Improvisation et entrepreneuriat : gestion du temps et agilité organisationnelle

Chaque jour, nous improvisons, que nous en soyons conscients ou non. Nous devons ajuster le tir et nous adapter à un flux de circonstances changeantes et imprévisibles qui ne dépendent pas de nous. Nous le faisons instinctivement, sans même nous en rendre compte. C’est une capacité que nous avons sans le savoir.

L'entrepreneuriat est une aventure exigeante qui nécessite un savoir-faire particulier en matière de gestion du temps et des priorités. En ces temps de crise, entreprises et professionnels essaient de faire de leur mieux pour tenir le coup. Mais selon les médias, ceux qui disposent d’une capacité d’improvisation et qui peuvent se réinventer rapidement ont réussi à devancer leurs concurrents. Il s’agit en effet d’un véritable atout qui permet de rebondir sans délai alors que les autres sont encore en train de chercher des solutions.

Pourquoi conjuguer planification et improvisation ?

Le secret de la réussite des entreprises qui ont su se démarquer grâce à leur capacité d’improvisation repose notamment sur leur aptitude à conjuguer planification et adaptation organisationnelle. Il est en effet normal pour un manager d’anticiper, organiser et mettre en place des processus pouvant être contrôlés et optimisés, mais dans ce contexte où la stabilité à long terme n’est pas du tout garantie, il faut également savoir improviser.

Ceci permet d’avancer en procédant à une réorientation du projet si nécessaire. Ce qui signifie qu’il faut prendre des risques, expérimenter et faire preuve de créativité. Et cette capacité d’improvisation est d’autant plus cruciale dans une situation chaotique. Il s’agit de réagir vite, sans toutefois se mettre dans un état d’agitation.

Improviser : une méthode structurée à apprendre

Derrière l’improvisation se cache une méthode simple que vous pouvez apprendre. Bien improviser ne requiert pas de talent particulier et n’est pas nécessairement un processus chaotique ni sans aucune structure. Depuis plus de vingt ans, j’utilise les techniques et les idées que les acteurs ont à leur disposition et je les applique au monde du travail.

Sur scène, un comédien d’impro n’a ni texte, ni décor, ni filet de sécurité. Tout repose sur sa capacité à accueillir ce qui arrive, à écouter ses partenaires et à rebondir sur l’imprévu. Quand une réplique part de travers, il ne s’excuse pas : il s’en sert. C’est exactement cette posture qui permet à une équipe, en entreprise, de rester soudée et créative même dans la tourmente.

1. C’est la règle d’or de l’impro. Au lieu de dire “non, mais…” et qui ferme la porte, on dit “oui, et…”, qui ouvre le champ des possibles. En réunion, cette simple posture change tout : on accueille l’idée de l’autre avant d’y ajouter la sienne. Résultat : plus de fluidité, moins d’ego, et souvent… de meilleures décisions.

2. En impro, on n’attend pas d’avoir la super méga bonne idée pour parler. On se lance, on teste, on ajuste. Transposé au management, cela signifie oser avancer même quand tout n’est pas clair.

3. Sur scène, une erreur devient souvent le moment le plus drôle de la soirée. Pourquoi ? Parce qu’elle est humaine, sincère, et qu’elle crée un lien avec le public. Dans le monde du travail, cette capacité à apprendre du raté est précieuse.

Observer, lâcher prise et utiliser les ressources disponibles

Être plus observateur signifie regarder, écouter et s’appuyer sur ses sens. C’est s’ouvrir aux choses périphériques : aux personnes, aux idées ou aux sens que vous ignorez habituellement. Cela vous permet de déceler ou de créer de nouvelles opportunités.

Savoir quand lâcher prise consiste à relâcher l’emprise des hypothèses passées ou des attentes futures. Il ne s’agit pas d’oublier tout ce que vous savez, mais de remettre en question ou de bousculer les hypothèses. Vous devrez peut-être renoncer à l’idée que vous vous faites de quelqu’un (« Le truc de Bill, c’est les chiffres ») voire de vous-même.

Utiliser toutes les ressources à votre disposition signifie chercher constamment à travailler avec ce qui se trouve sous vos yeux, qu’il s’agisse d’une erreur passée ou de quelque chose que vous venez de remarquer. Nous essayons souvent d’être intelligents ou originaux dans notre travail, mais cela peut nous gêner. Utiliser ce que les autres ont à offrir - leurs interprétations, leurs expériences et leurs points de vue - peut faire naître des idées que vous n’auriez pas eues autrement.

