Modèle de mail — proposition de service freelance

Comment créer une offre de service qui fait mouche ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Cela semble être une question récurrente chez le consultant freelance : produire l’offre qui se distinguera de la concurrence, correspondra en tous points au besoin du client et sera finalement retenue.

Pourquoi une proposition commerciale soignée est indispensable

Rédiger une proposition commerciale pour une prestation de service demande de la méthode et de la précision.

Votre objectif est de convaincre votre prospect que votre offre répond parfaitement à ses besoins, tout en vous démarquant de la concurrence.

Une proposition commerciale générique perd immédiatement de son impact. Prenez le temps de vous renseigner sur votre interlocuteur, son entreprise et ses défis spécifiques.

La proposition commerciale formalise la relation avec votre client, mais concrètement, comment s’y prendre ?

Avant d’écrire : le travail préparatoire

La chose importante à retenir, c’est que la décision de vous sélectionner se construit autour d’une série d’acquiescements de la part de votre client.

Pour vous donner un maximum de chances de convertir vos prospects en clients, vous devez, avant toute chose, créer vos personas. Cette action vous permettra de cibler vos clients idéaux en créant des portraits fictifs, mais réalistes.

Vous avez dressé votre persona. Il est maintenant temps de rechercher et de trouver votre cible.

Pour cela, il vous suffit de taper des mots-clés en rapport avec l’activité de votre cible (votre persona est très pratique pour vous aider à identifier les bonnes requêtes).

Présentez-vous succinctement et clairement : vous pensez vraiment que vos clients veulent que vous leur parliez de vous ? C’est l’une des grandes erreurs classiques en prospection. En réalité, votre prospect veut que vous lui parliez de lui, de ses problématiques, de ce que vous pouvez lui apporter…

À l’école, nos professeurs nous rabâchaient en permanence de créer un brouillon avant de tout recopier au propre. Cela vous permettra de reprendre tous les points importants et de les reformuler puis de les structurer correctement.

Architecture recommandée d’une proposition commerciale

Une bonne proposition commerciale suit une architecture logique qui facilite la lecture.

Commencez par une introduction qui rappelle le contexte de votre prise de contact.
Présentez ensuite les besoins identifiés chez votre prospect.
Puis détaillez votre solution.
Terminez par les modalités pratiques : tarifs, délais, conditions.

Ne vous contentez pas de lister vos services. Expliquez concrètement les bénéfices que votre prestation apportera à votre client. Utilisez des exemples chiffrés quand c'est possible : gain de temps, réduction de coûts, augmentation de performance.

Comment rédiger chaque partie

Rappel du contexte et identification du besoin

Il s’agit ici de décrire la situation telle que le client vous l’a présentée. Lors de l’entretien, il doit progressivement reconnaître son besoin dans la façon dont vous résumez ses problèmes, difficultés, objectifs, etc.

Une erreur classique est de remplir de longs paragraphes avec la description de la société, chiffre d’affaires, présence, concurrence, etc.

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Le but est de faire acquiescer, une fois de plus, votre client : « Oui, c’est exactement ce dont on a discuté. »

Objectifs et mesures du succès

Les objectifs : présentez-les sous forme de liste de points, avec des phrases complètes.

Les mesures du succès : comment pourrons-nous mesurer que ces objectifs sont atteints ?

Valeur de la proposition et options

La valeur de votre proposition : c’est un point essentiel. C’est généralement une partie où le consultant freelance n’a aucun problème.

Vous pouvez également présenter plusieurs options de prestations avec des valeurs client qui vont en augmentant. Ces options doivent avoir été abordées durant l’entretien avec votre client.

Donnez tout de suite le prix des services et les options envisagées. Mettez également en avant les éléments gratuits que vous offrez ou que vous mettez à la disposition du client durant l’engagement : comme les frais de déplacement au sein de l'agglomération considérée, un ensemble d’études de cas ou une liste de documents standards pour accélérer le projet.

Vous pouvez également proposer de réduire de 10 % votre prestation si le paiement est fait en une fois au début de la mission.

Tarifs, délais et conditions

Présentez vos tarifs de manière claire et détaillée, en expliquant ce qui justifie votre prix.

Si vous proposez plusieurs formules, organisez-les de façon comparative pour faciliter le choix.

Habituellement, je réalise ce type de prestation dans un délai de [délai de réalisation pour rassurer le client], ce qui correspond à votre calendrier.

Crédibilité et preuves

Renforcez votre crédibilité en mentionnant des références clients, des certifications ou des résultats obtenus lors de missions similaires. Ces éléments rassurent votre prospect sur votre capacité à tenir vos promesses.

Utilisez des exemples concrets et chiffrés lorsque c’est possible : « J'ai récemment accompagné la Brasserie Nautile dans la refonte de leur identité visuelle, ce qui a contribué à augmenter leurs ventes en grande distribution de 35 % en six mois. »

Le mail qui accompagne la proposition

Rien ne doit être laissé au hasard et tout doit être mis en œuvre pour donner envie à votre prospect de conclure un accord avec vous.

