Indemnités Kilométriques pour le Gérant Majoritaire de SARL : Conditions et Barème

L'administration fiscale publie chaque année un barème des frais de voiture. Ce tableau sert notamment à calculer les indemnités forfaitaires kilométriques pouvant être remboursées par une entreprise à ses salariés et/ou dirigeants. Cet article vise à démêler les particularités du remboursement des frais pour les dirigeants, en soulignant les différences clés avec les pratiques courantes concernant les employés.

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?

Le barème des indemnités forfaitaires kilométriques concerne essentiellement les salariés ainsi que certains dirigeants et chefs d’entreprise. Concrètement, il s’applique aux salariés et aux dirigeants assimilés à des salariés qui optent pour la déduction des « frais réels » lorsqu’ils remplissent leur déclaration préremplie de revenus. En principe, les commerçants et artisans soumis à l’impôt sur le revenu ne peuvent donc utiliser ce barème. Ceux qui optent pour la comptabilité super-simplifiée peuvent toutefois appliquer un autre barème pour leur dépenses de carburant.

Véhicules concernés

Tous les véhicules sont éligibles au barème, quelles que soient leurs caractéristiques (énergie, puissance…). Le véhicule personnel utilisé pour des déplacements professionnels peut appartenir au salarié, au dirigeant ou au chef d’entreprise (qu’il en soit propriétaire ou copropriétaire). Il peut également s’agir d’un véhicule loué ou pris en crédit-bail. Des règles spécifiques s’appliquent lorsque l’intéressé, non-propriétaire du véhicule, l’utilise à titre gratuit.

Que couvre le barème kilométrique ?

Le barème kilométrique automobile indemnise plusieurs types de frais:

L’amortissement du véhicule (usure due à son utilisation)
Les dépenses d’entretien et de réparation (courantes et exceptionnelles)
Les frais de carburant (frais de recharge de batterie, le cas échéance)
Et les primes d’assurance.

Une entreprise qui a recours au barème forfaitaire ne peut donc rembourser les frais présentés ci-dessus à ses salariés/dirigeants.

Comment calculer l’indemnité kilométrique ?

Le barème des indemnités kilométriques est très simple à utiliser. Il convient de déterminer le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et de multiplier ce montant par un taux. Parfois, un montant forfaitaire vient s’ajouter.

Exemple de calcul :

Un gérant majoritaire de SARL parcourt 17 000 kilomètres avec son véhicule de 11 CV fiscaux. Son indemnité s’élève à 7 081 euros [ ( 17 000 * 0,340 ) + 1 301 ]

Un salarié effectue 4 500 kilomètre avec sa voiture (4 CV fiscaux).

Exonération de charges sociales

Lorsque l’intéressé doit utiliser son véhicule personnel dans un but professionnel, l’indemnité kilométrique bénéficie d’une exonération de charges sociales. Attention toutefois, lorsque le nombre de kilomètres indemnisés par une société est important, elle devient redevable de la taxe sur les véhicules des sociétés (TVS).

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Justification des dépenses

Les entreprises doivent pouvoir justifier leurs dépenses. Et les frais de voiture n’échappent pas à cette règle. En général, il s’agit d’une note de frais.

Les spécificités pour les gérants de SARL

Pour les dirigeants de SARL (société à responsabilité limitée) ou de SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle), les frais remboursables doivent être strictement professionnels et justifiés par des preuves tangibles. Par exemple, les frais de déplacement professionnels sont traités différemment entre un gérant majoritaire et un gérant minoritaire.

Remboursement des frais de déplacement

Il est important de noter que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ne sont généralement pas remboursables, en particulier pour les SARL et EURL soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS). D’un point de vue fiscal, selon les articles 62, 39, 1-1°, et 111, c et d du Code Général des Impôts (CGI), les remboursements de frais de déplacements perçus par un gérant majoritaire de SARL sont considérés comme une rémunération imposable.

La jurisprudence a établi que les frais de déplacement non justifiés sont généralement considérés comme une partie de la rémunération du dirigeant plutôt que comme un revenu distribué, sauf si leur montant total, combiné à la rémunération, est considéré comme excessif.

Véhicule professionnel et dépenses déductibles

L’utilisation d’un véhicule professionnel par les gérants d’entreprise, notamment dans le cadre d’une SARL ou d’une EURL assujettie à l’Impôt sur les Sociétés (IS), implique plusieurs types de dépenses qui peuvent être prises en charge par la société.

