Auto-entrepreneur : refacturation des matériaux au client et règles de facturation

La facture est un document écrit qui détaille la vente d’une marchandise ou la réalisation d’une prestation de service. Elle sert de preuve commerciale et précise ce que le client doit payer.

En principe, l’établissement d’une facture n’est pas toujours obligatoire pour les auto-entrepreneurs. En effet, selon qu’ils facturent à un particulier ou à un autre professionnel, ils doivent se conformer à cette obligation comptable.

Dès le premier euro facturé à un client professionnel, la facture auto-entrepreneur devient un document juridique et fiscal incontournable. Elle constitue à la fois la preuve d’une opération commerciale, un justificatif comptable et un support de recouvrement en cas d’impayé.

Mentions générales obligatoires

Pour être valable, une facture doit bien entendu présenter plusieurs mentions obligatoires. Ces éléments permettent d’assurer la transparence vis-à-vis du client et de l’administration fiscale.

La facture doit mentionner le nom et le prénom de l’auto-entrepreneur, précédé ou suivi immédiatement de la mention « Entrepreneur individuel » ou des initiales « EI », ainsi que le nom commercial de l’activité si l’auto-entrepreneur en dispose.
Votre facture doit préciser l’adresse du siège de votre micro-entreprise.
La date d’émission de la facture : date à laquelle la facture est émise.
Le numéro unique de la facture : numéro unique à chaque facture, basé sur une séquence chronologique et continue.
Date de la vente ou de la prestation de services : jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation (ou date à laquelle est versé l’acompte).
Identité du vendeur ou du prestataire de services, avec le numéro SIREN.
Identité de l’acheteur ou du client : nom (ou dénomination sociale) et coordonnées (adresse du siège social ou du domicile d'un particulier - sauf opposition de sa part).
La désignation du produit ou de la prestation : nature, marque, référence des produits ; si prestation : matériaux fournis et main d’oeuvre ; décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni (quantité, dénomination précise, prix unitaire HT, taux de TVA applicable).
Somme totale HT et TTC à payer, en précisant la majoration éventuelle de prix (frais de transport ou d’emballage par exemple).
Réduction de prix : rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération.
Date à laquelle le règlement doit intervenir et conditions d'escompte en cas de paiement anticipé.

Mentions particulières selon la situation

D’autres informations peuvent également s’y ajouter suivant son destinataire ou le régime fiscal de l’auto-entrepreneur.

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Si le vendeur est soumis au régime de franchise en base de TVA, la facture doit porter la mention : « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts ». À compter du 1er septembre 2026, la mention devra être remplacée par « TVA non applicable, art. L. 223 et s. du code des impositions sur les biens et services (CIBS) », avec une période de tolérance jusqu'au 31 décembre 2027 pendant laquelle l'ancienne référence reste acceptée.
Si en tant que micro-entrepreneur vous êtes redevable de la TVA, il importe aussi de préciser les taux de TVA légalement applicables et le montant total de TVA correspondant, ainsi que votre numéro de TVA intracommunautaire si applicable.
Si le client est un professionnel redevable de la TVA, son numéro individuel d’identification à la TVA doit figurer sur la facture, sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 €.
Si l’acheteur ou le preneur est redevable de la TVA, la mention « Auto-liquidation » doit être précisée le cas échéant.
Si vous êtes membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée : « Membre d'une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté ».
En cas d’achats de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles : mention de l’éco-participation DEEE.
En cas d’activité artisanale, indiquer les références de son contrat d’assurance professionnelle, les coordonnées de l’assureur et du garant ainsi que la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
En cas d’autofacturation, indiquer la mention correspondante.

Refacturation des matériaux au client : règles pratiques

Pour les prestations incluant matériaux et main-d’œuvre, la facture doit détailler les matériaux fournis et la main d’œuvre. Une ligne par produit ou par prestation est recommandée, en indiquant la nature, la quantité, la référence, le prix unitaire et l’ensemble des caractéristiques qui influent sur le prix.

Le décompte détaillé est facultatif si la prestation de services a fait l'objet d'un devis détaillé validé par le client ; dans ce cas, inscrire simplement le numéro du devis sur la facture correspondante.

Si des frais supplémentaires interviennent (transport, emballage, déplacement), il convient de préciser la majoration éventuelle de prix. En cas de remise ou réduction, elles sont à indiquer sous chaque ligne concernée ou sous le montant total HT selon le cas.

