Modèle note de frais SASU obligatoire: guide détaillé pour comprendre, préparer et optimiser

Une note de frais est un document par lequel un salarié ou un dirigeant demande à son entreprise le remboursement de dépenses professionnelles qu'il a personnellement avancées. Le principe est simple : vous payez de votre poche, puis l'entreprise vous rembourse sur présentation des justificatifs.

Ce mécanisme concerne les salariés en CDI ou CDD, les dirigeants assimilés salariés (président de SAS ou SASU) et les gérants de SARL, qu'ils soient majoritaires ou minoritaires. Chaque statut a ses spécificités, notamment en matière de cotisations sociales. Pour comprendre les missions de l'organisme qui contrôle ces remboursements, consultez notre présentation du fonctionnement et missions de l'URSSAF.

Les règles de base et les éléments obligatoires

Aucune loi n'impose un format précis pour la note de frais. Vous pouvez utiliser un tableau Excel, un formulaire papier ou un logiciel dédié. L'URSSAF exige en revanche que chaque dépense soit justifiée par un document (facture, ticket de caisse, reçu) et qu'elle ait un caractère professionnel avéré, conformément à l'article L242-1 du Code de la sécurité sociale.

Il faut distinguer la note de frais ponctuelle (une seule dépense) de l'état de frais mensuel, qui regroupe toutes les dépenses du mois sur un même document. L'état de frais mensuel est la pratique la plus courante en entreprise. La note de frais se distingue de l'avance sur frais (som me versée avant la dépense) et de la carte bancaire entreprise (la société paie directement). Dans ces deux cas, le salarié n'avance pas d'argent personnel.

Tous les frais professionnels engagés dans l'intérêt de l'entreprise peuvent faire l'objet d'un remboursement. Voici les principales catégories avec les barèmes URSSAF applicables en 2026.

Lire aussi: Immatriculation des Entreprises

Type de frais Exemples concrets Plafond ou barème 2026 Justificatif requis

Déplacements en véhicule personnel: Trajets clients, visites chantier - Barème kilométrique fiscal (voir section suivante) - Relevé kilométrique détaillé -

Transports en commun: Train, métro, bus, avion - Frais réels - Billet ou reçu

Repas en déplacement (restaurant): Déjeuner chez un client - 21,40 € (forfait URSSAF exonéré) - si remboursement au réel - ✅ si remboursement au réel

Repas hors locaux (sans restaurant): Sandwich en déplacement - 10,40 € (forfait URSSAF exonéré) - ✅ si remboursement au réel

Repas sur le lieu de travail: Contrainte horaire (travail de nuit) - 7,50 € (forfait URSSAF exonéré) - ✅ si remboursement au réel

Hébergement en déplacement: Hôtel lors d'un salon professionnel - Paris et petite couronne: 76,60 €/nuit, Autres départements: 56,80 €/nuit (3 premiers mois) - ✅ Facture hôtel

Teletravail: Électricité, internet, mobilier - 2,70 €/jour (plafond 59,40 €/mois) ou 3,30 €/jour avec accord collectif - ❌ Allocation forfaitaire exonérée

Fournitures de bureau: Cartouches, papier, petit matériel - Frais réels - ✅ Facture

Téléphone et internet pro: Abonnement, communications - Quote-part professionnelle - ✅ Facture opérateur

Vêtements de travail spécifiques: Blouse, chaussures de sécurité - Frais réels - ✅ Facture

Frais de réception: Repas d'affaires avec un client - Frais réels (montant raisonnable) - ✅ Facture avec noms des convives

Pour les repas, le barème distingue plusieurs situations selon que le salarié est en déplacement, contraint de manger sur place ou hors de ses locaux habituels. La prime de panier suit une logique proche selon les conventions collectives. Certaines dépenses ne sont jamais remboursables via une note de frais: amendes, achats personnels, dépenses somptuaires sans lien avec l'activité. L'entreprise qui les rembourse s'expose à un redressement URSSAF.

Frais réels ou indemnité forfaitaire: quelle méthode choisir?

L'entreprise peut rembourser les frais professionnels selon deux méthodes et peut les combiner selon les dépenses. Voici le tableau récapitulatif:

Critère	Frais réels	Indemnité forfaitaire
Principe	Remboursement euro pour euro sur justificatif	Versement d'une allocation fixe (barème URSSAF)
Justificatifs	Obligatoires pour chaque dépense	Non requis (le barème suffit)
Barème	Aucun plafond, mais dépense raisonnable	Barèmes URSSAF (repas, hébergement) ou barème kilométrique
Avantage principal	Exactitude du remboursement	Simplicité de gestion
Inconvénient	Charge administrative lourde	Peut être inférieur ou supérieur aux frais réels

Cas pratique et exemples illustrent ces choix selon les profils et les usages.

