Finalités de la demande de formation dans l'organisation de la PME

En France, seulement 23 % des salariés des entreprises de moins de 50 salariés ont accès à des formations en entreprise, contre 60 % dans les entreprises de plus de 50 salariés. Les TPE (très petites entreprises) et les PME (petites et moyennes entreprises) sont pourtant celles qui ont le plus gros besoin en compétences. Ces deux catégories d’entreprises à petits et moyens effectifs ont plus que jamais besoin de formations professionnelles.

Pourquoi former en TPE et PME ?

Comme toutes les structures d’entreprise, les TPE et les PME ont des besoins spécifiques en formation professionnelle. Un facteur est primordial : rester compétitif face à la concurrence. L’adaptabilité et la compétitivité : dans une économie mondialisée et accélérée, les entreprises doivent s’adapter très rapidement aux changements du marché. Les formations professionnelles constituent un bon moyen d’acquérir de nouvelles compétences et de s’adapter aux nouvelles exigences professionnelles.

La formation est un outil de gestion des ressources humaines pertinent pour maintenir l’employabilité du collaborateur. Suivre des formations régulièrement permet de maintenir un niveau répondant aux attentes de l’entreprise et d’acquérir des compétences nouvelles. L’entreprise gagne à former son personnel.

Les finalités principales des demandes de formation

Transition numérique et nouvelles technologies : Avec internet, les réseaux sociaux et l’arrivée récente des intelligences artificielles, les compétences doivent être adaptées aux dernières innovations et aux outils numériques. Parmi les formations axées sur la technologie les plus demandées, l’on retrouve donc des apprentissages à l’utilisation d’outils de marketing digital comme Google Analytics.
Cybersécurité et gestion des données : Développer des connaissances sur la cybersécurité et la gestion des données sont également des enjeux importants pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs pratiques en matière de protection des données sur le web.
Management et leadership : L’apprentissage de compétences en leadership et en management des collaborateurs permet aussi de leur assurer une croissance continue. En termes de formation, ces montées en compétences peuvent se traduire par des apprentissages autour de la communication interpersonnelle ou dans la résolution de conflits.
Conformité et réglementation : En matière de conformité et de réglementation, les TPE et PME ont aussi un devoir important lié aux formations professionnelles : respecter les lois en vigueur. C’est pour cela que l’on retrouve des formations sur le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). D’autres formations sont aussi très importantes, comme les normes ISO.
Sécurité et prévention des risques : Pour les entreprises qui proposent des emplois à risque, les formations sur les normes de sécurité sont incontournables. Tout comme celles relatives à la manipulation d’équipement ou aux premiers secours, essentielles pour garantir un environnement de travail sûr. Pareil, pour les formations axées sur l’ergonomie au travail qui contribuent à prévenir les troubles musculo-squelettiques via l’apprentissage des bonnes postures ou l’aménagement des postes de travail.
Optimisation de la performance opérationnelle : Dans une démarche d’optimisation de performance et de productivité, les TPE et PME se tournent vers des formations spécifiques pour booster certains aspects opérationnels. C’est pourquoi elles sont de plus en plus nombreuses à demander des actions de formation en vogue sur la gestion du temps ou l’optimisation des processus internes. Par exemple, des formations en Lean Management.
Transition écologique et RSE : Les actions de formation en vogue en ce moment sont aussi impactées par la volonté des entreprises d’œuvrer à la transition écologique. Les formations sur la gestion des déchets, la réduction de l’empreinte carbone, les énergies renouvelables, l’économie circulaire, mais aussi la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) sont très recherchées.
Soft skills : Les soft skills ou compétences psychosociales rassemblent tout un flot de formations axées sur l’émotionnelle, la vie au travail ou encore la gestion du stress. Aujourd’hui, si la société s’est numérisée, les besoins humains, eux aussi, sont mieux considérés.

Thématiques les plus demandées en pratique

Les formations les plus demandées dans notre organisme de formation sont les formations en communication digitale, en commerce et en marketing. Mais également le management, les ressources humaines ou encore les techniques informatiques. L’ensemble de ces programmes permettent aux petites et moyennes entreprises françaises d’améliorer leurs images auprès de leurs clients et de leurs partenaires.

