Facture de Loyer avec TVA : Mentions Obligatoires et Réforme de la Facturation Électronique

Dès septembre 2026, la réforme de la facturation électronique entre en vigueur progressivement en France. Elle impacte non seulement les entreprises mais aussi les propriétaires bailleurs ayant opté pour la TVA. Cette obligation vise à moderniser la gestion des transactions et à renforcer la transparence fiscale.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Tous les bailleurs ne sont pas touchés par cette réforme. Seuls ceux qui facturent des loyers soumis à la TVA doivent se conformer à la nouvelle réglementation, notamment :

Location de locaux commerciaux ou professionnels soumis à la TVA.
Location meublée avec services para-hôteliers (petit-déjeuner, ménage, accueil, etc.).
Location d’espaces de travail ou entrepôts avec option pour la TVA.

Dans ces cas, les loyers facturés aux locataires devront obligatoirement faire l’objet d’une facturation électronique conforme aux nouvelles normes.

La grande majorité des bailleurs pratiquent la location nue ou meublée de longue durée et ne sont pas assujettis à la TVA.

Impact de la réforme sur les bailleurs

La réforme est assez contraignante, elle implique :

Le choix obligatoire d'un prestataire, appelé Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP): Dès fin 2025 et au plus tard en septembre 2026, le choix d'un prestataire pour recevoir les factures des fournisseurs est à faire parmi la centaine de prestataires déjà référencés par les impôts. Le choix est important, car c'est le même prestataire qui sera chargé d'envoyer les loyers avec TVA.
Une adaptation de l'outil de facturation et de gestion locative: Les propriétaires devront utiliser un logiciel compatible avec la facturation électronique. Il ne sera plus possible de faire ses quittances de loyer avec Word, Excel ou avec le bon vieux carnet de quittances.
Des coûts supplémentaires: Les solutions de facturation électronique sont en grande majorité payantes, le coût variant de 100 à 300 €/an pour quelques factures par mois. L'État s'était engagé à fournir une solution gratuite (le Portail Public de Facturation PPF), mais a finalement renoncé en octobre 2024.

Dès septembre 2027, la transmission des factures avec TVA devra obligatoirement passer par une PDP agréée par l'Etat.

EXCEL - MODÈLE DE FACTURE AVEC SAISIE AUTOMATIQUE (Et import des clients)

Qu'est-ce qu'une facture de loyer commercial ?

Une facture de loyer commercial est un document qui détaille le montant à payer par le locataire au propriétaire d'un local commercial. Elle inclut des informations telles que la période de location, le montant du loyer, les charges éventuelles et, le cas échéant, la TVA.

Ce document est essentiel tant pour le locataire que pour le bailleur, car il sert de preuve de paiement.

Éléments essentiels d'une facture de loyer commercial

Une facture de loyer commercial doit contenir plusieurs éléments clés :

Les coordonnées du bailleur et du locataire.
La période de location concernée.
Le montant total du loyer.
Le détail des charges le cas échéant.
La mention de la TVA si applicable.
Une indication claire sur le mode de paiement.

Comment rédiger un modèle de facture de loyer commercial ?

Pour rédiger un modèle de facture de loyer commercial, il convient d'inclure les mentions obligatoires telles que la date d'émission, le numéro de la facture, les coordonnées des parties, la description des biens loués, le montant total, ainsi que la TVA.

Facture de loyer vs. Quittance de loyer

La facture de loyer est un document qui informe le locataire du montant à payer, tandis que la quittance de loyer est un document délivré par le bailleur attestant que le paiement a bien été effectué. La quittance présente un caractère juridique qui peut être requis en cas de litige.

Obligation de fournir une quittance de loyer dans le cadre d'un bail commercial

Bien que la remise d'une quittance de loyer ne soit pas systématique dans le cadre d'un bail commercial, il est recommandé de le faire pour éviter des litiges éventuels. Cela permet de garantir la traçabilité des paiements et la tranquillité d’esprit tant pour le locataire que pour le propriétaire.

