Facture Graphiste Auto-Entrepreneur : Les Mentions Obligatoires et Conseils Essentiels
Vous venez de lancer votre activité de graphiste en tant que freelance et vous vous interrogez sur la manière de facturer vos clients ? Vous souhaitez connaître les mentions obligatoires, les spécificités liées à votre statut et régime social, et bénéficier de conseils sur les modèles de factures ou les logiciels de facturation ? Cet article est fait pour vous.
Les freelances sont des professionnels qui exercent leur activité de manière indépendante, sous leur propre nom et responsabilité. Ils prospectent des clients et émettent des factures pour les prestations qu’ils réalisent. Dans ce contexte, les factures sont des documents essentiels pour protéger l'indépendant et formaliser la relation avec le client.
Un contrat de freelance peut accompagner la facture pour détailler les conditions de réalisation de la prestation, comme le niveau de qualité, les délais, et autres conditions spécifiques. En cas de litige, la facture et le contrat de freelance permettent au tribunal de commerce d’ordonner une injonction de payer au client débiteur.
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Suis-je obligé de facturer en tant que freelance ?
Oui, en tant que travailleur indépendant, vous devez émettre une facture pour encaisser l’argent de vos clients. La facture est non seulement une pièce comptable obligatoire, mais aussi un justificatif officiel de transaction. Elle peut même servir de contrat exprimant les modalités de réalisation de la prestation en l'absence d'un autre document.
En tant que freelance, indépendant ou consultant, vous pouvez facturer vos clients dès que votre entreprise est créée. Pour cela, plusieurs statuts juridiques sont possibles :
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- Le statut auto-entrepreneur
- L’EI (entreprise individuelle)
- L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée)
- SASU (société à actions simplifiées unipersonnelle)
Ce statut donne une réalité juridique à votre activité professionnelle et vous impose d’émettre une facture à la réalisation de la livraison ou de la prestation de service.
Toutefois, la facture peut être établie à d’autres dates :
- Au plus tard à la fin du mois lorsqu’elle est émise périodiquement pour plusieurs opérations effectuées pour un même client et lorsque la TVA est exigible pour un même mois civil.
- Au plus tard le 15 du mois qui suit celui de la réalisation d’une livraison de biens exonérée de TVA et de l’exécution d’une prestation de service dont la TVA est due par le client.
Les Mentions Obligatoires sur une Facture de Freelance
Les factures suivent un formalisme strict, que vous soyez freelance ou non. Vous devez obligatoirement établir une facture pour chaque mission réalisée. Certaines mentions sont obligatoires, et d’autres s’ajoutent selon votre statut juridique (auto-entrepreneur, EURL, SASU).
Voici les mentions obligatoires à inclure :
- La date de la facture
- Le numéro de facture (unique et chronologique)
- Les coordonnées et numéro SIREN du travailleur indépendant
- Les coordonnées et numéro SIREN du client (si professionnel)
- La désignation, le volume et la date de réalisation de la prestation
- Votre TJM (taux journalier moyen) si nécessaire
- Le prix unitaire et le prix total Hors Taxes (HT)
- Le prix unitaire et le prix final Toutes Taxes Comprises (TTC)
- Les éventuelles réductions de prix
- La date limite de paiement (ou délais de paiement)
- Les intérêts de retard, taux de pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire légale en cas de retard de paiement
- Éventuellement vos mentions légales
Les factures doivent être émises en double exemplaire, un pour le client et un pour votre comptabilité.
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Suis-je obligé de numéroter mes factures ?
Oui, le numéro de facture est une mention obligatoire. Il doit être unique pour chaque facture et la facturation se réalise de manière chronologique et continue. Par exemple, la facture n°4 ne peut pas venir directement à la suite de la facture n°2. Il faut nécessairement la facture n°3 entre les deux.
Le numéro peut être une suite de chiffres (001, 002, etc.) ou contenir un préfixe et des chiffres (2025-001…).
La Facturation pour les Auto-Entrepreneurs ou Micro-Entrepreneurs
Certaines mentions obligatoires supplémentaires s’ajoutent selon le statut juridique et le régime fiscal pour lequel vous avez opté en tant que freelance. Par exemple, la facture pour un indépendant en auto-entreprise exonérée de TVA doit mentionner une référence à l’article 293 B du Code Général des Impôts ainsi que l’absence de TVA applicable.