Réparation et entretien courant

Cela englobe les coûts liés à l’entretien régulier du véhicule, y compris les pneumatiques. Toutefois, gardez à l’esprit que si le gérant utilise son propre véhicule (qui n’est pas inscrit à l’actif de la société, n’est pas sous crédit-bail, ou n’est pas loué par la société) pour des déplacements professionnels, la société ne peut pas déduire directement les frais liés à ce véhicule.

Il est également essentiel de distinguer le type de véhicule utilisé pour ces déplacements. En effet, la déductibilité des frais peut varier selon que le véhicule de la société soit un véhicule utilitaire ou un véhicule particulier. Cette distinction est généralement indiquée dans la case J.1. de la carte grise du véhicule.

En outre, si votre société détient, en crédit-bail ou en location pour une durée supérieure à trois mois, un véhicule particulier, il est important de se rappeler qu’elle sera assujettie à la taxe sur les véhicules de société (TVS).

Frais de repas

Les frais de repas constituent une dépense récurrente pour les gérants d’entreprise, surtout lorsqu’il est impossible de déjeuner à domicile en raison de contraintes professionnelles.

Les frais de repas engagés par le gérant lors d’invitations de clients, prospects ou partenaires dans le cadre du développement d’activité sont généralement déductibles. Pour bénéficier de cette déduction, il est essentiel de fournir des justificatifs détaillés pour chaque repas, incluant l’identité des invités et les sociétés qu’ils représentent (à mentionner sur la facture).

Si les dépenses, y compris les frais liés aux invitations à des événements ou spectacles, excèdent 6 100 € par an, elles doivent être inscrites dans le “Relevé des frais généraux”.

La déduction des frais de repas personnels du gérant est plus restrictive. Ces frais ne sont déductibles que si le gérant ne peut pas rentrer chez lui pour déjeuner en raison de contraintes liées aux horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise ou à la distance entre le domicile et le lieu de travail. Cette distance ne doit pas être jugée “anormalement élevée” et ne doit pas résulter d’un choix délibéré du gérant.

Gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais, bien qu’essentielle dans le fonctionnement quotidien des entreprises, peut s’avérer complexe. Pour les dirigeants d’entreprise, il est crucial d’adopter une approche méthodique et conforme aux normes fiscales et comptables.

Définir une politique de remboursement explicite

C'est la première étape vers une gestion transparente des frais. Cette politique doit préciser les types de dépenses remboursables, les limites de dépenses, les procédures de soumission des notes de frais, et les délais de remboursement.

Tenue d’une documentation détaillée

C'est primordial pour chaque dépense. Cela implique la conservation de tous les reçus et justificatifs, l’annotation des contextes des dépenses (à indiquer sur la facture), et la mise en place d’un système de classement efficace.

Digitalisation

La gestion des notes de frais peut-être grandement facilitée grâce à des applications digitales. Chez Extencia, nous comprenons l’importance d’une approche personnalisée qui tient compte de la taille et des besoins spécifiques de chaque entreprise. Par exemple, Tiime est une solution digitale, adaptée aux entrepreneurs, TPE et indépendants, qui révolutionne la manière dont les frais sont gérés et remboursés. Grâce à une interface intuitive, Tiime simplifie la création des notes de frais en automatisant leur alimentation à partir des documents pertinents.

Formation et révision périodique

Il est essentiel que tous les employés, y compris les dirigeants, soient formés sur les procédures de gestion des notes de frais et les implications fiscales associées. Les lois fiscales et les besoins de l’entreprise évoluent. Il est donc important de réviser périodiquement la politique de remboursement des frais et de l’ajuster en conséquence.

Rôle de l’expert-comptable

L’expert-comptable joue un rôle clé dans la gestion des frais des dirigeants d’entreprise, offrant une sécurité et une conformité indispensables dans ce domaine souvent complexe.

L’expert-comptable assure que toutes les pratiques de remboursement des frais sont en conformité avec les lois fiscales et comptables en vigueur.
Au-delà de la conformité, l’expert-comptable conseille sur les stratégies d’optimisation fiscale en lien avec les frais professionnels.
L’expert-comptable peut également réaliser des audits réguliers des pratiques de remboursement des frais pour identifier toute non-conformité ou opportunité d’amélioration.
En cas de contrôle fiscal, l’expert-comptable est un allié précieux.

Les dépenses remboursables et non déductibles

Dépenses remboursables :

Déplacement (bus, avions, etc.).

Dépenses non déductibles :

Les contraventions routières.

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