Barème kilométrique et indemnités kilométriques

Barème kilométrique fiscal sert à calculer les indemnités versées aux salariés et dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Il couvre le carburant, l'assurance, l'entretien et la dépréciation du véhicule. Distance annuelle et puissance fiscale déterminent le montant. Exemples et formules varient selon la tranche et la puissance du véhicule.

Cas pratique: salarié commercial, frais réels vs forfait (profil Léa). Traitement fiscal et social : si les remboursements respectent les conditions URSSAF, ils ne sont ni soumis à cotisations sociales ni imposables. Pour l’employé, remboursements ne constituent pas un revenu; pour l’entreprise, ces notes de frais sont des charges déductibles.

TVA et traitement fiscal des notes de frais

TVA récupérable ou non selon le type de frais. Récupération dépend de la nature des dépenses et du fait que la facture est au nom de l’entreprise. Tableau récapitulatif montre les cas d’exonération et les pourcentages de déductibilité et de récupération de TVA. En général, indemnités kilométriques et déplacements ne permettent pas de TVA, tandis que repas d’affaires et certains frais liés au personnel peuvent être TVA déductibles.

Mention et rédaction d'une note de frais complète

Une note de frais bien rédigée contient: nom et prénom du salarié ou dirigeant, date de dépense, nature de la dépense, lieu, motif professionnel, montant HT, TVA et TTC, mode de paiement, justificatif joint. Avant de rembourser, les justificatifs (factures, tickets, reçus) doivent être joints et vérifiés. Le document doit être signé par le salarié et approuvé par le supérieur hiérarchique.

Exemple de note de frais prêt à l'emploi: tableau avec date, nature, lieu, motif, montant HT, TVA, TTC, mode de paiement et statut du justificatif. L'enchaînement type est: dépense effectuée → pièce justificative → validation → remboursement.

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Cas pratique: gérant de SASU et indemnités kilométriques

Dans les SASU, le président peut être remboursé pour l'utilisation de son véhicule personnel selon le barème kilométrique ; le calcul dépend de la distance et de la puissance fiscale. Il faut ventiler précisément les dépenses et démontrer leur lien direct avec l'activité. En cas d'usage mixte, part professionnelle proportionnelle est remboursable.

Dématérialisation et obligations en 2026

Depuis l'arrêté du 23 mai 2019, les justificatifs numérisés (photo, scan) ont la même valeur probante que les originaux papier, sous conditions: reproduction fidèle, horodatage, intégrité du fichier, archivage légal. La facturation électronique se déploie et facilite la gestion des notes de frais (Factur-X, UBL). Des outils comme Tiime permettent de scanner et d’extraire automatiquement les données des justificatifs, avec archivage conforme.

Notes de frais du dirigeant: règles spécifiques à connaître. Le dirigeant assimilé salarié (président de SAS ou SASU) bénéficie d’un remboursement équivalent à celui d’un salarié quand les conditions URSSAF sont respectées. Cas du gérant majoritaire de SARL (TNS): remboursement possible mais risque plus élevé de requalification en avantage en nature.

7 erreurs courantes à éviter et bonnes pratiques

1) Oublier ou perdre les justificatifs. 2) Dépasser les barèmes URSSAF sans le savoir. 3) Mélanger dépenses personnelles et professionnelles. 4) Ne pas ventil er les montants dans les notes de frais mixtes. 5) Ne pas respecter les délais de soumission/remboursement. 6) Sous-estimer l’importance de la traçabilité et de la dématérialisation. 7) Négliger la conservation des justificatifs et l’audit.

Bonnes pratiques proposées: centraliser les justificatifs, distinguer dépenses pro/perso, préciser le motif et les invités d’un repas d’affaires, dématérialiser et archiver 10 ans, former les équipes sur les règles TVA et les dépenses déductibles.

Tableau récapitulatif des dépenses remboursables en SASU

Catégorie	Exemples	Règle principale	TVA récupérable
Déplacements (véhicule personnel)	Frais kilométriques	Barème URSSAF, distance et puissance fiscale	Non sur indemnités kilométriques
Transports en commun	Train, avion, métro	Frais réels	Oui sur facture
Repas d’affaires	Déjeuner client	Montant raisonnable	Oui sur facture
Hébergement	Hôtel	Conditions déplacements (>50 km ou >1h30)	Non en général
Fournitures de bureau	Papeterie	Frais réels	Oui
Téléphone et internet pro	Abonnements	Part professionnelle	Oui
Carburant	Gazole, E85, électricité	Barème kilométrique	Oui (80% ou 100% selon véhicule)

Pour tout, n’oubliez pas: les notes de frais ne constituent pas des pièces justificatives; elles accompagnent les pièces justificatives et facilitent le remboursement. Dans le cadre de la SASU, la déduction des frais professionnels réduit le résultat imposable et peut faire l’objet d’optimisations fiscales, mais doit rester conforme et proportionnée.

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