La journée type d'un auto-entrepreneur : Organisation et productivité

Vous avez des idées professionnelles que vous aimeriez concrétiser ? Créer une auto-entreprise (également appelée micro-entreprise) vous permet justement de tester la validité de votre projet et de trouver des solutions pour pérenniser votre activité sans pression. La France compte d’ailleurs aujourd’hui plus de 2 millions d’auto-entrepreneur·se·s selon l’UAE (Union des auto-entrepreneurs).

Cependant, devenir entrepreneur·se ne se fait pas du jour au lendemain. Vous devez réfléchir à un certain nombre de points avant de vous lancer pour ne pas perdre de vue votre objectif et mettre en place les bonnes pratiques. Identifiez votre but, vos offres, votre public cible, vos moyens ainsi que les valeurs de votre entreprise. Établissez un business plan prévisionnel, comprenant votre trésorerie disponible, votre chiffre d’affaires, vos dépenses ainsi que les charges sociales à venir sur les 3 prochaines années.

Être auto-entrepreneur·se signifie que vous allez devoir mettre les mains dans le cambouis et toucher à tous les aspects de votre entreprise : conception, commercialisation, marketing, relation client, facturation, comptabilité, etc. Posez-vous ces questions : où trouver mon public cible et comment ? Quelle stratégie de communication mettre en place ? Quelles sont les forces et les faiblesses de mon entreprise et comment l’améliorer ?

A l’ère du tout numérique et du COVID-19, l’aspect humain et la transparence sont devenus des valeurs indispensables dans la relation client. Il est essentiel de construire des relations long terme avec vos prospects et vos clients.

Comment planifier sa journée comme Elon Musk ?

Les bases de la micro-entreprise

Qu'est-ce que la micro-entreprise ? La micro-entreprise est une forme simplifiée d'entreprise individuelle (EI). Elle permet à l'entrepreneur individuel, appelé micro-entrepreneur, de bénéficier d'un régime fiscal et social simplifié (BIC ou BNC). Ce statut offre une structure facile à gérer, avec des obligations administratives réduites, facilitant ainsi le développement de son activité professionnelle.

Lire aussi: L'entrepreneuriat chez les jeunes

La création et la gestion de la micro-entreprise sont rapides et simples, permettant de tester un projet entrepreneurial avec un risque limité. De plus, le statut d'auto-entrepreneur requiert peu d'investissement financier initial, ce qui le rend particulièrement attractif pour les jeunes entrepreneurs souhaitant s'initier à l'entrepreneuriat et concrétiser un projet professionnel.

Un autre avantage du statut de micro-entrepreneur est la possibilité de développer une activité en parallèle d'un emploi salarié, d'études universitaires, d'une recherche d'emploi, ou d'une retraite. Cela permet, par exemple, à un salarié de tester la faisabilité de son projet tout en conservant son emploi pour assurer sa sécurité financière. Ce statut offre également aux étudiants et aux retraités une opportunité de générer des revenus supplémentaires.

Presque tout le monde peut accéder au statut d'auto-entrepreneur ! Ce régime est en effet accessible aux étudiants, retraités, fonctionnaires, ainsi qu'aux salariés et aux dirigeants ayant un statut assimilé salarié. En tant que micro-entrepreneur, vous pouvez ainsi combiner les revenus de votre activité avec votre salaire ou vos allocations (chômage, retraite, etc.).

Bien qu’il ne soit pas possible de créer plusieurs micro-entreprises, vous pouvez tout à fait exercer plusieurs activités au sein d’une seule micro-entreprise.

Comment créer une micro-entreprise ?

La procédure pour devenir auto entrepreneur a été mise à jour en 2023. Désormais, vous devrez soumettre votre dossier de déclaration d’activité via la plateforme du guichet unique, en y ajoutant les pièces justificatives correspondant à votre situation personnelle. La création de votre micro-entreprise se fait entièrement en ligne.

Pour garantir un dossier complet et un démarrage rapide, des experts en micro-entreprise peuvent s’occuper de toutes vos formalités. Un conseiller dédié vous accompagne à chaque étape, vous permettant de lancer votre activité sans attendre !

