Le Guichet Unique : Simplification des Formalités d'Entreprises en France

Le Guichet unique des formalités d’entreprises vise à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes les formalités en un seul point d'entrée. Cela comprend les demandes d’immatriculation, les cessations, les modifications, et les dépôts des comptes annuels.

Sa mise en place s'inscrit dans le cadre de la loi Pacte (Plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises) avec pour objectif de faciliter la vie des entreprises en évitant les redondances et en réduisant les délais de traitement.

Qu'est-ce que le Guichet Unique ?

Le Guichet Unique est un service géré par l'Institut national de la propriété industrielle (INPI).

Tuto Créer son auto entreprise sur l'INPI (guichet unique) en 2024

Il vous permet de réaliser toutes vos formalités et démarches administratives en ligne afin de mener à bien la création et l'immatriculation de votre entreprise.

Le GU remplace les six réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE), qui existaient depuis les années 1980 et qui étaient gérés par les réseaux consulaires (chambres de commerce et d’industrie, chambre de métiers et de l’artisanat, chambres d’agriculture), les greffes, la DGFiP et l’Urssaf.

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Ce « guichet unique » remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité.

Formalités Centralisées sur le Guichet Unique

Les formalités qui doivent être réalisées sur le guichet unique sont multiples :

La création : immatriculation ou déclaration de début d’activité.
Les modifications qui permettent la mise à jour des informations relatives à l’entreprise ou à la société : changement d’activité, d’adresse, de nom, augmentation ou réduction de capital, etc.
Hormis la création et l'immatriculation de votre entreprise, le guichet unique de formalités des entreprises doit permettre aussi de faire toutes les formalités relatives à un changement de situation dans votre entreprise (modification d'objet social, changement de dénomination sociale, transfert de votre siège social, etc.) mais également celles liées à la cessation de votre activité.

Qui peut utiliser le Guichet des formalités des entreprises ?

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les formalités en ligne.

Il peut également demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation.

Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat.

Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Comment fonctionne le Guichet Unique ?

Le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion. Ce compte utilisateur est personnel et permet d'avoir accès à l'ensemble des formalités déposées sur le site.

Les détenteurs d'un compte "e-procédures" à l'Inpi ou "Franceconnect" peuvent également utiliser l’un de ces comptes pour se connecter sur le site du guichet unique.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit ensuite en ligne les informations relatives à sa formalité (immatriculation, modification ou cessation) et joint les pièces nécessaires de façon dématérialisée.

Des vidéos tutos, des bulles d'aides et un numéro de téléphone (« Inpi direct » : 01 56 65 89 98), sont disponibles pour améliorer la compréhension des champs à renseigner tout au long de la saisie de la formalité.

Le but de ce guichet unique n’est pas de remplacer les différents réseaux de CFE (centre de formalités des entreprises) mais de centraliser les demandes par une seule et même plateforme en ligne, ce qui simplifiera grandement toutes vos démarches administratives. Le guichet unique se charge de transmettre les informations à l’ensemble des organismes concernés par vos démarches. Toutefois, les organismes destinataires des formalités comme les Greffes du tribunal de commerce ou les services des impôts sont toujours chargés de valider vos dossiers.

Ce guichet unique de formalités des entreprises s'inscrit dans la volonté du gouvernement de passer à la dématérialisation de toutes formalités des entreprises, qui s'accompagne également de l'obligation progressive de passer à la facture électronique à partir de 2024. Cela signifie également qu’il n’est plus possible de passer par la voie postale !

Comment créer votre entreprise et avoir votre extrait Kbis sur le guichet unique des entreprises ?

À partir de janvier 2023, si vous souhaitez créer votre entreprise vous devrez donc obligatoirement passer par le guichet unique de formalité des entreprises.

Pour ce faire, vous devez préparer tous les documents nécessaires à votre demande d'immatriculation afin de les joindre à votre dossier de création d'entreprise.

Selon la forme de société ou d'entreprise que vous voulez créer, les démarches à réaliser et les justificatifs à fournir (rédaction des statuts, annonce dans un JAL, etc.) ne sont pas tout à fait les mêmes. Si vous n'êtes pas sûr à 100% des démarches à réaliser, vous pouvez retrouver toutes les formalités pour créer votre entreprise sur notre article dédié.