Gestion du temps : définitions et bénéfices

La gestion du temps est l'art et la science de planifier, d'organiser, de diriger et de contrôler le temps que vous passez à accomplir des tâches spécifiques, en tenant compte de vos objectifs, de vos priorités et de vos contraintes. Une bonne gestion du temps est une approche systématique de la planification et de l'exécution des activités quotidiennes, en tenant compte de l'importance et du temps nécessaire pour accomplir chaque tâche.

Les avantages de la gestion du temps regroupe un ensemble de techniques qui peuvent sembler difficiles à mettre en place de prime abord. Pourtant sur le long terme ces habitudes du quotidien présentent de nombreux avantages : diminuer le stress, augmenter sa productivité, avoir le sentiment d'avoir plus de temps pendant sa journée. En améliorant votre organisation personnelle vous réduisez votre charge mentale, vous avez moins l'impression de courir après ce que vous avez à faire et in fine, diminuez votre stress.

Outils et méthodes pratiques pour entrepreneurs

La gestion du temps en entreprise est une discipline qui consiste à planifier, organiser et suivre l’avancement des différentes tâches qui doivent être accomplies au sein d’une organisation. Les professionnels du consulting peuvent vous aider à construire votre gestion des temps à travers divers outils.

Les logiciels de gestion de projet, cherchent à faciliter le travail de gestion de projet en automatisant les tâches de sauvegarde et de gestion de temps.
Les tableaux de bord comprennent des indicateurs pour piloter l'avancement d'un projet et suivre sa performance.
Les chronogrammes sont une représentation simple d'un projet, ils mettent en avant les activités classées par ordre chronologique.
Les diagrammes de Gantt permettent de visualiser dans le temps les différentes tâches composant un projet.
Le diagramme de PERT est particulièrement utile pour planifier les différentes tâches et définir le calendrier du projet.
Le CPM ou méthode du chemin critique vise à identifier les tâches importantes pour garder le cap d'un pour à l'autre du projet.

Méthodes de planification et de priorisation

La matrice Eisenhower se résume en une phrase "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important." Cette méthode vise donc à faciliter la priorisation de la liste des choses que vous avez à faire en les classant en fonction de leur importance et de leur urgence.

La méthode Pomodoro se base sur le principe suivant : travailler pendant 25 minutes, puis faire une pause de 5 minutes. L'objectif de cette méthode est simple, rester concentré à 100% sur une seule tâche pendant 25min, appelé session.

La méthode GTD (Getting Things Done) se décompose en 5 étapes clés : capturer, clarifier, organiser, réfléchir, engager. La meilleure façon de gagner du temps, c’est d’arrêter de le perdre.

La to-do-list est une excellente base pour une bonne gestion du temps. Cette liste des choses à faire vous permet en un clin d'œil d'identifier et lister les tâches à réaliser. Elle se décline de plusieurs manières : chronologique, par projets ou par collaborateur.

La méthode Kanban consiste à signaler les tâches effectuées et à effectuer dans un tableau. L'idée est donc de faire circuler les tâches dans plusieurs colonnes "à faire", "en cours", "fait".

Avalez votre crapaud : placez les tâches que vous détestez le plus en haut de la pile, vous pourrez ensuite vous consacrer aux tâches que vous aimez le plus.

Comment intégrer improvisation et gestion du temps au quotidien ?

Il ne s’agit pas de penser vite, mais de changer d’attitude. Le changement est une constante qui ne disparaît jamais. La clé est donc d’apprendre à travailler avec, plutôt que de chercher à lutter contre. Quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez, votre poste ou votre niveau de responsabilité, en adoptant cette méthode, vous pouvez apprendre à être prêt à tout.

Elle vous rendra plus polyvalent et plus agile, vous permettra de réfléchir sur le vif, de vous lancer dans l’inconnu au lieu de le craindre et d’obtenir de meilleurs résultats en temps réel. Utiliser les idées sur lesquelles repose l’improvisation signifie que les idées peuvent venir de partout. La stimulation mutuelle peut susciter chez vous ou chez quelqu’un d’autre une pensée ou une idée que vous pouvez reprendre et utiliser.

