Extrait Kbis : Définition et Utilité

L’extrait Kbis d’une entreprise peut être assimilé à sa carte d’identité : c’est un document officiel qui prouve la création d’une société en bonne et due forme. Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel. Mais à quoi ça sert exactement ? Comment se le procurer et quelles sont les informations mentionnées ?

Extrait Kbis en Micro-Entreprise : Tout ce que vous devez savoir ! 📄

Qu'est-ce que le Kbis ?

Le Kbis, appelé aussi extrait Kbis, est un document officiel qui valide l’existence juridique d’une société et qui donne les informations relatives à sa personnalité morale (capital social, forme juridique, noms des dirigeants, adresse du siège...).

Ce document juridique atteste de l’existence d’une entreprise française. Il est obligatoirement produit pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale dans l’hexagone. L’extrait de Kbis est délivré par le Registre du commerce et des sociétés (RCS) dès que vous enregistrez votre activité. Et comme votre carte d’identité, il contient toutes les informations importantes sur votre entreprise : nom, capital social, adresse, date de création, etc.

Le Kbis est un acte authentique, signé puis délivré par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société.

L'Extrait Kbis c'est quoi ?

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne, l'activité
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénom, date et commune de naissance, nationalité et adresse du ou des dirigeant(s)
L’extrait Kbis mentionne lorsque l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective

Exemple d'extrait Kbis.

Qui est concerné par le Kbis ?

L’extrait Kbis d’une société est un acte authentique signé par le greffier du tribunal de commerce. Il concerne donc toutes les personnes morales (EURL/SARL, SASU/SAS ou SA) exerçant une activité commerciale à une date mentionnée.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L’extrait Kbis pour l’auto-entrepreneur ?

Un auto-entrepreneur n’obtient pas de Kbis mais un extrait K : ce document est seulement dédié aux entrepreneurs qui gèrent leur entreprise en nom propre (en micro-entreprise ou en entreprise individuelle). Quant aux artisans qui n’exercent pas d’activité commerciale, ils ne sont pas non plus concernés par ce document.

Les entreprises individuelles et auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales. Ils disposent simplement d’un extrait K, et non d’un Kbis. L’extrait K ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce et, dans ce contexte, n’est pas un acte authentique, mais un simple document officiel informatif.

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous pouvez vous procurer un extrait K gratuit, appelé aussi « avis de situation », en passant par le site Web du greffe du tribunal de commerce www.infogreffe.fr ou via le site de l’INSEE.

L'extrait concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

En bref, on parle :

D’extrait Kbis pour une société
D’extrait K pour une entreprise individuelle / un auto-entrepreneur
D’extrait L bis pour un établissement secondaire de l’entreprise

Pourquoi le Kbis est-il important ?

Le Kbis joue un rôle majeur dans la vie de votre entreprise : il ne sert pas qu’à prouver votre existence légale.

Pour commencer, vous en avez besoin pour réaliser des transactions avec vos partenaires commerciaux, notamment pour émettre des factures juridiquement valables. Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

Le Kbis est un acte authentique, signé par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société. Il doit être présenté pour répondre à des appels d’offres ou encore dans le cadre de formalités administratives ou de relations en BtoB.

Le Kbis est généralement sollicité dans le cadre :

D’une candidature à un appel d’offres public
D’une ouverture de compte bancaire
Souscrire une assurance professionnelle
D’achat de marchandises ou de matériel auprès de distributeurs (relations en BtoB)
De démarches administratives variées...

Lorsqu’on vous demande un extrait Kbis, ce n’est jamais pour « faire joli ». Ce document officiel joue un rôle clé dans la vie d’une entreprise.

L’extrait Kbis est avant tout un justificatif d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés. En d’autres termes, il prouve l’existence juridique d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une société commerciale, d’une entreprise individuelle ou d’une personne morale.

La transparence est essentielle dans un environnement professionnel où la confiance doit être établie dès le départ. Chaque ligne du Kbis joue un rôle de filtre de fiabilité. En tant que carte d’identité d’une entreprise, le Kbis vous donne accès à une vision complète et à jour de sa situation.

Informations contenues dans le Kbis

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires).

L’extrait Kbis est un concentré de données essentielles sur l’identité et la situation d’une entreprise. Il permet de vérifier en un coup d’œil sa régularité, sa structure et son activité réelle. Les premiers éléments servent à identifier l’entreprise de façon claire et incontestable. Ce point est crucial, car il engage directement la responsabilité de la direction.