Objet

Il doit retenir son attention, être incitatif et pertinent. Enfin, vous pouvez également utiliser le nom du destinataire pour personnaliser votre objet.

Voici quelques exemples d'objets pour vous inspirer : "Proposition commerciale - (Nom du prospect)", "Proposition commerciale de (Nom de l'entreprise)".

Formule d’appel et introduction

Basez votre introduction sur la teneur des échanges que vous avez eus avec votre prospect. S'ils ont été très formels, restez formel, il est important de garder une certaine cohérence malgré l'excitation.

En règle générale, la simplicité sera toujours votre alliée : "Bonjour (prénom)", "Cher (M. / Mme Nom de famille)".

Corps du message

Commencez d'abord par rappeler brièvement votre précédent entretien en précisant sa date, puis, poursuivez en décrivant succinctement le contenu de votre proposition commerciale.

Clôture

En guise de conclusion, montrez à votre prospect que vous êtes disponible et à l'écoute. Là encore, inutile d'être trop long, l'objectif étant de l'inciter à ouvrir le document de proposition commerciale.

N'oubliez pas votre signature comprenant votre numéro de téléphone afin que le prospect puisse vous joindre rapidement s'il souhaite vous poser des questions.

Prospection : écrire le premier message et relancer

La première phrase de votre courriel est cruciale. Vous voulez accrocher le lecteur et lui donner envie de continuer à lire.

Une excellente façon de commencer votre courriel est de mentionner une connexion partagée ou un projet récent que vous avez aimé.

Après la première phrase, il est temps de se mettre au travail. Précisez votre but dès le départ en indiquant explicitement pourquoi vous écrivez.

Soulevez la problématique de votre cible sans attendre, directement après vous être présenté. Ne tournez pas autour du pot, mais ne soyez pas non plus trop “cash”.

Proposez une solution à votre prospect : vous devez maintenant lui expliquer en quoi vous pouvez l’aider et quels bénéfices peut lui apporter votre collaboration. Soyez bref et concis. N’utilisez pas de jargon.

Cet appel à l’action peut consister à fixer un rendez-vous téléphonique, proposer d’échanger plus longuement, de répondre à des questions supplémentaires… Dans tous les cas, il doit être positif et attractif.

Relances

La plupart des réponses arrivent après la deuxième ou la troisième relance. Prévoyez une séquence de deux à trois relances espacées de trois à sept jours ouvrés.

Chaque relance doit apporter un élément nouveau : un cas client, un témoignage, une ressource utile. Ne renvoyez jamais le même message.

Si vous avez envoyé plusieurs messages à votre prospect sans obtenir de réponse, la meilleure chose à faire est de reconnaître que la personne ne semble pas intéressée ; mais vous pouvez lui glisser une dernière fois votre lien de planification de rendez-vous au cas où elle changerait d’avis.

Approches selon le profil du freelance

Pour un freelance du numérique

Si vous êtes développeur, designer, rédacteur web, consultant SEO ou community manager, vos prospects sont généralement des responsables marketing, des directeurs techniques ou des fondateurs de startups.

Par exemple, si vous constatez qu'un site e-commerce a un temps de chargement supérieur à quatre secondes, mentionnez-le.

Pour un auto-entrepreneur qui débute

Si vous n'avez pas encore de clients, vous pouvez vous appuyer sur des projets personnels, des formations suivies récemment ou des résultats obtenus dans un cadre bénévole.

La méthode PAS, pour Problème, Agitation, Solution, fonctionne particulièrement bien dans ce contexte.

Pour un créatif

Graphistes, illustrateurs, vidéastes, photographes : votre travail parle pour vous. Sur un écran de smartphone, un message de cinq paragraphes devient un mur de texte décourageant.

La vraie personnalisation consiste à mentionner un élément spécifique au prospect : un article qu'il a publié, un projet récent de son entreprise, une levée de fonds.

Erreurs fréquentes à éviter

Envoyer des messages génériques : un template copié-collé sans modification produit des résultats médiocres.
Parler trop de vous dans le premier message : votre prospect veut que vous parliez de lui.
Envoyer un devis à quelqu'un qui ne vous a rien demandé : le devis intervient après un échange.
Proposer un essai gratuit trop long : dans l’esprit du client, ce qui est gratuit n’a aucune valeur.
Négliger la conformité RGPD : ne pas inclure de lien de désinscription ou conserver les données au-delà de trois ans est une infraction.
Ignorer la délivrabilité technique : SPF, DKIM et DMARC sont devenus indispensables pour atteindre les boîtes de réception.

Conseils pratiques et exemples concrets

La personnalisation est donc indispensable à tous les niveaux. A sa lecture, le prospect doit être en mesure de comprendre clairement : comment votre produit ou service va résoudre sa problématique ? Combien cela va-t-il lui coûter ? Combien de temps cet accompagnement durera-t-il ?

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