poste de dépense important pour une très petite entreprise et nécessite une approche structurée pour maîtriser les coûts tout en offrant des solutions adaptées aux salariés. Le cadre juridique prévoit plusieurs mécanismes d’aide et de prise en charge, notamment le forfait mobilités durables (FMD), la prise en charge des frais de transports publics, et les options liées à l’utilisation de véhicules personnels ou partagés.

Les dispositifs clés pour prendre en charge les frais de mobilité

Le forfait mobilités durables peut être versé aux salariés qui utilisent un moyen de transport alternatif pour leurs trajets professionnels. Les moyens de transport pris en charge incluent le vélo personnel (y compris vélo électrique), le covoiturage, les engins de déplacement personnels, l’autopartage de véhicules à faibles émissions, les engins motorisés personnels électriques, et les transports publics (hors abonnement). Les moyens exclus comprennent les véhicules personnels à motorisation thermique ou électrique consommant plusieurs places, les taxis, les VTC, le train et la marche à pied.

Le forfait mobilités durables peut bénéficier à tous les salariés (CDI, CDD, temps partiel, intérimaires, apprentis, stagiaires), et s’applique notamment lorsque l’activité se déroule sur plusieurs lieux sans que l’employeur assure le transport. Pour les salariés à temps partiel, la prise en charge est proportionnelle au temps travaillé par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet. Par exemple, pour une durée de travail à temps plein de 35 heures et un salarié travaillant 7 heures par semaine, la prise en charge est calculée proportionnellement.

La mise en œuvre du FMD n’est pas obligatoire et n’impose pas de plafond minimum ou maximum. Il peut être instauré par accord d’entreprise, accord inter-entreprises, ou, à défaut, par accord de branche. En l’absence d’accord collectif, il peut être décidé unilatéralement par l’employeur après consultation du CSE et peut prendre la forme de titres-mobilité. Le coût et les modalités d’attribution doivent être définis dans l’accord ou, à défaut, par décision unilatérale avec les consultations requises.

Les conditions pratiques et les montants

Les titres-mobilité offrent une solution de paiement dématérialisée et prépayée. L’employeur les finance en faveur des salariés, avec une éventuelle commission prélevée par la société émettrice. Par exemple, une commission de 1 % peut s’appliquer sur l’émission des titres, et la valeur du titre peut inclure une marge pour l’émetteur. Le montant versé peut être utilisé pour l’achat ou la location de vélos, l’entretien des cycles, l’accès à un stationnement sécurisé, l’achat d’engins de déplacement personnels motorisés, et l’accès à des services de covoiturage ou de location de véhicules électriques en libre-service.

Les titres-mobilité doivent mentionner les informations suivantes : nom et adresse de l’émetteur, nom du salarié, utilisation du titre, et les services éligibles. Les titres peuvent être utilisés pour l’achat et l’entretien de vélos et vélos électriques, l’achat d’équipements pour cycles, la location et la mise à disposition de cycles et engins, l’accès à des services de covoiturage, et l’achat de titres de transport en commun ou de carburants et alimentation/recharge pour véhicules propres.

La dénomination et la valeur des titres permettent au salarié de consulter son solde à tout moment et gratuitement via le site ou l’application de l’émetteur. En cas de sauvegarde, redressement ou liquidation de l’émetteur, les titres non utilisés mais encore valables peuvent être remboursés. La durée de validité des titres est généralement au plus tard le dernier jour de l’année civile de leur émission, et les titres expirent définitivement après une période précisée (par ex. le 2e mois suivant l’expiration).

Cadre fiscal et social

Le forfait mobilités durables bénéficie d’une exonération de cotisations sociales dans des limites spécifiques: 600 € par an et par salarié dont au maximum 300 € de prime carburant, ou 900 € par an et par salarié si le salarié bénéficie aussi de l’abonnement aux transports publics ou de la location de vélos. Le cumul est soumis à des plafonds et peut influencer l’exonération lorsque les montants dépassent les seuils. En 2025, le FMD peut être exonéré d’impôt sur le revenu dans les mêmes limites, mais l’exonération des frais de carburant ne s’applique pas lorsque le cumul avec les autres prises en charge existe.