Ces pratiques simples sont des choses que vous pouvez faire et continuer à faire, quoi qu’il arrive. Si vous voulez de nouvelles idées, ne restez pas assis à votre bureau. Promenez-vous dans l’usine ou visitez une boutique. Appelez votre propre service client et voyez comment on vous traite. Procurez-vous votre produit (ou celui de vos concurrents) et manipulez-le afin de le connaître vraiment.

ATELIER IMPROVISATION

Adapter son style : Organisation vs Adaptation

Faut-il tout planifier de manière rigoureuse ou mieux vaut-il laisser place à l’improvisation ? Chaque individu se structure selon ses besoins. La planification est fréquemment considérée comme la pierre angulaire d’une bonne organisation de travail. Elle favorise l’anticipation des contraintes et permet de hiérarchiser son temps. La gestion du temps : planifier donne une meilleure visibilité sur les échéances. Toutefois, une planification trop rigide peut s’avérer contre-productive et nuire à l’adaptabilité.

L’organisation optimale du travail repose sur un savant dosage entre planifier et improviser. Dans un monde professionnel en constante évolution, la clé du succès réside dans la capacité à naviguer avec habileté entre structure et flexibilité, entre anticipation et réaction.

Quelle que soit votre préférence (Organisation ou Adaptation), vous pouvez vous exercer à utiliser davantage la préférence opposée. Si vous avez une préférence pour l'Organisation, essayez de différer une décision que vous brûlez de prendre rapidement : prenez le temps de recueillir davantage d'informations, d'envisager des options que vous n'aviez pas considérées. Si vous avez une préférence pour l'Adaptation, essayez de prendre rapidement une décision que vous différez depuis un certain temps. Fixez des échéances pour les items de votre « To do list » - si vous n'avez pas de « To do list », créez-en une !

Exercices pratiques pour développer son agilité

Commencez par de petits ajustements personnels : faites vos courses sans liste préétablie ou acceptez une proposition de sortie de dernière minute.
Au travail, différer volontairement une décision ou, inversement, fixer une deadline stricte pour une tâche procrastinée.
Organisez des ateliers d'improvisation pour renforcer l'écoute, la confiance et la capacité à rebondir au sein des équipes.

Bonnes pratiques de gestion du temps au quotidien

Définissez vos objectifs.
Faites une liste de tâches à accomplir et de vos priorités quotidiennes.
Fixez-vous des deadlines.
Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois.
Faites des pauses régulières.
Travaillez en fonction de votre biorythme.
Veillez à la propreté de votre espace de travail.
Apprenez à dire non et à déléguer.

Il existe plusieurs façons de gagner du temps et d’optimiser son temps au travail. Tout d’abord, il est important de savoir s’organiser et de planifier son travail à l’avance. Ensuite, il est important d’être efficace et de savoir prioriser les tâches. Enfin, il est important de savoir gérer les interruptions et de savoir se concentrer. Un bon moyen de gagner du temps est également d'avoir recours aux nouvelles technologies.

Allier improvisation et rigueur pour mieux performer

Improviser, ce n’est pas renoncer à la rigueur. Planifier est utile, de manière à avoir une visibilité et à fournir un cadre général. Par ailleurs, garder de la souplesse à l'intérieur du cadre est tout aussi utile, notamment afin de réagir aux imprévus. Beaucoup d’équipes vivent aujourd’hui dans cette tension permanente : vouloir maîtriser, prévoir, sécuriser et tout en sachant que les certitudes d’hier peuvent devenir obsolètes demain.

Réagir face à la crise permet de contrer les aléas incombés par l’instabilité permanente de notre société. Il est possible de développer des compétences en improvisation organisationnelle en suivant une formation, ou tout simplement avec de l’expérience. Ces deux solutions semblent parfaitement adaptées à la situation d’un professionnel travaillant en portage salarial.

Approche	Force	Limite
Planification	Visibilité, anticipation, structure	Rigidité possible, moins d'adaptabilité
Improvisation	Agilité, créativité, réactivité	Risque d'erreurs, exigences d'écoute et d'expérience
Combinaison	Meilleur compromis : structure + flexibilité	Demande entraînement et culture d'équipe

La gestion du temps est importante pour votre entreprise. Il vous faut trouver la méthode qui vous convient le mieux et l’appliquer de manière rigoureuse. L’organisation du travail est un défi constant pour les professionnels. L’organisation optimale du travail repose sur un savant dosage entre planifier et improviser.

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