Embaucher un Salarié en tant qu'Auto-Entrepreneur : Conditions et Formalités

Bien que le régime simplifié de la micro-entreprise soit initialement conçu pour une activité individuelle, il est tout à fait possible d’embaucher en tant qu’auto-entrepreneur. Cette démarche, bien que comportant des formalités administratives, ouvre des perspectives intéressantes pour accroître votre productivité et diversifier vos services. Découvrons ensemble dans quelles situations et comment procéder pour embaucher en tant que micro-entrepreneur.

Est-ce Intéressant d’Embaucher en étant Auto-Entrepreneur ?

La micro-entreprise est un régime fiscal simplifié de l’entreprise individuelle. Il est donc possible d’embaucher un salarié, mais attention aux coûts. Il faut bien anticiper le salaire et les charges salariales et patronales qu’implique l’embauche d’un salarié, dans votre business plan. Sans oublier la déclaration micro-entreprise de votre chiffre d’affaires tous les mois ou trimestres, et l’imposition. Rappelez-vous qu’il est impossible de déduire vos charges de micro-entreprise, ainsi peu importe combien vous coûte votre activité, embaucher ne réduira pas vos charges fiscales.

Il peut être intéressant d’embaucher un salarié l’année précédant le dépassement des plafonds de chiffre d’affaires et en prévision de faire passer votre entreprise au régime réel (hors micro). Embaucher un salarié peut également être judicieux en cas de pic d’activité ponctuelle. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers le CDD, le stage ou l’intérim.

Cependant, l’embauche emporte un coût que l’auto-entrepreneur n’est pas toujours en mesure de supporter. En effet le statut d’auto-entrepreneur a été conçu pour une activité complémentaire.

Avantages et Inconvénients de l'Embauche

Avantages :

Augmentation de la capacité de travail : Un salarié peut aider à augmenter la production ou la prestation de services.
Développement de l’activité : La possibilité de prendre en charge de nouveaux projets ou d’élargir la gamme de services.
Délégation : Permettre à l’auto-entrepreneur de se concentrer sur le développement stratégique de l’entreprise.

Inconvénients :

Coûts salariaux : Salaires, charges sociales, et autres coûts liés à l’embauche.
Gestion administrative : Complexité administrative accrue avec la gestion de la paie, des congés, et des déclarations sociales.
Responsabilité légale : L’auto-entrepreneur devient employeur avec toutes les responsabilités que cela implique.

Etant données les limites de chiffre d’affaires pour pouvoir bénéficier du statut d'auto entrepreneur, l’embauche coûteuse d’un salarié risque de réduire les revenus de l’auto entrepreneur.

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Quelles Formalités pour Embaucher en tant qu’Auto-Entrepreneur ?

Embaucher un salarié en micro-entrepreneur nécessite de respecter de nombreuses formalités afin de rester dans les règles :

1. Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

Remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) via l’URSSAF, 8 jours avant l’embauche du salarié. Cela permet de regrouper certaines démarches :

La demande d’immatriculation à la Sécurité sociale pour vous, employeur, ou pour votre salarié (si c’est une première embauche).
L’immatriculation à la CPAM (assurance maladie).
L’affiliation en tant qu’employeur à l’assurance chômage.
La demande d’adhésion à un service de santé au travail.
La demande d’examen médical à l’embauche.

La DPAE ouvre ses droits sociaux au salarié, vous couvre en cas d’accident du travail et permet d’être dans les règles vis-à-vis des administrations de contrôle du travail.

2. Immatriculation à une Caisse de Retraite Complémentaire

S’immatriculer à une caisse de retraite complémentaire. Pour connaître la vôtre, rendez-vous sur le site de l’Agirc-arrco.

3. Rédaction d'un Contrat de Travail

Rédiger un contrat de travail ou une promesse d’embauche (cette dernière n’est pas obligatoire). Le contrat mentionne notamment les coordonnées des partis, la nature du poste, la mission et les congés.

Le contrat de travail lie l’employeur et son salarié. Il a pour conséquence de créer un lien de subordination entre les deux.

Le contrat doit inclure toutes les informations obligatoires, notamment :

Le lieu d'exercice de l'activité ;
La date de début du contrat (ainsi que la date de fin pour un CDD) ;
La description des missions assignées ;
La rémunération.