Numérotation, conservation et format

Les factures doivent suivre une séquence chronologique et continue, sans trou ni doublon.
La facture peut être établie au format papier ou numérique, à condition de garantir son intégrité (PDF signé, logiciel certifié, etc.).
La conservation des factures en micro-entreprise obéit à plusieurs cadres réglementaires : il est recommandé de conserver ses factures pendant 10 ans, notamment en cas de contentieux, de contrôle fiscal ou de vérification de comptabilité.
Un logiciel de facturation avec archivage sécurisé permet de satisfaire automatiquement cette obligation et de respecter la numérotation automatique.

Sanctions en cas de non-respect

Il peut arriver que vous ayez commis une erreur en omettant certaines mentions obligatoires ou en intégrant des mentions inexactes sur votre facture. Dans ce cas, vous êtes dans l’obligation de corriger votre erreur.

L’omission d’une mention expose à une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte, dans la limite du quart du montant de la facture. En cas de défaut total de facturation, d’émission de factures de complaisance ou de factures fictives, vous encourez jusqu’à 75 000 € d’amende pénale, voire 150 000 € et un redressement fiscal dans certains cas.

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Pour corriger une facture erronée, il faut émettre une facture d’avoir (note de crédit) qui annule ou corrige la facture précédente ; une facture d’avoir se rédige en général de la même façon qu’une facture normale, en inscrivant les montants remboursés en négatif.

Délais et modes de paiement

Le délai de paiement peut être prévu comme paiement comptant (le jour de la livraison ou de la prestation) ou comme paiement à réception (délai d’au plus une semaine à compter de la livraison ou de la réalisation de la prestation, incluant le temps d’acheminement de la facture). Pour les relations B2B, la date limite de paiement ne doit pas dépasser 45 jours (ou 60 jours pour un client basé à l’étranger), sauf conditions particulières prévues contractuellement.

La facture doit aussi mentionner le taux des pénalités de retard et les conditions d’escompte commercial. En cas de non-paiement dans les délais, vous pouvez appliquer des pénalités ; si vous ne le précisez pas, le taux légal s’appliquera. Depuis 2013, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €) due en cas de retard doit figurer sur la facture et les CGV.

Réforme de la facturation électronique et nouvelles mentions

La réforme de la facturation électronique entre en vigueur en deux temps : dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, et à partir du 1er septembre 2027 les PME, TPE et micro-entreprises devront émettre des factures électroniques et pratiquer l’e-reporting.

En application du décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, quatre mentions supplémentaires deviennent obligatoires pour les factures B2B émises par des assujettis à la TVA : le numéro SIREN de l’acheteur, la catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de service, ou mixte), l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation, et la mention relative à l’option pour le paiement de la taxe d’après les débits lorsqu’elle concerne les prestataires qui y ont opté.

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Outils recommandés

Pour éviter les erreurs et se conformer à la législation, il peut être intéressant d’utiliser un logiciel de facturation. Il n’y a pas mieux en plus pour se faciliter la tâche et s’inscrire dans la modernité.

Le marché propose aujourd’hui un large panel de logiciels de facturation : Sellsy, Factomos, Zervant, Debitoor, Evoliz, Incwo, Henrri, Freebe, Tiime…, vous avez l’embarras du choix. L'utilisation d'un logiciel de facturation à jour des dernières dispositions légales, notamment des nouvelles mentions liées à la réforme 2026-2027, est la solution la plus sûre pour s'assurer de leur respect.

Bonnes pratiques pour l’auto-entrepreneur

Établissez vos factures rapidement après la vente ou la prestation de service pour garantir leur authenticité et éviter tout problème en cas de litige.
Ne pas antidater les factures et distinguer clairement la date d’émission de la date de livraison si nécessaire.
Respectez une numérotation continue et sans rupture pour toutes vos factures.
Conservez vos factures pendant au moins 10 ans et privilégiez l’archivage sécurisé via un logiciel conforme.
Indiquez clairement sur la facture si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA ou si vous êtes redevable de la TVA.
En cas d’erreur, émettez immédiatement un avoir rectificatif plutôt que de modifier la facture initiale.

Élément	Obligation
Nom et mention EI	Obligatoire
Date et numéro de facture	Obligatoire, séquence continue
Détail matériaux et main-d’œuvre	Obligatoire si applicable
Mentions TVA	Selon régime (franchise ou assujettissement)
Numéro SIREN du client	Obligatoire B2B à partir des réformes (voir exceptions)
Conservation	Recommandée 10 ans

Bien plus qu’un simple document administratif, la facture auto-entrepreneur constitue un acte juridique et fiscal. Elle structure la relation commerciale, protège en cas de litige, et conditionne la conformité du statut. Son établissement ne doit jamais être improvisé.

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