Comprendre et introduire le numéro de TVA sur vos factures

Se développer sur les marchés internationaux peut générer de nouveaux revenus, mais aussi introduire un environnement fiscal complètement différent. Dans de nombreux pays, l’une des premières exigences est l’inscription à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Il est important de comprendre quand vous devez commencer à collecter la TVA, comment vous immatriculer et comment rester en conformité une fois que vous êtes dans le système.

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA ?

La TVA fonctionne différemment de la taxe sur les ventes ; elle est débitée à chaque étape de la chaîne logistique. Les entreprises collectent la TVA sur les ventes et récupèrent la TVA sur leurs dépenses. Un numéro de TVA est la clé qui vous permet de participer à ce système. Il s’agit d’une pièce d’identité officielle délivrée par l’État qui relie votre entreprise au système fiscal d’un pays et vous permet de collecter la TVA, de récupérer la TVA que vous avez payée et de vous conformer à la législation locale. Il permet aux autorités fiscales de savoir qui collecte et reverse la TVA sur les biens ou les services vendus.

Le format des numéros de TVA varie légèrement d’un pays à l’autre, mais il s’agit généralement d’une série de chiffres et de lettres. Si vous effectuez des ventes dans des régions où la TVA est appliquée, comme l’UE et le Royaume-Uni, l’obtention d’un numéro de TVA est nécessaire pour exercer vos activités. Sans numéro de TVA, vous pourriez être non conforme dès votre première vente.

La TVA intracommunautaire a la particularité d'être à la fois collectée et déduite. Elle se comptabilise dans le compte 445662 et le compte 4452. L'autre particularité est d'avoir des lignes spécifiques à son traitement sur la déclaration CA3 et CA12.

Quand une petite entreprise doit-elle s’immatriculer à la TVA ?

L’immatriculation à la TVA est déclenchée par des seuils spécifiques et des activités commerciales qui varient selon les pays. Voici ce que les entreprises doivent prévoir en fonction de l’endroit où se trouvent leurs clients et de la manière dont ils leur vendent.

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Vente à des clients dans l’UE

Si vous effectuez des ventes dans l’UE depuis un autre pays, vous devez vous immatriculer à la TVA avant votre première vente taxable. Il n’y a pas de seuil d’immatriculation pour les entreprises hors UE ; même une transaction à un client dans un pays de l’UE crée une obligation de TVA.

Au lieu de vous immatriculer dans chaque pays de l’UE, vous pouvez vous immatriculer dans un État membre dans le cadre du système de guichet unique (GU). Le guichet unique couvre les ventes B2C de biens et de services dans tous les pays de l’UE et vous permet de remplir une déclaration centralisée, même si vous vendez dans plusieurs pays.

Vente à des clients au Royaume-Uni

Si vous avez une entreprise étrangère qui vend des biens ou des services taxables directement à des clients britanniques, l’immatriculation à la TVA est requise dès votre première vente. Cela s’applique même si vous n’expédiez que quelques produits physiques ou fournissez un accès numérique aux abonnés britanniques. Le seuil standard d’immatriculation à la TVA britannique (90 000 £) s’applique uniquement aux entreprises établies au Royaume-Uni, et non aux entités étrangères.

Le Royaume-Uni applique également des règles différentes en matière de TVA selon que vous importez des biens, vendez des services numériques ou stockez des stocks sur place. Dans certains cas, l’immatriculation peut également vous obliger à désigner un représentant fiscal établi au Royaume-Uni.

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Vente via des marketplaces en ligne

Dans de nombreux pays, la législation fiscale impose désormais aux marketplaces de collecter et de verser la TVA pour certaines transactions au nom de leurs vendeurs. Si vous vendez exclusivement par l'intermédiaire d'une plateforme qui gère la TVA (par exemple, Amazon Marketplace), la marketplace peut collecter la taxe et émettre des factures pour les clients en vertu de sa propre immatriculation à la TVA.

Si vous effectuez également des ventes directes (par le biais de votre propre site Web) ou détenez des stocks dans le pays (pour l’exécution locale), vous devrez probablement tout de même vous immatriculer vous-même.

Informations nécessaires pour l’immatriculation à la TVA

La plupart des pays demandent les mêmes types généraux d’informations pour l’immatriculation à la TVA. Mettre de l’ordre dans vos documents au préalable peut vous éviter des jours de va-et-vient. Voici ce que vous devrez généralement demander.

• Informations de l’entreprise
  • Dénomination sociale de l’entreprise
  • Dénominations commerciales, le cas échéant, si elles sont différentes de la dénomination sociale
  • Adresse du siège social
  • Coordonnées (p. ex., entreprise individuelle, société)
  • Numéro d’immatriculation de l’entreprise ou informations de constitution
• Justificatif d’inscription
  • Acte constitutif ou de constitution
  • Licence d’exploitation ou commerciale (le cas échéant)

Ces documents permettent de confirmer que votre entreprise est légitime et autorisée à exercer ses activités.

