Procédure d'immatriculation d'une entreprise en France : guide complet et pratique

Vous avez un projet de création d’activité et vous envisagez de créer votre entreprise sous forme de société. Alors que l’on parle de simplification administrative, de guichet unique des formalités des entreprises pour faciliter leur création et immatriculation, vous n’êtes pas certain d’avoir les bonnes informations. Quand vous souhaitez créer une société pour encadrer l’activité de votre entreprises, plusieurs statuts juridiques s’offrent à vous. Ensemble, la SAS et la SARL représentent plus de 60 % de nouvelles immatriculations au RCS. La société en nom collectif (SNC) répond à des besoins plus spécifiques et comporte des contraintes à connaître. Pour choisir parmi toutes les options celle qui correspond le mieux à votre projet, vous devez réfléchir à la préservation de votre patrimoine, la dimension de votre projet, votre protection sociale en tant que dirigeant et le régime fiscal de l’entreprise. Il est plus que conseillé de faire appel à un professionnel de la création d’entreprise pour ne pas vous tromper de statut.

Cependant, dans la plus grande partie des créations d’entreprise, il est possible d’utiliser des modèles de statuts, notamment pour la SARL / EURL. Une fois la forme juridique de votre entreprise choisie, vous devez en rédiger les statuts. Nous vous recommandons de rédiger au préalable un projet de statuts, pour que tous les associés aient bien conscience de leurs droits et devoirs, avant de finaliser leurs apports au capital social. Comme mentionné plus haut, vous pouvez utiliser des modèles de statuts. Les statuts sont très réglementés dans le fond et dans la forme. Pour la constitution d’une SARL, vous pouvez utiliser un modèle de statuts. Cette forme juridique est relativement simple et adaptée à beaucoup d’activités. A l’inverse, la rédaction des statuts d’une SAS offre de nombreuses possibilités. On parle de liberté statutaire de la SAS. En fonction de la nature juridique choisie et de la taille de l’entreprise, il est préférable de consulter un professionnel (avocat, juriste, notaire…).

Une fois rédigés, vos statuts devront être acceptés par tous les associés fondateurs. Le document sera signé et devra être conservé et accessible à la consultation des associés à tout moment. Tout d’abord, la composition du capital social par les apports des associés permet de connaître la répartition des pouvoirs de décision lors des assemblées générales. Ensuite, le capital social constitue un mode de financement de l’entreprise. En cas d’emprunt bancaire ou de levée de fonds, le montant apporté par les associés est un gage de confiance qui peut rassurer les créanciers ou les investisseurs. Pour rappel, le capital social correspond aux apports en numéraire (sommes d’argent) et en nature (biens immobiliers, fonds de commerce, machines, matériel…), que vont effectuer les associés lors de sa création.

Les formalités préalables et la publication obligatoire

Quand vous créez une société, vous avez l’obligation de publier une annonce légale qui sera indispensable pour le dossier d’immatriculation. Pour les formalités de constitution d’une société, vous devez publier un avis de création dans un journal de publication d’annonces légales, habilité par arrêté préfectoral. Avec la dématérialisation des formalités, on parle maintenant de support habilité à recevoir des annonces légales (SHAL), ce qui comprend les journaux d’annonces légales (JAL) au format papier et les services de presse en ligne (SPEL) qui sont des sites internet d’information. Chaque préfecture publie la liste des journaux et sites internet habilités pour la publication d’une annonce légale. Au format papier comme sur internet, l’annonce légale se présente sous forme d’un texte, dont la forme suit des règles strictes. Quand votre annonce est finalisée, vous pouvez en afficher le contenu avant de valider la commande de publication. Le JAL vous fournit ensuite une attestation de parution nécessaire pour enregistrer le dossier d’immatriculation de votre société sur le guichet unique. Le prix de la publication d’une création de société est régi par arrêté ministériel. Depuis plusieurs années, ce tarif est forfaitaire.

Après avoir réalisé les étapes décrites ci-dessus, votre société n’a pas encore réellement d’existence légale. L’attestation de parution de l’annonce légale est un des documents indispensables pour que le guichet unique puisse valider l’enregistrement de votre société au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ces documents sont les mêmes qu’avant la mise en place du guichet unique. Ils doivent simplement être fournis au format numérique. Depuis 2023, il n’est plus question de centre de formalités des entreprises (CFE) et de formulaires Cerfa pour immatriculer une entreprise au RCS. La démarche en ligne nécessite cependant toujours de produire des documents au format numérique. Ce nouveau mode de fonctionnement pour immatriculer une entreprise accompagne l’évolution de l’ensemble des formalités administratives, fiscales et légales des entreprises. Mis en place avec le guichet unique électronique des formalités des entreprises, le RNE centralise toute déclaration d’activité économique, de la micro-entreprise créée par un entrepreneur individuel à la société anonyme (SA) cotée en bourse. Cette évolution figure à l’article 2 de la loi PACTE du 22 mai 2019 qui a prévu la fusion des registres des entreprises en un registre unique entièrement dématérialisé.

Lire aussi: SARL : Les étapes d'immatriculation

Le guichet unique et le rôle de l’INPI

Pour vos formalités d’immatriculation, les démarches de déclaration de création d’une activité ont également évolué puisque le guichet unique de l’INPI est la plateforme qui les centralise. Toute déclaration liée à l’activité de l’entreprise ou à ses caractéristiques est ainsi accessible dans une seule et même base de données. Pour les entreprises déjà créées, la mise à jour de chaque dossier d’entreprise et société nécessite une harmonisation puisque le RNE réunit trois registres avec des éléments spécifiques. Ainsi, lors de votre connexion au guichet unique, il peut vous être nécessaire de réaliser des démarches de complétion et correction de votre dossier. Cela ne concerne évidemment pas les formalités d’immatriculation d’une société.