Les auto-entrepreneurs doivent facturer leurs produits et prestations hors taxe (HT) tant qu'ils ne dépassent pas les seuils de la TVA. En effet, jusqu'à un certain chiffre d'affaires, l'auto-entrepreneur bénéficie de la franchise en base de TVA, ce qui signifie qu'il ne facture pas de TVA sur ses ventes et n’a pas à la reverser à l’État.
Lorsque l'auto-entrepreneur n'est pas assujetti à la TVA, il doit obligatoirement mentionner sur ses factures :
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« TVA non applicable - article 293 B du CGI »
En cas de dépassement des seuils de TVA, les auto-entrepreneurs doivent appliquer la TVA sur leurs factures. Ils peuvent également récupérer la TVA sur leurs achats professionnels.
Exemples de TVA sur factures
Lorsque l'auto-entrepreneur applique la TVA, il doit clairement indiquer :
- Le prix hors TVA (HT)
- Le taux de TVA applicable (par exemple, 20%)
- Le prix TTC (Toutes Taxes Comprises)
Exemple de facture avec TVA :
| Description | Prix HT | TVA (20%) | Prix TTC |
|---|---|---|---|
| Prestation de service | 1 000 € | 200 € | 1 200 € |
Comment faire une facture quand on est freelance ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous si vous désirez émettre une facture :
- Logiciel de facturation : Il existe de nombreux logiciels de facturation, en ligne ou non, certains proposant même un essai gratuit. Assurez-vous qu'ils soient bien intégrés avec vos outils comptables, comptes bancaires, logiciels de gestion ou CRM.
- Modèle de facture sur Excel : Vous pouvez utiliser un modèle de facture sur Excel, disponibles gratuitement en ligne.
- Sites internet spécialisés : Il existe des sites internet spécialisés dans la création de facture en vous proposant des modèles à remplir puis à télécharger, mais aussi une application ! Avec l’application Tiime Invoice, vous pouvez créer, envoyer et personnaliser vos devis et vos factures.
Ces logiciels présentent plusieurs avantages :
- Ils peuvent être simples à utiliser (pas tous, malheureusement) et sont parfois intuitifs ;
- Vos factures peuvent être totalement personnalisables ;
- Ils peuvent vous permettre d’automatiser l’envoi de factures (dans le cas de factures récurrentes par exemple, si vous êtes en régie chez un client pour une mission longue, vous n’avez ainsi pas à vous soucier de l’envoi des factures chaque mois) ;
- S’ils sont intégrés avec un outil de gestion, ils peuvent vous permettre de bénéficier de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi sur votre activité, qui seront d’une grande aide au quotidien.
- Ils calculent automatiquement la TVA et ont leur propre système de numérotation ;
- Ils vous font gagner du temps ;
Facturer à l’étranger
Si vous travaillez avec une société dont le siège social est à l’étranger, renseignez-vous sur le taux de TVA applicable, car votre facture sera différente d’un pays à un autre, en fonction du taux de TVA en vigueur. Si vous émettez une facture pour une entreprise Suisse par exemple, vous ne devrez pas appliquer de TVA.
Le Contrat de Freelance
La facture peut être accompagnée d’un contrat de freelance pour détailler les modalités de réalisation de la prestation entre le freelance et son client. Le contrat de freelance est important pour se protéger d’un litige, concernant notamment :
- les délais de paiements
- les délais de réalisation de la prestation
- la nature de la prestation à réaliser pour le client, son niveau de qualité
- les modalités de réalisation de la prestation
- les éventuelles clauses de confidentialité, exclusivité...
- toute disposition relative à la réalisation de la prestation
Un contrat de freelance est l’équivalent des Conditions Générales de Vente (CGV) pour un commerçant.
Devis et Facture en Freelance : Quelles Différences ?
Attention, ne confondez pas devis et facture ! Le devis est en amont de l’accord entre le freelance et le client. Il annonce ce que sera la prestation, son prix, ses conditions de réalisation et de paiement. Un devis signé engage les deux parties et lance la réalisation de la prestation par le freelance. Une facture sera envoyée pour encaisser le prix.
Généralement, le devis est envoyé accompagner du contrat de freelance, permettant au futur client d’appréhender les conditions de la relation à venir et avant la signature du devis.