• Description de votre entreprise
  • Classification secteur (certaines applications utilisent des menus déroulants ou des codes standard)
  • Description de votre entreprise (si vous vendez des produits numériques, des biens physiques, abonnements ou services)
  • Date de début des ventes taxables

Certaines autorités fiscales demandent également des prévisions de revenus ou des estimations de vos ventes futures dans leur pays.

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• Coordonnées bancaires
  • Informations du compte où les remboursements de TVA doivent être envoyés

Il ne s’agit pas toujours d’un compte bancaire local, mais en avoir un peut accélérer les virements.

• Personne à contacter
  • Nom, rôle et coordonnées de la personne qui gère l’immatriculation à la TVA

Le contact peut être un directeur de l’entreprise, un membre de votre équipe financière ou un comptable externe. Si quelqu’un d’autre soumet la demande en votre nom, certains pays peuvent demander une autorisation écrite.

• Représentant fiscal

  Certains pays exigent des entreprises étrangères qu’elles désignent un représentant fiscal en tant qu’agent des impôts local qui agit en votre nom.

Processus d’immatriculation à la TVA

Le processus d’immatriculation à la TVA est assez standardisé : vous déterminez où vous devez vous immatriculer, rassemblez vos documents et soumettez la demande par l’intermédiaire de l’autorité fiscale de ce pays. Voici comment cela fonctionne généralement.

1. Identifiez les territoires où vous devez vous immatriculer

   Commencez par dresser une liste claire des pays dans lesquels vous avez déclenché une obligation de TVA. Cette liste peut inclure :

   • Un pays de l’UE pour immatriculation au guichet unique
   • Le Royaume-Uni, si vous vendez directement à des clients britanniques
   • Tout pays où vous détenez des stocks ou vendez sur votre propre site
2. Accédez au site Web de l’autorité fiscale locale

   Chaque pays possède son propre processus et portail. Voici quelques exemples :

   • Au Royaume-Uni, vous vous immatriculez auprès du Département des recettes et des douanes de Sa Majesté (HMRC) via la passerelle gouvernementale.
   • Dans l’UE, vous vous immatriculez au guichet unique via le portail fiscal de l’État membre de votre choix.

   La plupart des demandes peuvent être remplies en ligne, bien que certaines impliquent encore des formulaires physiques.

3. Remplissez les formulaires de demande

   Vous devrez fournir les informations que vous avez recueillies précédemment, notamment :

   • Dénomination sociale et adresse de votre entreprise
   • Date à laquelle votre obligation de TVA a commencé (il peut s’agir de votre première vente taxable ou d’une date prévue)
   • Description de ce que vous vendez et où
   • Coordonnées bancaires pour les remboursements
   • Coordonnées du représentant fiscal, si nécessaire

   Certains pays peuvent vous demander des copies numérisées de documents tels que l’immatriculation de votre entreprise, une pièce d’identité, et même des contrats avec des distributeurs locaux. Assurez-vous d’inclure tout ce qui est requis.

4. Soumettre et attendre l’approbation

   Une fois l’envoi effectué, vous recevrez généralement un numéro de référence ou de confirmation. Les délais de traitement varient. Dans certains pays, les numéros de TVA sont délivrés en quelques jours. Dans d’autres, cela peut prendre plusieurs semaines, en particulier s’il y a un arriéré ou si un examen supplémentaire est nécessaire. L’autorité fiscale peut vous contacter en cas de questions.

Que se passe-t-il après avoir reçu votre numéro de TVA ?

L’obtention de votre numéro de TVA est le point de départ de la conformité. Une fois votre entreprise immatriculée, voici ce que vous devez faire.

1. Débiter la TVA sur les ventes applicables

   Vous êtes désormais responsable de la collecte de la TVA sur les ventes taxables dans le pays où vous êtes immatriculé. Cela signifie que vous devez mettre à jour votre tunnel de paiement pour appliquer le bon taux de taxe en fonction de la localisation du client et du type de produit ou de service que vous vendez. Si vous travaillez avec Stripe, Stripe Tax peut calculer automatiquement la TVA et l’appliquer à chaque transaction en temps réel.

2. Ajouter votre numéro de TVA aux factures

   Les pays exigent généralement que votre numéro de TVA figure sur toutes les factures pour les ventes taxables. Si vous vendez à des entreprises, demandez également leur numéro de TVA. Vous en aurez besoin pour appliquer un taux zéro ou une autoliquidation de la TVA à certaines transactions B2B.

