Procédure de remboursement VADS auprès de l’INPI : guide complet

La procédure de remboursement VADS (Vérification et Acceptation des Dépôts de formalités via le Guichet Unique) auprès de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) est une démarche administrative essentielle pour les entreprises et les mandataires en propriété industrielle. Cette procédure est encadrée par les récentes évolutions réglementaires et vise à assurer un traitement transparent et équitable des dépôts d'actes ainsi qu’une répartition juste des frais exposés lors des procédures administratives.

Évolution réglementaire et cadre légal

Après l’entrée en vigueur des procédures en nullité de marque avec la loi PACTE le 1er avril 2020, l’INPI a rendu fin 2020 un décret important, notamment l’arrêté du 4 décembre 2020 relatif à la répartition des frais exposés au cours d’une procédure d’opposition à un brevet d’invention, ou de nullité ou déchéance de marque.

Ce texte, entré en vigueur le 7 décembre 2020, permet d'établir la prise en charge par la partie perdante tout ou partie des frais exposés par la partie gagnante. Seule la partie gagnante peut déposer une demande expresse de remboursement auprès du Directeur général de l’INPI, en respectant le principe du contradictoire. Le Directeur dispose d’un barème fixé par ledit arrêté et peut rendre une décision ayant force exécutoire.

Il convient de noter que le montant remboursé reste limité, afin de prévenir les demandes abusives tout en ne décourageant pas les actions administratives même si leur issue favorable n’est pas garantie à 100%.

Le dépôt des actes via le Guichet Unique : fonctionnement et coûts

Le Guichet unique mis en place par l’INPI permet de déposer vos actes gratuitement. Les frais demandés correspondent uniquement aux frais de greffe et à la publication au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Le montant de ces frais est précisé au moment du paiement.

Le paiement peut être réalisé par plusieurs modalités :

Par carte bancaire via un module de paiement sécurisé ;
Par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI, avantageux pour les déclarants réguliers ou mandataires ;
Par délégation de paiement, qui permet à un mandataire de déléguer le règlement à son client.

Signature électronique avancée et FranceConnect+

Pour valider un dépôt d’actes sur le Guichet unique, une signature électronique avancée est nécessaire. Celle-ci repose sur un certificat qualifié fourni par un organisme de certification reconnu. Le signataire doit être une personne physique, représentant le titulaire du certificat (mandataire, entrepreneur, représentant légal).

En l’absence de certificat qualifié, la déclaration peut être signée via FranceConnect+, un dispositif gratuit permettant une authentification renforcée qui remplace la signature avancée.

Suivi et traitement des dépôts sur le Guichet Unique

Après le dépôt, le suivi s’effectue via le portail e-procédures dans la rubrique « Entreprises ». L’état d’avancement du dépôt est classé en six phases :

Dépôt d'actes en attente de signature ;
Dépôt d'actes en attente de paiement ;
Dépôt d'actes en attente de régularisation (notification d’irrégularité, délai pour répondre) ;
Dépôt d'actes en attente de validation par l’autorité compétente ;
Dépôt d'actes validés ;
Dépôt d'actes rejetés.

Il est important de répondre aux notifications d’irrégularité dans les délais impartis, faute de quoi la formalité peut être rejetée.

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Redevances et taxes associées aux formalités INPI

Pour faire avancer la procédure de délivrance, le paiement des redevances (taxes) est indispensable. Une taxe est une somme perçue en contrepartie d’un service public, tandis qu’une redevance est proportionnelle au service rendu et payée uniquement par les usagers qui profitent directement de ce service.

Les redevances annuelles peuvent être payées d’avance, mais pas plus d’un an auparavant (conformément à l’article R613-46 du Code de la Propriété Industrielle). Le paiement s’effectue généralement par virement bancaire sur le compte de l’agent comptable de l’INPI, uniquement par le titulaire du compte.

Il est également possible de régler certaines redevances via le système EPOLINE. Notons cependant l'absence de base légale claire pour le paiement des autres redevances par ce biais, ce qui constitue une difficulté pour les professionnels.

Exemple concret : remboursement suite à un rejet de dépôts

Un utilisateur a déposé les comptes de quatre exercices via le Guichet Unique le 20 juin 2024. Lors de consultations ultérieures, aucune avancée n’était visible sur son tableau de suivi. Le 25 août 2024, il a constaté sur son compte bancaire huit crédits liés à « INPI VADS », correspondant à un remboursement des formalités.

Suite à cette découverte, l’utilisateur s’est connecté au Guichet Unique et a eu la surprise de constater que les quatre dépôts avaient été rejetés par le greffe. Un courrier daté du 27 juillet 2024 lui demandait alors de produire un document dans un délai de 15 jours. Ce cas souligne l’importance de suivre régulièrement l’état d’avancement et de répondre rapidement aux demandes de régularisation du greffe.

Procédure de demande de remboursement VADS

Dans le cadre d’une procédure pendante ou terminée, la partie gagnante peut effectuer une demande expresse de remboursement auprès du Directeur de l’INPI. Cette demande doit détailler avec précision les frais exposés au cours de la procédure. Le remboursement est octroyé selon un barème réglementaire et par une décision exécutoire.

Le but de cette procédure est de limiter les coûts disproportionnés tout en garantissant un juste partage des charges, ce qui contribue à équilibrer les contentieux en propriété industrielle.

Comment déposer sa marque sur le site de l’INPI ?

Élément	Description
Entrée en vigueur de l'arrêté sur répartition des frais	7 décembre 2020
Condition pour demander remboursement	Être la partie gagnante dans la procédure et déposer une demande expresse
Mode de signature des dépôts	Certificat électronique qualifié ou authentification via FranceConnect+
Modes de paiement	Carte bancaire, compte INPI, délégation de paiement
Suivi de dépôt	Portail e-procédures avec 6 états possibles
Redevances	Payables annuellement et 1 an à l’avance maximum

Cette organisation rigoureuse du dépôt, de la validation et du remboursement permet aux déposants et mandataires d’avoir une meilleure visibilité et maîtrise de leurs démarches en propriété intellectuelle.

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