Parmi les formations axées sur la technologie les plus demandées, l’on retrouve donc des apprentissages à l’utilisation d’outils de marketing digital comme Google Analytics. Mais aussi des logiciels de gestion et de management comme les CRM, des logiciels de gestion de projet comme Trello ou Asana. Et bien évidemment, la prise en main d’intelligences artificielles qui ont fait leurs preuves à l’image de ChatGPT, Claude et bien d’autres.

Dispositifs, financement et acteurs

Les modalités du FNE formation sont propres à chaque OPCO. Il existe 11 OPCO en France qui rassemblent les entreprises en fonction de leurs secteurs d’activité. Plusieurs possibilités pour financer le plan de développement des compétences : le salarié dispose de CPF (compte personnel de formation). L’entreprise programme la formation et fait sa demande de prise en charge à l’OPCO. L’entreprise ne bénéficie pas d’un accompagnement de la part de l’OPCO, ni d’aides de la région : l’entreprise devra préparer un budget formation selon les besoins identifiés dans le plan de développement des compétences pour former ses salariés. Dans certains cas exceptionnels comme la COVID19, l’Etat a mis à disposition des fonds de formations comme le FNE.

Les organismes créés par le gouvernement ont pour rôle d’accompagner les entreprises dans la définition de leurs besoins et le financement des formations professionnelles. Parmi ces dispositifs de financement de formation, l’on retrouve l’alternance ou encore le FNE formation (Fonds National pour l’emploi).

Matchers, notre organisme de formation certifié Qualiopi a accompagné plus de 500 entreprises de moins de 50 salariés depuis sa création, il y a 5 ans. En étroite collaboration avec les OPCO, notre entreprise permet aux TPE et PME d’accéder à des formations financées en partie ou totalement par votre OPCO.

Le plan de développement des compétences (PDC) : cadre et règles

Le plan de développement des compétences (PDC) est le cadre qui permet à un employeur de définir sa politique de formation. L’employeur est libre de choisir les salariés qu'il souhaite faire bénéficier d'une formation. Cependant, ce choix ne peut pas présenter de critères discriminants (exemples : l'âge, la situation familiale). Le salarié peut demander à son employeur de suivre une formation prévue dans le plan. Le salarié doit obtenir son accord pour bénéficier de la formation souhaitée.

Tous les salariés peuvent suivre des formations dans le cadre du plan de l'employeur, y compris les personnes en alternance (contrat d'apprentissage et contrat de professionnalisation). Il n'y a pas de condition d'ancienneté pour accéder à ces formations.

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Les formations prévues par le PDC sont de 3 sortes : formations obligatoires, formations non obligatoires, bilan de compétence et validation des acquis de l'expérience (VAE). Le plan de de développement des compétences (PDC) a remplacé le plan de formation.

Formations obligatoires : Il s'agit de toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'un texte. Exemple : les conducteurs routiers doivent justifier du suivi de la formation initiale minimum obligatoire (FIMO), puis régulièrement de la formation continue obligatoire (FCO). Le refus du salarié de suivre la formation obligatoire est une faute pouvant justifier son licenciement.
Formations non obligatoires : Elles regroupent toutes les actions facultatives à l'initiative de l'employeur. Le refus du salarié de suivre une formation non obligatoire ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement.
Bilan de compétences et VAE : Le bilan de compétences permet au salarié d'analyser ses compétences professionnelles et personnelles, ses aptitudes et motivations en vue de définir un projet professionnel ou de formation. La VAE permet d'obtenir un diplôme, un titre à finalité professionnelle ou un certificat de qualification figurant sur une liste établie par la commission paritaire nationale de l'emploi d'une branche professionnelle et enregistrés dans le RNCP.

L’élaboration du PDC par le chef d’entreprise peut tenir compte des entretiens de parcours professionnels. À l'occasion de son embauche, le salarié est informé qu'il bénéficie tous les deux ans d'un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Cet entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié. Il donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié.