Les étapes concrètes d’immatriculation

Les formalités de création dépendent du statut juridique de l’entreprise et des caractéristiques propres au projet de création. En général, il convient de demander l’immatriculation de l’entreprise sur un registre spécial. Il s’agit du RCS pour les sociétés commerciales par exemple. Pour cela, s’y enregistrer faut monter un dossier complet de création et le déposer sur le site Internet du Guichet Unique. En matière de formalités administratives obligatoires, l’immatriculation est la dernière étape de création d’une entreprise. Elle consiste à donner officiellement naissance à celle-ci. Pour les sociétés, la date d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) est très importante. Elle constitue, en effet, le point de départ de la personnalité morale. C’est à partir de ce moment que la société existe, comme une personne à part entière. À l’issue du processus, l’entreprise obtient son numéro unique d’identification (SIREN), et un extrait Kbis, K ou D1.

L’immatriculation d’une entreprise passe obligatoirement par le dépôt d’un dossier en ligne, sur la plateforme du guichet unique (procedures.inpi.fr). L’étendue et la complexité du travail à accomplir pour immatriculer une entreprise dépendent du statut juridique choisi pour cette dernière. Ainsi, les étapes de création d’une société sont plus complexes que celles d’une entreprise individuelle (EI). S’agissant des sociétés, il convient, au préalable, d’avoir rédigé des statuts, déposé le capital social et publié une annonce légale. Le coût de l’immatriculation se décompose entre frais administratifs obligatoires et frais facultatifs, selon le choix d’accompagnement (avocat, expert-comptable, service juridique en ligne).

Le dossier à transmettre et les pièces justificatives

Pour déposer sa demande d’immatriculation, un certain nombre de démarches et de formalités doit être réalisé en amont : choix de la forme juridique, choix du nom de la société, domiciliation, dépôt du capital social, nomination du dirigeant, rédaction des statuts, publication de l’annonce légale. Le dossier transmis en ligne doit inclure les statuts signés, l’attestation de dépôt des fonds, l’attestation de publication de l’avis de constitution, le formulaire de création d’entreprise, une copie de la pièce d’identité des dirigeants, un justificatif de domiciliation. Vous devez également disposer d’un numéro de sécurité sociale.

À noter : afin d’effectuer les démarches sur le guichet en ligne dans les meilleures conditions, le site du GFE présente l’ensemble des informations dont vous devez avoir connaissance. Elles sont accessibles en cliquant sur le lien « préparation des formalités de création ». Une fois vos formalités achevées, le guichet transmet automatiquement aux organismes compétents tous les renseignements utiles sur l’activité. Au terme de cette création, vous obtiendrez votre immatriculation au RNE et au RCS, le cas échéant, ainsi que l’extrait Kbis et le code SIRET.

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Cas particuliers et coûts

Les coûts d’immatriculation varient en fonction du statut et de l’activité : commercial, artisanal, libéral, agricole ou agent commercial. Le coût peut être composé de frais administratifs obligatoires et de frais facultatifs liés à l’accompagnement. Pour les micro-entreprises, les règles d’immatriculation présentent des particularités et, dans la plupart des cas, l’immatriculation est gratuite selon l’activité. Le vol d’information et le coût exact dépendent du département et du type de société.

Une fois le dossier déposé sur le guichet des formalités des entreprises, l'entreprise reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d'entreprise (RDDCE) comportant la mention « En attente d'immatriculation ». Ce récépissé est important car il permet d’accomplir les démarches utiles auprès des organismes publics et privés. Le récépissé est valable jusqu'à la réception de la notification d’immatriculation, et sa durée maximale est d'un mois. Une fois l’immatriculation effectuée, la micro-entreprise reçoit un justificatif d’immatriculation et le Siren, le code APE, etc.

Pour résumer les éléments clés

• La forme juridique détermine le cadre juridique, le régime social et fiscal, ainsi que les responsabilités des associés.
• Le capital social, déposé avant la signature des statuts, précise les pouvoirs et assure le financement initial.
• La publication de l'avis de constitution informe les tiers et conditionne l’obtention de l’attestation de parution.
• Le guichet unique centralise les démarches et assure l lien entre les démarches et les registres (RNE, RCS, RSAC, RSEIRL, etc.).
• Les documents à fournir varient selon le statut (SAS/SASU, SARL/EURL, SA, SCI, etc.).

Dans tous les cas, il est fortement conseillé de préparer un projet de statuts et de s’entourer d’un professionnel pour choisir le statut le plus adapté à votre patrimoine, votre projet et votre protection sociale. Le guichet unique électronique, opéré par l’INPI depuis le 1er janvier 2023, est devenu le seul guichet en ligne pour l’accomplissement des formalités des entreprises, remplaçant les six anciens centres et assurant la centralisation des démarches de création, modification et cessation.

Pour les formalités d’immatriculation, les démarches de déclaration de création d’une activité sont centralisées par le Guichet Unique. Toute entreprise exerçant une activité commerciale, artisanale, agricole ou indépendante doit être enregistrée au registre national des entreprises (RNE). Le RNE se substitue en partie au RM et assure l’identification unique (SIREN/SIRET) et le code APE via l’INSEE. Le guichet unique reste l’interlocuteur unique pour l’inscription, la transmission des documents et l’obtention du numéro SIREN.

Tableau récapitulatif des éléments clés

Lire aussi: Définition et utilité du numéro INSEE entreprise

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