Créer une micro-entreprise est rapide et gratuit. Avant de créer votre micro-entreprise, prenez le temps de bien choisir votre régime fiscal en fonction du chiffre d’affaires que vous comptez engranger et les dépenses prévues. En franchise de base à la TVA, vous n’êtes pas redevable de la TVA, mais vous ne pourrez pas la récupérer sur vos achats professionnels. De même que vous ne pourrez pas déduire vos dépenses dans votre déclaration de chiffre d’affaires mensuel ou trimestriel.

Si vous travaillez essentiellement en B2B ou que votre activité prévoit de nombreux achats professionnels, il vaut mieux opter pour le régime réel simplifié.

Au lancement de votre activité, vous pouvez avoir tendance à accepter tous les contrats, pour construire votre réputation et fidéliser vos nouveaux clients. Votre carnet de commandes gonfle et vous repoussez la question des délais, convaincu que vous honorerez toutes ces missions. Cependant, face à une charge de travail devenue trop importante, vous risquez d’accumuler du stress et d’être contraint de bâcler votre travail. Vous aurez donc travaillé sans plaisir et vos clients risquent d'être déçus du résultat.

Même si vous gagnez plus d’argent à court terme, le fait de privilégier la quantité à la qualité doit donc rester une situation exceptionnelle. Cela ne peut pas devenir une option durable pour votre activité.

Lire aussi: La Journée de Solidarité expliquée

La création d’une entreprise est souvent accompagnée de bons sentiments. Plein d’énergie, vous travaillez beaucoup dans le but de générer rapidement un chiffre d’affaires correct. Même si la micro-entreprise permet une entrée plus aisée dans le monde de l’indépendance, vous devrez endosser le rôle de chef d’entreprise à part entière.

Par manque de temps ou d’intérêt, les auto-entrepreneurs débutants font parfois l’erreur de stopper tout apprentissage une fois leur activité lancée. D’autres pensent que leur diplôme suffit pour gérer tous les aspects de leur activité. Pourtant, la formation continue est essentielle quand on est chef d’entreprise.

La confusion entre chiffre d’affaires et salaire peut amener à des situations financières délicates. Ainsi, si vous facturez un total de 2 000 € sur un mois, gardez en tête que ce montant correspond à un chiffre d’affaires et non un revenu net comme cela est le cas pour un salarié. De ce chiffre d’affaires, vous devrez en effet obligatoirement déduire des charges, et ce même si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA.

L’erreur classique de l’auto-entrepreneur qui débute est de pratiquer des tarifs peu élevés pour attirer les clients. En réalité, rien ne sert de brader le travail effectué : Dans l’esprit des consommateurs, de petits prix riment souvent avec une mauvaise qualité des produits ou des prestations bâclées. Il y aura toujours des clients qui refuseront de payer même si vos prix sont très bas.

Certains auto-entrepreneurs ont du mal à prospecter car ils se sentent mal à l’aise ou ne savent pas comment faire. Un autre cas, notamment pour les activités de services, consiste à arrêter la prospection après avoir trouvé un ou deux clients dont les missions suffisent à se dégager un salaire. En restant dans une telle situation, les conséquences sont prévisibles :

Si vous ne trouvez aucun client pour vendre vos produits, votre activité va s’arrêter
Si vous misez tout sur un ou deux clients et que la collaboration cesse, vous risquez de vous retrouver dans une situation financière inconfortable.

Si vous souhaitez vivre réellement de votre micro-entreprise, la prospection doit être au centre de vos préoccupations.

Comment organiser sa journée type ?

Pour un entrepreneur, la journée type se résume en … En fait, elle ne se résume pas, au contraire ! Les longues journées qui n’en finissent plus, il connaît. Si bien que cela en devient presque une habitude. Nombre de chefs d’entreprise ne connaissent pas vraiment les journées types tant elles varient. Certes, pour certains d’entre eux, il est beaucoup plus facile de dresser le portrait d’une de leurs journées types.

A peine arrivé au bureau, l’entrepreneur salue brièvement ses collaborateurs et s’empresse de s’asseoir à son bureau (où il n’omet guère d’attraper au vol un petit café) puis allume son ordinateur.

