Qu’est-ce qu’un extrait Kbis et quel est son prix ?

Authentifié et signé par le greffier du Tribunal de Commerce, l’extrait Kbis est un document officiel permettant de justifier l’existence juridique d’une entreprise. Présenté comme étant la pièce d’identité d’une entreprise, il est attribué à toutes les sociétés inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il existe une distinction importante : l’appellation « extrait Kbis » concerne uniquement les sociétés, tandis que pour une entreprise individuelle, ce document est appelé « extrait K ». Néanmoins, ces appellations désignent le même type de document. Il s'agit d'un acte authentique qui rassemble toutes les informations légales permettant d’identifier précisément une société.

Le rôle et les informations contenues dans l'extrait Kbis

L’extrait Kbis atteste l’enregistrement officiel d’une entreprise au RCS et fait donc office de preuve légale de son immatriculation. Il rassemble un grand nombre de données essentielles telles que :

• La dénomination sociale de la société
• Sa forme juridique
• Le numéro SIREN
• Le code APE (ou NAF) et l’objet social
• L’adresse du siège social
• Le montant du capital social
• La date de création
• L’identité du ou des dirigeants
• Les éventuelles procédures judiciaires en cours (liquidation, redressement judiciaire, sauvegarde, etc.)

Le Kbis est donc la véritable carte d’identité juridique d’une société commerciale. En aucun cas, il ne renseigne sur la santé financière d’une entreprise ; pour cela, une autre demande - comme l’état d’endettement - doit être réalisée.

Qui doit obtenir un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis concerne toutes les sociétés commerciales immatriculées au Registre du commerce et des sociétés, telles que SARL, SAS, SASU, SA, EURL, et leurs établissements secondaires (appelés Lbis). Il concerne également les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale, mais pour ces derniers, l’extrait délivré est un extrait K (ou L pour établissement secondaire).

Les artisans dépendent majoritairement du Registre National des Entreprises (RNE) et n’ont pas forcément besoin d’un extrait Kbis sauf si leur activité comprend un volet commercial (par exemple l’achat-vente de marchandises). De même, les professions libérales n’ont pas de Kbis, sauf si elles se constituent en sociétés commerciales.

Lire aussi: Taux de TVA pièces auto occasion

Utilités de l’extrait Kbis

• Il sert à justifier l’existence légale et la légitimité de l’entreprise lors de démarches administratives, commerciales et financières.
• Obligation fréquente lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, souscription à une assurance ou réponse à un appel d’offres public.
• Il sert à rassurer partenaires, clients et fournisseurs sur la validité et la solvabilité de l’entreprise.
• Permet l’obtention de financements ou subventions.
• Informe sur les procédures collectives en cours, ce qui est essentiel pour la transparence économique.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Pour bénéficier d’un extrait Kbis, l’entreprise doit d’abord être immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). L’immatriculation peut se faire via le Guichet Unique pour les formalités d’entreprise, puis le greffe du Tribunal de Commerce compétent délivre automatiquement un extrait Kbis initial quelques jours après la confirmation d’immatriculation. Par la suite, l’extrait Kbis peut être obtenu de différentes façons :

1. Auprès du greffe du tribunal de commerce (physiquement ou par courrier).
2. Via le site officiel Infogreffe.fr (format papier ou numérique).
3. Grâce au service en ligne sécurisé MonIdenum, permettant au dirigeant de télécharger gratuitement et sans limite ses extraits Kbis numériques.

La demande d’extrait Kbis est un droit, accessible à toute personne connaissant le nom ou le numéro SIREN de l’entreprise. L’extrait est un document public, mais les coûts varient selon le demandeur et le canal choisi.

L’extrait Kbis numérique gratuit via MonIdenum

Depuis 2019, les dirigeants d’entreprise peuvent créer une identité numérique sécurisée sur MonIdenum pour télécharger gratuitement et autant de fois qu’ils le souhaitent leur extrait Kbis au format électronique, signé par le greffe, et reconnu légalement identique au document papier.

Pour toute autre personne (tiers, partenaires, clients), l’extrait Kbis est payant, avec des tarifs réglementés quel que soit le greffe concerné.

Quel est le prix d’un extrait Kbis ?

Le prix peut aussi varier selon que l’extrait Kbis mentionne ou non des informations sur des procédures collectives en cours. Il est important de privilégier les plateformes officielles pour éviter des arnaques.

Lire aussi: Application TVA Pièces Auto

Durée de validité et actualisation de l’extrait Kbis

À noter, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale définie car les informations de l’entreprise peuvent évoluer en continu (changement d’adresse, de dirigeant, de capital, etc.). Cependant, dans la pratique, les administrations, banques et partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois afin d’avoir des informations à jour et fiables.

Un extrait Kbis photocopié, même certifié authentique, ne possède aucune valeur juridique ; le document original ou une version électronique certifiée est toujours demandée.

Il est également recommandé de faire signaler et corriger rapidement toute erreur ou modification auprès du greffe via le Guichet Unique / INPI, afin que l’extrait Kbis reflète la situation juridique exacte de l’entreprise.

Les risques de fraudes et la vérification d'un extrait Kbis

Malheureusement, l’extrait Kbis peux faire l’objet de fraudes : usurpation d’identité d’entreprise, falsification de documents PDF, demandes de paiements frauduleux, etc.

Pour éviter les escroqueries, il est primordial de :

Lire aussi: Tout pour votre voiture en ligne

• Comparer les informations du Kbis reçu avec celles disponibles sur les plateformes officielles comme Infogreffe, MonIdenum ou l’Annuaire des entreprises.
• Vérifier la cohérence des données : dénomination sociale, dirigeant, siège social, numéro RCS, montant du capital, etc.
• Contrôler la date d’émission, privilégiant un extrait récent de moins de 3 mois.

Cas particuliers : Kbis et auto-entrepreneurs

Les auto-entrepreneurs et entrepreneurs individuels n’étant pas toujours immatriculés au RCS, ils n’ont généralement pas d’extrait Kbis mais un extrait K. Depuis 2023, toutes les entreprises sont également enregistrées au Registre National des Entreprises (RNE). Le justificatif d’inscription au RNE est un équivalent à l’extrait Kbis dans de nombreuses démarches administratives.

Pour les auto-entrepreneurs :

• L’extrait Kbis ou K permet de justifier l’existence légale, notamment lors de demandes de financements ou contrats professionnels.
• Le coût varie selon le canal de demande et le format (numérique, papier).
• La création d’une micro-entreprise est en principe gratuite quand réalisée par ses propres moyens via le Guichet Unique.
• L’inscription au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC), si nécessaire, coûte environ 23,56 €.

Conclusion partielle

L’extrait Kbis est un document fondamental pour toute entreprise commerciale, servant tant à prouver son existence légale qu’à rassurer ses partenaires commerciaux et financiers. Son obtention est aujourd’hui facilitée grâce aux plateformes numériques gratuites pour les dirigeants et moyennant des frais modérés pour les tiers. Le suivi et la mise à jour régulière du document sont indispensables pour garantir des démarches sans encombre et prévenir les fraudes.

balises: #Kbis

Articles populaires:

• Comment constituer un dossier solide pour acquérir un fonds de commerce
• Analyse approfondie de Marcus Industrie SARL
• Consulter la fiche détaillée de Couleurs et Décoration
• Pâtisserie à Domicile: Guide
• guide pour les élections professionnelles multi-sites