L'extrait Kbis Officiel en Ligne : Guide Complet

L'extrait Kbis est un document officiel d'une importance majeure pour toute entreprise. Il apporte la preuve qu’une société dispose d’un statut légal et constitue la carte d'identité de l'entreprise. Ce document atteste de l'existence légale d'une entreprise et est indispensable à l’exercice de l’activité commerciale.

Exemple d'extrait Kbis

Qu'est-ce que le Kbis ?

Le Kbis est une preuve officielle d’inscription d’une entreprise ou d’un entrepreneur au Registre national des entreprises (RNE), et donc de son existence légale. Il est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques.

À l’instar de la carte nationale d’identité, l’extrait Kbis révèle l’identité juridique, à jour, de chaque société. Il regroupe des données vérifiées faisant foi. Le Kbis et l’extrait Kbis renseignent sur les activités de l’entreprise.

Que contient un extrait Kbis ?

Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés. Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social.

L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

Contenu d'un extrait Kbis

Pourquoi l'extrait Kbis est-il important ?

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. L'extrait Kbis atteste de l'existence légale d'une entreprise.

Pour toute entreprise, l’extrait Kbis est primordial, et ce, dès sa création. L'obtention d'un Kbis est une étape essentielle pour prouver légalement l'existence d'une entreprise. En résumé, l'extrait Kbis est un outil indispensable pour les entreprises, pour l'administration fiscale et pour les tiers.

Utilité de l'extrait Kbis

Ouvrir un compte bancaire professionnel : Les banques exigent généralement un extrait Kbis récent pour ouvrir un compte bancaire professionnel.
Effectuer des démarches administratives, juridiques ou fiscales.
Réaliser une demande de financement.
Vendre ou céder son entreprise.

Il n'est désormais plus requis de fournir un extrait K ou Kbis pour réaliser diverses formalités administratives.

Qui doit avoir un KBIS ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Le KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société. Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public.

Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET). Mais dans les faits, la demande se fait le plus souvent auprès du chef d'entreprise, car il s'agit d'une demande payante.

Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Pour se procurer un extrait Kbis actualisé, une entreprise dispose d’un panel de solutions. Il existe plusieurs moyens, à la fois numériques et physiques, pour faciliter l'accès au Kbis. Ce document officiel peut être obtenu par le dirigeant de l’entreprise lui-même, mais aussi par tout individu ou société, intéressé.

Quelles sont les différences entre un avis de situation SIRENE et un extrait K-bis ?

Les différentes options pour obtenir un extrait Kbis :

Infogreffe: Il est possible d’obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise via le site Infogreffe.fr. L'extrait K ou Kbis d'une entreprise inscrite au RCS peut également être commandé via le site Infogreffe. Il suffit de renseigner le Siren ou la dénomination de l'entreprise recherchée. Ce dernier propose plusieurs modalités d’envoi : par voie postale ou électronique.
MonIdenum: Le dirigeant d'une entreprise commerciale peut obtenir gratuitement un extrait K ou Kbis de son entreprise grâce au service en ligne monidenum.fr. Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. Ce service d'authentification est géré par les greffes des tribunaux de commerce. Il faut d'abord créer un compte personnel puis se connecter grâce à un identifiant. Après avoir renseigné le nom du dirigeant, la raison sociale ou le numéro Siren de l'entreprise, un extrait Kbis de l'entreprise concernée peut être téléchargé.
Greffe du tribunal de commerce: Le greffe du tribunal de commerce peut également fournir l’extrait K-bis d’une société. Ce service payant peut être effectué directement auprès du tribunal de commerce ou par courrier ou directement sur internet.
Annuaire des entreprises: L'Annuaire des entreprises permet d'obtenir gratuitement un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE), qui est un équivalent du Kbis.
Infonet.fr: Parmi les diverses solutions permettant de trouver un extrait de K-bis, le site Infonet.fr présente l’avantage de fournir rapidement les informations recherchées. En effet, l’extrait Kbis en ligne peut se trouver depuis des sites spécialisés tels qu’Infonet.fr.

Comment commander un extrait KBIS en ligne ?

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Lire aussi: Définition du Kbis

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mise en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum.

Étapes à suivre sur MonIdenum :

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne via Infogreffe, la marche à suivre est la suivante : Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.

Comment s'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Validité et renouvellement du Kbis

Le Kbis est un document émis pour une durée illimitée. En effet, un extrait datant de moins de 90 jours est une garantie auprès des différents partenaires et prestataires. Les entreprises étant régulièrement amenées à changer (cause juridique, etc.), les informations présentes dans un extrait plus vieux pourraient être caduques.

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr.

Le renouvellement Kbis est une étape importante dans la gestion administrative d’une entreprise. C’est pourquoi il peut être intéressant de demander l’envoi périodique de votre extrait Kbis sur le site Infogreffe. Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise.

Comment souscrire un envoi périodique d'extrait Kbis ?

Pour en bénéficier, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr, puis d’identifier la société concernée en suivant la même démarche que précédemment décrite. Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois.

Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix. Comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande.

De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Quel est le coût d'un extrait Kbis ?

Le KBIS se demande auprès du greffe du tribunal de commerce sur place ou en ligne ou auprès d'un judiciaire ou de proximité en Alsace-Moselle, en Guadeloupe, en Martinique et en Guyane. La demande se fait le plus souvent auprès du chef d'entreprise, car il s'agit d'une demande payante :

2,69 euros pour un retrait sur place.
4,03 euros ros euros pour un envoi par courrier.
3,37 euros pour une demande effectuée en ligne.

Pour éviter de payer à chaque demande, il est possible de souscrire un abonnement au site infogreffe.

Que faire en cas d'absence de KBIS ?

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

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