Temps de formation, rémunération et obligations

Ces formations constituent un temps de travail effectif : la rémunération du salarié est donc maintenue. Elles ont une durée maximale de 80 heures dans certains cas précis (par exemple, parcours linguistique pour un salarié allophone signataire d'un contrat d'intégration républicaine). Seules les formations non obligatoires peuvent à certaines conditions se dérouler hors temps de travail.

La situation diffère selon le type de formation : action de formation obligatoire - la rémunération du salarié est maintenue. Actions de formation facultative - pendant le temps de travail la rémunération du salarié est maintenue ; hors temps de travail la rémunération du salarié n'est pas maintenue. Les frais de formation sont à la charge de l'employeur.

À la fin de la formation, l'organisme de formation remet au salarié une preuve selon laquelle il a suivi la formation. Le salarié réintègre son poste de travail ou un poste équivalent à rémunération et qualification égales. L'employeur n'a pas l'obligation de reconnaître les compétences acquises au cours de la formation (par un changement de qualification, une augmentation de rémunération,...). Cependant, il doit le faire en cas d'engagement de sa part ou si la convention collective ou le contrat de travail le prévoit.

Attention : Après la formation, le salarié peut démissionner. Cependant, le contrat de travail peut comporter une clause de dédit-formation. Cette clause engage le salarié à certaines conditions à rembourser les frais de formation engagés par l’employeur en cas de démission.

Comment construire un plan de développement des compétences ?

Outils pour identifier les besoins en formation

Les managers, dirigeants et service RH disposent de plusieurs outils pour identifier et recueillir les besoins en compétences de leurs salariés. L’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel sont les 2 outils les plus utilisés. Le premier est conduit en règle générale par le manager direct du collaborateur, alors que le second sera mené par le service RH.

Dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation le salarié va venir valoriser tous ses points forts lui permettant de contribuer aux résultats de l’entreprise. Le salarié et le manager peuvent également identifier ensemble les points de vigilance ainsi que les besoins futurs et mettre en exergue un plan de formation professionnelle. Dans le cadre de l’entretien professionnel, le salarié vient échanger au sujet de son parcours professionnel et sur la façon dont il se projette pour les années à venir.

Exemples d’actions et retours d’expérience

Des prestations innovantes d'accompagnement des pratiques managériales ont été dispensées de septembre 2016 et juillet 2019 à des TPE-PME volontaires dans le cadre d'une convention ADEC (Actions de Développement de l'Emploi et des Compétences), signée entre l'Etat (la Direccte), la CGPME et l'AGEFOS-PME (l'OPCO des entreprises de proximité) du Centre-Val de Loire. Objectif : offrir un appui renforcé à des TPE - PME, dépourvues de service RH ou mal « équipées » en fonction RH.

Quatre collaborateurs de l’agence Bimbenet ont pu en bénéficier et cela leur a permis « d’évoluer en responsabilités », témoigne Pascale Bimbenet, responsable administrative de cette entreprise familiale centenaire spécialisée dans l’immobilier, à Orléans. « Deux d’entre eux ont amélioré leur façon de gérer dix salariés, un troisième sa façon de gérer cinq personnes et le quatrième s’est préparé à devenir dirigeant ». Après avoir été audités par le cabinet Thomas Legrand, ces quatre collaborateurs ont suivi une formation « à la carte, adaptée à la personnalité de chacun », précise Pascale Bimbenet. « Le bilan est tout-à-fait positif, car nos collaborateurs ont pu soit asseoir leur statut de manager, soit le devenir, constate Pascale Bimbenet. Sans cette aide de l’OPCO EP et de la Direccte, il nous aurait été impossible financièrement de former quatre personnes en même temps.