Certes la journée est longue mais le temps passe vite. Pas par amusement mais au vu du nombre de choses à faire. L’entrepreneur semble toujours manquer de temps. « Quoi ? Déjà 11h ! Vite la réunion, les clients vont arriver ! » est le genre de réflexion courant que se fait un entrepreneur plongé jusqu’alors dans son travail.

L’entrepreneur se lève de son siège, tout en restant au téléphone, pour partir en réunion (moment propice pour y emporter avec lui un autre café).

Après 2 heures de négociations, les deux parties tombent enfin d’accord. Ça y est, l’entrepreneur peut enfin respirer et reprendre son souffle. Maintenant que les clients sont d’accord.

A peine le temps de se rasseoir à son bureau que l’horloge indique déjà 16h, heure de la 2ème réunion. Cette fois il s’agit d’une réunion composée uniquement de ses salariés. Débriefing sur la réunion avec les clients, constat du chiffre réalisé, de la réalisation des diverses missions attribuées, détermination de nouveaux objectifs, …

Mais soyons honnêtes, vouloir dresser un portrait type de la journée d’un entrepreneur nous paraît pure fantaisie tant une entreprise requiert de tâches, de missions diversifiées et que les entrepreneurs sont loin de se ressembler. Le quotidien de l’entrepreneur dépend avant tout du projet qu’il mène. Mais la plupart du temps, celui-ci doit jongler entre plusieurs tâches, quel que soit le type d’entreprise qu’il gère.

Or souvent, la réalité est tout autre. Le quotidien de l’entrepreneur ne se résume pas à mener une belle vie. Tout d’abord, ses journées de travail ne se ressemblent pas toutes. C’est pourquoi il doit savoir faire preuve d’anticipation et gérer les imprévus.

L’entrepreneur ne connaît pas la routine, mais doit souvent se lever tôt et travailler jusqu’à une heure tardive, tout en étant prêt chaque jour à faire face à toutes les éventualités et à s’y adapter.

Il est impératif que l’entrepreneur trouve un bon équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée. Pour y parvenir, il doit avant tout se fixer un certain nombre de règles. Par exemple, il vaut mieux qu’il sache gérer les priorités et qu’il ne ramène pas du travail chez lui afin qu’il puisse consacrer le peu de temps qui reste à sa famille. Il est tout aussi important qu’il s’accorde un jour de repos par semaine afin d’éviter le burn-out.

Avec toutes les responsabilités qui lui incombent, l’entrepreneur se doit de bien gérer son stress pour rester efficace sur le long terme. Même s’il n’a pas de compte à des supérieurs, souvent, il faut qu’il sorte de sa zone de confort pour prendre des risques et régler les problèmes qu’il rencontre au quotidien.

Ses horaires de travail étant souvent irréguliers, il peut travailler jusqu’à 50 heures par semaine. Parfois, ce nombre est réduit jusqu’à 20 h par semaine. Tout dépend du projet et de la disponibilité et du poste de l’entrepreneur.

L’entrepreneur doit savoir déléguer pour pouvoir se focaliser sur le développement de son activité principale. En se concentrant sur ce qu’il maîtrise le mieux, il bénéficiera en plus d’un gain de temps considérable. Pour parvenir à bien s’organiser, il faut également qu’il ait des partenaires en qui il peut avoir pleinement confiance.

Un bon entrepreneur sait généralement faire preuve d’audace. C’est quelqu’un de discipliné et organisé, prévoyant, optimiste et créatif, courageux et persévérant. C’est aussi une personne qui a confiance en elle et sait prendre des risques. Souvent, elle aime apprendre et a le goût de l’aventure professionnelle.

Lorsqu’on travaille comme entrepreneur, on a mille et une choses à penser et à faire. Pas toujours facile de bien s’organiser, de gérer ses priorités et d’être productif. Pourtant la gestion du temps représente un véritable enjeu en matière de développement de son business.

Voyons ensemble comment le relever.