3. Suivez ce que vous collectez et ce que vous dépensez

   Vous devez tenir des registres détaillés de la TVA que vous percevez auprès des clients (TVA en aval) et de la TVA que vous payez sur les dépenses professionnelles (TVA en amont). Ces registres vous aident à remplir votre déclaration de TVA et doivent être légalement conservés pendant plusieurs années, souvent de 5 à 10. Les registres à tenir comprennent les factures, les reçus, les avoirs et les documents d’importation ou d’exportation. De bons outils comptables peuvent vous aider à rester organisé, surtout si vous vendez dans plusieurs régions.

4. Remplir les déclarations de TVA et payer à temps

   La plupart des pays exigent que les déclarations de TVA soient envoyées tous les mois ou tous les trimestres. Vous déclarerez ce que vous avez collecté, soustrairez ce que vous pouvez récupérer et paierez la différence. Les délais de déclaration et les règles de paiement varient, mais les pénalités pour les retours tardifs ou inexacts peuvent être lourdes.

Comment comptabiliser la TVA intracommunautaire ?

La comptabilisation de la TVA intracommunautaire n'est pas la même selon si on se situe du côté de l'acheteur ou du vendeur. Les parties fournissent leur numéro d'identification (qui contient leur numéro siren). Le seul point commun : la subdivision des comptes avec le chiffre 2 en sixième position. Cela permettra de distinguer les opérations intracommunautaires des autres comptes, conformément à l'avis n°93-06 du CNC.

Certains logiciels comme Coala ont une nomenclature spécifique avec un 9 en quatrième position sur les comptes de produits. Sans ce 9 en quatrième position, la liasse ne se remplit pas seule (et n'est pas remplissable à la main sur cette partie). Rappelons simplement que ces écritures comptables ne concernent que les entreprises assujetties à la TVA et redevables de la TVA française. Les taux de TVA seront les taux français.

Comptabiliser la TVA sur les acquisitions intracommunautaires

Exemple : Une facture reçue pour 1 000€ HT d'un fournisseur espagnol. Aucune mention de TVA n'est apportée, c'est pourquoi il faut la calculer.

Pour comptabiliser la TVA intracommunautaire :

Comptabiliser les livraisons intracommunautaires : pas de taxe sur la valeur ajoutée

Exemple : Une facture envoyée pour 1 000€ HT à un client italien.

La TVA intracommunautaire est un principe mis en place par l'Union Européenne depuis le 1er janvier 1993. L'Europe n'ayant pas une fiscalité uniforme entre les États membres, il a donc fallu trouver un régime transitoire applicable à tous.

Lorsque la numérotation est prévue sur une période (année, année et mois), il faut éviter de repartir de zéro à chaque début de nouvelle période. Il est impossible de numéroter ses factures en utilisant uniquement un préfixe mensuel.

Exemple : une entreprise numérote ses factures annuellement. Elle termine l’année 2018 avec la facture n°2018-0458. Exemple : une entreprise utilise un préfixe annuel et mensuel pour numéroter ses factures. Elle termine le mois de janvier de l’année 2018 avec une facture numérotée 2019-01-025. La première facture émise au mois de février de l’année 2018 doit être numérotée 2018-02-026. et que le dispositif retenu au sein de l’entreprise garantisse que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro.

Pour plus de sécurité dans votre numérotation des factures, il est préférable d’utiliser une application de facturation fiable lorsque le volume de factures éditées devient important.

Si vous êtes redevable de la TVA, vous devez également renseigner votre numéro individuel d'identification à la TVA. Votre numéro de TVA intracommunautaire vous a été délivré par l'administration fiscale au moment de l'immatriculation de votre entreprise. Il est constitué des lettres FR, d'une clé à 2 chiffres ou lettres et du numéro Siren de l'entreprise (9 chiffres).

En tant qu'entreprise espagnole, nous pouvons déduire les taxes de ces entreprises ou travailleurs indépendants qui résident en dehors de l'Espagne et sont enregistrés pour le commerce intracommunautaire dans l'Union européenne. Leur numéro de TVA doit être enregistré dans le VIES (VAT Information Exchange System).

Vous pouvez vérifier si votre entreprise est éligible à l'exonération fiscale sur le lien suivant : Pour activer cette configuration dans votre compte, vous devez suivre les étapes suivantes : S'inscrire en tant que client PRO ou bien convertir votre compte client actuel en PRO. Introduire le numéro de TVA enregistré dans le système intracommunautaire VIES lors de l'inscription.

Si vous entretenez des relations commerciales avec des clients ou des fournisseurs établis dans l’Union européenne, il vous est vivement recommandé par les impôts eux-mêmes de vérifier que leur numéro de TVA intracommunautaire est valide. En effet, chaque année, notre administration fiscale recense des fraudes et escroqueries contre lesquelles il s’avère très difficile, voire impossible, de se retourner pour obtenir gain de cause.

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