Calcul du montant à indiquer sur une facture de loyer commercial

Le montant à indiquer sur une facture de loyer commercial doit être calculé en fonction du loyer mensuel convenu dans le contrat de bail, auquel s'ajoutent les charges si celles-ci sont stipulées dans le bail. En cas de location assujettie à la TVA, il est essentiel de l’intégrer au montant final.

Conséquences du non-paiement de la facture de loyer commercial

Le non-paiement d'une facture de loyer commercial peut entraîner des pénalités, des intérêts de retard, voire des procédures d'expulsion pour le locataire. Il est impératif de respecter les échéances de paiement stipulées dans le contrat de bail pour éviter toute complication.

Facture de dépôt de garantie dans le cadre d'un bail commercial

La facture de dépôt de garantie doit mentionner clairement le montant déposé, la date de paiement et les conditions de restitution. Elle peut également préciser les motifs pour lesquels une partie ou la totalité de ce dépôt peut être retenue en fin de bail.

Lire aussi: Les produits dérivés expliqués

Mention de la TVA sur la facture de loyer commercial

Oui, si le bail commercial est assujetti à la TVA, celle-ci doit être mentionnée sur la facture de loyer. Le taux applicable doit être explicitement indiqué, et le montant total doit inclure cette taxe, afin d’assurer une transparence dans la transaction.

Procédure pour contester une facture de loyer commercial

Pour contester une facture de loyer commercial, le locataire doit adresser une notification écrite au bailleur, précisant les raisons de la contestation.

Obligations du bailleur concernant l’émission de factures de loyer commercial

Le bailleur a l'obligation de fournir une facture de loyer lorsque le locataire en fait la demande. Il doit également respecter les mentions légales et les informations obligatoires pour la facturation. Un bon suivi de la facturation permet d'éviter des litiges inutiles.

Dans quels cas le loyer est-il soumis à la TVA ?

En règle générale, le loyer est soumis à la TVA lorsque le bien loué est lié à une activité commerciale. Les loyers sont assujettis à la TVA dans les cas suivants :

Location ou sous-location de longue durée d’un local commercial.
Location saisonnière d’un bien sous contrat de location commercial.
Location d’un bien meublé avec prestations para-hôtelières (hébergement incluant petit-déjeuner, nettoyage régulier, fourniture de linge, réception des clients).
Résidence pour séniors, étudiants ou hébergement touristique.
Hébergements en campings, hôtels de plein air ou terrains aménagés.
Location d'une chambre dans un EHPAD.
Location d'un parking ou d'un espace de stationnement indépendant.

Les loyers exonérés de TVA

Les locations assujetties à la TVA peuvent bénéficier d'une exonération si elles relèvent du régime de franchise. Celui-ci concerne toutes les activités (location ou non) générant moins de 25 000€ de chiffre d'affaires en 2024. Ce plafond est revu chaque année. Toutefois, la franchise s'applique quasi systématiquement aux personnes louant un parking.

La franchise de TVA ne prévoit pas uniquement une exonération. Elle interdit à la structure concernée de facturer la TVA et la libère de toute obligation déclarative.

En cas de dépassement du seuil, l'intéressé peut :

Continuer à profiter de l'exonération si ses recettes n'excèdent pas 27 500€ (seuil majoré).
Être assujetti à la TVA à partir du mois suivant si le chiffre d'affaires dépasse 27 500€.

Mentions obligatoires pour remplir une quittance de loyer avec TVA

Pour remplir une quittance de loyer avec TVA, le bailleur doit indiquer :

Son identité ainsi que son numéro de TVA, disponible sur demande auprès du centre des impôts dont dépend le bien.
L’adresse exacte du logement loué (identique à celle présente dans le contrat de location) avec toutes les précisions nécessaires à l’identification précise du bien : numéro ou nom de bâtiment, étage, numéro de porte, etc.
La période concernée par le paiement du loyer (par exemple : du 1er janvier 2023 au 31 janvier 2023 inclus).
Le montant exact du paiement effectué par le locataire, en précisant le loyer et les charges ainsi que la TVA applicable à chacun.
La date, le lieu d’émission de la quittance de loyer et la signature du bailleur ou de son mandataire.