La formation-action proposée à des TPE-PME de la région a reposé « sur l’analyse de situations de management concrètes, vécues, pas seulement sur de la théorie », insiste Sarah Ribadoux, responsable du Pôle accompagnement RH chez Thomas Legrand Consultants. « Nous avons identifié deux types de carences dans ces entreprises : des managers doués dans leur métier opérationnel, mais pas formés au management, et des problématiques de relations humaines (gestion de conflits, adaptation du comportement en fonction de l’interlocuteur, etc.). Nous avons travaillé sur l’instauration d’une relation gagnant-gagnant manager-salarié, sur le respect et l’apprentissage mutuels. Et cela a beaucoup plu. Ce fut une très belle opération qui a donné d’excellents résultats ».

Formation initiale, alternance et passerelles

Le BTS GPME est une formation polyvalente qui forme des professionnels capables de gérer les fonctions clés d’une petite ou moyenne entreprise. Le BTS GPME (Gestion de la PME) est un diplôme national de niveau Bac+2, délivré par l’Éducation nationale (RNCP38363). Il se prépare en 24 mois en apprentissage, ce qui en fait une formation accessible dès l’obtention du Bac, sans frais de scolarité dans le cadre de l’alternance.

Sa dimension opérationnelle est son principal atout : les apprentis ne découvrent pas le monde de l’entreprise à la fin de leur cursus, ils y sont immergés dès le premier jour. Le référentiel du BTS GPME est construit autour de quatre grands blocs de compétences. Au-delà des compétences métier, la maîtrise des outils numériques est aujourd’hui non négociable. Les entreprises attendent des alternants GPME une aisance sur Excel, les PGI (progiciels de gestion intégrée) comme EBP, ainsi que les logiciels RH pour la gestion des pointages et des absences.

La communication, tant interne qu’externe, fait également partie du socle des compétences GPME attendues. Le BTS GPME ouvre des portes dans des secteurs variés, avec des intitulés de postes qui reflètent la polyvalence du diplôme. Pour accéder à des postes à responsabilité - chef de projet, responsable administratif et financier, office manager senior - la poursuite d’études est un levier efficace. La licence professionnelle en apprentissage constitue la passerelle naturelle après un BTS, permettant d’approfondir une spécialisation tout en continuant à capitaliser sur l’expérience terrain.

Compétences comportementales et organisationnelles recherchées

Les compétences techniques s’acquièrent en formation. Les qualités humaines, elles, se cultivent et se révèlent dans l’action. En PME, où les équipes sont souvent réduites et les responsabilités partagées, le savoir-être pèse autant que le savoir-faire dans les décisions de recrutement.

Organisation : savoir hiérarchiser les priorités, respecter les délais et gérer plusieurs dossiers en parallèle sans perdre le fil.
Autonomie : le dirigeant d’une PME n’a pas le temps de superviser chaque action.
Rigueur et précision : une erreur de facturation, un contrat mal rédigé ou un oubli de relance peut coûter cher à une petite structure.
Sens du relationnel : écoute active, empathie, accueil des clients et des partenaires, gestion des situations tendues avec calme.
Réactivité et adaptabilité : les PME évoluent vite, les priorités changent, les réglementations se mettent à jour.

Aspects pratiques pour la mise en œuvre d’un plan de formation

Lorsque vous recrutez un nouveau collaborateur dans votre TPE, il est riche de sa formation initiale et de son expérience en entreprise. Afin de faciliter son intégration et pour qu’il soit opérationnel au plus tôt, bon nombre d’entreprises prévoient de la formation interne. Cette première étape va rassurer le collaborateur lors de son entrée dans l’entreprise. Il sera conforté dans le fait d’être attendu et que son arrivée a été organisée. N’oubliez pas de lui laisser une période d’adaptation à la suite de son intégration.

Par la suite, l’entreprise pourra inscrire ce nouveau salarié dans le plan de développement des compétences. L’employeur et le salarié sont acteurs de l’employabilité du salarié.

Obligations et bonnes pratiques pour les organismes de formation

À retenir : Les organismes de formations ont des obligations. L’organisme de formation remet au salarié une preuve selon laquelle il a suivi la formation. Les organismes créés par le gouvernement ont pour rôle d’accompagner les entreprises dans la définition de leurs besoins et le financement des formations professionnelles.

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