Conseils pour une journée productive

Voici quelques conseils pour organiser au mieux vos journées de travail :

#FeelGood : Créer un environnement propice au travail afin d’associer un sentiment de plaisir lorsque vous travaillez et maintenir un niveau de motivation constant.
#HaveaBreak : Organiser son temps de travail, c’est aussi penser aux temps de pause. L’objectif de la pause est de rythmer votre journée de travail, en séparant les tâches.
#QualityTime : Distinguez bien vie pro et perso en utilisant des canaux de communication dédiés à votre profession.

Malheureusement, quand bien même vous soyez passionnés, il est important de ne pas tout mélanger. Prenez le soin de bien délimiter vos périodes de travail pour valoriser votre temps personnel.

En peu de mots, nous perdons un temps considérable à cause des distractions. La durée initiale de la tâche est alors décuplée, entrecoupée d’interruptions mais surtout de temps « morts » de reconcentration.

Prévoyez également un temps en fin de journée pour, de la même manière, organiser la journée du lendemain en conséquence.

Organisez vos projets #SoyezAgile

Pour les gros projets, pensez à définir des sous-projets. Davantage à taille humaine, ces micro-projets sont alors plus rapidement réalisables (entre 2 et 4 semaines généralement).

L’idée est de pouvoir poser à l’écrit tout ce que vous devez traiter pour ne rien oublier. En notant vos tâches, vous libérez votre cerveau.

Notre conseil : utilisez une application de prises de notes. Vous y centralisez toutes vos tâches, évitant ainsi de vous éparpiller sur des supports divers (agenda, cahier, feuilles, téléphone, post-it…). Vous pourrez ensuite regrouper les tâches par pôle (administratif, communication, comptabilité, etc.), les prioriser et les planifier.

Faire en premier toutes les tâches prenant moins de 2 minutes. Utilisez la matrice d’Eisenhower qui nous permet de classer les tâches par ordre de priorité :

Tâches urgentes et prioritaires : je les fais immédiatement
Tâches importantes et non urgentes : je les planifie à l’avance
Tâches urgentes et non prioritaires : je vois si je peux les déléguer, sinon je les programme dans les plages horaires dédiées aux imprévus.
Tâches non urgentes et non prioritaires : on estime si on peut les abandonner, ou bien les garder dans un coin en cas de temps libre.

Regroupez les tâches par pôle. Vous devez effectuer votre déclaration à l’URSSAF et votre déclaration d’impôts ? Prévoyez un bloc dédié à l’administratif. Vous devez rédiger un article et préparer le visuel pour les réseaux sociaux ? Prévoyez un bloc dédié à la communication. Le mot d’ordre est : regrouper !

En sollicitant les mêmes « circuits » dans votre cerveau, vous optimisez ainsi votre temps de production.

Vous pouvez facilement organiser votre journée par bloc de travail. Ne planifiez pas au hasard ! Généralement, les personnes sont moins efficaces à l’approche du déjeuner et en début d’après-midi, au moment de la digestion. On privilégiera par exemple des tâches demandant moins de réflexion et de concentration sur ces périodes là. Et nous privilégierons les rencontres clients importantes sur les créneaux où nous sommes le plus efficace.

Programmez votre minuteur et vous vous consacrez à la tâche en question. Le temps étant court et chronométré, vous commencez rapidement, sans procrastiner. Enfin, tous les 4 Pomodori, faites un break de 15 minutes. Si au début, il n’est pas facile de travailler sur des temps courts, ne lâchez rien.

Prévoyez les imprévus #BeAlwaysReady

Evidemment, il ne se passe rarement une semaine ou une journée, sans un imprévu. Pour ne pas être déstabilisée au moindre changement de programme, il est nécessaire d’être flexible. S’ils sont récurrents, cela signifie qu’il est possible des les anticiper.

Prévoyez, chaque jour, des créneaux « libres » d’une heure. Vous êtes ainsi prêts à gérer une tâche au dernier moment. Et si aucun imprévu n’a lieu, cette plage peut servir à accorder davantage de temps à une tâche plus longue que prévu, à gérer nos fameuses tâches non importantes et non urgentes ou tout simplement à terminer plus tôt votre journée de travail !

balises: #Entrepreneur