Une quittance de loyer est également délivrée dans une optique de transparence.

Dans quels cas la quittance de loyer doit être exempte de TVA ?

La quittance de loyer ne présente aucun champ pour la TVA en cas de :

Location non meublée à usage d'habitation.
Location meublée sans services para-hôteliers.
Location à une association loi 1901 à but non lucratif.
Location à usage professionnel pour des activités médicales exonérées.
Location profitant de la franchise de TVA.

Types de locations soumises à la TVA

La plupart des locations ne sont pas soumises à la TVA puisqu'elles ne revêtent aucun caractère commercial. La TVA s'applique si les loyers perçus proviennent d'une activité commerciale. Il peut s'agir d'une location régie par un bail commercial ou par un bail mixte. Les logements à usage d'habitation sont rarement concernés.

Application de la TVA à une location meublée

Une location meublée n'est généralement pas assujettie à la TVA, sauf si le bailleur fait le choix de s'acquitter de cette taxe. Néanmoins, le propriétaire a l'obligation de facturer la TVA s'il propose au moins 3 des 4 services "para hôteliers" reconnus par la loi à savoir :

Le petit-déjeuner.
Le nettoyage régulier des locaux.
La fourniture du linge de maison.
La réception de la clientèle.

Taux de TVA applicable sur un loyer

Le taux de TVA applicable sur le loyer est de :

5,5 % pour la location de logements sociaux.
10 % pour la location meublée avec des services para-hôteliers et les hébergements hôteliers (type Airbnb).
20 % pour la location de parking, de local professionnel et de locaux similaires.

Tableau : Mentions générales obligatoires pour toutes les factures

Mentions	Commentaires
Date de l'émission de la facture	Date à laquelle elle est émise.
Numérotation de la facture	Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Exemple : facture 01, 02, 03. Il est cependant possible d'émettre des séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité le justifient. L'entreprise peut utiliser un préfixe par année (2022-XX) ou par année et mois (2022-01-XX). Par exemple, si celle-ci termine le mois de janvier avec une facture numérotée 25 : - Janvier : facture n° 2022-01-025 - Février : facture n° 2022-02-026 À faire figurer sur toutes les pages de la facture
Date de la vente ou de la prestation de service	Jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation
Identité de l'acheteur	- Nom (ou dénomination sociale) - Adresse du siège social de l'entreprise - Adresse de facturation (si différente du siège social)
Identité du vendeur ou prestataire	Si l'entreprise est un entrepreneur individuel : nom et prénom d'un entrepreneur individuel précédé ou suivi de la mention Entrepreneur individuel ou EI Si l'entreprise est une société : - Dénomination sociale d'une société - Numéro RCS: titleContent pour un commerçant - Numéro Siren - Adresse du siège social (et nom de l'établissement) - Mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social Attention : si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention Siret en cours d'attribution, et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.
Numéro du bon de commande	Lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur
Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA: titleContent (auto-liquidation)	Sauf pour les factures d'un montant total HT: titleContent inférieur ou égal à 150 €
Désignation du produit ou de la prestation	- Nature, marque, référence des produits - Prestation : matériaux fournis et la main-d'œuvre
Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni	Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée)
Prix catalogue	Prix unitaire hors TVA: titleContent des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis
Majoration éventuelle de prix	Frais de transport ou d'emballage par exemple
Taux de TVA légalement applicable	Montant total de la TVA correspondant Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant
Réduction de prix	Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Date à laquelle le règlement doit intervenir	Il faut également mentionner les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé.

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