4. Ouverture d'un Registre Unique du Personnel

Créer un registre unique du personnel, indiquant notamment l’identité du salarié et les fonctions qu’il exerce.

5. Obligations d’Information du Salarié

L'auto-entrepreneur doit organiser une visite d'information et de prévention, qui remplace, si nécessaire, la visite médicale d'embauche.

Un Kbis micro-entreprise pourra également vous être demandé pour les différentes démarches. Et bien sûr, vous devez émettre des fiches de paie mensuelles et prévoir les modalités de fin de contrat, l’attestation France Travail, par exemple. Veillez à garder toutes ces informations pendant 5 ans après la date de fin de contrat du salarié.

Pour attester de la conformité de tous ces documents, aidez-vous d’un expert-comptable.

Auto-Entrepreneur : Quels Contrats pour Embaucher ?

L’auto-entrepreneur a différents choix pour augmenter l’effectif de sa micro-entreprise. L’auto-entrepreneur peut envisager d’embaucher un salarié dans le cadre d’un contrat de travail classique. Il peut s’agir d’un contrat à temps plein ou à temps partiel. Dans ces cas de figure, le micro-entrepreneur doit prendre en compte tous les paramètres liés aux finances et aux charges engendrées. C’est à lui d’évaluer l’intérêt d’embaucher un salarié entre l’aide dont il a besoin et le coût à supporter.

Contrat à Durée Déterminée (CDD)

Embaucher un salarié en CDD est possible selon certaines conditions spécifiques : surplus d’activité, remplacement d’un salarié, travaux temporaires ou dans le cadre d’une formation. Le contrat de travail (CDD ou CDD d’usage) doit nécessairement mentionner la date de début et de fin de contrat (durée de 36 mois maximum).

Embaucher un Apprenti

Il est possible pour un auto-entrepreneur d’embaucher un apprenti ou alternant pour l’aider à valider son diplôme. Votre activité doit être en rapport avec le diplôme préparé par l’apprenti. La durée du contrat de travail de l’apprenti, sa rémunération et son temps de travail sont très encadrés, veillez à vous renseigner avant d’embaucher un apprenti en tant qu’auto-entrepreneur.

De même, un auto-entrepreneur peut embaucher un apprenti en contrat de professionnalisation. Celui-ci prend la forme d’un CDD ou d’un CDI (attention, la rémunération de l’apprenti est encadrée). Vous devez remplir le formulaire Cerfa n°12434 pour l’établir.

Embaucher un Stagiaire

Le micro-entrepreneur peut tout à fait embaucher un stagiaire pour l’aider dans son activité. Vous ne payez pas de charges patronales et la gratification reste faible (3,9 € de l’heure). Mais attention, là aussi des règles s’appliquent. Par exemple, un stagiaire n’a pas d’obligation de production comme un salarié. Le stagiaire doit être intégré à un cursus de formation, comme l’alternant.

Vous n’avez pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE), mais devez mentionner le stagiaire dans le registre unique du personnel.

Toutefois, le recours à un stagiaire est lui aussi encadré par la loi. Notamment, le stagiaire ne doit pas servir à couvrir un besoin de salarié.

Le stagiaire ne signe pas de contrat de travail mais une convention de stage.

Par ailleurs, le stage ne peut pas dépasser 6 mois pour une année scolaire.

L’auto-entrepreneur peut être tuteur de 3 stagiaires maximum en même temps.

Il doit également respecter un délai de carence entre le départ d’un stagiaire et l’arrivée d’un autre sur le même poste.

À noter : Comme pour l’embauche de salariés, l’auto-entrepreneur qui intègre des stagiaires devra tenir un registre des conventions de stage.

Embaucher un Intérimaire

L’intérim peut être une solution en cas d’accroissement d’activité de votre auto-entreprise.

Vous faites appel à une agence qui gère les documents administratifs et le contrat de travail, vous payez une facture de gestion administrative. Comme le portage salarial, l’intérim est un gain de temps pour l’auto-entrepreneur puisque l’agence s’occupe de toutes les formalités.