La Procédure en Cas de Litige
Le suivi des règlements et impayés est la hantise du freelance. Ils peuvent effet avoir un impact désastreux sur votre activité et il faut anticiper au mieux ces situations pour ne pas être dépendant du paiement de telle ou telle facture.
En cas de facture impayée, vous devrez tenter de résoudre le litige à l’amiable (en envoyant par exemple quelques relances) puis envoyer une lettre de mise en demeure. En dernier recours, la procédure « d’injonction de payer » est la plus simple pour l'indépendant, car le juge ordonne le paiement sans la présence du débiteur au tribunal. Cette ordonnance d’injonction de payer permet au créancier de récupérer le montant de sa facture au moyen d’un huissier de justice. Pour y parvenir, la facture et le contrat de freelance sont des moyens de preuve indispensables.
Vous pouvez lancer une procédure d’injonction de payer au titre de débiteur professionnel auprès du tribunal de commerce ou directement en ligne.
La Facture Électronique : Qu'est-ce que c'est ?
La facture électronique est une facture transmise par le biais d’une plateforme de dématérialisation par les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Elle contient des données structurées qui sont traitées selon un processus automatisé.
En plus de réduire les délais de paiement et le coût de la facturation, la facturation électronique permet de lutter contre la fraude à la TVA et d’en simplifier les déclarations.
À ce dispositif s’ajoute l’e-reporting qui consiste à transmettre à l’administration fiscale les données de leurs transactions qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il s’agit des exportations hors Union européenne (UE), des livraisons et acquisitions intracommunautaires (dans l’UE) et des opérations avec des particuliers.
La généralisation de la facturation électronique a initialement été prévue pour le 1er juillet 2024 avant un report et l’établissement d’un nouveau calendrier :
- Le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir les factures électroniques.
Activité de Graphiste Auto-Entrepreneur
Un graphiste auto-entrepreneur travaille dans la communication. Son rôle essentiel réside dans la conception de supports visuels dédiés à la communication. Pour cela, il utilise des formes graphiques pour faire passer au mieux le message qui lui ait transmis par son client. Le graphiste met en forme le message et aide son client à le faire passer à la cible envisagée. Il s’agit d’un rôle primordial car il contribue à la réputation de la marque, les créations du graphiste étant souvent le premier contact entre le prospect et l’entreprise.
Quel domaine d’activité choisir ?
Pour faire sa déclaration d’auto-entrepreneur, il est nécessaire choisir un domaine d’activité. Le graphiste auto-entrepreneur peut choisir entre exercer une activité libérale ou bien artisanale. Ce choix peut être particulièrement important car il a des conséquences concernant le calcul des cotisations sociales et la validation des trimestres pour l’assurance vieillesse (retraite). Sachez toutefois que dans la majorité des cas, le graphiste sélectionne le domaine d’activité « Techniques Autres que relevant de l’Artisanat » et obtient donc d’être dans le domaine libéral.
Les démarches préalables
Avant toute chose, il est important de souligner que la profession de graphiste n’est pas une profession réglementée. Il est ainsi possible de s’installer et d’exercer en tant que graphiste sans aucune condition de diplôme. Toutefois, il reste nécessaire de disposer de nombreuses compétences et de maîtriser certains outils avant de pouvoir opérer en tant qu’artisan auto-entrepreneur. En effet, la majorité des professionnels disposent d’une formation importante.
Il faut être majeur, ne pas faire l'objet d'une mesure de tutelle ou de curatelle, ni faire l'objet d'une interdiction de gérer une entreprise. Et en option, il est possible de fournir une attestation de stage de préparation à l'installation pour les activités artisanales.
Pourquoi créer une auto-entreprise pour devenir graphiste ?
La création d'une telle structure est simplifiée. De plus, cela permet une imposition forfaitaire des bénéfices, un calcul simplifié des charges sociales (12,80 % pour les activités de commerce et de fourniture d’hébergement, 22 % pour les activités de prestations de services relevant des BIC et des BNC, ainsi que pour les professions libérales non réglementées et enfin 22 % pour les activités libérales relevant de la CIPAV). Grâce à l'auto-entreprise, il est possible d'obtenir un exonération de la TVA jusqu'à un certain seuil et un assouplissement des formalités administratives et comptables.
Existe-t'il un plafond de chiffres d'affaire en 2023 pour les entrepreneur graphiste?
Concernant les activités libérales et artisanales comme la profession de graphiste, le plafond annuel est de 77 700€ HT.
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