L’extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise.

Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise.
La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis.
La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales).

Durée de validité de l'extrait Kbis

Le Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc !

Bien que le Kbis ne mentionne aucune durée de validité, les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois que sa version soit une version papier ou numérique.

La date de validité reconnue par les demandeurs de ce document, démarre à la date de l'émission de son extrait.

Quand on vous demande un extrait Kbis pour finaliser un projet, la mention « daté de moins de 3 mois » revient presque systématiquement. L’extrait Kbis n’a pas de date de péremption officielle. En théorie, il reste valable tant qu’aucune modification n’est effectuée sur l’entreprise. Pourquoi ? Parce qu’il s’agit d’un instantané de l’entreprise au moment de sa dernière édition.

Trois mois est donc devenu un standard administratif, reconnu par les tribunaux de commerce, les plateformes en ligne et les acteurs du financement. Dans le cadre d’un projet immobilier, d’une ouverture de compte professionnel ou d’un appel d’offres, un Kbis à jour rassure.

Un Kbis trop ancien peut être refusé par l’administration ou bloquer une procédure d’obtention de prêt. Conseil pratique : gardez toujours une version PDF à jour dans vos dossiers numériques.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Quant à savoir comment obtenir un Kbis, c’est assez simple : vous en obtiendrez plusieurs exemplaires après la création de votre société. Mais si vous avez besoin de plus de copies, pas d’inquiétude ! Vous pouvez aussi déposer une demande de Kbis auprès du tribunal (en physique ou par courrier) ou bien sur le site Infogreffe. Cette méthode vous permet de l’obtenir immédiatement, sans délai de réponse, mais elle est payante.

Ainsi, le dirigeant devra régulièrement re-commander un extrait Kbis en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce, car ce document officiel n'a qu'une durée valable pendant trois mois pour les demandeurs.

Le dirigeant peut se procurer un extrait Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce dont elle relève (le coût varie entre 2.69 € à 4.18 €).

Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe.

Où trouver son Kbis ?

L’extrait Kbis d’une société peut être demandé par tout intéressé auprès du greffe du tribunal de commerce concerné, sur simple demande (sur place, par voie postale ou via le site Internet du greffe).

En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis si l’entreprise est domiciliée en France. Dans ce cas, il faut vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’établissement ou faire une demande en ligne sur infogreffe.fr.

Les destinataires du Kbis vous demandent que ce document ait moins de trois mois afin d’être sûrs que la situation de votre établissement est réelle.

Sachez que pour que votre Kbis soit à jour, vous avez la possibilité d’opter pour un envoi périodique proposé lors de votre demande d’extrait de Kbis. Vous pourrez demander la périodicité en nombre de mois pendant laquelle vous désirez recevoir ce document.

Combien coûte un extrait Kbis ?

Les envois d’extraits Kbis suivants ne sont pas gratuits. Ils sont facturés au dirigeant :

2,69€ pour une demande de Kbis directement au greffe
4,18€ pour un envoi du Kbis par courrier
3,37€ pour un envoi électronique (dont 2,69 € + 0,68 € de diligences de transmission)

(Tarifs pour l'année 2022 et susceptibles d’évoluer)

Pour disposer d’un Kbis à jour en permanence, le dirigeant peut prévoir un envoi périodique et automatique via le site du greffe du tribunal de commerce.

Comment obtenir un extrait Kbis gratuit ?

Monidenum, Pappers pour Kbis de moins de 3 mois :

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019.

Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée.

Il faut donc que vous soyez inscrit au RCS après du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Si vous n’êtes pas mandataire de l’entreprise, vous pouvez télécharger un kbis gratuitement et en illimité en vous servant de www.pappers.fr.

En 2022, il est possible d’obtenir un Kbis en ligne de moins de trois mois gratuitement, et ce, depuis 2019. Il existe une condition : être le représentant légal de l’entreprise concernée.

En combien de temps obtient-on un Kbis ?

Pour une immatriculation, comptez une dizaine de jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession. Si vous êtes pressé, vous pouvez également demander un Kbis provisoire au greffe.

Tout dépend de la charge de travail de ce service, mais en général, vous le recevez entre 4 et 8 jours à partir du dépôt de votre demande.

Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe.

Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création.

Que faire en cas de modifications ?

L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises signifie que vous n’avez pas réalisé (ou finalisé) votre immatriculation auprès du RCS. Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres.

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis.

balises: #Kbis