Types de contrats pour auto-entrepreneur

Alternatives à l'Embauche d'un Salarié

Plutôt que d’embaucher un salarié, l’auto-entrepreneur peut se tourner vers d’autres options :

Le TESE (Titre Emploi Service Entreprise)

La première solution, consiste à utiliser le TESE (Titre Emploi Service Entreprise). Destiné à simplifier les démarches d’embauche pour les petites entreprises, ce service est particulièrement adapté aux contrats de courte durée mais fonctionne également pour les CDI. Pour utiliser ce service, il suffit d’adhérer sur le site internet www.letese.urssaf.fr. Pour chaque nouvelle embauche, vous devez la déclarer au plus tôt dans les 8 jours avant le début du contrat, au plus tard le jour même de l’embauche, par le biais d’un volet d’identification du salarié dont un exemplaire doit être remis à l’employé.

Les formalités suivantes sont alors accomplies automatiquement :

déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
contrat de travail
calcul des rémunérations et des cotisations sociales
certificat de travail
déclarations sociales nominatives (DSN)
déclarations destinées à France Travail
déclarations destinées à la caisse de congés payés
bulletins de paie
attestation fiscale pour les salariés
prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu

La Sous-Traitance

Enfin, plutôt que d’embaucher un salarié, un micro-entrepreneur peut sous-traiter certaines tâches à un autre auto-entrepreneur. Il s’agit de prestation de service, donc les charges et obligations sociales sont réduites. Selon votre activité, vous pouvez également sous-traiter à un autre auto-entrepreneur. Cependant, cet autre auto-entrepreneur ne doit pas travailler exclusivement pour l’auto-entrepreneur qui sous-traite. Dans ce cas, celui-ci sera automatiquement considéré comme un employé en CDI, avec toutes les formalités que cela implique pour vous.

Le Portage Salarial

Une autre solution est de passer par une entreprise de portage salarial. Ce nouveau mode de travail qui a le vent en poupe est caractérisé par une relation tripartite : le porté (votre employé), la société de portage et vous. Comme dans une relation entre indépendants, vous négociez les termes du contrat directement avec votre employé. Vous passez ensuite par la société de portage pour la contractualisation qui s’occupe d’établir les bulletins de salaire et vous adresse une facture de prestations. Cela vous permet de n’avoir aucune formalité administrative à accomplir et le contrat peut débuter très rapidement.

Il y a néanmoins quelques conditions pour passer par le portage salarial. Vous pouvez recourir au portage salarial pour des tâches occasionnelles ne relevant pas de votre activité normale et permanente ou pour une prestation ponctuelle nécessitant une expertise dont vous ne bénéficiez pas.

Il est interdit d'effectuer en portage salarial des prestations de services à la personne (garde d'enfant, travaux ménagers, soutien scolaire, jardinage chez un particulier...).

Les Aides pour Embaucher en tant que Micro-Entrepreneur

De nombreuses aides sont mises en place pour aider l’auto-entrepreneur à embaucher un salarié, parmi elles :

Le TESE (Titre Emploi Service Entreprise) est un service de l’URSSAF qui vise à vous faire gagner du temps et simplifie les démarches. Le dispositif TESE réalise automatiquement la DPAE, le contrat de travail, la DSN (déclaration sociale nominative), les fiches de paie et autres attestations fiscales ou pour France Travail.
Une aide de l’état exceptionnelle de 5 000 € pour le recrutement d’un alternant (apprentissage ou professionnalisation), selon conditions.
Des exonérations de cotisations sociales ou d'impôts, selon la zone géographique d’implantation de la micro-entreprise.

FAQ : Embauche et Auto-Entreprise

Quel chiffre d'affaires est nécessaire pour embaucher un salarié ?

L’auto-entrepreneur n’est pas tenu d’atteindre un chiffre d'affaires minimum pour pouvoir embaucher. Cependant, le régime de la micro-entreprise impose un plafond de chiffre d'affaires, ce qui oblige l’auto-entrepreneur à évaluer lui-même la faisabilité de cette embauche.

Combien de salariés peut compter une micro-entreprise ?

Il n'existe pas de limite légale pour le nombre de salariés que peut compter une micro-entreprise. Cependant, étant donnée les limites de chiffre d'affaires et les besoins de rentabilité des micro-entreprises, il n'est pas conseillé d'embaucher une multitude de salariés.

En conclusion, embaucher un salarié en micro-entreprise doit être mûrement calculé. Effectivement, au-delà du coût que cela représente, un salarié apportera un gain de chiffre d’affaires, engendrant un possible dépassement des plafonds de la micro-entreprise.

Il est conseillé d’embaucher une fois votre micro-entreprise prospère et dans le projet de passer en société au régime réel.

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