Une fois tous vos documents prêts, vous pourrez faire votre demande d'immatriculation en ligne sur le guichet entreprise. Pour cela vous devez vous connecter à votre espace professionnel, ou créer un compte si vous n'en avez pas.

La plateforme vous demandera certaines informations comme le choix de votre forme juridique ou d'autres caractéristiques de votre entreprise et vous devrez joindre à la fin toutes les pièces justificatives nécessaires à la constitution de votre dossier exclusivement au format numérique.

Une fois toutes ces démarches réalisées et votre dossier bien complet transmis automatiquement par le guichet unique aux organismes dont vous dépendez, un numéro SIREN et SIRET vous sera attribué et vous recevrez votre extrait K-bis (ou extrait K pour les entreprises individuelles).

Guichet unique des entreprises : la fin du Kbis ?

Le guichet unique n’émet pas d’extrait Kbis ! À la suite de votre immatriculation de votre modification d’entreprise, vous allez recevoir une synthèse du Registre National des Entreprises (RNE) mise à jour. Ce n’est pourtant pas la fin du Kbis qui continuera à être transmis par le Greffe du tribunal de commerce.

A priori, à partir du 1er janvier 2023, le Kbis est transmis à l’entreprise par voie postale par le Greffe du tribunal de commerce. Pour avoir le Kbis plus rapidement, il est nécessaire de vous créer un compte sur le site monidnum ou de commander et payer un Kbis via le site infogreffe.

Extrait K, Kbis et RNE : comprendre les différences

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE : titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Infogreffe et Guichet Unique : Des rôles complémentaires pour la dématérialisation des formalités d'entreprise

Dans le cadre de la dématérialisation de l'ensemble des formalités de création, modification de situation, cessation d'activité et radiation des entreprises, il est essentiel de ne pas confondre Infogreffe et le Guichet Unique.

Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet Unique, opéré par l’INPI, est devenu le canal exclusif pour toutes les formalités relatives à la création, la modification, la cessation d'activité ou la radiation d'une entreprise. Les entrepreneurs peuvent ainsi réaliser leurs démarches en ligne, en soumettant les informations et pièces nécessaires. Les données sont ensuite transmises aux organismes compétents, tels que l’INSEE, les services sociaux et fiscaux, les greffes des tribunaux de commerce, les chambres consulaires etc., pour traitement.

Bien qu’il ne soit plus possible d’effectuer les formalités directement sur Infogreffe, la plateforme continue d’assurer une mission essentielle en garantissant une continuité de service en cas de dysfonctionnements du Guichet Unique. Uniquement dans cette situation, Infogreffe est accessible par un lien de redirection depuis le guichet unique en cas de difficulté importante.

Les greffiers des tribunaux de commerce et le G.I.E.

Attention à la transition ! Et aux délais !

Le passage par le guichet unique à compter du 1er janvier 2023 est un bouleversement significatif dans le monde des formalités d’entreprises.

Le guichet unique ne permet à ce jour que de réaliser les créations d’entreprises, hors il devra prendre en charge l’ensemble des formalités à compter du 1er janvier 2023 !

Le guichet unique ouvert depuis le 1er janvier 2022 a réalisé très peu de formalités à ce jour par rapport à la quantité de formalités réalisées (12 000 sur 420 000) et essentiellement des formalités de microentrepreneur. En conséquence, on s’attend à ce que tout ne fonctionne pas parfaitement au démarrage. À titre d’illustration, 20% des formalités font l’objet d’un rejet via le guichet unique contre moins de 10% via le site internet infogreffe qui fermera ses portes le 31 décembre 2022.

Autre point d’alerte : le délai ! On constate que les délais pour obtenir la validation des formalités ainsi que l’extrait Kbis à jour sont plus longs par l’intermédiaire du guichet unique. Nous espérons que cette situation s’améliore.

En conclusion, le Guichet Unique représente une avancée majeure dans la simplification des démarches administratives pour les entreprises en France. Bien que des défis persistent en termes de délais et de transition, cette plateforme centralisée offre un accès simplifié aux formalités essentielles, de la création à la cessation d'activité.

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