Le FMD est cumulable avec la prise en charge des abonnements de transports publics ou de location de vélos, et avec la prime carburant. Toutefois, l’exonération de cotisations sociales est limitée à 900 € par an et par salarié. En cas de dépassement du plafond, l’exonération peut être perdue pour le reste du montant.

Formalités et preuves à fournir

Pour bénéficier du FMD, le salarié doit remettre une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement attestant l’utilisation d’un moyen de transport visé par le forfait mobilités durables. Le montant remboursé doit être mentionné sur la fiche de paie. Le salarié peut recourir à un modèle d’attestation pour les déplacements à vélo.

Afin d’éviter les litiges et les écarts, il est indispensable de centraliser les demandes et justificatifs et de disposer d’une politique claire et partagée avec tous les salariés. Cela permet d’éviter les abus et de garantir l’équité entre les équipes. Le cadre légal précise les droits et les obligations, et l’employeur doit veiller à respecter les règles URSSAF et fiscales lors du remboursement des frais.

Aspects opérationnels et conseils pratiques

La question centrale reste le calcul et l’optimisation des coûts de mobilité. Outre les indemnités kilométriques pour les véhicules personnels, le FMD offre une alternative intéressante pour réduire les coûts fiscaux et sociaux tout en favorisant des modes de déplacement plus durables. Pour une TPE, l’évaluation passe par une estimation des coûts totaux de mobilité (TCO) et par la comparaison entre les indemnités kilométriques et le FMD, en tenant compte des plafonds, des exemptions et des éventuelles primes associées.

La mise en œuvre d’une politique de mobilité implique une gestion rigoureuse des notes de frais et de la documentation associée. Un cadre clair et transparent permet d’éviter les erreurs et de garantir l’équité. Des outils de gestion des frais professionnels, comme Factorial, peuvent faciliter le suivi et le respect des règles, tout en centralisant les demandes et justificatifs.

Tableau récapitulatif des options et plafonds

Option	Détails	Plafonds éventuels
Forfait mobilités durables	Vélos, covoiturage, engins de déplacement personnels, autopartage, transports publics (hors abonnement)	600 € ou 900 € annuels (selon cumul et conditions)
Titres-mobilité	Émission et utilisation pour achats et services liés à mobilité	Variable selon accord et émetteur
Prime carburant	Prime associée au FMD lorsque mentionnée dans l’accord	Inclus dans les plafonds du FMD
Transports publics & abonnements	Remboursement partiel ou total de l’abonnement/achat de titres	Remboursement possible selon accord

Essentiels à retenir pour évaluer le coût de la mobilité

Le FMD peut être versé à des salariés exerçant sur plusieurs lieux sans transport assuré par l’employeur.
La mise en place peut être décidée par accord d’entreprise, inter-entreprises ou par accord de branche; en absence, par décision unilatérale après consultation du CSE.
Les titres-mobilité facilitent les paiements dématérialisés pour une variété de services liés à la mobilité et sont soumis à des règles d’éligibilité et de validité.
Les exonérations sociales et fiscales dépendent des plafonds et du cumul avec d’autres prestations de mobilité.
La gestion des frais de déplacement doit être claire, justifiée par des pièces et conforme à la réglementation URSSAF et fiscale.

Forfait Mobilités Durables (FMD) : comment ça marche ?

En somme, évaluer et maîtriser le coût de la mobilité pour une très petite entreprise passe par une compréhension précise des dispositifs existants (FMD, transports publics, titres-mobilité), une mise en œuvre adaptée à la structure et des outils de gestion qui centralisent les justificatifs et assurent l’équité entre les salariés. La mobilité devient alors un levier de coût maîtrisé et de performance sociale, plutôt qu’un poste de dépense opaque.

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